王紅艷

［摘 要］新時(shí)代背景下，婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理工作需要不斷優(yōu)化管理方式，提升檔案管理水平，方便后期相關(guān)工作人員查閱。這就要求檔案管理人員在管理過(guò)程中創(chuàng)新管理工作理念，提高管理技能，完善檔案管理制度，從而加強(qiáng)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理控制力度?；诖?，本文簡(jiǎn)要探討了新時(shí)期婦幼保健檔案管理的重要性，對(duì)婦幼保健機(jī)構(gòu)管理現(xiàn)階段存在的問題進(jìn)行了分析，以此為基礎(chǔ)，提出了新時(shí)期婦幼保健計(jì)劃生育檔案管理的優(yōu)化策略。

［關(guān)鍵詞］婦幼保健；檔案管理；新思路

［中圖分類號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

婦幼保健檔案的管理、檔案管理體系的建立與完善在婦幼保健工作的正常開展中具有重要價(jià)值。檔案管理相關(guān)內(nèi)容作為各個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的重要工作環(huán)節(jié)，不僅對(duì)信息的貯存、分類、歸檔及轉(zhuǎn)歸等環(huán)節(jié)存在影響，同時(shí)也與機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)行存在密切關(guān)聯(lián)。隨著我國(guó)生育政策的調(diào)整，我國(guó)婦幼保健系統(tǒng)在檔案管理方面的壓力也逐漸增大，因此婦幼保健檔案管理工作要從科學(xué)的角度出發(fā)，保證婦幼保健檔案管理制度的完善、可行，提高工作效率。

1 新時(shí)期背景下婦幼保健檔案管理工作的重要性分析

1.1 是婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心發(fā)展的重要基礎(chǔ)

在新時(shí)代背景下，優(yōu)化婦幼保健檔案管理有利于為婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心發(fā)展提供重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理可以為后期工作提供重要的參考，成為高層領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。

1.2 有利于提高內(nèi)部的管理水平

婦幼保健檔案管理涉及的檔案類型與檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，并且周期長(zhǎng)，保密性與服務(wù)性較強(qiáng)。優(yōu)化婦幼保健檔案管理有利于提高中心管理水平，形成健全的檔案管理體系，在很大程度上可以提高婦幼保健檔案的社會(huì)效益［1］。

1.3 可以保證信息資源的真實(shí)性

對(duì)婦幼保健檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，可以提高工作實(shí)效，并且在新時(shí)期，利用信息化手段開展婦幼保健檔案管理在很大程度上可以保障信息資源的真實(shí)性。另外，優(yōu)化管理模式可以真正發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，合理運(yùn)用相關(guān)信息資源對(duì)其進(jìn)行有效配置，從而保障婦幼保健工作的順利開展。

2 目前婦幼保健檔案管理工作存在的問題分析

2.1 缺少對(duì)檔案管理工作的重視

婦幼保健是醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要組成部分，在為人們提供國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)和國(guó)家重大公共衛(wèi)生服務(wù)上發(fā)揮著重要作用。做好檔案信息管理工作，不僅能夠?yàn)槿藗兲峁└哔|(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)，還能夠促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。但從目前部分婦幼保健檔案管理工作開展的實(shí)際情況來(lái)看，仍然存在著一些影響檔案管理工作質(zhì)量和服務(wù)水平的問題。婦女和兒童保健是婦幼保健工作的重要內(nèi)容，伴隨著這些基本的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的檔案管理工作卻很容易被忽視。檔案管理工作不僅缺少相應(yīng)的設(shè)備，在管理工作的開展力度和人員配置方面也存在著一定的問題。與此同時(shí)，一些婦幼保健檔案管理更傾向于應(yīng)用紙質(zhì)檔案來(lái)記錄各種工作信息，難以提高婦幼保健檔案管理工作的質(zhì)量和效果［2］。

2.2 缺少健全的檔案管理機(jī)制

目前，在開展婦幼保健檔案管理工作的過(guò)程中，因各種具體的工作內(nèi)容缺少相關(guān)的依據(jù)，影響了檔案管理工作的開展質(zhì)量。再加上當(dāng)前很多婦幼保健檔案管理工作沒有形成有效的管理機(jī)制，缺少專職人員開展檔案管理工作，從而影響了正常的工作效果和服務(wù)質(zhì)量。除此之外，缺少健全的檔案管理機(jī)制會(huì)導(dǎo)致婦幼保健機(jī)構(gòu)缺少能夠?qū)φw工作進(jìn)行統(tǒng)一管理的體系標(biāo)準(zhǔn)和制度內(nèi)容，檔案管理工作無(wú)法得到有序開展，也會(huì)影響到婦幼保健機(jī)構(gòu)的其他工作。

2.3 管理模式與實(shí)際情況不相符

目前，在不斷追求檔案信息化發(fā)展的背景下，盡管一些婦幼保健機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始應(yīng)用信息管理技術(shù)和系統(tǒng)來(lái)開展檔案管理工作，但由于技術(shù)層面存在一定的限制，檔案信息的安全很難得到應(yīng)有的保障［3］。與此同時(shí)，盡管在檔案管理工作當(dāng)中已經(jīng)應(yīng)用信息系統(tǒng)，但由于缺少與檔案信息化相匹配的管理模式，檔案管理工作既缺少有力的技術(shù)支撐，也很難真正發(fā)揮信息化在促進(jìn)檔案管理工作水平提高中的作用。從這種情況來(lái)看，婦幼保健機(jī)構(gòu)要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化發(fā)展，仍然需要一個(gè)較為漫長(zhǎng)的過(guò)程，檔案信息管理系統(tǒng)無(wú)論是從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境還是硬件環(huán)境的角度來(lái)看，都缺少能夠與信息管理系統(tǒng)和實(shí)際工作情況相匹配的信息安全保障和防范機(jī)制，因而要想實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化，仍然具有一定的難度。

3 婦幼保健檔案管理工作的新思路探究

3.1 重視提高管理部門人員的認(rèn)識(shí)

管理部門所執(zhí)行的工作內(nèi)容是婦幼保健機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行中的重要環(huán)節(jié)，這就表明在這種管理環(huán)境下需要對(duì)機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，在強(qiáng)化其認(rèn)知的基礎(chǔ)上，使得管理部門人員深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。在檔案同步工作的開展中，需要對(duì)各個(gè)級(jí)別負(fù)責(zé)人的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，具體可以從以下幾個(gè)方面著手。

第一，可通過(guò)培訓(xùn)、講座及線上影音等途徑，時(shí)刻深化“檔案管理是工作開展的重心”的內(nèi)涵。比如，可通過(guò)廣播、傳單等傳統(tǒng)的方式去宣傳，也可以使用一些現(xiàn)代化的方式如社交媒體和短視頻平臺(tái)等去宣傳，從而讓工作人員對(duì)婦幼保健檔案產(chǎn)生新的認(rèn)識(shí)。而通過(guò)微信去宣傳時(shí)，可以結(jié)合有獎(jiǎng)知識(shí)競(jìng)答的手段，來(lái)達(dá)到調(diào)動(dòng)機(jī)構(gòu)所有工作人員參與積極性的目的。第二，文化熏陶。婦幼保健機(jī)構(gòu)可以將對(duì)兒童保健檔案的管理文化、意義等融入機(jī)構(gòu)的文化建設(shè)工作當(dāng)中去，通過(guò)文化熏陶來(lái)影響工作人員的認(rèn)識(shí)。第三，組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》。為了更好地讓檔案管理及其意義深入人心，基層?jì)D幼保健機(jī)構(gòu)可以組織工作人員學(xué)習(xí)檔案法，借此來(lái)提升管理成效。

3.2 重視管理制度完善與設(shè)施升級(jí)

婦幼保健檔案管理工作不僅具備多元化的特點(diǎn)，同時(shí)也較其他工作更加精細(xì)與復(fù)雜。因此，為了促進(jìn)保健機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)行與發(fā)展，以及實(shí)現(xiàn)高效管理的目標(biāo)，需要在原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)制度的調(diào)整，旨在彌補(bǔ)管理漏洞，深化管理內(nèi)涵。管理制度的建設(shè)需要建立在當(dāng)前發(fā)展模式的基礎(chǔ)上，并遵循現(xiàn)有的發(fā)展方向。管理部門的各級(jí)人員需要定期對(duì)制度進(jìn)行修訂，以期在符合當(dāng)前發(fā)展方向與原則的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善制度。此外，需要定期更新相關(guān)硬件設(shè)施與軟件，盡可能地滿足當(dāng)前的管理需求，需要定時(shí)向上級(jí)申請(qǐng)撥款，資金投入充足才能保證檔案管理工作能夠與現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，進(jìn)而改善當(dāng)前檔案管理效率低下的現(xiàn)狀。

3.3 提高婦幼保健檔案管理工作的信息化發(fā)展

3.3.1 加強(qiáng)對(duì)婦幼保健檔案管理信息化建設(shè)的重視

檔案信息化之所以沒有在婦幼保健機(jī)構(gòu)內(nèi)部取得明顯的效果，最主要的一個(gè)原因就是一些婦幼保健機(jī)構(gòu)沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化及檔案管理工作的重要性，所以才會(huì)在實(shí)際工作開展中自動(dòng)忽略檔案管理存在的管理機(jī)制不全、缺少管理人員、管理效率不高等問題。因而從這一方面來(lái)說(shuō)，要想推動(dòng)檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，首先就需要提高婦幼保健機(jī)構(gòu)的人員對(duì)檔案信息化和檔案管理工作的重視程度。目前，信息化已經(jīng)成為檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)，婦幼保健機(jī)構(gòu)內(nèi)部的全體人員需要重視檔案管理工作的作用，不斷提高婦幼保健計(jì)劃生育的服務(wù)質(zhì)量和水平。具體來(lái)說(shuō)，要想提高對(duì)檔案信息化這一發(fā)展趨勢(shì)的重視程度，首先需要從婦幼保健機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層入手，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層人員的思想觀念，讓領(lǐng)導(dǎo)人員做好榜樣和示范的作用，對(duì)檔案管理工作的開展成果和現(xiàn)狀進(jìn)行定期檢查，結(jié)合回報(bào)的成果，及時(shí)找出檔案管理工作的問題，并采取積極有效的措施對(duì)檔案管理工作的具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，自上而下地引導(dǎo)婦幼保健機(jī)構(gòu)的人員重視檔案管理工作。需要注意的是，領(lǐng)導(dǎo)人員在檢查檔案管理工作的過(guò)程中，需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理中存在的紙質(zhì)檔案損壞、檔案結(jié)果準(zhǔn)確性等方面的問題，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，以便能夠督促相關(guān)人員提高對(duì)檔案管理工作的重視，進(jìn)而不斷尋找更加合適的方法來(lái)提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。其次，由于檔案管理涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜，需要找出各種檔案信息之間的聯(lián)系，再結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)將各種檔案信息進(jìn)行分門別類地存放和管理。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理人員需要從發(fā)展計(jì)劃、組織領(lǐng)導(dǎo)及保障措施等多個(gè)方面，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案信息管理提出的要求，對(duì)提高檔案信息管理水平的途徑和措施進(jìn)行更深入的研究，從而為檔案信息化的發(fā)展提供助力。

3.3.2 協(xié)助婦幼保健建設(shè)，提高檔案資源管理的有效性

婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心的檔案內(nèi)容主要分為婚孕檢檔案、中心文書檔案及會(huì)計(jì)檔案三部分內(nèi)容，對(duì)提高管理質(zhì)量及外在形象的建立均具有重要作用。因此，做好檔案管理的信息化建設(shè)，可有效提高檔案管理效率與婦幼保健質(zhì)量［4］。傳統(tǒng)的紙質(zhì)、音像、視頻材料雖然具有信息記錄作用，但其隨時(shí)間的推移容易受到外界環(huán)境的影響，造成文件內(nèi)容損壞或丟失，影響檔案記錄的準(zhǔn)確性及有效性。而且隨著建立時(shí)間的不斷延長(zhǎng)，各類檔案原件的堆積也會(huì)直接加重檔案管理、查證、檢索的困難，影響管理人員的檔案利用率。做好管理信息化，首先可有效提高檔案保存提高安全性，將紙質(zhì)、音頻等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)文件，保存在硬盤中并做好備份，可有效減少外界環(huán)境對(duì)檔案儲(chǔ)存造成的不利影響，提高保管效率。其次，要借助多媒體信息平臺(tái)進(jìn)行檔案內(nèi)容管理，有效提高信息檢索效率，使管理人員可通過(guò)輸入關(guān)鍵信息快速得到相關(guān)文件資料，節(jié)省檢索時(shí)間，提高辦公效率。

3.3.3 滿足婦幼保健發(fā)展需求，擴(kuò)展檔案資源運(yùn)用空間

近年來(lái)，隨著各類疾病發(fā)病率的提高及國(guó)家生育政策的調(diào)整，人們對(duì)婦幼保健的需求也進(jìn)一步提高，需要婦幼保健機(jī)構(gòu)擁有更為科學(xué)合理的資源管理機(jī)制，有效儲(chǔ)存各類文書檔案，并定期進(jìn)行歸檔整理，提高整體服務(wù)質(zhì)量。首先，借助信息化管理平臺(tái)，有效擴(kuò)大中心各類信息資源的儲(chǔ)存量，為工作人員提供更多的管理、臨床工作參考信息，提高其治療方案及管理方案制定的針對(duì)性。其次，有效打破傳統(tǒng)辦公室對(duì)于時(shí)間、空間產(chǎn)生的局限性，借助信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)異地信息獲取、信息共享、文件傳送等，有效提高婦幼保健醫(yī)護(hù)人員與其他醫(yī)院人員溝通交流的便利性，快速了解患者信息，提高治療配合效率。

3.4 重視培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

在現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展背景下，幾乎每個(gè)人都需要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，所以婦幼保健機(jī)構(gòu)在對(duì)婦幼保健檔案管理人才進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，需要將側(cè)重點(diǎn)更多地放在信息化管理人才的培養(yǎng)上。不僅要讓機(jī)構(gòu)中的工作人員學(xué)會(huì)常用的計(jì)算機(jī)操作方法，還要對(duì)他們的數(shù)據(jù)資源篩選、整理與分析能力進(jìn)行培訓(xùn)，從而讓婦幼保健檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。在對(duì)工作人員進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn)的過(guò)程中，機(jī)構(gòu)通?？梢圆捎脤＜遗嘤?xùn)、小組學(xué)習(xí)等模式，并建立對(duì)應(yīng)的考核機(jī)制，盡可能地從整體上提高工作人員的檔案管理水平。另外，機(jī)構(gòu)還可以通過(guò)外聘專業(yè)人才對(duì)所有員工展開內(nèi)部人才的培訓(xùn)，從而達(dá)到提升工作人員專業(yè)技術(shù)水浹的目的。婦幼保健機(jī)構(gòu)必須通過(guò)每年的定期考核選出一些優(yōu)秀人才，并為他們提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，從而為今后機(jī)構(gòu)的婦幼保健檔案管理工作儲(chǔ)備更多人才。

3.5 重視建立并完善婦幼保健檔案管理考核制度

目前，婦幼保健機(jī)構(gòu)對(duì)管理考核制度的建立和完善通?？梢詮膬蓚€(gè)方面出發(fā)：首先是考核指標(biāo)，其次是考核公平［5］。其中，考核指標(biāo)直接影響著管理考核機(jī)制的科學(xué)性，所以機(jī)構(gòu)在制定考核指標(biāo)時(shí)必須從實(shí)際出發(fā)，并盡可能地融合領(lǐng)導(dǎo)和員工的需求，以保證考核的順利進(jìn)行。機(jī)構(gòu)在具體考核的過(guò)程中，必須始終保證考核的公開性、公平性和科學(xué)性。只有這樣，才能更好地提高管理人員的工作積極性，從而減少婦幼保健檔案管理不良等問題，切實(shí)提高檔案的管理效果。

４ 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在婦幼保健機(jī)構(gòu)中，加強(qiáng)對(duì)婦幼保健檔案的管理尤為重要，需要我們結(jié)合管理中存在的問題分析其原因，并以此為基礎(chǔ)提出解決對(duì)策。只有這樣，才能在保證婦幼保健檔案管理質(zhì)量的同時(shí)形成更加完善的管理體系，從而最大限度地避免管理問題的出現(xiàn)。做好檔案管理工作有利于推動(dòng)?jì)D幼保健事業(yè)的發(fā)展。這就要求相關(guān)管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中優(yōu)化管理方式，解決目前存在的問題，建立健全檔案管理制度，提高工作管理人員的綜合素質(zhì)，發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新管理理念，加大資金投入，滿足社會(huì)發(fā)展的需求，提高檔案管理質(zhì)量與管理效率，提高檔案資源的使用價(jià)值，對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行科學(xué)合理配置，推動(dòng)?jì)D幼保健工作的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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