歸吉官 邵曉瑜/廣西民族大學(xué)管理學(xué)院
在國(guó)家作出國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化重大部署后,檔案事業(yè)也積極推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)?,F(xiàn)階段檔案工作參與國(guó)家治理地位不高、融合程度不深、工作機(jī)制不健全、治理能力不強(qiáng)、作用發(fā)揮有限等問(wèn)題影響并制約著我國(guó)檔案資政服務(wù)的開(kāi)展。為使檔案資政服務(wù)優(yōu)化升級(jí),助力檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展,檔案資政服務(wù)迫切需要?jiǎng)?chuàng)立一個(gè)多要素有機(jī)融合、動(dòng)態(tài)發(fā)展的,具有嵌入式結(jié)構(gòu)性關(guān)系的生態(tài)系統(tǒng),并形成健全的運(yùn)行機(jī)制,促使檔案部門(mén)與公共決策部門(mén)更深層次融合,有力支撐公共決策部門(mén)的決策需求。
從生態(tài)系統(tǒng)研究來(lái)看,由于受到“信息生態(tài)”研究的啟發(fā),檔案學(xué)界積極引入生態(tài)學(xué)理論進(jìn)行思想探討,國(guó)內(nèi)學(xué)者主要從檔案信息生態(tài)系統(tǒng)[1-2]、數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)[3-4]等角度開(kāi)展了廣泛研究,而國(guó)外學(xué)者則從服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)[5-7]、信息生態(tài)系統(tǒng)[8-9]展開(kāi)研究。關(guān)于檔案資政研究,目前國(guó)內(nèi)的相關(guān)研究主要涉及以下三個(gè)方面。一是基礎(chǔ)理論研究,主要包括檔案資政服務(wù)的概念、特性、作用、功能和價(jià)值[10-12];二是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)研究,主要涉及現(xiàn)象描述、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及案例分析等方面[13-14];三是應(yīng)用理論與技術(shù)研究,主要涉及檔案知識(shí)庫(kù)與檔案知識(shí)工程[15-16]。國(guó)外對(duì)于檔案資政服務(wù)的研究則以檔案部門(mén)參與政府決策治理為主[17-18]。
從現(xiàn)有文獻(xiàn)來(lái)看,檔案資政服務(wù)的研究呈現(xiàn)出理論與實(shí)踐上的點(diǎn)狀分布,而且主要聚焦于特定范疇的微觀領(lǐng)域,缺乏系統(tǒng)性思維。表現(xiàn)為,一是沒(méi)有從宏觀視角對(duì)檔案資政服務(wù)進(jìn)行整體性建構(gòu),二是缺乏較為系統(tǒng)的理論研究框架。鑒于此,本文從檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的內(nèi)涵、構(gòu)成要素等基本認(rèn)知入手,探討檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)模型、運(yùn)行機(jī)制及國(guó)外典型實(shí)踐案例,以期為我國(guó)檔案資政服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展提供可行性路徑,為學(xué)界和業(yè)界提供參考借鑒。
檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)是指在一定空間范圍內(nèi),以決策需求為導(dǎo)向,以檔案信息資源為支撐,由檔案機(jī)構(gòu)為主導(dǎo)的服務(wù)主體、公共決策部門(mén)與檔案資政服務(wù)環(huán)境相互作用而形成的具有一定秩序和結(jié)構(gòu)的有機(jī)體。其核心強(qiáng)調(diào)的是檔案資政服務(wù)的主體、對(duì)象、資源和環(huán)境之間不可分割的整體性,其目的在于形成關(guān)聯(lián)共生的檔案資政服務(wù)系統(tǒng)。
1.2.1構(gòu)成要素。檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)成要素主要包括主體要素、對(duì)象要素、資源要素、環(huán)境要素四個(gè)方面:檔案資政服務(wù)主體既有以檔案館為核心的檔案機(jī)構(gòu),同時(shí)也包括其他黨政機(jī)構(gòu)、市場(chǎng)主體、社會(huì)組織等多元主體,共同構(gòu)成參與檔案資政服務(wù)的主體簇;檔案資政服務(wù)對(duì)象是指黨政機(jī)關(guān)等公共決策部門(mén),具體包括各級(jí)黨委和人民政府的決策機(jī)構(gòu)及其決策者;檔案資政服務(wù)資源是指以檔案信息資源為核心,兼顧其他實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的信息資源以及相關(guān)設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)等軟硬件資源;檔案資政服務(wù)環(huán)境主要包括政治生態(tài)與治理環(huán)境、技術(shù)與人文環(huán)境等。
1.2.2 系統(tǒng)概念模型。根據(jù)上述對(duì)檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的內(nèi)涵以及要素構(gòu)成的分析,可以進(jìn)一步設(shè)計(jì)檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的概念模型,如圖1所示。
圖1 檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)概念模型
檔案資政服務(wù)的主體、對(duì)象、資源、環(huán)境在整個(gè)生態(tài)系統(tǒng)中共聯(lián)共生。檔案資政服務(wù)主體是系統(tǒng)中最具能動(dòng)性的要素,各主體間的協(xié)同、協(xié)作以及與其他要素的相互作用為檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)循環(huán)有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供了有力保障。服務(wù)對(duì)象的決策需求是維系檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)健康運(yùn)行的重要拉動(dòng)力,并與服務(wù)主體的服務(wù)供給或決策支持形成互動(dòng)。服務(wù)資源是服務(wù)主體和服務(wù)對(duì)象實(shí)現(xiàn)價(jià)值共創(chuàng)的基礎(chǔ)性資源,服務(wù)主體對(duì)其的整合與開(kāi)發(fā)程度和服務(wù)對(duì)象對(duì)其的理解和接受程度在一定程度上制約著檔案資政服務(wù)效率與效能。服務(wù)環(huán)境是檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)生存與發(fā)展的土壤,貫穿于整個(gè)系統(tǒng),檔案資政服務(wù)主體對(duì)檔案資政服務(wù)資源的識(shí)別、獲取、處理、組織、保存、傳遞、利用都離不開(kāi)檔案資政服務(wù)環(huán)境的支持。
立足檔案資政實(shí)際,并結(jié)合檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的內(nèi)涵以及構(gòu)成要素,本文試圖從主體、對(duì)象、業(yè)務(wù)、資源等四個(gè)層面進(jìn)一步探索檔案資政服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的運(yùn)行機(jī)制。
2.1.1 組織治理機(jī)制。建立組織治理機(jī)制可以從內(nèi)容治理、技術(shù)治理和主體治理三個(gè)方面入手。首先,內(nèi)容治理主要聚焦于規(guī)范化和時(shí)效性。檔案部門(mén)需要加以明確檔案資政職責(zé)、完善檔案資政內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以及檔案資政保障措施等方面的“自律”建設(shè),而且要適時(shí)調(diào)整和更新“自律”內(nèi)容。還要善于運(yùn)用以法律法規(guī)為核心的“他律”能力進(jìn)行檔案資政服務(wù)建設(shè),通過(guò)組織間的溝通促進(jìn)法規(guī)制度政策間的有效銜接和協(xié)同。其次,技術(shù)治理主要是檔案部門(mén)借助區(qū)塊鏈、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代技術(shù)保障檔案資政服務(wù)的可及性、有效性和精準(zhǔn)性。最后,主體治理要求在檔案資政服務(wù)中強(qiáng)化“合縱連橫”的能力。提高“合縱”能力,消解原有檔案管理體制中條塊分割的壁壘,加強(qiáng)縱向主體組織的可塑性,提升檔案資政服務(wù)效率。提高“連橫”能力,集聚檔案部門(mén)可以聯(lián)合的力量,充實(shí)檔案部門(mén)的社會(huì)影響矩陣,以資源互補(bǔ)、優(yōu)勢(shì)互鑒、地區(qū)互助等方式提升橫向組織主體的可塑性,強(qiáng)化檔案資政服務(wù)效能。
2.1.2 協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制。協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制主要包括政策聯(lián)動(dòng)、制度聯(lián)動(dòng)、資源聯(lián)動(dòng)三個(gè)方面。首先,政策聯(lián)動(dòng)實(shí)質(zhì)上是頂層設(shè)計(jì),是以聯(lián)動(dòng)政策制定和聯(lián)動(dòng)資源整合為導(dǎo)向,指引檔案資政服務(wù)發(fā)展方向的同時(shí)提供政策支持。其次,制度聯(lián)動(dòng)是在宏觀政策的導(dǎo)向下根據(jù)檔案資政服務(wù)的發(fā)展需要制定的,是對(duì)政策的細(xì)化和具體化。最后,資源聯(lián)動(dòng)就是指運(yùn)用整體效應(yīng)的原理與方法,在協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制目標(biāo)的引領(lǐng)下,優(yōu)化檔案資政服務(wù)的各項(xiàng)資源,提高資源利用的有效性,減少資源的浪費(fèi)。
2.2.1 需求調(diào)研機(jī)制。在開(kāi)展檔案資政服務(wù)之前,檔案部門(mén)應(yīng)全面準(zhǔn)確地了解和把握公共決策部門(mén)不同類(lèi)型、不同層次的決策需求特點(diǎn)與變化規(guī)律。需求調(diào)研機(jī)制可以從“明確調(diào)研目的、深入調(diào)研分析、調(diào)研成果轉(zhuǎn)化”三個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)分析。首先,目標(biāo)是檔案資政服務(wù)調(diào)研的旗幟和方向。只有對(duì)其進(jìn)行細(xì)致全面的調(diào)研,準(zhǔn)確掌握其決策需求及與檔案支持決策的關(guān)聯(lián)度,才能不斷提高檔案資政服務(wù)的可獲取性、精準(zhǔn)性和共享性,更好地滿(mǎn)足公共決策部門(mén)的決策需求,實(shí)現(xiàn)檔案資政服務(wù)與公共決策部門(mén)的互嵌交融和相互認(rèn)同。其次,需求調(diào)研是基礎(chǔ),研究才是關(guān)鍵。由于需求調(diào)研所獲得的材料是零星的、表面的,缺乏系統(tǒng)性和操作性,這就需要檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行深入調(diào)研分析,總結(jié)出其蘊(yùn)含的規(guī)律。只有把握其規(guī)律特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì),才能使檔案資政服務(wù)供給與公共決策需求實(shí)現(xiàn)精確匹配。最后,衡量調(diào)研成效關(guān)鍵是要看需求調(diào)研成果的轉(zhuǎn)化和運(yùn)用。在檔案資政服務(wù)需求調(diào)研過(guò)程中,必須堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向、結(jié)果導(dǎo)向,要讓調(diào)研成果轉(zhuǎn)化成為檔案部門(mén)支持公共決策的方向標(biāo)。
2.2.2 需求反饋機(jī)制。需求反饋機(jī)制的著力點(diǎn)主要集中在“構(gòu)建反饋體系、搭建反饋平臺(tái)、完善反饋流程”三部分。首先,通過(guò)建立健全決策需求反饋體系,可以使檔案支持決策工作更具整體性和系統(tǒng)性,使檔案資政服務(wù)責(zé)任更加明確。構(gòu)建決策需求反饋體系可以通過(guò)完善決策需求反饋結(jié)構(gòu),加強(qiáng)決策需求反饋制度建設(shè),健全決策需求反饋系統(tǒng)保障三方面來(lái)入手。其次,建立互聯(lián)互通的決策需求反饋平臺(tái),助力檔案資政的精準(zhǔn)服務(wù)。平臺(tái)可借助機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù),調(diào)取公共決策部門(mén)決策需求數(shù)據(jù),構(gòu)建決策需求監(jiān)測(cè)模型,實(shí)時(shí)研判公共決策部門(mén)決策需求變化的重點(diǎn)及趨勢(shì)。最后,優(yōu)化完善決策需求反饋流程。通過(guò)對(duì)反饋信息鏈上的流程與技術(shù)優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)對(duì)決策需求反饋意見(jiàn)的分類(lèi)、整合和檢索。
2.3.1 共建共享機(jī)制。一是以多方主輔協(xié)同實(shí)現(xiàn)主體共建。以多方主體為核心,以檔案部門(mén)為主導(dǎo),根據(jù)各主體部門(mén)性質(zhì)的不同,分類(lèi)予職、按需賦責(zé),建立上下貫通、內(nèi)外聯(lián)動(dòng)、集約高效的共建機(jī)制。二是以資源人才同筑實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案部門(mén)在共建共享過(guò)程中,需要以資政內(nèi)容為中心,在資源、平臺(tái)、人才、制度等方面來(lái)實(shí)現(xiàn)共建共享,保障檔案資政服務(wù)的有效性與可及性。三是探索全方位、多領(lǐng)域、深層次的共建共享實(shí)現(xiàn)價(jià)值共創(chuàng)。以檔案部門(mén)為主導(dǎo)、其他主體全面參與的共建共享,最終是要在檔案資政服務(wù)中實(shí)現(xiàn)價(jià)值共創(chuàng)。
2.3.2 績(jī)效評(píng)估機(jī)制。一是完善績(jī)效指標(biāo)設(shè)計(jì)。加強(qiáng)對(duì)服務(wù)主體的考評(píng),將服務(wù)滿(mǎn)意度和公平性等社會(huì)價(jià)值因素納入指標(biāo)體系,將績(jī)效評(píng)估與激勵(lì)獎(jiǎng)懲、監(jiān)督管理相結(jié)合,評(píng)估結(jié)果與資金預(yù)算掛鉤。二是進(jìn)行績(jī)效監(jiān)控[19]。在績(jī)效目標(biāo)的指引下,通過(guò)對(duì)檔案資政服務(wù)實(shí)施績(jī)效管理,并對(duì)實(shí)施效果進(jìn)行不斷的監(jiān)測(cè)與控制,適時(shí)發(fā)現(xiàn)和矯正檔案資政服務(wù)績(jī)效目標(biāo)完成進(jìn)程中的各種偏差,確保服務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。三是構(gòu)建績(jī)效評(píng)估體系。檔案部門(mén)可采用“目標(biāo)—過(guò)程—結(jié)果”績(jī)效評(píng)估模式,堅(jiān)持差異化評(píng)估,對(duì)不同的目標(biāo)采取不同的行動(dòng)策略。在共性指標(biāo)和個(gè)性指標(biāo)兼顧原則下,探索建立多元的綜合績(jī)效評(píng)價(jià)體系,同時(shí)對(duì)每項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行權(quán)重分配[20]。
2.4.1 組織人員規(guī)劃?rùn)C(jī)制。一是完善崗位配置。根據(jù)檔案部門(mén)內(nèi)部與資政服務(wù)環(huán)境的變化,對(duì)人員的獲取、配置、使用以及各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行職能性的策劃。二是建立組織人員標(biāo)準(zhǔn)化體系。檔案部門(mén)通過(guò)明確和細(xì)化部門(mén)人員的崗位職責(zé),對(duì)各崗位的制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程進(jìn)行統(tǒng)一,實(shí)行檔案資政服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度。三是培養(yǎng)持續(xù)性發(fā)展資政人才。檔案部門(mén)可以通過(guò)開(kāi)設(shè)培訓(xùn)課程、組織人才培訓(xùn)、舉辦知識(shí)講座等形式,打造多元豐富的“組織人員共同體”[21],培育“一專(zhuān)多能”的檔案資政服務(wù)專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。
2.4.2 資源有效供給機(jī)制。一是建設(shè)數(shù)字化多元供給渠道。充分運(yùn)用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將檔案資政服務(wù)功能模塊嵌入數(shù)字政府建設(shè),建立檔案部門(mén)與公共決策部門(mén)良好互動(dòng)的長(zhǎng)效關(guān)系。二是打造高效運(yùn)行的供給系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)縱向與橫向、本地與異地多維交互式供給和循環(huán)式供給。三是制定科學(xué)合理的供給制度。從頂層設(shè)計(jì)出發(fā),制定檔案資政服務(wù)資源供給制度標(biāo)準(zhǔn),通過(guò)制度保障機(jī)制運(yùn)行。
2.4.3 技術(shù)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)機(jī)制。
一是構(gòu)造智能化檔案資政場(chǎng)景??梢砸劳写髷?shù)據(jù)、自然語(yǔ)言處理等技術(shù)對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)關(guān)聯(lián)與聚類(lèi),同時(shí)借助虛擬現(xiàn)實(shí)和三維可視化等技術(shù)對(duì)檔案信息資源及其知識(shí)化成果進(jìn)行多維度展示,實(shí)現(xiàn)可視化資政服務(wù)。二是增強(qiáng)資政技術(shù)創(chuàng)新研發(fā)能力。以“新基建”為契機(jī),加強(qiáng)與其他技術(shù)行業(yè)創(chuàng)新合作,提升檔案資政服務(wù)技術(shù)創(chuàng)新鏈和價(jià)值鏈發(fā)展水平。三是優(yōu)化技術(shù)創(chuàng)新管理機(jī)制,提升技術(shù)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)效率。檔案部門(mén)在技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中,應(yīng)該實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)智能化管理轉(zhuǎn)變,全面推進(jìn)資政服務(wù)信息化,建立開(kāi)放靈活的“產(chǎn)學(xué)研用”工作機(jī)制。
德國(guó)聯(lián)邦檔案館是德意志聯(lián)邦共和國(guó)的最高聯(lián)邦當(dāng)局之一,它有法律授權(quán)長(zhǎng)期保護(hù)聯(lián)邦政府檔案材料的職責(zé)[22],為公共決策部門(mén)提供檔案資政服務(wù)發(fā)揮著重要作用。由于各項(xiàng)政策、制度的引領(lǐng),德國(guó)聯(lián)邦檔案館在組織治理方面能夠制定統(tǒng)一的工作規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn),采用一致的數(shù)字化框架、體系。聯(lián)邦檔案館在國(guó)家檔案資源體系中的主導(dǎo)地位,也賦予其得天獨(dú)厚的檔案資政服務(wù)優(yōu)勢(shì)和更加多維的檔案資政服務(wù)導(dǎo)向。
德國(guó)聯(lián)邦檔案館和有關(guān)機(jī)構(gòu)協(xié)同聯(lián)動(dòng),助力政府治國(guó)理政。2007年起,該館以館藏國(guó)家分裂時(shí)期檔案為資源基礎(chǔ)開(kāi)發(fā)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站,協(xié)同國(guó)際尋人服務(wù)局、聯(lián)邦協(xié)會(huì)等對(duì)納粹受害者情況進(jìn)行查詢(xún)與確認(rèn),幫助眾多納粹受害者獲得國(guó)際組織資金賠償?shù)馁Y格,從而維護(hù)國(guó)家利益[23]。
英國(guó)國(guó)家檔案館(NAUK)以豐富的檔案館藏為依托,通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)向政府提供實(shí)時(shí)的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。在需求調(diào)研方面,NAUK善于運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)公共決策部門(mén)的需求數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘,準(zhǔn)確把握其規(guī)律特點(diǎn)快速判斷當(dāng)前趨勢(shì)[24]。NAUK衡量需求調(diào)研成效的關(guān)鍵是看調(diào)研成果的轉(zhuǎn)化和運(yùn)用,在需求調(diào)研中倡導(dǎo)各部門(mén)加強(qiáng)數(shù)據(jù)交流以及各項(xiàng)合作,以確保需求調(diào)研成果能夠及時(shí)上報(bào)為決策部署,使其轉(zhuǎn)化為具體措施,為政府決策有效實(shí)施提供更為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。
在需求反饋方面,NAUK成立了“咨詢(xún)委員會(huì)”,該委員會(huì)在職責(zé)范圍內(nèi)會(huì)定期收集需要反饋的信息和要求,并在分析研究的基礎(chǔ)上利用系統(tǒng)整合需求反饋報(bào)告,為檔案部門(mén)資政服務(wù)工作的調(diào)整及時(shí)提供依據(jù)。此外,NAUK在其網(wǎng)站上搭建需求反饋平臺(tái),專(zhuān)門(mén)設(shè)立“信息反饋”欄目[25]。在此平臺(tái)上公共決策部門(mén)可以實(shí)現(xiàn)與檔案館的雙向溝通和實(shí)時(shí)互動(dòng),公共決策部門(mén)可在線反饋和報(bào)告所遇到的任何問(wèn)題。工作人員會(huì)以月為單位,對(duì)其需求反饋進(jìn)行反思總結(jié),及時(shí)制定調(diào)整對(duì)策優(yōu)化資政服務(wù)。
美國(guó)國(guó)家檔案館(NARA)作為美國(guó)保管聯(lián)邦政府檔案文件的機(jī)構(gòu),其核心職能定位為提供利用和對(duì)外服務(wù)。在組織規(guī)劃方面,在2010年,為了響應(yīng)總統(tǒng)關(guān)于“重組政府,給民眾一個(gè)更有能力和效率的政府”的號(hào)召,NARA就啟動(dòng)了組織變革計(jì)劃,重要內(nèi)容之一就是建立一個(gè)需求導(dǎo)向型組織,改變?cè)械慕M織架構(gòu)和工作流程,更好地服務(wù)美國(guó)政府的公共決策需求。
技術(shù)創(chuàng)新方面,NARA善于運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù),以用戶(hù)為中心形成數(shù)據(jù)分析模型,可以將用戶(hù)的偏好和習(xí)慣通過(guò)大數(shù)據(jù)獲取和分析,使用戶(hù)的形象變得更為具象、清晰、可測(cè)量,挖掘到的用戶(hù)行為分析結(jié)果也很快運(yùn)用到檔案資政服務(wù)中。