李海嬰 中海石油（中國(guó)）有限公司曹妃甸作業(yè)公司

通俗所說(shuō)的人事檔案信息的管理，主要是將個(gè)人檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、評(píng)估和統(tǒng)計(jì)有效地結(jié)合起來(lái)的活動(dòng)。在新的市場(chǎng)發(fā)展背景下，企業(yè)管理內(nèi)容和要求發(fā)生了明顯變化，導(dǎo)致人事檔案信息在功能應(yīng)用上發(fā)生了變化。為了更好地發(fā)揮人事檔案信息在人力資源決策中的重要參考作用，本文闡述了人力資源管理中，人事檔案信息的應(yīng)用，內(nèi)容如下。

一、研究背景分析

人事檔案信息作為人力資源管理的基礎(chǔ)，指員工個(gè)人在學(xué)習(xí)和工作中形成的個(gè)人信息資料，能夠更全面地反映個(gè)人的經(jīng)歷、實(shí)際工作能力和績(jī)效?，F(xiàn)階段，我國(guó)大部分企業(yè)在人事檔案管理方面還存在法律法規(guī)水平低、技術(shù)資源相對(duì)落后等諸多問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在，在一定程度上影響了人事檔案信息在人力資源管理決策中的使用。因此，做好人事檔案信息管理工作就顯得尤為重要。

二、人事檔案信息的重要作用

（一）為人才招聘提供良好參考

結(jié)合人事檔案信息的實(shí)際利用情況可以看出，人事檔案可以有效跟蹤錄入候選人信息，在企業(yè)的人力資源招聘工作中起到了重要的參考作用。對(duì)于公司內(nèi)部相關(guān)員工，科學(xué)地整理、統(tǒng)計(jì)和分析人事檔案信息，可以快速更新招聘標(biāo)準(zhǔn)和崗位角色，不斷提高人才招聘的規(guī)范性和可靠性，充分提高現(xiàn)有人才資源配置上的合理性。

（二）提高人力資源配置的合理性

一般來(lái)說(shuō)，人事檔案的內(nèi)容包含員工的學(xué)歷、過(guò)往工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)測(cè)評(píng)、工作績(jī)效、政治面貌等一系列內(nèi)容，能夠有效反映員工的實(shí)際情況。在人才招聘過(guò)程中，人力資源從業(yè)人員可以根據(jù)人事檔案中的信息結(jié)合員工以往的工作情況和員工的綜合素質(zhì)，科學(xué)分配和分工，充分發(fā)揮人事信息檔案在人才配置中的重要職能作用。對(duì)于剛進(jìn)入公司的新員工，人力資源從業(yè)人員要結(jié)合人事檔案的信息內(nèi)容，制訂新員工可接受的培訓(xùn)計(jì)劃，更好地提升員工的實(shí)際工作能力，保證人才在公司的有序運(yùn)用，真正提高人才的素質(zhì)。

（三）為企業(yè)決策提供重要參考

人事檔案信息詳細(xì)記錄了公司員工的既往工作經(jīng)歷和業(yè)績(jī)表現(xiàn)等一系列信息，是評(píng)價(jià)和比較不同員工工作績(jī)效的主要依據(jù)，與公司薪酬內(nèi)容密切相關(guān)。人事檔案信息可以為崗位調(diào)整和員工薪酬調(diào)整提供決策依據(jù)，包括福利、獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。對(duì)于一個(gè)公司的人力資源部門(mén)來(lái)說(shuō)，要充分認(rèn)識(shí)做好人事檔案信息整理、統(tǒng)計(jì)工作，確保信息更加準(zhǔn)確、可信，以此為崗位配置和員工薪酬激勵(lì)提供公平依據(jù)，從而不斷提高公司員工的凝聚力。

三、人事檔案信息與大數(shù)據(jù)結(jié)合的應(yīng)用

（一）大數(shù)據(jù)對(duì)人事檔案信息的影響

人事檔案信息記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，對(duì)人才選拔具有重要參考價(jià)值。同時(shí)，人事檔案中的信息一定程度能夠反映員工的思想品德、業(yè)務(wù)能力和個(gè)人績(jī)效。人事檔案信息化管理旨在充分發(fā)揮員工檔案的作用，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各種信息處理技術(shù)和手段，大大擴(kuò)展了人事信息檔案服務(wù)的范疇，各種便捷的信息處理軟件，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化的信息處理過(guò)程，具有這類(lèi)功能的應(yīng)用軟件，如：星空軟件、智德軟件、Yidu Documentation等。這些軟件中可以?xún)?nèi)置企業(yè)特定人才的需求，通過(guò)可搜索功能準(zhǔn)確定位所需求的人才和相關(guān)信息。另外，在信息化建設(shè)的發(fā)展中，辦公OA系統(tǒng)日趨完善，大大減少了傳統(tǒng)人事檔案管理獲取信息煩瑣，難以集成化的弊端。人事檔案信息大數(shù)據(jù)化可高效處理各類(lèi)人事檔案中的信息和資料，經(jīng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員審核后把檔案資料轉(zhuǎn)換為電子文檔和信息，極大地提升了管理效率。

（二）強(qiáng)化“大數(shù)據(jù)”管理理念，多渠道全面采集個(gè)人檔案數(shù)據(jù)

個(gè)人檔案信息可以全面記錄員工的基本信息、工作情況、社會(huì)經(jīng)歷等，是單位人力資源管理中最基礎(chǔ)的部分。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人力資源管理者必須認(rèn)識(shí)到人事檔案信息管理的重要性正在日益提高，強(qiáng)化“大數(shù)據(jù)”和“云計(jì)算”的管理理念，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，多渠道收集個(gè)人信息，全面歸檔數(shù)據(jù)。此外，企業(yè)要建立高度的檔案管理意識(shí)，在實(shí)現(xiàn)資源合理配置的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息合理分類(lèi)歸檔，將人事信息大數(shù)據(jù)與人力資源管理有機(jī)結(jié)合，提高工作效率。一方面，企業(yè)可以通過(guò)人事信息檔案管理系統(tǒng)、利用采集終端等數(shù)據(jù)接口自動(dòng)獲取員工工資、考核、工作經(jīng)歷等方面的信息。在過(guò)去的人事檔案管理過(guò)程中，人事信息管理還以紙質(zhì)檔案為主，信息收集、整理和統(tǒng)計(jì)難度大，耗時(shí)長(zhǎng)，勞動(dòng)密集性高。企業(yè)借助人事信息檔案管理系統(tǒng)、采集終端、數(shù)據(jù)接口等手段，可以將所有人事檔案信息統(tǒng)一采集，匯總整理、科學(xué)統(tǒng)計(jì)。另一方面，對(duì)于外部數(shù)據(jù)環(huán)境，企業(yè)通過(guò)個(gè)人檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)接口，可以收集員工的其他信息，如社會(huì)關(guān)系、愛(ài)好、社交等，作為正式檔案信息的補(bǔ)充，還原人才的真實(shí)狀態(tài)。這些數(shù)據(jù)可以匯總統(tǒng)稱(chēng)為“人才大數(shù)據(jù)”，其能夠全面、立體地反映員工能力和綜合素質(zhì)，為人力資源決策提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，推動(dòng)人力資源管理更加量化、科學(xué)化。此外，人事檔案管理系統(tǒng)通過(guò)與人事信息管理系統(tǒng)無(wú)縫集成，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息查詢(xún)，人事報(bào)表打印、人事數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)接收等功能的應(yīng)用，同時(shí)提供接收、借閱檔案等管理服務(wù)。并且企業(yè)可以通過(guò)兩個(gè)系統(tǒng)的整合，使檔案材料和個(gè)人信息系統(tǒng)的內(nèi)容保持一致，可以提高人力資源管理人員的數(shù)據(jù)化水平和工作效率。

四、人事檔案信息的具體應(yīng)用

（一）重視人事信息檔案制度建設(shè)

眾所周知，管理制度是各項(xiàng)管理工作順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，如果管理制度存在缺陷，將影響各類(lèi)管理工作的正常有序地開(kāi)展。企業(yè)人力資源從業(yè)人員還必須切實(shí)完善現(xiàn)有的人事檔案管理制度，只有合法合規(guī)且清晰的管理制度，才能保證組織內(nèi)部的人事檔案信息成為資源被有效利用。在個(gè)人檔案信息管理中，企業(yè)應(yīng)要求相關(guān)人力資源從業(yè)人員切實(shí)遵守現(xiàn)有管理機(jī)制，依法依規(guī)科學(xué)管理，杜絕弄虛作假、違法違規(guī)等問(wèn)題。

公司員工的個(gè)人發(fā)展對(duì)公司的整體發(fā)展有著很大的影響。在開(kāi)展相關(guān)檔案信息管理工作的過(guò)程中，相關(guān)人員可以從制度層面入手，加大完善力度，使信息檔案的作用在組織管理中落到實(shí)處。在人事檔案信息的制度建設(shè)方面，員工可進(jìn)一步闡述對(duì)人力資源管理的真實(shí)要求，并通過(guò)改革現(xiàn)有的管理制度，進(jìn)一步完善人事檔案采集、查詢(xún)和錄入的模式。例如，在使用注冊(cè)系統(tǒng)和傳輸系統(tǒng)查詢(xún)個(gè)人檔案的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)允許員工動(dòng)態(tài)更新個(gè)人檔案中的信息，提交專(zhuān)業(yè)檔案管理人員進(jìn)行審核。在人事檔案信息的日常管理工作中，企業(yè)可以通過(guò)不斷提高檔案信息的個(gè)人透明度來(lái)提高人力資源管理的效率和質(zhì)量。

（二）提高人事檔案的完整性和真實(shí)性

人事檔案信息是員工個(gè)人經(jīng)歷和工作業(yè)績(jī)的直觀反映，具有很強(qiáng)的權(quán)威性，因此持續(xù)提高個(gè)人檔案的可靠性、真實(shí)性和完整性顯得尤為重要。例如，在人才招聘方面，企業(yè)可以通過(guò)有效提高人事檔案信息的真實(shí)性來(lái)取得更好的效果。如果應(yīng)聘者偽造證件或編造工作經(jīng)歷來(lái)欺騙公司，將會(huì)影響公司的整體人才素質(zhì)。為提高人才招聘的效率和規(guī)范性，人力資源管理者必須嚴(yán)格核實(shí)人事檔案信息的真實(shí)性。

此外，人事檔案的完整性主要體現(xiàn)在是否能夠完整記錄員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和勝任能力上。企業(yè)人力資源管理者科學(xué)地審閱和管理各種檔案信息，能夠更加合理配置企業(yè)資源，可以更好發(fā)揮人力資源的決策效能。完整完善的人事檔案信息，可以真實(shí)有效記錄企業(yè)員工的具體工資、崗位變動(dòng)等情況，從另一個(gè)側(cè)面反映企業(yè)人才利用的情況和業(yè)務(wù)發(fā)展的軌跡。

（三）打造先進(jìn)的人事檔案信息管理模式

企業(yè)可以通過(guò)構(gòu)建穩(wěn)定的電子信息服務(wù)平臺(tái)，確保人事檔案信息更加安全且用得其所。近年來(lái)，由于我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大。在現(xiàn)代科技的強(qiáng)大支持下，人事檔案的管理難度不斷降低?，F(xiàn)有的人事檔案信息管理逐漸向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，這對(duì)企業(yè)人力資源管理者提出了新的要求。除此之外，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面支持下，原本封閉的人事檔案信息管理模式可以與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效結(jié)合，構(gòu)建滿足企業(yè)特定發(fā)展需求的動(dòng)態(tài)人力資源管理系統(tǒng)。在企業(yè)內(nèi)部招聘過(guò)程中，電子信息服務(wù)平臺(tái)可有效提前審閱應(yīng)聘人員的學(xué)歷、職業(yè)資格證書(shū)等材料，實(shí)行電子測(cè)評(píng)信息系統(tǒng)，確保效率，人力資源管理的質(zhì)量倍增。同時(shí)，還可以有效整合企業(yè)內(nèi)部的人力資源，為企業(yè)合理配置內(nèi)部人才資源打下良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。正確使用人事檔案中的信息，可以幫助公司人力資源從業(yè)人員在最短的時(shí)間內(nèi)篩選出到符合公司崗位需要的專(zhuān)業(yè)人才，也可以更好地了解公司現(xiàn)有員工的能力素質(zhì)變化，實(shí)現(xiàn)人才的高效流動(dòng)。

（四）提高人事檔案信息傳遞效率

公司內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)人事檔案信息管理的重要性，合理分配資源，為檔案信息的傳遞打通渠道，從而確保人事信息檔案工作各有序開(kāi)展，切實(shí)發(fā)揮人事檔案信息在人才應(yīng)用和決策中的重要參考作用。

人才招聘是企業(yè)人力資源管理的順利開(kāi)展的前端，人事檔案可以為這項(xiàng)工作提供良好的信息基礎(chǔ)。在人才招聘過(guò)程中，企業(yè)需要提前獲取應(yīng)聘人員的檔案信息，對(duì)檔案材料和內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審核和有效的分析，以確保檔案材料的真實(shí)性，保證聘用人員的綜合素質(zhì)能夠滿足崗位需求。在人才配置過(guò)程中，企業(yè)人力資源部門(mén)可將人事檔案信息統(tǒng)計(jì)分析的結(jié)果傳遞給規(guī)劃部門(mén)，結(jié)合檔案信息的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)公司可制定更為合理的人力資源規(guī)劃并對(duì)人才需求進(jìn)行有效預(yù)測(cè)。

為有效提高檔案信息管理效率，企業(yè)需要加強(qiáng)各部門(mén)人員之間加強(qiáng)溝通，迅速發(fā)現(xiàn)檔案信息中存在的問(wèn)題，并采取有效的控制對(duì)策，確保檔案信息真實(shí)性和時(shí)效性。例如，如果用人部門(mén)發(fā)現(xiàn)員工的職位信息與檔案填寫(xiě)的信息不符，應(yīng)及時(shí)反饋給人力資源部門(mén)，人力資源管理部門(mén)需要迅速介入，核實(shí)情況，及時(shí)核準(zhǔn)檔案信息，提高信息的準(zhǔn)確性。

結(jié)合企業(yè)人才管理的發(fā)展要求，我們可以看到，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有人事檔案信息管理模式的整合，可以顯著減少人力資源的浪費(fèi)，為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

（五）注意事項(xiàng)

1.人事檔案信息的電子化和數(shù)據(jù)化

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的全面支持下，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的快速記錄和存儲(chǔ)，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。在人力資源管理中，相關(guān)人員可以通過(guò)電子信息技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種信息的快速檢索，例如在查閱人事檔案的過(guò)程中，管理人員可以更直接地了解人員的相關(guān)信息，不斷提高管理水平。

同時(shí)，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使人事檔案信息更加詳盡、全面地記錄員工的工作歷程。在日常管理中，從業(yè)人員在確保檔案信息的完整性的基礎(chǔ)上，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行有效的匯總和分析，形成人力資源“大數(shù)據(jù)”，進(jìn)一步提高人事檔案信息的實(shí)用性。結(jié)合企業(yè)管理實(shí)際，針對(duì)人事信息檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行綜合分析，積極運(yùn)用現(xiàn)代人事檔案管理手段，才能確保人力資源管理的數(shù)字化水平更上一層樓。

2.積極創(chuàng)新人事檔案管理理念

人事檔案作為人才信息資源的主要載體之一，致力于為社會(huì)組織提供服務(wù)，不斷提升其價(jià)值。在人事檔案中，大部分信息和資料多由個(gè)人填寫(xiě)和簽名，這些信息是公開(kāi)的信息來(lái)源，需要向公眾索取和使用。但是，為了進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息的保密性，現(xiàn)行的人事檔案管理法規(guī)明確規(guī)定，嚴(yán)禁任意人員隨意查閱與人事檔案有關(guān)的個(gè)人信息，因此，人事檔案長(zhǎng)期以來(lái)一直比較神秘。雖然每個(gè)人都可以參與個(gè)人人事檔案的創(chuàng)建，但是大多數(shù)人對(duì)人事檔案的價(jià)值還沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)。

3.人事檔案信息的實(shí)際運(yùn)用意義

人力資源管理的正常發(fā)展首要任務(wù)是在提高員工綜合素質(zhì)水平。人事檔案信息是公司內(nèi)部組織中人力資源管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)源，能夠?yàn)楣救肆Y源管理工作的順利開(kāi)展提供重要支持和參考。企業(yè)在員工任期內(nèi)，可以通過(guò)人事檔案信息進(jìn)行記錄和跟蹤，既可全面考察員工的實(shí)際業(yè)務(wù)能力，又能夠合理規(guī)劃企業(yè)的人才發(fā)展路徑。通過(guò)人事檔案信息一系列的有效利用，企業(yè)可以進(jìn)一步挖掘員工的個(gè)體優(yōu)勢(shì)，確保組織內(nèi)部資源的利用的合理性得到顯著提高，減少資源浪費(fèi)的發(fā)生。同時(shí)，企業(yè)在開(kāi)展內(nèi)部組織工作時(shí)，需要調(diào)整現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)時(shí)，要將現(xiàn)有的人事檔案信息作為重要依據(jù)，充分了解員工的工作經(jīng)驗(yàn)和崗位技能，確保人力資源基礎(chǔ)信息得到充分利用。

由于社會(huì)的全面發(fā)展進(jìn)步，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)人事檔案信息的應(yīng)用需求也逐漸增加。企業(yè)人力資源管理者要樹(shù)立真正的服務(wù)意識(shí)，建立有效的管控制度，把握對(duì)人事檔案適度開(kāi)放的規(guī)模和依法依規(guī)的保密性，確保人事檔案信息流通得到適當(dāng)改善，充分發(fā)揮人事檔案的重要價(jià)值。

4.提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

人事檔案管理專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求高。企業(yè)必須建設(shè)一支高素質(zhì)的人力資源管理隊(duì)伍，加大思想修養(yǎng)力度，提高從業(yè)人員信息檔案管理技能水平。近年來(lái)，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普遍發(fā)展和普及，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，人事信息檔案管理模式也越來(lái)越先進(jìn)，良好的計(jì)算機(jī)技能是檔案從業(yè)人員的必備素質(zhì)。此外，人事信息檔案從業(yè)人員要不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，進(jìn)而確保人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用得到有效發(fā)揮。對(duì)于大公司來(lái)說(shuō)，有必要對(duì)檔案員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷提高從業(yè)人員的法律法規(guī)知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能等綜合素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)招聘懂?dāng)?shù)據(jù)，能夠進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的人才，促進(jìn)檔案管理人員的數(shù)據(jù)化水平的不斷提高。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷提高其專(zhuān)業(yè)技能，從而顯著提高其業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而加快人事信息檔案工作的專(zhuān)業(yè)化和現(xiàn)代化進(jìn)程。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文圍繞人事檔案信息在人力資源管理中的作用，提出個(gè)人檔案信息的具體應(yīng)用方法，如何構(gòu)建個(gè)人檔案管理的高層模型，加強(qiáng)個(gè)人檔案信息的完整性、真實(shí)性及實(shí)用性。

在信息傳輸效率等方面，本文提出了積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、大力創(chuàng)新個(gè)人檔案管理理念、提高個(gè)人檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等專(zhuān)項(xiàng)防范措施，希望可以為相關(guān)人員提供參考。