■ 楊凱杰

主題教育專題檔案是主題教育活動的真實(shí)記錄，是最原始、最珍貴的第一手材料。主題教育專題檔案圍繞主題教育活動形成，具有專業(yè)性、分散性、全局性等特點(diǎn)。其中，檔案分布的單位及部門多、時(shí)間跨度長、涉及種類廣，導(dǎo)致檔案收集過程中收集難度增大。筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，談?wù)剬χ黝}教育專題檔案幾點(diǎn)體會。

一、主題教育專題檔案的著眼點(diǎn)

（一）文件材料歸檔范圍劃定要“細(xì)”

在全黨范圍內(nèi)開展主題專題教育，各地區(qū)各部門各單位嚴(yán)格按照黨中央統(tǒng)一部署，結(jié)合自身實(shí)際，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記“七一”重要講話精神及二十大重要理論。主題教育開展期間形成大量文件材料，對于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探尋規(guī)律、工作查考及研究歷史具有十分重要的價(jià)值。歸檔的文件材料主要包括：1、各地區(qū)各部門各單位關(guān)于成立主題教育領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和工作機(jī)構(gòu)的文件；2、各地區(qū)各部門各單位領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)主題教育專題工作的指示、批示和講話；3、各級主題教育領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室印發(fā)的各種文件的正本（印制稿）、簽發(fā)稿；4、各級主題教育領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室召開的各類重要會議的方案、議程、文件、紀(jì)要、錄音、錄像、照片等；5、各級主題教育領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室作出的決定、實(shí)施方案、總結(jié)、報(bào)告、簡報(bào)專報(bào)、大事記等；6、開展專題學(xué)習(xí)、專題培訓(xùn)、專題研究、專題宣講、“我為群眾辦實(shí)事”實(shí)踐活動等過程中形成的方案、報(bào)告、臺賬、清單、總結(jié)等；7、各級主題教育指導(dǎo)組在工作中形成的方案、情況、報(bào)告等；8、其他具有保存和利用價(jià)值的文件材料[1]。

（二）文件材料的收集范圍要“全”

2021年11月，國家檔案局、黨史學(xué)習(xí)教育領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室共同發(fā)布《關(guān)于做好黨史學(xué)習(xí)教育文件材料收集歸檔工作的通知》，明確要求各級檔案主管部門要把做好黨史學(xué)習(xí)教育文件材料的收集、歸檔工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)抓緊抓好。同時(shí)，各地區(qū)各部門各單位要明確職責(zé)、指定專人，認(rèn)真做好黨史學(xué)習(xí)教育開展以來各種文件材料的收集整理和歸檔工作，確保齊全完整。上述文件充分說明國家對主題教育的重視。對此，各級檔案局、檔案館要充分發(fā)揮檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)效用，對于各部門各單位主題教育中形成的檔案材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，盡力確保主題教育檔案完整齊全[2]。

（三）文件材料的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及歸檔監(jiān)督要“效”

在各單位、各部門系統(tǒng)內(nèi)部，存在檔案管理重視程度不足、經(jīng)費(fèi)緊張等問題，很少設(shè)立專職檔案室、檔案人員。負(fù)責(zé)整理歸檔的人員往往由辦公室、政工科兼任，缺乏必要的時(shí)間精力及檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)，導(dǎo)致歸檔文件數(shù)量及質(zhì)量參差不齊，檔案后期可利用程度低。為解決文件材料應(yīng)歸盡歸和檔案專業(yè)從業(yè)人員數(shù)量不足的矛盾，需要檔案局、檔案館在文件接收過程中開展專門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及歸檔監(jiān)督。一方面結(jié)合部門、單位工作實(shí)際，督促各單位、部門建立專門的主題教育專題檔案歸檔制度，明確收集第一責(zé)任人及直接責(zé)任人，建立歸檔臺賬及交接文據(jù)，收集過程中既保證清晰易懂，同時(shí)做到應(yīng)收盡收、準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)。另一方面加強(qiáng)對征收檔案的事中、事后控制，檔案局、館應(yīng)在每周派出檔案專業(yè)人員深入各部門、各單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)及巡回檢查，每月對單位工作人員進(jìn)行培訓(xùn)及宣傳，積極消除各部門單位思想顧慮，確保主題教育專題檔案整理歸檔順利開展。

二、主題教育專題檔案管理工作中存在的問題

（一）各部門對主題教育專題檔案重視不足

在全國范圍開展各種主題教育，是黨中央作出的重大決策，各部門各單位針對主題教育均投入大量時(shí)間精力。然而很多部門單位存在重學(xué)習(xí)教育過程輕事后檔案整理現(xiàn)象，忽視主題教育事后總結(jié)。檔案管理在工作中被忽略，部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性認(rèn)識嚴(yán)重不足，檔案工作人員大多由辦公室人員兼任，致使主題教育初期各項(xiàng)工作難以兼顧，造成文字材料、方案總結(jié)的丟失，對主題教育專門檔案的完整性造成損害。此外，大多數(shù)人認(rèn)為主題教育是短期工作，檔案的歸集整理簡單收集即可。思想上沒有將主題教育專題檔案管理工作上升到新高度，導(dǎo)致主題教育專題檔案歸集緩慢，質(zhì)量差。

（二）各部門主題教育專題檔案缺乏制度指引

各部門、各單位對于主題教育中形成的檔案管理制度不明確。主題教育是項(xiàng)新課題，各單位各部門對于此類專題檔案的收集和整理缺乏有效經(jīng)驗(yàn)，沒有完全按照上級要求制定相對應(yīng)的規(guī)章制度。對于已制定檔案歸檔整理的部門單位也缺乏深度和應(yīng)急預(yù)案，缺乏完整系統(tǒng)的專題檔案制度指引，導(dǎo)致主題教育專題檔案收集整理工作不及時(shí)、不完整，影響了主題教育的完整性和全面性，主題教育的學(xué)習(xí)效果大打折扣。

（三）主題教育專題檔案整理手段單一

伴隨時(shí)代發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為主流趨勢。主題教育專題檔案不僅限于紙質(zhì)材料，更多是以電子載體方式出現(xiàn)。目前各部門、單位對專題檔案進(jìn)行收集整理時(shí)大多只整理紙質(zhì)材料，忽視了對電子載體的征收。此外，對于紙質(zhì)材料沒有通過數(shù)字化等方式進(jìn)行歸集，造成檔案數(shù)量多且復(fù)雜，不利于后續(xù)進(jìn)館保存。

（四）缺乏檔案專業(yè)人才，檔案利用不充分

目前，各單位普遍缺乏檔案專業(yè)人才。在主題教育中，雖然各單位會配備相關(guān)人員處理過程中產(chǎn)生的各類文件，但與現(xiàn)實(shí)要求還存在較大差距。配備人員通常是辦公室工作人員，對何為檔案、檔案歸集范圍界定不清，且缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，檔案知識匱乏。此外，各單位對專題檔案的歸集缺少深度和廣度，對檔案僅限于整理保存，存在“存而不用”現(xiàn)象，檔案在保存過程中逐漸失去利用價(jià)值，后續(xù)的管理和總結(jié)大打折扣。

三、加強(qiáng)主題教育檔案管理的手段

（一）提高主題教育檔案重視程度

檔案是重現(xiàn)歷史面貌的最基礎(chǔ)材料，是主題教育的重要參考，對于人們從中汲取精神力量、把握歷史規(guī)律具有重要作用。各部門、單位要提高對主題教育專題檔案的重視程度，組織工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)主題教育相關(guān)知識及檔案整理要求，明確專題檔案在日常工作中的重要責(zé)任。通過申請財(cái)政專項(xiàng)資金、定期培訓(xùn)等方式，充分調(diào)動工作人員對專題檔案整理工作的積極性。此外，上級部門要主動將主題教育檔案管理工作納入部門日?？己耍Ｕ蠙n案整理收集順利開展。

（二）建立完善主題教育專題檔案整理制度

各部門、單位要明確自身管理制度，積極對接上級主題教育指導(dǎo)小組和檔案局、檔案館，充分結(jié)合自身實(shí)際，建立完善的專題檔案整理制度、專題檔案查閱制度、專題檔案保管制度、專題檔案應(yīng)急制度，檔案管理人員崗位責(zé)任制等制度，確保檔案工作走向規(guī)范化、制度化。此外，各單位要做好專題檔案的資源體系建設(shè)，明晰各自職責(zé)，進(jìn)一步明確檔案收集部門和整理部門，強(qiáng)化主題教育檔案的收集，保證專題檔案材料不丟失。

（三）持續(xù)推進(jìn)主題教育專題檔案信息化水平

在開展主題教育專題檔案整理時(shí)要緊跟時(shí)代潮流，充分利用高科技手段滿足專題檔案整理需要。一要注重及時(shí)轉(zhuǎn)化。主題教育初期，形成的檔案大多為紙質(zhì)檔案，經(jīng)歸集后查詢利用效率不高。檔案整理后要及時(shí)開展專題檔案數(shù)字化工作，提升檔案利用率。二要構(gòu)建專題檔案數(shù)據(jù)庫。主題教育專題檔案數(shù)量龐大，種類繁多，要及時(shí)按照國家檔案局下發(fā)的歸檔文件材料范圍進(jìn)行分類列目，構(gòu)建完整檔案數(shù)據(jù)庫。三要重視后期系統(tǒng)維護(hù)，及時(shí)對后期產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行補(bǔ)充收集，確保專題檔案緊跟時(shí)事，準(zhǔn)確完整。

（四）配備專職檔案工作人員，提升主題教育專題檔案利用效率

做好主題教育專題檔案收集整理，關(guān)鍵在于從業(yè)人員檔案專業(yè)素養(yǎng)。各部門要配備專職檔案管理人員，積極儲備人才，提高專題檔案歸檔整理應(yīng)急響應(yīng)速度和能力。定期開展檔案、計(jì)算機(jī)等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格按照主題教育專題檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在日常工作中注重收集整理，切實(shí)做好專題檔案整理管理工作。此外，適當(dāng)調(diào)整傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢利用方式，主動“走出去”開展專題檔案利用服務(wù)，深入挖掘檔案利用渠道，通過電話查檔、線上預(yù)約查檔等方式，拓寬服務(wù)視野，使主題教育檔案真正實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值[3]。

主題教育專題檔案是主題教育工作的關(guān)鍵組成要素，是主題教育工作最原始、最珍貴的第一手材料。收集齊全完整的主題教育檔案，是做好主題教育工作最可靠的原始依據(jù)，可為我們工作提供第一手的參考和佐證，有效地為做好主題教育工作提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。重視主題教育的收集和保存，也是為將來開展類似的專題活動積累素材，為更好開展專題教育活動提供參考借鑒，有助于推動專題教育活動更好地開展。