摘 要：本文以中鐵國際集團(tuán)有限公司境外檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《企業(yè)境外檔案管理辦法》和其他境外檔案管理方面的法律法規(guī)，結(jié)合中鐵國際境外檔案工作實(shí)際，分析管理“短板”，提出解決方案和措施。

關(guān)鍵詞：中鐵國際；境外檔案；檔案管理

為規(guī)范中鐵國際集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“中鐵國際”）境外檔案管理工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要，確保境外檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，本文根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)境外檔案管理辦法》《中國中鐵股份有限公司境外檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合中鐵國際境外檔案工作實(shí)際，分析管理“短板”，提出解決方案和措施。

1 中鐵國際境外檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 優(yōu)勢(shì)分析

1.1.1檔案工作體制機(jī)制逐漸完善。中鐵國際檔案工作堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則，形成以公司主要領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，辦公室負(fù)責(zé)，各業(yè)務(wù)部門分管的檔案管理體系。穩(wěn)步推進(jìn)各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，做到了系統(tǒng)有效運(yùn)行、管理規(guī)范有序。

1.1.2檔案工作基礎(chǔ)性建設(shè)穩(wěn)步鞏固。一是制度體系建設(shè)促進(jìn)工作規(guī)范開展。中鐵國際參與制定、修訂了《中鐵國際集團(tuán)有限公司檔案管理辦法》等18項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度，并指導(dǎo)境外機(jī)構(gòu)完成《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的編制工作。二是基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)助力工作效率提升。中鐵國際本部合理規(guī)劃檔案庫房辦公空間設(shè)計(jì)，配備檔案庫房、辦公室（閱覽室）、整理室，滿足了“三室分開”和“九防”的總體要求。

1.1.3政治理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn)走深走實(shí)。中鐵國際圍繞建設(shè)政治意識(shí)強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案隊(duì)伍，抓好理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。堅(jiān)持黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。認(rèn)真學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作系列重要講話精神，通過將學(xué)習(xí)內(nèi)容納入中鐵國際黨委中心組理論學(xué)習(xí)、組織召開全集團(tuán)檔案工作會(huì)議集中學(xué)習(xí)等方式，強(qiáng)化理想信念教育和黨性教育，努力提高服務(wù)大局意識(shí)和能力水平。認(rèn)真開展檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，中鐵國際本部以業(yè)務(wù)技能、信息化建設(shè)等為重點(diǎn)內(nèi)容開展檔案業(yè)務(wù)實(shí)操培訓(xùn)，進(jìn)一步提高中鐵國際各級(jí)檔案人員能力素養(yǎng)。

1.1.4檔案信息化建設(shè)邁入新階段。中鐵國際定制符合檔案工作實(shí)際的電子檔案管理系統(tǒng)，在中鐵國際本部搭建集中統(tǒng)一的電子檔案多全宗管理平臺(tái)，在境外機(jī)構(gòu)試點(diǎn)設(shè)立分級(jí)授權(quán)的電子檔案管理單全宗。目前，中鐵國際本部與境外機(jī)構(gòu)檔案室已實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，檔案信息資源可跨層級(jí)跨部門共享利用，未來將根據(jù)所屬各區(qū)域、國別機(jī)構(gòu)發(fā)展實(shí)際需要，拓展至更多管理全宗。

1.1.5項(xiàng)目檔案歸檔工作取得階段性成果。中鐵國際自2019年開展檔案管理專項(xiàng)提升活動(dòng)，將項(xiàng)目檔案作為檔案管理的重中之重，辦公室會(huì)同工程管理中心全面梳理新簽、在建和完工項(xiàng)目臺(tái)賬，選取重點(diǎn)項(xiàng)目，每年制訂重點(diǎn)項(xiàng)目檔案移交計(jì)劃，定期督辦各單位按照進(jìn)度時(shí)間節(jié)點(diǎn)移交重點(diǎn)項(xiàng)目檔案。從而進(jìn)一步推動(dòng)傳統(tǒng)載體項(xiàng)目檔案數(shù)字化工作，完成業(yè)績資料庫初步搭建，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目業(yè)績資料數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化查詢利用。

1.2 劣勢(shì)分析

1.2.1檔案意識(shí)淡薄。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)在境外生產(chǎn)經(jīng)營過程中，沒有將檔案作為企業(yè)重要的資產(chǎn)進(jìn)行管理，造成境外機(jī)構(gòu)文件歸檔困難、檔案收集不全。對(duì)境外檔案管理缺乏考核和監(jiān)督，部分檔案處于無人管理狀態(tài)。

1.2.2人員配備不足。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)人員精簡(jiǎn)化，檔案人員大多為兼職，無法集中精力從事檔案管理涉及收集、整理等環(huán)節(jié)的繁重工作，且又經(jīng)常在國外，很難參加國內(nèi)組織的檔案專業(yè)培訓(xùn)和交流，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)普遍匱乏，業(yè)務(wù)管理能力欠缺，導(dǎo)致境外檔案管理水平難以提高。

1.2.3硬件條件不足。中鐵國際大多數(shù)境外機(jī)構(gòu)未設(shè)立獨(dú)立檔案庫房。因考慮辦公場(chǎng)所費(fèi)用等問題，境外機(jī)構(gòu)往往不設(shè)置單獨(dú)的檔案庫房和配備必要的設(shè)施設(shè)備，無法滿足檔案安全長期存放的要求。

1.2.4檔案容易丟失。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的重要檔案原件或電子文件材料部分未及時(shí)傳輸?shù)絿鴥?nèi)，且未做到異地異質(zhì)備份，容易引起重要檔案的丟失、損壞和泄密。

2 工作目標(biāo)

以《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)境外檔案管理辦法》《中國中鐵股份有限公司境外檔案管理規(guī)定》以及中鐵國際檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度為準(zhǔn)則，以提高管理質(zhì)量和服務(wù)水平為目標(biāo)，以高質(zhì)量檔案工作助推高質(zhì)量發(fā)展為己任，構(gòu)建中鐵國際境外檔案監(jiān)管體系，強(qiáng)化對(duì)境外檔案的監(jiān)督與管理，力爭(zhēng)在“十四五”末，中鐵國際境外機(jī)構(gòu)基本建成檔案管理機(jī)制健全、制度完備、場(chǎng)地完善、信息通暢、支撐有力的境外檔案監(jiān)督管理體系，切實(shí)保障企業(yè)境外檔案的完整與安全，切實(shí)保護(hù)好國有資產(chǎn)。

3 主要任務(wù)

3.1 完善境外檔案管理體系建設(shè)

3.1.1明確各層級(jí)檔案工作監(jiān)管職責(zé)。中鐵國際對(duì)在境外設(shè)立的境外機(jī)構(gòu)檔案工作負(fù)有監(jiān)管職責(zé)。本部和境外機(jī)構(gòu)要協(xié)調(diào)合作，共同做好境外檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。辦公室作為檔案工作的歸口管理部門，要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的原則，通過制度規(guī)范、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、定期檢查、人員培訓(xùn)等措施實(shí)現(xiàn)對(duì)境外檔案工作的監(jiān)管。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)按照“分級(jí)管理”原則，通過崗位責(zé)任、績效考核、項(xiàng)目管理等落實(shí)對(duì)境外機(jī)構(gòu)檔案工作的監(jiān)管。

3.1.2明確檔案工作負(fù)責(zé)人。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)要明確檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)指導(dǎo)并支持境外檔案工作的穩(wěn)步開展，要將檔案工作列入公司領(lǐng)導(dǎo)工作分工，列入工作計(jì)劃和議事日程，為檔案工作爭(zhēng)取更多資源，為境外檔案工作水平的提升夯實(shí)組織架構(gòu)基礎(chǔ)。

3.1.3明確檔案主管部門并配備專兼職檔案員。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)應(yīng)明確負(fù)責(zé)檔案工作的部門，配備專兼職檔案員。將檔案主管定為核心崗位，由中國籍員工擔(dān)任，以確保公司對(duì)檔案的控制權(quán)。

3.2 建立境外檔案工作機(jī)制

3.2.1納入境外機(jī)構(gòu)經(jīng)營管理體系。境外檔案工作是境外機(jī)構(gòu)整個(gè)經(jīng)營管理體系的有機(jī)組成部分。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)要將境外檔案工作納入境外機(jī)構(gòu)整個(gè)經(jīng)營管理體系之中，列入境外機(jī)構(gòu)整體發(fā)展戰(zhàn)略和工作規(guī)劃之中，列入境外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程之中，實(shí)現(xiàn)主營業(yè)務(wù)與檔案工作的全面對(duì)接。

3.2.2納入整個(gè)檔案工作體系。中鐵國際認(rèn)真貫徹國家相關(guān)法律法規(guī)和股份公司檔案工作各項(xiàng)制度規(guī)范，制定本單位檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全集團(tuán)檔案工作進(jìn)行全面規(guī)范，將中鐵國際境外機(jī)構(gòu)檔案工作納入中鐵國際檔案工作統(tǒng)一管理體系。加強(qiáng)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建以公司主要領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，辦公室負(fù)責(zé)，各業(yè)務(wù)部門分管的檔案管理體系。同時(shí)，設(shè)立檔案室，配備檔案員，負(fù)責(zé)中鐵國際檔案資料的收集管理工作。

3.2.3納入崗位職責(zé)和績效考核體系。建立中鐵國際檔案工作考核體系，制定《中鐵國際集團(tuán)有限公司檔案檢查工作規(guī)定》，將檔案工作納入所屬單位經(jīng)營業(yè)績專項(xiàng)考核指標(biāo)中，全面推進(jìn)檔案工作年度考核機(jī)制。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格按照自檢自查原則，比照考核辦法中的規(guī)定內(nèi)容、考核方法及扣分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)境外機(jī)構(gòu)檔案工作進(jìn)行全面客觀的考核測(cè)評(píng)。

3.3 建立健全境外檔案制度規(guī)范

中鐵國際研究制定《中鐵國際集團(tuán)有限公司境外檔案管理辦法》，規(guī)定了中鐵國際境外檔案管理的工作原則、管理體制、組織機(jī)構(gòu)、責(zé)任分工、基本要求等，明確了自身應(yīng)履行的境外檔案監(jiān)管職責(zé)。同時(shí)，為中鐵國際境外機(jī)構(gòu)提供檔案業(yè)務(wù)技術(shù)方法指導(dǎo)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)也要在遵守所在國家或地區(qū)檔案法律規(guī)定的前提下，根據(jù)我國檔案法律法規(guī)制度，結(jié)合境外實(shí)際情況，研究制定本單位的境外檔案管理辦法。

3.4 推動(dòng)檔案管理與項(xiàng)目管理集成

項(xiàng)目管理是境外各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重中之重。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)要將境外檔案管理融入境外項(xiàng)目管理體系之中。通過檔案管理支撐項(xiàng)目的順利實(shí)施，從而保證境外機(jī)構(gòu)檔案收集、管理、保存和利用。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)工程管理部門要從項(xiàng)目實(shí)施前期論證、項(xiàng)目動(dòng)工、項(xiàng)目過程中管理、項(xiàng)目竣工及后期驗(yàn)收等一系列項(xiàng)目管理的全過程出發(fā)，開展檔案管理工作。

3.5 構(gòu)建特色檔案管理模式

中鐵國際境外機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的復(fù)雜性、多樣性，決定了中鐵國際境外機(jī)構(gòu)檔案管理模式須因地制宜。一是檔案監(jiān)管權(quán)集中，檔案保存地分散。即境外檔案由中鐵國際辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一監(jiān)督，由境外機(jī)構(gòu)檔案部門或?qū)＜媛殭n案員統(tǒng)一管理；但可以暫時(shí)分散保存于境外機(jī)構(gòu)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門，而只將檔案目錄移交檔案部門，同時(shí)備份到中鐵國際辦公室；檔案部門定期開展檢查，保存檢查記錄，以實(shí)行對(duì)檔案的集中統(tǒng)一監(jiān)控。二是重要檔案集中，一般檔案分散。對(duì)于涉及國家秘密的檔案、有關(guān)企業(yè)注冊(cè)登記和經(jīng)營資質(zhì)的檔案、有關(guān)企業(yè)不動(dòng)產(chǎn)和其他重要權(quán)屬證明的檔案、重要合同協(xié)議、涉及企業(yè)核心技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案，由境外機(jī)構(gòu)檔案部門集中保管；對(duì)于境外重點(diǎn)項(xiàng)目業(yè)績資料，原則上由中鐵國際境外機(jī)構(gòu)移交本部集中保管；對(duì)于境外一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)的檔案，可由境外機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門分散保管。三是數(shù)字檔案集中，實(shí)體檔案分散。通過電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的分散化管理和數(shù)字化檔案的集中化管理。在系統(tǒng)中建立境外機(jī)構(gòu)檔案管理模塊，由境外機(jī)構(gòu)檔案員將本機(jī)構(gòu)的非涉密檔案進(jìn)行在線收集與集中管理。實(shí)現(xiàn)本部存檔與境外機(jī)構(gòu)自存的“雙歸檔”模式。四是重要檔案自己保管，一般檔案寄存托管。允許境外機(jī)構(gòu)經(jīng)本部檔案部門批準(zhǔn)之后，自己保管重要檔案，而將一般檔案委托區(qū)域總部、兄弟單位、中資企業(yè)或商業(yè)性公司寄存保管。

3.6 構(gòu)建全球化檔案管理系統(tǒng)

中鐵國際建立全球化、跨地域的檔案管理系統(tǒng)對(duì)境外檔案工作有重要的意義。在《中國中鐵2021-2025年檔案工作規(guī)劃》中也明確提出，將推動(dòng)電子檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用及升級(jí)，鼓勵(lì)有條件的三級(jí)單位上線電子檔案管理系統(tǒng)。前期，中鐵國際已完成一期系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)：搭建集中式部署的系統(tǒng)平臺(tái)，配置硬件設(shè)備，選擇檔案基礎(chǔ)較好的境外單位，完成“1+1”的集中部署，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)管理。二期建設(shè)計(jì)劃與中鐵E通對(duì)接，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端展示，并根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行情況，提出優(yōu)化建議，使檔案管理系統(tǒng)更符合境外機(jī)構(gòu)自身需求。

3.7 建立“一事一策”回運(yùn)機(jī)制

對(duì)于所在國家或地區(qū)禁止將某些檔案帶出國境的法律規(guī)定，中鐵國際境外機(jī)構(gòu)應(yīng)遵守其法律規(guī)定將原件留存在當(dāng)?shù)?，可將?fù)印件或數(shù)字化副本、歸檔文件目錄送回本部，要將證據(jù)價(jià)值最大的復(fù)制件送回國內(nèi)本部。對(duì)于電子檔案，則通過電子檔案系統(tǒng)傳送回國內(nèi)本部。在所在國無禁止性規(guī)定前提下，境外單位應(yīng)積極構(gòu)建檔案回運(yùn)機(jī)制，回運(yùn)工作堅(jiān)持“一事一策”原則，在回運(yùn)前向中鐵國際本部辦公室匯報(bào)回運(yùn)方案，經(jīng)批準(zhǔn)后將檔案運(yùn)送回國。對(duì)涉及企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、債權(quán)債務(wù)等內(nèi)容的重要檔案原則上采用由我方正式員工攜帶回國的方式。

3.8 建立應(yīng)急機(jī)制安全轉(zhuǎn)移重要檔案

在境外國家或地區(qū)發(fā)生戰(zhàn)爭(zhēng)、內(nèi)亂或重大自然災(zāi)害，檔案面臨威脅時(shí)，中鐵國際境外機(jī)構(gòu)應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，在確保人員安全的前提下，想辦法將檔案轉(zhuǎn)移至安全地點(diǎn)。各區(qū)域總部要充分發(fā)揮區(qū)域內(nèi)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，為所在區(qū)域境外機(jī)構(gòu)積極搭建境外檔案工作溝通服務(wù)平臺(tái)，在突發(fā)事件發(fā)生導(dǎo)致檔案面臨威脅時(shí)，協(xié)助區(qū)域內(nèi)各境外機(jī)構(gòu)建立應(yīng)急聯(lián)動(dòng)，開展應(yīng)急處置、救援及事后相關(guān)工作，確保檔案安全轉(zhuǎn)移。

4 保障措施

4.1 創(chuàng)新境外檔案人員培訓(xùn)方式

境外檔案人員培訓(xùn)是增強(qiáng)檔案意識(shí)、提升人員素質(zhì)、規(guī)范檔案管理的必要工作。中鐵國際境外機(jī)構(gòu)檔案員應(yīng)持證上崗，回國到中鐵國際辦公室報(bào)到，接受面對(duì)面培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流；中鐵國際辦公室鼓勵(lì)各單位檔案人員以助勤代訓(xùn)方式在中鐵國際本部開展短期助勤。各單位應(yīng)積極予以配合，確保人員、時(shí)間和必要的資源投入。集團(tuán)公司辦公室平時(shí)應(yīng)定期通過視頻、電話、中鐵E通等方式，開展有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流。還應(yīng)制作文書檔案歸檔工作指南、歸檔項(xiàng)目文件整理指南、微課等供大家學(xué)習(xí)參考。

4.2 加大對(duì)境外檔案工作經(jīng)費(fèi)投入

境外檔案工作的開展需要公司領(lǐng)導(dǎo)、員工的重視與支持，提供充足的運(yùn)行資金保障尤為重要。一方面，中鐵國際本部要設(shè)置檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，服務(wù)于檔案工作的設(shè)施配備、系統(tǒng)運(yùn)維、教育培訓(xùn)等方面。另一方面，境外機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)境外業(yè)務(wù)經(jīng)營情況和經(jīng)濟(jì)能力，適當(dāng)劃撥資金用于自身檔案工作的開展，改善境外檔案工作硬件環(huán)境，完善檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

4.3 強(qiáng)化境外檔案工作考核評(píng)價(jià)

通過開展檔案檢查評(píng)價(jià)工作，進(jìn)一步提升中鐵國際境外檔案工作監(jiān)管水平。中鐵國際制定檔案檢查工作規(guī)定、檢查評(píng)價(jià)項(xiàng)目及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，牽頭建立中鐵國際檔案檢查人員名錄庫，成立檢查組，組織開展檔案檢查。明晰檢查流程，細(xì)化評(píng)價(jià)內(nèi)容，形成檢查評(píng)價(jià)報(bào)告，跟蹤各單位整改落實(shí)情況，建立中鐵國際檔案檢查工作長效機(jī)制。對(duì)下屬單位的檢查工作延伸至項(xiàng)目部，全面掌握中鐵國際境外檔案管理水平情況。

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作者簡(jiǎn)介：戴晨，大學(xué)學(xué)歷，中國中鐵股份有限公司所屬中鐵國際集團(tuán)有限公司辦公室經(jīng)理（檔案管理崗），從事檔案管理工作。