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高校財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報(bào)銷平臺(tái)的構(gòu)建
——以河北科技工程職業(yè)技術(shù)大學(xué)為例

2023-08-10 09:25:24來臣軍李路洋
關(guān)鍵詞:差旅費(fèi)單據(jù)網(wǎng)絡(luò)化

馬 丹,來臣軍,趙 莉,李路洋

(河北科技工程職業(yè)技術(shù)大學(xué),河北 邢臺(tái) 054035)

近年來,我國公共財(cái)政改革取得了快速發(fā)展,新的《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》等一系列政策文件陸續(xù)頒布,對(duì)高校的資金管理提出了更嚴(yán)格的要求。財(cái)務(wù)報(bào)銷是高校財(cái)務(wù)工作中最基礎(chǔ)的一環(huán),隨著我校的財(cái)政撥款、科研到款等各種經(jīng)費(fèi)快速增長,財(cái)務(wù)部門在預(yù)算、結(jié)算、報(bào)銷等管理能力上面臨新的挑戰(zhàn)[1,2]。

在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代下,陳舊的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式和報(bào)銷方式,是阻礙財(cái)務(wù)報(bào)銷效率提高的主要原因,成為高校財(cái)務(wù)改革的重要內(nèi)容。一直以來,學(xué)者們針對(duì)“報(bào)銷難”這個(gè)高校財(cái)務(wù)工作中的頑疾,進(jìn)行了深入分析研究。為提高報(bào)賬速度,牛星等[3]分析了窗口式報(bào)銷、投遞式報(bào)銷和網(wǎng)上報(bào)銷的利弊,并對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行了再設(shè)計(jì);基于“互聯(lián)網(wǎng)”系統(tǒng),邱均成等[4]提出高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷體系;陳建凱等[5]為了簡化業(yè)務(wù)流程,將網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)與審簽系統(tǒng)結(jié)合起來,形成一個(gè)體化報(bào)賬系統(tǒng);付耀珍等[6]將微信平臺(tái)引入高校經(jīng)費(fèi)報(bào)銷環(huán)節(jié),提出了基于微信的排隊(duì)模式。針對(duì)我校財(cái)務(wù)報(bào)銷現(xiàn)狀,構(gòu)建高校財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報(bào)銷平臺(tái),有利于提高財(cái)務(wù)工作效率和質(zhì)量,支持高校財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)一體化和數(shù)字化。

一、報(bào)銷流程現(xiàn)狀與問題分析

河北科技工程職業(yè)技術(shù)大學(xué),是一所以工科為主的河北省全日制本科高校,是新時(shí)期國家設(shè)立的本科職教試點(diǎn)學(xué)校?,F(xiàn)階段,我校財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)迅速,經(jīng)過近幾年的快速發(fā)展,現(xiàn)已基本完成了財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的日常核算管理體系,但工作主要集中在預(yù)算編制、內(nèi)部管控等財(cái)務(wù)部門本身層面,而在面向全校教職工的財(cái)務(wù)信息化層面,尤其是財(cái)務(wù)報(bào)銷方面,仍以人工為主。如圖1 所示,報(bào)銷流程可概括為5 個(gè)步驟:

圖1 報(bào)銷流程現(xiàn)狀

(1)票據(jù)準(zhǔn)備。報(bào)銷人員完成經(jīng)濟(jì)活動(dòng)后,按規(guī)定準(zhǔn)備所需票據(jù)。

(2)各級(jí)負(fù)責(zé)人簽章審批,包括經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門主管、校級(jí)主管等。

(3)由報(bào)銷人將紙質(zhì)票據(jù)送至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,編制記賬憑證,包括單據(jù)審核、憑證打印和憑證復(fù)核等3 個(gè)主要步驟。其中,單據(jù)審核包括:審核經(jīng)費(fèi)審批手續(xù)的合規(guī)性,審核經(jīng)費(fèi)來源及收入的合理性,審核經(jīng)費(fèi)開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn),審核原始票據(jù)的真實(shí)合法性等。若在審核過程中發(fā)現(xiàn)不符內(nèi)容,需退回報(bào)銷人,修改后重新從第一步開始走流程。

(4)復(fù)核記賬憑證和原始憑證。

(5)現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬支付。

我校為了推動(dòng)學(xué)校報(bào)銷工作的發(fā)展不斷努力,報(bào)銷工作有了很大進(jìn)步,但仍舊存在如下問題:

(1)人工報(bào)銷為主,報(bào)銷工作量大。學(xué)校沒有網(wǎng)上報(bào)銷、無現(xiàn)金支付以及報(bào)銷信息查詢一體化系統(tǒng),財(cái)務(wù)人員靠人工報(bào)賬,工作量大,報(bào)銷排隊(duì)時(shí)間過于漫長。隨著我校各類業(yè)務(wù)量逐年增大,報(bào)銷數(shù)量呈快速增長趨勢(shì)。

(2)審批流程復(fù)雜,耗時(shí)長。報(bào)賬流程中,審批簽字采用線下操作,報(bào)賬人員需申請(qǐng)多個(gè)級(jí)別簽字權(quán),存在簽字人員出差、開會(huì)等多種情況,導(dǎo)致跑空趟次數(shù)較多。

(3)信息不對(duì)稱,報(bào)銷重復(fù)次數(shù)多。一般教師對(duì)報(bào)賬流程了解不夠,對(duì)報(bào)銷制度規(guī)范認(rèn)知度不高,原始憑證保存不規(guī)范、不完整;同時(shí)由于教職工缺乏對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷的知識(shí)學(xué)習(xí),造成經(jīng)費(fèi)使用有誤,單據(jù)填錯(cuò)被退回、多次更正等問題頻繁發(fā)生,報(bào)銷時(shí)存在反復(fù)跑腿、重新走流程等“報(bào)賬難”問題。

(4)報(bào)銷明細(xì)和進(jìn)度不透明。只有財(cái)務(wù)處內(nèi)部人員才可以了解報(bào)銷信息,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不對(duì)外發(fā)布,教師不能實(shí)時(shí)跟緊報(bào)銷進(jìn)度,需要主動(dòng)打電話或者本人到場(chǎng)詢問具體進(jìn)度細(xì)節(jié),影響本人或?qū)ν赓Y金周轉(zhuǎn)的效率。

這一系列矛盾與問題既導(dǎo)致了財(cái)務(wù)工作效率不高,又影響了教學(xué)和科研業(yè)務(wù)的正常開展,致使財(cái)務(wù)信息質(zhì)量對(duì)提高學(xué)校管理效率所起到的作用有限。隨著我校升本后的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,服務(wù)對(duì)象以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日趨多樣,經(jīng)費(fèi)量不斷增加,以上問題更加突出。

二、財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報(bào)銷平臺(tái)的構(gòu)建

1.高校財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報(bào)銷系統(tǒng)總體架構(gòu)

為了解決高校財(cái)務(wù)報(bào)賬過程中的各種問題,特別是從根本上解決“報(bào)賬難”問題,本文構(gòu)建了財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報(bào)銷平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),如圖2 所示。報(bào)賬用戶和審批用戶在登錄后,以Client/Server 方式訪問財(cái)務(wù)系統(tǒng)的Web 服務(wù)器,分別完成網(wǎng)上填報(bào)和網(wǎng)上審簽等業(yè)務(wù);財(cái)務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器獲取用戶操作數(shù)據(jù),將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)中,供財(cái)務(wù)人員完成報(bào)賬工作;財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過銀行業(yè)務(wù)與銀行連接,實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)賬、查詢等工作。

圖2 財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報(bào)銷平臺(tái)結(jié)構(gòu)

2.網(wǎng)絡(luò)化報(bào)賬系統(tǒng)使用流程

在財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報(bào)銷平臺(tái)下,通過網(wǎng)上報(bào)銷(賬)、審批、無現(xiàn)金報(bào)賬的管理,實(shí)現(xiàn)全校網(wǎng)上報(bào)銷,審簽人員和財(cái)務(wù)人員可高效地完成財(cái)務(wù)報(bào)銷工作,提升報(bào)銷人員的報(bào)銷速度和質(zhì)量?!傲憬佑|”式高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)流程。

(1)報(bào)銷單填寫:報(bào)賬人員首先登錄學(xué)校網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái),在網(wǎng)上報(bào)銷界面下找到對(duì)應(yīng)的報(bào)銷單據(jù),如經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單,點(diǎn)擊“新單”,部門、人員信息自動(dòng)帶出,報(bào)銷人填寫項(xiàng)目信息、選擇相關(guān)項(xiàng)目、指標(biāo)、結(jié)算方式及本次報(bào)銷金額,通過“附件”功能,上傳本報(bào)銷單的相關(guān)電子附件,包括發(fā)票、合同等。

本步驟是網(wǎng)絡(luò)化報(bào)賬的第一步,也是最關(guān)鍵的一步,與傳統(tǒng)手工報(bào)銷相比,變化也是最大的。在本步驟的界面上設(shè)計(jì)有多種不同類型的報(bào)銷門類,使報(bào)銷人能夠在報(bào)銷界面上快速準(zhǔn)確地找到相應(yīng)類別,極大地降低了報(bào)銷類型錯(cuò)誤的發(fā)生概率,充分發(fā)揮了事前預(yù)防的作用。

(2)報(bào)銷單初審:本步驟由若干個(gè)審核流程組成,主要審核單據(jù)所述業(yè)務(wù)內(nèi)容的合理性合規(guī)性。報(bào)銷單據(jù)保存后,系統(tǒng)按照流程設(shè)置將該單據(jù)傳送到下一節(jié)點(diǎn),由下一節(jié)點(diǎn)審核通過或退回。下一節(jié)點(diǎn)未審核的情況下,報(bào)銷單發(fā)起人可以提請(qǐng)收回,對(duì)單據(jù)進(jìn)行修改。各級(jí)審核人員均可在自己權(quán)限范圍內(nèi)處理。若審核不通過,則須寫明退回原因及修改意見。退回的過程中,報(bào)賬人員可以在任意時(shí)間查看審核意見和退回理由,便于發(fā)起人進(jìn)行修改。

(3)會(huì)計(jì)單據(jù)復(fù)審:財(cái)務(wù)人員從財(cái)務(wù)角度對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行再次審查,重點(diǎn)關(guān)注所選報(bào)銷科目的正確性,對(duì)應(yīng)報(bào)銷材料的完整性、發(fā)票的真實(shí)性等內(nèi)容。

(4)審核日志及審核流程:審核日志詳細(xì)記錄各節(jié)點(diǎn)對(duì)該單據(jù)的審核、退回等內(nèi)容,便于報(bào)銷單發(fā)起人對(duì)該單據(jù)進(jìn)行追蹤;審核流程能夠清晰看到該單據(jù)上一審核節(jié)點(diǎn)及下一審核節(jié)點(diǎn),便于發(fā)起人催單。

(5)制證:財(cái)務(wù)制單人員可以對(duì)流轉(zhuǎn)到本節(jié)點(diǎn)的單據(jù)操作后生成記賬憑證,系統(tǒng)預(yù)置了生成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及預(yù)算會(huì)計(jì)的對(duì)應(yīng)模板,一鍵生成相關(guān)憑證。

(6)付款:按照業(yè)務(wù)處理流程,生成憑證后系統(tǒng)將完成發(fā)放工作。目前系統(tǒng)可與河北省財(cái)政支付一體化平臺(tái)對(duì)接,導(dǎo)出相關(guān)額度報(bào)表,導(dǎo)入財(cái)政一體化平臺(tái),即可完成額度申請(qǐng)工作。

網(wǎng)絡(luò)化報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)整個(gè)報(bào)銷流程上的各環(huán)節(jié)人員的分工進(jìn)一步細(xì)化,即不同身份人員完成不同工作:報(bào)銷人負(fù)責(zé)填寫初始信息,各級(jí)審核人員負(fù)責(zé)發(fā)生業(yè)務(wù)的內(nèi)容審核,財(cái)務(wù)人員則將精力集中在財(cái)務(wù)規(guī)范的審核上,各角色各司其職,各有側(cè)重。通過網(wǎng)上報(bào)銷業(yè)務(wù)流程管理,實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,既規(guī)范了報(bào)銷單據(jù)的填寫格式,又降低了原始單據(jù)的數(shù)據(jù)出錯(cuò)率,在減輕財(cái)務(wù)人員重復(fù)性勞動(dòng)的同時(shí),又提高了報(bào)銷人員的報(bào)銷速度。

另外,網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)支持報(bào)銷單據(jù)、報(bào)銷流程、住宿標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)等多種功能,可滿足學(xué)校的日常報(bào)銷業(yè)務(wù)。報(bào)銷系統(tǒng)還支持各類報(bào)銷單據(jù)、報(bào)銷流程的定義和自定義,通過報(bào)銷系統(tǒng)用戶可以將單位的財(cái)務(wù)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置進(jìn)去自動(dòng)執(zhí)行,如差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、乘車標(biāo)準(zhǔn)等等。報(bào)銷支付信息數(shù)據(jù)可以對(duì)接到財(cái)政廳一體化平臺(tái),形成授權(quán)支付申請(qǐng)單據(jù)。

3.網(wǎng)上報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

流程優(yōu)化(Business Process Improvement)是對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行改進(jìn),使之符合變革目標(biāo)的需要。高校財(cái)務(wù)流程優(yōu)化的基礎(chǔ)是財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的建設(shè),可實(shí)現(xiàn)組織不同部門之間的財(cái)務(wù)信息與共享,更好地服務(wù)高校教師。

在實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷(賬)過程中,雖然各級(jí)審批和財(cái)務(wù)審核均在網(wǎng)上完成,但依舊存在如下問題,即:各級(jí)審批人對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)掌握不充分、審批不嚴(yán)格等,導(dǎo)致在最后階段的財(cái)務(wù)審核階段發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,退回報(bào)銷人重新走流程。隨著學(xué)校報(bào)銷業(yè)務(wù)量快速增加,以上情況發(fā)生頻次呈快速上升趨勢(shì)。因此,本文基于財(cái)務(wù)流程優(yōu)化的思想,對(duì)報(bào)銷流程進(jìn)一步優(yōu)化,如圖4 所示,將“會(huì)計(jì)單據(jù)核算”調(diào)整至“報(bào)銷人填寫報(bào)銷單”之后,“審簽人審核報(bào)銷單簽批”之前,在報(bào)銷人送審之后立刻從財(cái)務(wù)角度審查單據(jù)的合理合規(guī)性,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)退回。以上改進(jìn)可大幅度降低重復(fù)報(bào)銷、簽批的人力資源和時(shí)間消耗,節(jié)省參與人員精力。

三、實(shí)例分析

各類報(bào)銷業(yè)務(wù)包括差旅費(fèi)、一般費(fèi)用、資產(chǎn)費(fèi)用、借款、質(zhì)保金等類型,各類報(bào)銷業(yè)務(wù)的填報(bào)、審簽流程不完全相同?,F(xiàn)以差旅費(fèi)報(bào)銷為例,該類型報(bào)銷流程可分為以下4 個(gè)階段。

(1)填寫階段:報(bào)銷人在系統(tǒng)中選擇“差旅費(fèi)報(bào)銷單”,在彈出的對(duì)應(yīng)窗口內(nèi),填寫差旅明細(xì),包括出發(fā)日期、返程日期、起訖出差地點(diǎn)、補(bǔ)助等,并選擇結(jié)算方式和預(yù)算指標(biāo)。此外,還需上傳所發(fā)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)等發(fā)票圖片。網(wǎng)上填報(bào)示例如圖3 所示。

圖3 差旅費(fèi)網(wǎng)上填寫示例

(2)財(cái)務(wù)審核階段:首先有財(cái)務(wù)人員審核報(bào)銷單的規(guī)范性,如圖4 所示,若無誤,則將差旅費(fèi)報(bào)銷單、佐證資料一并推送至各級(jí)業(yè)務(wù)審批人員。

圖4 差旅費(fèi)網(wǎng)上財(cái)務(wù)審核示例

(3)審簽階段:各級(jí)審批人員檢查財(cái)務(wù)推送的差旅費(fèi)報(bào)銷單的合理性等內(nèi)容并審簽。

(4)制證付款階段:會(huì)計(jì)人員重新接單,系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證。復(fù)核人員對(duì)記賬憑證進(jìn)行復(fù)核,無誤后完成財(cái)務(wù)系統(tǒng)的轉(zhuǎn)賬支付。

從上述差旅費(fèi)報(bào)銷例子可知,報(bào)銷人員、審簽人員及財(cái)務(wù)人員在整個(gè)報(bào)銷流程中實(shí)現(xiàn)了報(bào)、審、核的分離,各人員均可利用各自的“適當(dāng)”時(shí)間,完成報(bào)銷業(yè)務(wù)流程,提升了報(bào)賬效率和報(bào)銷體驗(yàn)。

四、結(jié)論

隨著本校科研經(jīng)費(fèi)的持續(xù)增加,傳統(tǒng)報(bào)銷模式下的“報(bào)賬難”的問題越來越明顯。本文構(gòu)建的高校財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報(bào)銷平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了報(bào)賬過程中的報(bào)、審、核三個(gè)環(huán)節(jié)的分離,實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷人員、審批人員、財(cái)務(wù)人員之間高效溝通,減少了報(bào)賬人員現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷排隊(duì)等待時(shí)間和跑空趟次數(shù),同時(shí)降低了工作量財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度和勞動(dòng)量,解決了“報(bào)賬難”的問題。下一階段的工作重點(diǎn)應(yīng)為,增加報(bào)銷單智能化預(yù)檢預(yù)審功能,提前發(fā)現(xiàn)并告知報(bào)賬人員錯(cuò)誤,降低財(cái)務(wù)人員重復(fù)性工作量。

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