張建宇，徐怡彤，張盈盈，呂震宇

（華北理工大學(xué)管理學(xué)院，唐山 063210）

0 引言

研究生業(yè)務(wù)費是指學(xué)校為研究生培養(yǎng)工作提供的經(jīng)費支持，直接用于研究生開展科學(xué)研究與實踐、學(xué)術(shù)交流、學(xué)位論文開題報告、中期檢查及評審答辯等工作?！督逃控斦筷P(guān)于普通高等學(xué)校“研究生業(yè)務(wù)費”開支問題的試行規(guī)定》（教計財字〔1982〕029號）對研究生業(yè)務(wù)費開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)等問題做了明確規(guī)定。《教育部國家發(fā)展改革委財政部關(guān)于加快新時代研究生教育改革發(fā)展的意見》（教研〔2020〕9 號）指出，要切實做好研究生經(jīng)費保障，完善研究生教育投入體系，研究建立差異化生均撥款機制。

各高校分別結(jié)合各自研究生培養(yǎng)實際，制定了相應(yīng)的研究生業(yè)務(wù)費管理辦法。不同高校對研究生業(yè)務(wù)費的管理方式各不相同，通常都是按照一定計算原則將研究生業(yè)務(wù)費劃撥至研究生，但具體使用由導(dǎo)師統(tǒng)籌安排。隨著研究生人數(shù)的增加，研究生業(yè)務(wù)費在實際使用中面臨的最大問題就是如何對資金額度進行有效監(jiān)管，避免學(xué)生超額度報銷或無法足額按期報銷。

1 研究生業(yè)務(wù)費管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)研究生業(yè)務(wù)費管理多采用手工記賬方式，學(xué)校為每一位研究生發(fā)放一經(jīng)費賬本，每次下?lián)芙?jīng)費或經(jīng)費報銷均需在賬本上登記并由導(dǎo)師和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。這種手工記賬的管理模式難以對研究生業(yè)務(wù)費公共支出（例如查重、論文打印裝訂等由相關(guān)專業(yè)統(tǒng)一辦理的業(yè)務(wù)）部分進行有效管理；此外，可能出現(xiàn)在賬本上登記了支出，但實際報銷金額與賬本登記不一致的情況；再有，手工記賬方式難以監(jiān)管資金支出進度，不利于研究生業(yè)務(wù)費的統(tǒng)籌使用。

很早就有高校采用信息化手段對研究生業(yè)務(wù)費進行管理，但管理模式主要圍繞財務(wù)報銷流程展開，對預(yù)算的管理相對較弱。馬靜等［1］通過設(shè)計基于Web 三層架構(gòu)的科研經(jīng)費精細化管理系統(tǒng)解決了管理部門對課題預(yù)算無法有效管理、審查和科研人員對預(yù)算實時動態(tài)難以查看的問題。劉海峰等［2］設(shè)計的科研業(yè)務(wù)費項目管理信息系統(tǒng)解決了手工錄入信息出錯、信息孤島和工作效率低的問題。劉沐等［3］通過對現(xiàn)有研究生業(yè)務(wù)費管理系統(tǒng)的分析解決了科研管理與財務(wù)管理脫節(jié)、項目立項后實施過程缺乏監(jiān)管、項目經(jīng)費入賬手續(xù)繁雜、預(yù)算編制與實際經(jīng)費使用不符、統(tǒng)計決策無數(shù)據(jù)支持的問題。

上述系統(tǒng)設(shè)計均以研究生業(yè)務(wù)費報銷管理為核心，在預(yù)算分配和利用方面考慮相對較少。特別是在多人聯(lián)合預(yù)算報銷、公共預(yù)算分配與支出、預(yù)計報銷金額與實際報銷金額不一致等問題上沒有給出有效解決方案。此外，目前高校早已實施了信息化財務(wù)報銷管理，如何在不侵入現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)的同時，有效實現(xiàn)對研究生業(yè)務(wù)費使用的監(jiān)管是擺在面前的重要問題。

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算與支出管理方案設(shè)計

針對上述情況，所設(shè)計的研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算與支出管理系統(tǒng)必須能與現(xiàn)有財務(wù)報銷系統(tǒng)無縫對接，必須不影響現(xiàn)有財務(wù)報銷系統(tǒng)的運行，另外還要能夠有效解決公共支出分配、多人聯(lián)合報銷、實際報銷金額與預(yù)算登記支出不一致等問題。為此設(shè)計如下管理方案：

2.1.1 與現(xiàn)有財務(wù)報銷系統(tǒng)對接方案設(shè)計

為了不影響現(xiàn)有財務(wù)報銷流程，本《研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算與支出管理系統(tǒng)》只負責(zé)研究生業(yè)務(wù)費的預(yù)算分配與支出管理。在報銷研究生業(yè)務(wù)費時，報銷人除向財務(wù)處提供相關(guān)發(fā)票及佐證材料外，還需要提供一張由本系統(tǒng)出具的《研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算來源單》，該單據(jù)上有一個由系統(tǒng)生成的，可用于校驗預(yù)算來源真?zhèn)蔚亩S碼，財務(wù)處在報銷時（或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字時）通過掃碼確認該筆報銷是否有足夠的研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算來源做支撐，以此判斷是否予以報銷。同時，該二維碼一旦被掃描確認，《研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算與支出管理系統(tǒng)》將把這筆經(jīng)費記為已支出，以此實現(xiàn)與現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)的無侵入式對接。

2.1.2 公共研究生業(yè)務(wù)費分配方案設(shè)計

財務(wù)部門在將總研究生業(yè)務(wù)費下達至學(xué)校或二級學(xué)院后，該筆經(jīng)費將首先登記至系統(tǒng)。研究生秘書可先將當(dāng)年需要支出的公共經(jīng)費（含查重費、外審費、打印裝訂費、答辯費等）單獨劃撥出來納入公共支出預(yù)算，剩余部分再按照指定比例分配至導(dǎo)師或具體研究生，作為個人預(yù)算用于論文發(fā)表、實驗材料采購等支出。

2.1.3 多人聯(lián)合報銷方案設(shè)計

報銷研究生業(yè)務(wù)費時，若發(fā)票金額大于研究生本人剩余預(yù)算額度時，可采取以下三種方式予以處理：①到財務(wù)處按照本人剩余預(yù)算額度進行報銷，超出預(yù)算額度的發(fā)票金額將不予報銷；②剩余預(yù)算額度內(nèi)的費用從本人研究生業(yè)務(wù)費中報銷，其余部分從本人或?qū)煹目蒲匈M中報銷；③從系統(tǒng)中聯(lián)合多人的預(yù)算生成與發(fā)票金額等額的《研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算來源單》，并依此到財務(wù)處按發(fā)票金額足額報銷。報銷出來的費用按照聯(lián)合預(yù)算的構(gòu)成分給其他研究生或?qū)煛?/p>

2.1.4 實際報銷與預(yù)算登記支出不一致問題的解決

若實際報銷金額與預(yù)算登記支出不一致（通常是報銷金額小于預(yù)算登記金額），研究生或?qū)熆蓱{有效證明材料找主管領(lǐng)導(dǎo)，從系統(tǒng)中將未能報銷的部分從“已支出預(yù)算”部分轉(zhuǎn)移至“未支出預(yù)算”，以確保用戶下次還能使用該預(yù)算額度。系統(tǒng)將記錄所有操作過程，以備隨時調(diào)閱查看。

2.2 用例與核心業(yè)務(wù)活動圖分析

2.2.1 用例圖

《研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算與支出管理系統(tǒng)》以二級學(xué)院研究生業(yè)務(wù)費管理為原型，用例圖如圖1所示。系統(tǒng)的主要參與者包括管理員、院長、科研副院長、研究生秘書與研究生導(dǎo)師。管理員主要負責(zé)基礎(chǔ)信息維護與系統(tǒng)管理工作；院長負責(zé)年度研究生業(yè)務(wù)經(jīng)費來源登記、報銷前預(yù)算審核以及未報銷金額登記等；科研副院長可負責(zé)查詢統(tǒng)計所有報銷預(yù)算單和未報銷登記記錄等；研究生秘書主要負責(zé)研究生業(yè)務(wù)費分配（包括公共經(jīng)費和研究生經(jīng)費分配）、導(dǎo)師分組等；導(dǎo)師主要通過系統(tǒng)生成報銷預(yù)算來源單。

圖1 研究生業(yè)務(wù)費管理系統(tǒng)用例

2.2.2 核心業(yè)務(wù)活動圖

《研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算與支出管理系統(tǒng)》核心業(yè)務(wù)分為研究生業(yè)務(wù)分配和研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算與來源單的創(chuàng)建及報銷兩部分，如圖2所示。

圖2 研究生業(yè)務(wù)費管理系統(tǒng)核心業(yè)務(wù)活動

研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算分配前，首先由院長在系統(tǒng)登記經(jīng)費來源，隨后研究生秘書在此基礎(chǔ)上進行查重費、外審費、打印裝訂費、答辯費等公共經(jīng)費的分配，剩余部分根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則，有系統(tǒng)自動根據(jù)導(dǎo)師指導(dǎo)的學(xué)生人數(shù)以及所在年級自動分配至導(dǎo)師個人賬戶。經(jīng)費分配完成后由院長審核確認。

研究生報銷業(yè)務(wù)費時，首先委托導(dǎo)師通過系統(tǒng)創(chuàng)建預(yù)算來源單。預(yù)算來源單創(chuàng)建支持以下場景：①導(dǎo)師結(jié)組報銷。結(jié)組后，同組導(dǎo)師間研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算可打通使用。②預(yù)算額度內(nèi)報銷。若某研究生報銷時，導(dǎo)師名下預(yù)算額度小于票面金額，可只報銷預(yù)算額度內(nèi)金額。③聯(lián)合預(yù)算報銷。聯(lián)合報銷就是在經(jīng)其他導(dǎo)師同意的情況下借用其他導(dǎo)師預(yù)算額度，確保票面金額與聯(lián)合預(yù)算額度一致，全額按票面金額報銷。

報銷前，研究生將發(fā)票、相關(guān)附件、系統(tǒng)生成的研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算來源單一同提交給主管院長審核。預(yù)算來源單中除了記錄報銷人、預(yù)算來源以及金額外還會生成一個唯一的二維碼。用戶對預(yù)算來源單的任何修改動作都會導(dǎo)致該二維碼發(fā)生變化。院長在審核簽字前首先通過手機掃描預(yù)算來源單上的二維碼，系統(tǒng)自動比對紙質(zhì)預(yù)算單二維碼與系統(tǒng)現(xiàn)有登記的數(shù)據(jù)是否一致，如果一致且預(yù)算來源單的金額小于等于發(fā)票金額時，院長在手機上輸入預(yù)算來源單審核密碼并確認，該預(yù)算來源單即從后臺鎖定并標(biāo)記為已支出，報銷單院長簽字后即可到財務(wù)處報銷（線上報銷流程類似，不再贅述）。

2.3 功能模塊設(shè)計

研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算與支出管理系統(tǒng)主要功能模塊包括：登錄賬戶管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、綜合查詢管理、業(yè)務(wù)費報銷管理等功能模塊如圖3所示。

圖3 研究生業(yè)務(wù)費管理系統(tǒng)功能模塊

2.4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫概念模型設(shè)計如圖4所示。

圖4 研究生業(yè)務(wù)費管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫概念模型設(shè)計

研究生和導(dǎo)師信息均存儲在用戶表中，用戶表中包括用戶編號、導(dǎo)師用戶編號等字段，用戶編號是主鍵，與導(dǎo)師用戶編號形成單表內(nèi)的主外鍵關(guān)聯(lián)關(guān)系，即導(dǎo)師與研究生之間的一對多關(guān)系。同一年份允許有多筆研究生業(yè)務(wù)費經(jīng)費來源，報銷時不同來源的經(jīng)費不可混用。一個報銷人可以創(chuàng)建多個預(yù)算來源單，一個預(yù)算來源單可包括多個導(dǎo)師經(jīng)費分配，一個導(dǎo)師分配的經(jīng)費也可以出現(xiàn)在多個預(yù)算來源單中，構(gòu)成了預(yù)算來源單與經(jīng)費分配間的多對多關(guān)系，對應(yīng)預(yù)算來源明細表。若出現(xiàn)實際報銷金額小于當(dāng)時出具的報銷預(yù)算單金額時，可以在未報銷登記表中記錄所有未報銷金額，該表與預(yù)算來源明細相對應(yīng)。

3 系統(tǒng)實現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，使用C#語言基于ASP.NET WebForm 技術(shù)開發(fā)，后臺數(shù)據(jù)庫使用SQL Server。

3.2 系統(tǒng)實現(xiàn)中的關(guān)鍵技術(shù)

3.2.1 校內(nèi)外導(dǎo)師結(jié)組管理

研究生導(dǎo)師可分為校內(nèi)導(dǎo)師和校外導(dǎo)師。校外導(dǎo)師無法在校內(nèi)財務(wù)系統(tǒng)中執(zhí)行報銷操作，因此可通過與校內(nèi)導(dǎo)師結(jié)組的方式打通導(dǎo)師間研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算，委托校內(nèi)導(dǎo)師代為報銷。報銷的費用按照預(yù)算單登記額度分配給相關(guān)導(dǎo)師和學(xué)生。圖5 展示了導(dǎo)師間結(jié)組后，經(jīng)費來源可打通使用的情況。

圖5 添加組內(nèi)經(jīng)費來源

對于未分組情況下的聯(lián)合預(yù)算報銷，其他導(dǎo)師可在系統(tǒng)中生成預(yù)算使用授權(quán)碼，報銷人在輸入授權(quán)碼后可借用相關(guān)導(dǎo)師的預(yù)算執(zhí)行聯(lián)合預(yù)算報銷。

3.2.2 基于二維碼的研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算來源單生成

為了確保線下報銷時紙面預(yù)算來源單與系統(tǒng)數(shù)據(jù)相一致，避免用戶打印預(yù)算來源單后又修改了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的問題發(fā)生，系統(tǒng)基于二維碼技術(shù)設(shè)計了防偽的研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算來源單。

首先，系統(tǒng)針對每張預(yù)算來源單都會生成一個隨機編碼，每次用戶對該預(yù)算來源單執(zhí)行修改操作時，該編碼都會重新生成。當(dāng)用戶打印預(yù)算來源單時，該隨機編碼經(jīng)加密后被一同編入二維碼中。如圖6所示。

圖6 報銷票據(jù)自動生成特定二維碼

其次，院長在審核報銷單據(jù)時，需要用手機掃描該二維碼。手機掃碼后會自動打開對應(yīng)網(wǎng)站對二維碼進行驗證，如果附加的信息可以成功解密，且解密出來的隨機編碼與系統(tǒng)中登記的該預(yù)算來源單隨機編碼一致，系統(tǒng)將顯示對鉤，否則系統(tǒng)會顯示紅叉。每張預(yù)算來源均有未審核、審核通過、審核失敗三種審核狀態(tài)。如果該預(yù)算來源單狀態(tài)為未審核，對鉤顏色為橙色，且下方出現(xiàn)審核確認按鈕。在正確輸入了審核確認密碼后可對該預(yù)算單予以報銷確認。審核后的預(yù)算單再次掃碼時將呈現(xiàn)綠色對鉤，且不再出現(xiàn)審核確認按鈕。如圖7所示。

圖7 預(yù)算來源單掃碼后的三種審核狀態(tài)

3.2.3 研究生業(yè)務(wù)費自動分配

系統(tǒng)會根據(jù)待分配研究生業(yè)務(wù)費總額度、導(dǎo)師所帶的研究生人數(shù)與年級信息實現(xiàn)業(yè)務(wù)費的自動分配。系統(tǒng)允許設(shè)置研一至研三各年級金額分配系數(shù)，然后系統(tǒng)會自動計算各導(dǎo)師分配的研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算額度。如圖8所示。

圖8 系統(tǒng)自動按照指導(dǎo)的研究生人數(shù)分配研究生業(yè)務(wù)費

4 結(jié)語

以研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算管理為核心的《研究生業(yè)務(wù)費預(yù)算與支出管理系統(tǒng)》設(shè)計有效解決了研究生業(yè)務(wù)費公共預(yù)算分配與支出、導(dǎo)師（研究生）業(yè)務(wù)費自動分配、多人聯(lián)合預(yù)算報銷、預(yù)計報銷金額與實際報銷金額不一致等研究生業(yè)務(wù)費管理問題；基于二維碼的預(yù)算來源單設(shè)計，一方面確保了預(yù)算來源單的防偽和不可篡改，另外一方面實現(xiàn)了和現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)無侵入的無縫對接，保證了該信息系統(tǒng)的順利實施，有效提高了研究生業(yè)務(wù)費管理工作效率和預(yù)算管理水平。未來系統(tǒng)將在導(dǎo)師動態(tài)結(jié)組、小額預(yù)算余款管理、研究生業(yè)務(wù)費支出進度管理等方面做進一步優(yōu)化改進。