從高中建檔開始，隨著學(xué)歷的升遷、工作的變動(dòng)，人事檔案袋中裝的內(nèi)容越來(lái)越多。對(duì)于進(jìn)入國(guó)有企業(yè)、事業(yè)、行政單位的人，這份檔案袋會(huì)緊隨人員變動(dòng)在組織間流轉(zhuǎn)，但對(duì)沒有進(jìn)入這些機(jī)構(gòu)的人，這份檔案只會(huì)靜靜躺在人才服務(wù)中心的檔案管理庫(kù)中。在一些關(guān)鍵的時(shí)刻，比如考公考編、機(jī)關(guān)事業(yè)單位晉升、辦理退休手續(xù)以及落戶時(shí)，檔案就會(huì)凸顯其存在感。

應(yīng)屆生的檔案袋

一名應(yīng)屆畢業(yè)生的人事檔案可能去往三個(gè)地方：回戶籍地的人才中心、轉(zhuǎn)移至工作單位以及暫時(shí)保留在院校。按照相關(guān)政策要求，畢業(yè)生自己不能攜帶、保管自己的人事檔案，必須通過(guò)國(guó)家規(guī)定的機(jī)要、EMS或由專人進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)遞。

在記者詢問(wèn)的十余位不同省份的大學(xué)畢業(yè)生中，個(gè)別就曾面臨畢業(yè)時(shí)學(xué)校直接將人事檔案交給自己，并讓自己聯(lián)系戶籍地人才服務(wù)中心做人事檔案的轉(zhuǎn)遞。

某東部省份區(qū)級(jí)人才服務(wù)中心黨委書記陳慶，每年對(duì)此都很頭疼，極少部分學(xué)校還是會(huì)違規(guī)把人事檔案直接交給畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞。面對(duì)畢業(yè)生拿著人事檔案找上門來(lái)的情景，陳慶只能告知畢業(yè)生將檔案還給學(xué)校，讓學(xué)校通過(guò)合規(guī)的途徑轉(zhuǎn)給自己所處的人才服務(wù)中心。此舉是為了避免個(gè)人違規(guī)拆開檔案。

清華大學(xué)檔案館教授、研究館員薛四新說(shuō)，雖然相關(guān)文件對(duì)人事檔案的轉(zhuǎn)遞有明確規(guī)定，但可以看到，一些非正規(guī)的機(jī)構(gòu)在轉(zhuǎn)遞人事檔案時(shí)依然存在不規(guī)范行為，有的讓畢業(yè)本人或者非專人拿取檔案。如果個(gè)人一旦拆開看，導(dǎo)致檔案內(nèi)容被篡改、丟失等，戶籍地檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)也可能無(wú)法為其存檔，檔案只能留在本人手里，失去其公信力。

極端情況下，一些畢業(yè)生甚至?xí)苯觼G失人事檔案。陳慶說(shuō)，一旦丟失，會(huì)非常麻煩，需要讓個(gè)人學(xué)習(xí)、工作過(guò)的單位出具相應(yīng)證明，相當(dāng)于把個(gè)人入學(xué)之后的所有軌跡重新復(fù)盤。

陳慶曾經(jīng)面臨的一個(gè)兩難問(wèn)題是，在收到一份人事檔案后作核定時(shí)，發(fā)現(xiàn)其前置學(xué)歷缺失，即其擁有學(xué)信網(wǎng)能搜索到的本科學(xué)歷，但缺少必備的前置高中學(xué)歷材料。按照國(guó)家學(xué)籍管理的規(guī)定，如果沒有前置學(xué)歷，后面的本科學(xué)歷應(yīng)由教育部門予以注銷，所以只能拒絕接收這份檔案。

存放與管理

在一些財(cái)政資金并不富裕的地方人才服務(wù)中心，檔案存放的一系列問(wèn)題已經(jīng)開始顯現(xiàn)。

每一年，陳慶所在的人才服務(wù)中心都會(huì)增加約4000份人事檔案，其中大多數(shù)來(lái)源于每年的應(yīng)屆生。最近幾年，當(dāng)?shù)禺厴I(yè)生約80%都會(huì)將人事檔案郵寄回自己所在的人才服務(wù)中心。

曾經(jīng)，陳慶所在的人才服務(wù)中心可以通過(guò)收取檔案管理費(fèi)來(lái)維持人才服務(wù)中心的日常運(yùn)轉(zhuǎn)，最高峰時(shí)累計(jì)結(jié)余數(shù)百萬(wàn)。但自2015年1月1日起，收取檔案管理費(fèi)在全國(guó)政策層面被宣告終結(jié)。此后，部門的日常運(yùn)營(yíng)更多只能依賴于財(cái)政經(jīng)費(fèi)。

結(jié)余全部用完后，每年財(cái)政就撥付給陳慶部門不到20萬(wàn)元資金，這囊括了日常辦公人員的工資、檔案的郵寄費(fèi)用、辦公消耗品等?，F(xiàn)在，陳慶和同事采取的辦法是能不花的錢盡量不花，更別說(shuō)改善辦公環(huán)境。即使如此，這樣的資金都不足以支撐整個(gè)檔案工作所需的經(jīng)費(fèi)。

陳慶表示，人事檔案，說(shuō)起來(lái)都認(rèn)為很重要，但獲得的重視程度不高。雖然國(guó)家層面早就提倡檔案無(wú)紙化、數(shù)字化，但因?yàn)樨?cái)政資金缺乏，全省能把檔案完全數(shù)字化錄入到電腦中的只有少數(shù)單位。目前能做的就是保證檔案不丟失、不被損壞等最基本的要求。

薛四新介紹，國(guó)央企、機(jī)關(guān)事業(yè)單位大多都有人事管理權(quán)，其員工的人事檔案存放在本單位，由組織人事部門統(tǒng)一建檔、歸檔、保存和提供利用。非公有制經(jīng)濟(jì)組織、社會(huì)組織聘用的人員，以及自由職業(yè)或靈活就業(yè)者的人事檔案一般都存在流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，這些服務(wù)機(jī)構(gòu)均是縣級(jí)以上（含縣級(jí)）人民政府設(shè)立的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以及經(jīng)省級(jí)人社部門授權(quán)的單位。

據(jù)了解，當(dāng)下大量私營(yíng)企業(yè)、股份制企業(yè)并不會(huì)特意去人才服務(wù)中心立戶幫員工存人事檔案，這時(shí)單位員工更多只能將人事檔案轉(zhuǎn)至戶籍所在地的人才服務(wù)中心。

在國(guó)有企業(yè)，一家北京國(guó)企分公司的人事部部長(zhǎng)杜凱介紹，規(guī)模稍大的國(guó)有企業(yè)分公司，都會(huì)設(shè)置檔案室，檔案管理員一般設(shè)置兩個(gè)人及以上。雖然也要求保密，其實(shí)保密程度更多像公司一項(xiàng)紀(jì)律，包括提出不能把檔案信息向外透露。杜凱說(shuō)：“現(xiàn)在，企業(yè)沒辦法做到強(qiáng)制性一年對(duì)所有人事檔案審核一次。所以在檔案準(zhǔn)確性方面，更多就只能依賴于檔案管理工作人員的自我職業(yè)操守?！?/p>

關(guān)鍵的檔案

不論其背后運(yùn)作的機(jī)制存在何種變化，檔案本身依然被賦予了極為關(guān)鍵的管理角色。

2021年，中共中央組織部等五部門印發(fā)了《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《服務(wù)規(guī)定》），其中提出：“流動(dòng)人員人事檔案是國(guó)家檔案和社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨和政府聯(lián)系服務(wù)人才的重要載體，是流動(dòng)人員參加機(jī)關(guān)公務(wù)員考錄和國(guó)有企事業(yè)單位招聘、辦理政審考察、申報(bào)職稱評(píng)審和核定社保待遇等事項(xiàng)的重要依據(jù)。”

某地級(jí)市人社局人事科科長(zhǎng)肖林介紹，在招聘公務(wù)員時(shí)，會(huì)重點(diǎn)審核個(gè)人學(xué)歷材料等內(nèi)容，判斷其是否符合招聘崗位條件，這是公務(wù)員錄用考察環(huán)節(jié)一項(xiàng)非常重要的工作。其次，在干部提拔過(guò)程中，要求是凡提必審。

與此同時(shí)，個(gè)人檔案與落戶也息息相關(guān)。因總部位于上海，一家上海大型國(guó)企的北京分公司檔案管理負(fù)責(zé)人李輝說(shuō)，當(dāng)集團(tuán)員工獲得落戶上海的指標(biāo)時(shí)，集團(tuán)層面就需要開具調(diào)檔函，把員工的人事檔案從原單位或戶籍地人才中心調(diào)到上海，這時(shí)就要求個(gè)人檔案必須完整。

在職工辦理退休手續(xù)時(shí)，檔案的審查也是必不可少的一環(huán)。

緩慢數(shù)字化

2019年，因集團(tuán)層面新聘用一名員工，杜凱去該員工前單位（北京市國(guó)企）作背景調(diào)查，那是他接觸到的人事檔案電子化最成功的一個(gè)案例——單位對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行補(bǔ)全、規(guī)范后，再把人事檔案中的所有紙質(zhì)版文件進(jìn)行電子化掃描并編入系統(tǒng)，系統(tǒng)需要兩位以上管理人員才能打開。

杜凱表示，一旦錄入系統(tǒng)中，即使人為把紙質(zhì)版材料從人事檔案中抽出去，也更改不了電子系統(tǒng)里存有的原文件，這樣做最大的好處是規(guī)避檔案的造假或缺失，并可以及時(shí)調(diào)閱相關(guān)檔案。

此后，杜凱所在國(guó)企也討論過(guò)推動(dòng)這樣的人事檔案數(shù)字化管理，但直到現(xiàn)在，仍遲遲沒有推進(jìn)。他說(shuō)，技術(shù)層面其實(shí)沒有問(wèn)題，大量人工、精力和資金投入成為最大的阻力。

檔案電子化是提升檔案管理效率的一個(gè)重要方向。

2018年，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》就提出：“加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系?！毖λ男陆榻B，從2000年開始，檔案數(shù)字化工作在各級(jí)檔案管理部門就陸續(xù)開展起來(lái)，人事檔案的管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理。

作為地方人才服務(wù)中心管理人員，陳慶也深知檔案數(shù)字化能帶來(lái)的系列好處，而財(cái)政資金不足是最大的阻礙。資金之外，現(xiàn)有的檔案管理工作人員也不足以支撐完成檔案數(shù)字化的工作。

（應(yīng)采訪人要求，文中肖林、李輝、杜凱、陳慶系化名）

（摘自《經(jīng)濟(jì)觀察報(bào)》田進(jìn)、王雅潔）