許長春

摘 要：檔案統(tǒng)計工作的開展，能夠統(tǒng)計整個單位檔案數(shù)量、種類等多方面，獲取相關(guān)檔案數(shù)據(jù)并對其科學(xué)分析，以整理和歸納等方式，直觀呈現(xiàn)出檔案總體情況，發(fā)現(xiàn)檔案相關(guān)工作規(guī)律，進(jìn)而提高檔案管理的質(zhì)量和效率。文章分析了當(dāng)前檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用，結(jié)合目前檔案管理中檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)狀，探究了發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理中重要作用的措施，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)工作提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案統(tǒng)計；重要作用

引言

社會的發(fā)展和進(jìn)步，使得不同類型單位規(guī)模不斷擴(kuò)大，隨之而來的則是檔案內(nèi)容的不斷豐富。省體育訓(xùn)練中心檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大，促使檔案管理質(zhì)量和效率的提升。在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展完善下，檔案管理信息化逐漸發(fā)展，雖然為檔案管理提供了新的方法，但同時也加大了檔案管理的難度，而做好檔案統(tǒng)計工作，能夠有效化繁為簡，使相關(guān)人員直觀了解檔案情況，進(jìn)而提高檔案管理的整體水平，發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的作用。

一、檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用

1.提升檔案管理認(rèn)知

思想認(rèn)識影響行為動作，在檔案管理工作中，檔案統(tǒng)計工作影響著工作人員的整體認(rèn)知，要想提高其對檔案管理的認(rèn)識，使其意識到檔案統(tǒng)計的重要性至關(guān)重要。相關(guān)法律法規(guī)明確指出，檔案是文字、圖表等相關(guān)歷史信息的重要記錄，于國家建設(shè)和社會發(fā)展均具有重要價值。所以，只有充分意識到檔案的重要性，充分利用檔案數(shù)據(jù)信息，優(yōu)化檔案統(tǒng)計，才能使其持續(xù)發(fā)揮歷史價值，發(fā)揮其保存管理的意義。

2.全面反映檔案情況

檔案統(tǒng)計能夠輔助檔案管理工作，全面反映檔案各方面情況，包括檔案種類、數(shù)量、實(shí)時更新變動情況等。通過科學(xué)的檔案統(tǒng)計，可以更好地了解檔案當(dāng)前的管理情況，并分析其中存在的問題等，代替以往僅依靠客觀印象或個人經(jīng)驗(yàn)，分析評估檔案的各種情況，保證對檔案開展科學(xué)、有效的規(guī)劃管理，使得檔案管理工作在更具科學(xué)依據(jù)的條件下高質(zhì)量開展。

3.優(yōu)化檔案管理流程

檔案統(tǒng)計能夠有效幫助工作人員在檔案管理過程中及時發(fā)現(xiàn)問題和隱患，找出管理漏洞，并以此為依據(jù)，多次利用檔案等。通過檔案統(tǒng)計，既能夠找到檔案安全風(fēng)險或重復(fù)存儲等不良問題，又能夠及時找到高價值的檔案材料，優(yōu)化檔案流轉(zhuǎn)管理，促進(jìn)檔案資源的交流共享，不斷以此為基礎(chǔ)，優(yōu)化檔案管理流程，使得檔案管理質(zhì)量和效率不斷提高。

4.完善檔案管理決策

在檔案管理過程中，檔案管理決策是重要基礎(chǔ)，是對檔案進(jìn)一步優(yōu)化管理的前提，其高效開展與檔案統(tǒng)計有著密切聯(lián)系。通過檔案統(tǒng)計分析，能夠有效判斷不同檔案之間的共同點(diǎn)和差異性，科學(xué)分級管理檔案，從安全保護(hù)、利用情況和更新程度等方面展開分類分級，并制定有效可行的檔案分類依據(jù)。不僅如此，檔案統(tǒng)計還能夠有效反映出檔案管理過程中存在的安全隱患問題，找到管理盲點(diǎn)對其優(yōu)化管理，輔助領(lǐng)導(dǎo)針對檔案管理作出科學(xué)決策。

5.促進(jìn)檔案管理數(shù)字化

信息化時代，各種先進(jìn)技術(shù)飛速發(fā)展，其中數(shù)字化技術(shù)發(fā)展迅速，數(shù)字化檔案逐漸成為檔案管理的重要趨勢之一。通過檔案統(tǒng)計工作，能夠有效反映檔案管理情況，分析檔案存儲信息，如檔案的種類、數(shù)量和存儲介質(zhì)等，為之后的數(shù)字化檔案管理建設(shè)奠定基礎(chǔ)。同時，檔案統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)信息，還可有效存儲至檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，促進(jìn)數(shù)字化檔案資源的管理、整合和分析，提高檔案管理質(zhì)量和利用效率，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化推進(jìn)。

二、檔案管理中檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)狀

1.觀念有待更新

目前，單位檔案管理中，檔案統(tǒng)計工作觀念較為落后是存在的根本性問題，導(dǎo)致檔案統(tǒng)計往往出現(xiàn)資料不準(zhǔn)確、不全面，無法充分反映檔案信息的問題。在檔案統(tǒng)計中，數(shù)據(jù)信息是根本，只有保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，才能確保后續(xù)管理工作高效開展，但由于缺少對檔案統(tǒng)計工作的正確認(rèn)識，不能充分意識到檔案統(tǒng)計工作的重要作用，部分單位工作人員僅僅將檔案統(tǒng)計工作流于表面，不認(rèn)真對待數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等工作，導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)信息不夠準(zhǔn)確、不全面的問題，進(jìn)而影響檔案管理工作的順利開展。

2.統(tǒng)計手段落后

當(dāng)前，單位內(nèi)部的檔案統(tǒng)計工作，部分仍采用人工方式統(tǒng)計，不僅需要較多的人力、物力，還無法達(dá)到理想統(tǒng)計效果。尤其在現(xiàn)行的統(tǒng)計報表填報規(guī)范下，其范圍更廣、涉及指標(biāo)更多，其中包括海量數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系又相對復(fù)雜，對于檔案統(tǒng)計而言，需要處理大量報表，若是仍采用傳統(tǒng)手工方式，不僅無法保障效率，還可能出現(xiàn)漏算、錯算等問題，影響檔案統(tǒng)計工作的時效性和精確度。同時，在落后的統(tǒng)計手段下，也無法深度分析和加工檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息，無法提高統(tǒng)計工作質(zhì)量。

3.分類分析不明確

在檔案統(tǒng)計工作中，檔案分類分析是其中的重要環(huán)節(jié)之一，尤其對分析檔案資料的利用率有著十分重要的作用。但就目前單位實(shí)際檔案統(tǒng)計工作開展情況來看，仍然缺少對檔案的學(xué)術(shù)研究、查考等方面利用率的分析，分類分析仍然不夠明確。在對資料統(tǒng)計分析的過程中，針對同一檔案卷，其卷和件的保存時間相對較長，包括按照時間分類或案件類型分類開展檔案統(tǒng)計，有檔案保存時間相當(dāng)之長的，也有檔案直接丟失不健全的，導(dǎo)致檔案統(tǒng)計工作分類分析不到位，檔案管理較為混亂。

4.人員素質(zhì)有待提升

目前，在單位的檔案統(tǒng)計工作中，人員能力素質(zhì)偏低是存在的普遍性問題。在檔案統(tǒng)計和檔案管理中，主要呈現(xiàn)為檔案統(tǒng)計人員不固定，檔案統(tǒng)計人員專業(yè)能力素質(zhì)較低，甚至部分單位的檔案統(tǒng)計為其他崗位的臨時工作人員或兼職工作人員，缺少專業(yè)知識技能，對檔案統(tǒng)計工作的質(zhì)量和效率造成嚴(yán)重影響，影響相關(guān)工作開展的系統(tǒng)性和規(guī)范性。另外，還有的檔案統(tǒng)計人員缺少責(zé)任意識，對檔案統(tǒng)計工作認(rèn)識不到位，不能充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的優(yōu)勢作用，在工作開展的過程中，仍然沿用任務(wù)、數(shù)字等形式開展相關(guān)工作，不能對其中的數(shù)據(jù)展開詳細(xì)分析，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作受到影響，不能發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的重要作用。

三、發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理中重要作用的措施

1.完善檔案統(tǒng)計工作制度

為了使檔案統(tǒng)計在檔案管理中的優(yōu)勢作用充分發(fā)揮，完善檔案統(tǒng)計工作制度是根本，能夠有效為科學(xué)、有序地開展檔案統(tǒng)計工作提供依據(jù)，為其提供規(guī)范明確的制度支持，約束工作人員檔案統(tǒng)計工作行為，提高其對檔案統(tǒng)計規(guī)范性的重視度，以制度規(guī)范操作行為，不斷提高檔案統(tǒng)計工作質(zhì)量和效率。首先，在完善檔案統(tǒng)計制度的過程中，應(yīng)當(dāng)健全單位的原始數(shù)據(jù)記錄制度。對于檔案管理和檔案統(tǒng)計工作而言，原始數(shù)據(jù)記錄具有重要的作用和意義，對原始數(shù)據(jù)記錄制度加以完善，有利于統(tǒng)計檔案在各操作流程中的利用情況，并記錄在冊或成表形式，以通過完善的數(shù)據(jù)信息保障檔案統(tǒng)計工作高效開展。其次，應(yīng)當(dāng)完善檔案統(tǒng)計人員分配制度，根據(jù)檔案統(tǒng)計的實(shí)際工作需要，明確工作人員需求，以此為基礎(chǔ)，做好人員的合理分配，避免出現(xiàn)崗位人員分配不合理、人員冗余或需求不匹配的問題，為檔案統(tǒng)計工作的開展提供必要的人員支持。在此基礎(chǔ)上，為優(yōu)化人員管理，還應(yīng)當(dāng)完善檔案統(tǒng)計責(zé)任制度和獎懲制度，增強(qiáng)工作人員責(zé)任意識，確保其在工作崗位上規(guī)范有序地完成統(tǒng)計工作。對于工作過程中出現(xiàn)違反規(guī)定的行為或由于個人原因造成單位嚴(yán)重?fù)p失的行為，予以相應(yīng)的懲罰，以激勵制度提高員工工作積極性等，不斷提高檔案統(tǒng)計工作質(zhì)量。另外，還應(yīng)完善檔案統(tǒng)計監(jiān)管制度，通過嚴(yán)格的監(jiān)管制度落實(shí)，實(shí)時監(jiān)督統(tǒng)計工作開展情況和人員操作行為，定期檢查單位的檔案統(tǒng)計工作情況，確保檔案統(tǒng)計工作高質(zhì)高效地完成。

2.合理規(guī)劃檔案統(tǒng)計內(nèi)容

在檔案統(tǒng)計內(nèi)容中，主要包括對檔案基本情況的統(tǒng)計，包括檔案的進(jìn)出變動、保管和使用、鑒定等基礎(chǔ)性管理工作。同時，也包括對檔案的分類統(tǒng)計工作，統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量及其使用情況、開發(fā)情況等，以科學(xué)的檔案統(tǒng)計，整理出準(zhǔn)確有效的檔案信息。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)合理規(guī)劃檔案的綜合性統(tǒng)計，針對體育訓(xùn)練中心現(xiàn)存的檔案數(shù)量情況，各類型檔案種類、數(shù)量以及檔案保存情況等展開綜合性統(tǒng)計。以檔案統(tǒng)計管理過程中基礎(chǔ)的查閱人員、查閱時間等數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計為例，其作為檔案統(tǒng)計工作重點(diǎn)，檔案統(tǒng)計人員應(yīng)當(dāng)充分保證其安全性和嚴(yán)密性，做好相關(guān)人員的登記記錄，并嚴(yán)格根據(jù)檔案的查閱時間、原因和歸還日期等，做好檔案內(nèi)容歸檔，對于其中的重點(diǎn)檔案更是要做好標(biāo)注。此外，應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案統(tǒng)計工作內(nèi)容，如在檔案管理工作開展中，應(yīng)當(dāng)確保檔案統(tǒng)計人員嚴(yán)格按照相關(guān)制度規(guī)定，全面準(zhǔn)確填寫姓名、用途以及時間等相關(guān)信息，若是需要將檔案借出，則更需要填寫詳細(xì)的檔案用途，做好標(biāo)注工作等，充分發(fā)揮其在檔案管理中的跟蹤監(jiān)督作用。不僅如此，在檔案統(tǒng)計規(guī)劃管理中，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步結(jié)合單位的實(shí)際檔案管理情況和檔案管理需求等，科學(xué)規(guī)劃檔案統(tǒng)計工作內(nèi)容，盡量在保證檔案統(tǒng)計工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，簡化統(tǒng)計內(nèi)容，優(yōu)化統(tǒng)計管理流程，以此提高檔案統(tǒng)計質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案管理整體優(yōu)化。

3.優(yōu)化檔案統(tǒng)計分析工作

在檔案統(tǒng)計工作中，統(tǒng)計分析是重要環(huán)節(jié)之一，分析結(jié)果直接關(guān)乎檔案統(tǒng)計質(zhì)量，影響檔案管理工作開展效果。所以，在檔案統(tǒng)計工作開展過程中，為發(fā)揮其作用，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)優(yōu)化分析工作。首先，應(yīng)當(dāng)提高檔案分析的真實(shí)性，明確制定分析方案，并根據(jù)分析結(jié)果，制定有針對性的發(fā)展?fàn)顩r圖，以便于檔案管理人員及時了解檔案管理工作開展情況，為后續(xù)工作決策奠定基礎(chǔ)。其次，應(yīng)當(dāng)提高檔案分析的全面性，對目前檔案管理工作中統(tǒng)計分析存在的不足展開分析，并有針對性的改進(jìn)和完善，以此不斷提高檔案分析的整體質(zhì)量和效率。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)合理利用統(tǒng)計分析成果，以檔案統(tǒng)計分析結(jié)果預(yù)測檔案管理相關(guān)工作的可行性以及相關(guān)舉措的適用性等，制定出更加完善的檔案管理方案，提高分析結(jié)果的利用效率，進(jìn)而提升檔案管理整體水平。

4.強(qiáng)化統(tǒng)計臺賬和統(tǒng)計報表指標(biāo)項(xiàng)目接軌

為進(jìn)一步發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用，優(yōu)化檔案統(tǒng)計工作，還需注重統(tǒng)計臺賬和統(tǒng)計報表指標(biāo)項(xiàng)目間的對應(yīng)性和銜接性。這就意味著相關(guān)單位檔案部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案報表標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)體系，結(jié)合自身情況，建立科學(xué)、合理的統(tǒng)計臺賬，保證檔案原始記錄的全面性和準(zhǔn)確性。在檔案管理中，檔案登記信息是檔案統(tǒng)計報表制作完善的重要依據(jù)，而檔案統(tǒng)計報表則是等級管理信息的重要匯總途徑，能夠整理、記錄和編制各類檔案信息等。所以，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)統(tǒng)計臺賬的健全和完善，并實(shí)行相應(yīng)的約束策略，保證統(tǒng)計臺賬工作的完善性，確保檔案管理中檔案登記和建立的準(zhǔn)確性和時效性，促進(jìn)檔案統(tǒng)計臺賬和檔案統(tǒng)計報表項(xiàng)目的銜接配合，提高檔案統(tǒng)計工作質(zhì)量。

5.創(chuàng)新檔案統(tǒng)計工作方法

當(dāng)前，在開展檔案統(tǒng)計工作的過程大多是采用計算機(jī)等設(shè)備設(shè)施，收集和存儲檔案信息的原始數(shù)據(jù)，并按照原本的設(shè)定情況，將數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為所需的不同形式，如圖示、表格等多種類型，以供檔案管理工作使用。這種信息化、現(xiàn)代化的統(tǒng)計技術(shù)手段，有利于提高檔案統(tǒng)計的整體質(zhì)量和效率，但由于該過程的便捷效果，往往使工作人員對檔案信息自身的價值有所忽略，使檔案統(tǒng)計無法充分發(fā)揮其價值。因此，在檔案統(tǒng)計工作開展過程中，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際條件，創(chuàng)新檔案統(tǒng)計工作方案，準(zhǔn)確判斷檔案信息價值，創(chuàng)新檔案統(tǒng)計方法，如利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，對單位檔案開展集成化統(tǒng)計管理等，或者在統(tǒng)計過程中，可根據(jù)單位需求以直觀的圖表統(tǒng)計方式，將檔案信息加以呈現(xiàn)，使得檔案管理人員可以以此為參考，能夠高效對比數(shù)據(jù)。此外，單位還應(yīng)當(dāng)充分合理利用現(xiàn)代科技技術(shù)，緊跟時代的腳步，運(yùn)用電腦程序軟件代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄形式，不斷創(chuàng)新和規(guī)范檔案統(tǒng)計工作方法，為檔案管理工作提供有力的數(shù)據(jù)信息支撐。

6.提升檔案統(tǒng)計人員素質(zhì)

檔案統(tǒng)計工作本身精密性較高，操作性較強(qiáng)，并且其中包括諸多的檔案信息和相關(guān)重要信息，對于工作人員的專業(yè)能力素質(zhì)提出較高的要求。為了確保檔案統(tǒng)計工作高質(zhì)量開展，使其在檔案管理中充分發(fā)揮優(yōu)勢作用，就必須不斷提升檔案統(tǒng)計人員的綜合素質(zhì)，發(fā)揮其主體作用。對此，單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作開展情況，根據(jù)檔案統(tǒng)計工作需要及工作人員基本情況、崗位職責(zé)等，對統(tǒng)計人員開展知識能力培訓(xùn)工作，如豐富其統(tǒng)計、數(shù)字編碼等方面的知識，提高其系統(tǒng)操作技能等，確保檔案統(tǒng)計人員在明確自身職責(zé)承擔(dān)工作責(zé)任的同時，不斷提高專業(yè)能力素質(zhì)。其次，還需強(qiáng)化人員考核和選用，盡量招聘專業(yè)人才，考核人才的綜合能力素質(zhì)，尤其考核其職業(yè)道德和專業(yè)技能等，并在崗前培訓(xùn)過程中，增強(qiáng)其責(zé)任意識和法律意識。另外，強(qiáng)化檔案統(tǒng)計隊伍建設(shè)應(yīng)當(dāng)是單位的長期工作要點(diǎn)，注意人才選拔，強(qiáng)化校企合作等，不斷向單位內(nèi)部輸送更多的專業(yè)檔案統(tǒng)計人才，以此不斷提高檔案統(tǒng)計質(zhì)量，提高檔案管理整體水平。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案統(tǒng)計是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)之一，其在檔案管理中發(fā)揮重要作用，能夠有效規(guī)范創(chuàng)新檔案管理過程，為其提供重要的數(shù)據(jù)信息參考依據(jù)。由于當(dāng)前單位內(nèi)部檔案統(tǒng)計工作開展仍存在觀念認(rèn)識不當(dāng)、分類分析不合理以及人員素質(zhì)較低等問題，為了充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用，突出其工作優(yōu)勢，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善檔案統(tǒng)計工作制度、合理規(guī)劃檔案統(tǒng)計內(nèi)容、優(yōu)化檔案統(tǒng)計分析工作、創(chuàng)新檔案統(tǒng)計工作方法以及提升檔案統(tǒng)計人員素質(zhì)等，進(jìn)一步提高檔案統(tǒng)計水平，促進(jìn)檔案管理優(yōu)化。

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（作者單位：山東省體育訓(xùn)練中心）