張曉娟 潘 珂

（武漢大學信息管理學院，湖北武漢，430072）

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級[1］，檔案行業(yè)謀求智慧化轉(zhuǎn)型的迫切性不容忽視。智慧檔案館是以服務城市建設、服務社會、服務大眾為方向[2］，依托智慧技術(shù)，實現(xiàn)信息感知與服務泛在化[3］的新型檔案館。目前學術(shù)層面圍繞智慧檔案館服務能力[4］、建設主體與條件[5-6］等方面的細化研究日漸豐富，但實踐層面相對滯后。針對智慧檔案館建設困境，已有研究基于技術(shù)、制度、人才等影響因素提出對策建議[7］，但大多停留在寬泛討論層面，實證研究較少，且缺乏對多因素協(xié)同作用機制的探討。因此，本文擬從技術(shù)-組織-環(huán)境（Technology-Organization-Environment，TOE）框架出發(fā)，構(gòu)建智慧檔案館建設成效分析框架，基于國內(nèi)綜合檔案館智慧檔案館建設項目，運用模糊集定性比較分析方法，系統(tǒng)分析驅(qū)動高水平智慧檔案館建設的差異化路徑，為綜合檔案館加快智慧化轉(zhuǎn)型提供參考。

1 研究設計

1.1 研究方法與案例選取

定性比較分析方法（QCA）是一種以案例研究為導向的理論集合研究方法。模糊集定性比較分析方法（fsQCA）是QCA的操作方法之一。本文基于綜合檔案館公開招標的智慧檔案館建設項目，選取在行政層級、建設水平、地域分布方面具備差異性的24個案例，包括：青島市檔案館、蘇州市檔案館、太倉市檔案館、泰興市檔案館、張家港市檔案館、昆山市檔案館、大同市檔案館、大同市渾源縣檔案館、陽泉市礦區(qū)檔案館、唐山市檔案館、邯鄲市永年區(qū)檔案館、石家莊市行唐縣檔案館、銅陵市檔案館、阜陽市檔案館、馬鞍山市檔案館、宿州市靈璧縣檔案館、珠海市檔案館、深圳市檔案館、深圳市南山區(qū)檔案館、紹興市上虞區(qū)檔案館、麗水市檔案館、杭州市檔案館、南京市檔案館和四川省檔案館。

1.2 分析框架與變量測量

TOE框架將影響組織采納技術(shù)創(chuàng)新的因素分為技術(shù)、組織、環(huán)境3 個層面。[8］本文基于TOE框架構(gòu)建智慧檔案館建設成效分析框架（見圖1），綜合考慮數(shù)據(jù)可獲得性和案例適用性，設置變量測量指標。

圖1 智慧檔案館建設成效分析框架示意圖

（1）條件變量

技術(shù)條件，以是否開設獨立門戶網(wǎng)站/微信公眾號/APP測量。組織規(guī)模，通過檔案館2023 年度預算資金測量。項目投入，采用中標合同金額/最新年度預算資金測量。合作聯(lián)動，以檔案館是否參與跨區(qū)域檔案服務測量。政策導向，以檔案館同級政府政策文件中是否規(guī)劃智慧檔案館建設作為測量依據(jù)。行業(yè)支撐，采用2022 年檔案館所在省軟件和信息技術(shù)服務業(yè)收入測量。[9］用戶需求，通過檔案館同級行政區(qū)人口密度測量。對組織規(guī)模、項目投入、行業(yè)支撐、用戶需求4 個變量，選取樣本數(shù)據(jù)的95%分位值、50%分位值、5%分位值，分別設為完全隸屬點、交叉點、完全不隸屬點，將數(shù)據(jù)校準為0～1 的集合隸屬分數(shù)。

（2）結(jié)果變量

參照國家檔案局《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》[10］，以數(shù)字檔案館建設成效間接測量智慧檔案館建設成效，構(gòu)建四值模糊集。通過“全國示范數(shù)字檔案館”測試賦值1；通過“國家級數(shù)字檔案館”測試賦值0.67；通過其他類數(shù)字檔案館測試賦值0.33；否則賦值0。

2 數(shù)據(jù)分析與實證結(jié)果

2.1 必要性分析

QCA分析首先需要對各單因素變量做必要性分析，一致性大于0.9、覆蓋度高于0.5 的因素可視為結(jié)果發(fā)生的必要條件。[11］對于高水平智慧檔案館建設這一結(jié)果，技術(shù)條件這項前因變量的一致性已超過0.9，覆蓋度高于0.6，可視作其必要條件。

2.2 條件組態(tài)分析

由于樣本容量較小，本文將一致性閾值設為0.8，案例頻數(shù)閾值設為1，得到高水平智慧檔案館建設的復雜解、中間解和簡約解。選擇復雜度適中的中間解，結(jié)合簡約解進行分析。如表1所示，共存在6種條件組態(tài)可以解釋高水平的智慧檔案館建設結(jié)果。根據(jù)核心驅(qū)動條件所屬維度，這6種組態(tài)可以簡化為4條路徑。

表1 高水平智慧檔案館建設條件組態(tài)分析

（1）綜合驅(qū)動型

該路徑對應S1條件組態(tài)，由技術(shù)、組織、環(huán)境三重維度多個條件共同驅(qū)動。在技術(shù)方面，這類檔案館技術(shù)儲備充足，開通了多樣化的服務渠道。在組織方面，這類檔案館資金充裕，積極對外聯(lián)動，開展跨區(qū)域、跨行業(yè)合作。例如，杭州市檔案館與高校開展合作，完成“杭州市電子文件中心”項目四期建設。[12］在環(huán)境方面，這類檔案館所在地擁有發(fā)達的信息產(chǎn)業(yè)和龐大的用戶市場。例如，深圳市檔案館與星火電子、廣通軟件等深圳公司合作打造基于云計算與大數(shù)據(jù)技術(shù)的“深圳檔案文件平臺”，實現(xiàn)電子文件即時在線歸檔、檔案數(shù)據(jù)全過程監(jiān)督管理和檔案信息資源的共享利用。[13］

（2）“技術(shù)-組織”主導型

該路徑對應S2 條件組態(tài)，對環(huán)境條件要求不高，主要由技術(shù)和組織條件主導。在技術(shù)方面，這類檔案館通過官網(wǎng)、微信公眾號、政務APP嵌入等方式提供服務，有一定技術(shù)基礎。在組織方面，這類檔案館的項目投入相對不足，但預算資金規(guī)模大，同時積極參與跨區(qū)域合作，可調(diào)動資源充足。例如，唐山市檔案館加入河北省民生類檔案異地跨館查詢利用平臺，支持省內(nèi)175 家檔案館20 余種民生檔案利用服務。[14］在環(huán)境方面，這類檔案館主要依靠政策引導形成外部驅(qū)動力。例如，南京市檔案局（館）于2011 年發(fā)布《南京市“智慧檔案”建設規(guī)劃》。[15］

（3）“技術(shù)-環(huán)境”主導型

該路徑對應S3 條件組態(tài)，對組織條件要求不高，由技術(shù)條件和環(huán)境維度的行業(yè)支撐條件作為核心條件，與其他條件組合呈現(xiàn)三種形式。

S3a組態(tài)的技術(shù)和環(huán)境條件齊全，在組織維度主要依靠合作聯(lián)動條件驅(qū)動。例如，太倉市檔案館于2017年啟動智慧檔案館規(guī)劃，依托江蘇省繁榮的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，參與長三角民生檔案異地查檔便民服務項目，并接入全國檔案查詢利用服務平臺，建成智慧檔案綜合管控平臺，開發(fā)出檔案收集整理人工智能輔助等智慧應用。[16］

S3b組態(tài)對組織維度的項目投入條件的要求比S3a更高，對環(huán)境維度的政策導向條件的要求則更低。例如，張家港市檔案館的政策指引相對模糊，但人口密度大，本省信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)增長快，外部環(huán)境良好。張家港市檔案館聯(lián)通張家港市政務網(wǎng)和蘇州市政務服務平臺提供民生檔案信息服務，同時參與長三角民生檔案異地查檔便民服務項目，技術(shù)和組織條件充足。目前，張家港市檔案館的電子檔案管理平臺已實現(xiàn)館藏檔案資源的智能化管理和開發(fā)利用。[17］

S3c組態(tài)的技術(shù)條件和環(huán)境條件齊全，但項目投入條件相對不足。例如，紹興市上虞區(qū)檔案館建設項目投入相比其資金規(guī)模較低，但2020 年已被列入浙江省檔案工作試點[18］，該省信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)發(fā)達，外部環(huán)境優(yōu)越；同時提供展廳VR、鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖集等特色服務，并關聯(lián)浙江政務服務網(wǎng)，技術(shù)條件充分。目前，上虞區(qū)檔案館已建成智慧檔案核心業(yè)務管理平臺、綜合政務服務平臺和安全管控平臺，實現(xiàn)檔案管理智慧化。

（4）“組織-環(huán)境”主導型

該路徑對應S4條件組態(tài)，對技術(shù)條件要求不高，由組織、環(huán)境條件主導。例如，銅陵市檔案館僅支持現(xiàn)場查檔，技術(shù)條件有限，但其環(huán)境條件較為優(yōu)越：智慧檔案館建設項目是“數(shù)字銅陵”的重要組成部分[19］；所在省份是新一代信息技術(shù)創(chuàng)新產(chǎn)業(yè)聚集地。目前，銅陵市檔案館已建設涵蓋局域網(wǎng)數(shù)字檔案館核心業(yè)務平臺、政務網(wǎng)電子檔案接收平臺和互聯(lián)網(wǎng)檔案信息服務平臺三網(wǎng)一體的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

2.3 穩(wěn)健性檢驗

將案例一致性閾值由0.8 提高至0.85 進行穩(wěn)健性檢驗。新的組態(tài)結(jié)果數(shù)量與原結(jié)果一致。在不考慮缺失條件的情況下，每條路徑的條件組合和原路徑基本一致，可視作具有穩(wěn)健性。

3 結(jié)論與建議

3.1 結(jié)論

高水平智慧檔案館建設是多因素驅(qū)動的結(jié)果。建設路徑都是技術(shù)、組織、環(huán)境三重維度多個條件的組合，表明是共同發(fā)揮作用的，單一條件無法直接決定智慧檔案館建設水平。技術(shù)條件構(gòu)成高水平智慧檔案館建設的必要條件，但不構(gòu)成充要條件。在所有高水平智慧檔案館建設路徑中，有且僅有一種組態(tài)（S4）不包含技術(shù)條件，表明技術(shù)條件是影響智慧檔案館建設水平的關鍵因素，但在技術(shù)積累不足的情況下，仍然存在建設高水平智慧檔案館的可能性。

組織條件參與所有高水平智慧檔案館建設路徑，但僅在部分路徑中構(gòu)成核心條件。其中，合作聯(lián)動在三種組態(tài)（S1、S2、S4）中構(gòu)成核心條件，在兩種組態(tài)（S3a、S3b）中構(gòu)成邊緣條件。組織規(guī)模在三種組態(tài)（S1、S2、S4）中構(gòu)成核心條件，在一種組態(tài)（S3c）中構(gòu)成邊緣條件。項目投入不構(gòu)成核心條件。這在一定程度上表明，合作聯(lián)動、組織規(guī)模、項目投入對智慧檔案館建設成效的影響依次降低。

環(huán)境條件在絕大多數(shù)高水平智慧檔案館建設路徑中構(gòu)成核心條件。其中，行業(yè)支撐在除S2 以外的所有組態(tài)中構(gòu)成核心條件。用戶需求作為邊緣條件與行業(yè)支撐同時存在，表明市場需求和市場供應共同發(fā)揮驅(qū)動效應，但需求方的影響較為隱蔽。政策導向不構(gòu)成任一核心條件，表明該條件的影響相對較弱。

3.2 建議

（1）技術(shù)先行，搭建智慧檔案館的數(shù)字底座

物聯(lián)網(wǎng)、云計算等智慧技術(shù)的應用是區(qū)分智慧檔案館和數(shù)字檔案館的重要標志。智慧檔案館的技術(shù)轉(zhuǎn)型路線主要有兩種。一是重點突破單項或多項智慧技術(shù)應用，逐步實現(xiàn)全面升級改造。在用戶端，應對傳統(tǒng)的檔案查借閱服務和信息咨詢服務進行移動化改造。結(jié)合用戶畫像和數(shù)據(jù)分析，開發(fā)智慧服務的創(chuàng)新形式，如智能問答、精準推送等。在管理端，應以檔案資源為核心，重點對檔案工作的關鍵環(huán)節(jié)進行智能化改造，并與檔案數(shù)字化、智慧庫房管理等工作銜接。在此基礎上，可結(jié)合人工智能技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘，將智慧技術(shù)進一步嵌入檔案鑒定、編研。二是數(shù)字化和智慧化改造并行，實現(xiàn)服務和管理形態(tài)跨越式變革。信息化進度相對落后的綜合檔案館，可嘗試直接向智慧檔案館模式過渡。全館改造涉及經(jīng)費、人員、制度等各方資源協(xié)調(diào)，需要全面統(tǒng)籌和科學規(guī)劃。例如，銅陵市檔案館明確以“國家級示范數(shù)字檔案館”為目標，設計實施精細的智慧檔案館建設方案。此外，一些具備信息化基礎的檔案館可以新館建設為契機，提出智慧檔案館的全面構(gòu)想。例如，唐山市檔案館在新館規(guī)劃階段確定智慧建設方案，繞過舊館的路徑依賴問題。

（2）取長補短，打造智慧檔案館的特色范式

智慧檔案館建設需要達到技術(shù)、組織、環(huán)境條件的總體均衡，具體實施應遵循兩項原則。一是敢想敢為，靈活借勢突破先天條件桎梏。檔案館要把握智慧轉(zhuǎn)型的浪潮，積極發(fā)揮主觀能動性，邊建設邊探索。組織條件不足的中小型檔案館，可通過爭取政策扶持、聯(lián)通區(qū)域信息化平臺等方式減少成本投入，以館際合作等方式融入智慧檔案生態(tài)網(wǎng)絡，增強組織彈性。環(huán)境驅(qū)動力不足的基層檔案館，可跳出本級政策指引和供需市場限制，依托組織資源傾斜向外、向上尋求合作。技術(shù)力量不足的檔案館，可通過服務外包、區(qū)域平臺托管等方式提高效率；也可通過人才引進、聯(lián)合創(chuàng)新等方式逐步扭轉(zhuǎn)技術(shù)劣勢。二是因地制宜，立足實際探索智慧轉(zhuǎn)型路徑，檔案館智慧轉(zhuǎn)型方案應與自身條件相當。例如，業(yè)務范圍較窄的檔案館可選擇嵌入本地政務平臺或設置單一入口提供線上服務，而不是開發(fā)機器人提供現(xiàn)場幫助。在宏觀角度，檔案館應服務地區(qū)建設開展智慧轉(zhuǎn)型。例如，深圳市南山區(qū)檔案館以服務大灣區(qū)發(fā)展為目標，開展智慧檔案館建設。