在高校檔案管理中，對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用日趨廣泛。根據(jù)目前高校檔案管理的具體工作，客觀分析在檔案管理信息化轉(zhuǎn)型過程中所面臨的缺乏制度規(guī)范、管理流程混亂、人員結(jié)構(gòu)不合理等問題，認(rèn)為高校應(yīng)該從優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)、轉(zhuǎn)變檔案管理思路、完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施等方面入手，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的現(xiàn)代化檔案管理模式。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使得各種信息技術(shù)在社會(huì)的各個(gè)方面都得到廣泛的普及，使各個(gè)行業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作作為高校日常工作中的關(guān)鍵一環(huán)，是維系高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，現(xiàn)代信息技術(shù)在高校中的廣泛運(yùn)用也使得傳統(tǒng)的高校檔案管理面臨轉(zhuǎn)型的難題。加快推進(jìn)信息化轉(zhuǎn)型不僅對(duì)檔案管理效率與質(zhì)量的提升有極大的促進(jìn)作用，同時(shí)也減少了管理成本。所以為了有效推進(jìn)高校檔案管理的信息化建設(shè)，就必須深入研究當(dāng)前管理中所存在的各種問題，并探尋優(yōu)化大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)的策略，從而為其他行政單位在檔案管理信息化建設(shè)方面提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，有利于他們?cè)诮窈蟮陌l(fā)展中也能夠摸索出一套符合自身發(fā)展實(shí)際的信息化轉(zhuǎn)型思路，全面提高檔案管理的效率。

高校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的意義

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，全面推進(jìn)高校檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型對(duì)于高校的自身發(fā)展具有極其深遠(yuǎn)的意義。

1、優(yōu)化檔案存儲(chǔ)的環(huán)境

高校檔案信息化管理實(shí)質(zhì)是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)海量的紙質(zhì)原始檔案進(jìn)行信息化處理。首先，運(yùn)用軟、硬件系統(tǒng)建立一個(gè)虛擬化網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境。然后通過數(shù)字編碼，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為各種格式的數(shù)字文件，最終實(shí)現(xiàn)徹底的信息化，從而形成門類清晰、內(nèi)容豐富的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并逐步創(chuàng)建信息化檔案數(shù)據(jù)庫。高校檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，使得原始檔案的存儲(chǔ)器期限更加長(zhǎng)久，查詢和使用更加便利。[1]由此便真正解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)空間浪費(fèi)、材質(zhì)易損壞等問題，一定程度上彌補(bǔ)了高校欠缺專業(yè)檔案管理人員、缺乏專用檔案存儲(chǔ)空間等不足，可以充分發(fā)揮存儲(chǔ)空間的能力限度。

2、提升檔案管理的質(zhì)量

大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)推進(jìn)高校檔案管理模式發(fā)生翻天覆地的重大變革。在智慧化管理理念的影響下，紙質(zhì)檔案勢(shì)必要向數(shù)字檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)型。第一，檔案管理信息化將給予高校數(shù)量可觀并且優(yōu)質(zhì)準(zhǔn)確的檔案資料，并給高校的日常教學(xué)、科研和行政等活動(dòng)提供便利的個(gè)性化服務(wù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)化了檔案信息化管理的輻射范圍，提高了檔案資源的利用效率以及檔案管理的質(zhì)量水平。第二，在信息化管理背景下，一系列涉及社會(huì)生活各個(gè)方面的現(xiàn)代信息技術(shù)的大規(guī)模使用，使得檔案管理能夠打破時(shí)空的限制，推進(jìn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程共享。高校檔案管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)接，將學(xué)校日常工作中不同門類、不同內(nèi)容的數(shù)字文檔材料按時(shí)上傳并歸檔存儲(chǔ)，以方便日后取用，從而確保檔案資料的安全和完整，有效縮減檔案部門的工作量，全面提升檔案管理工作效率，為高校發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3、推進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化能夠有效促進(jìn)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。第一，管理信息化進(jìn)程的加快促使檔案管理人員養(yǎng)成標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)，進(jìn)一步清楚劃分檔案管理部門與其他職能部門之間的權(quán)、責(zé)、利，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化高校檔案信息管理制度。第二，高校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)從宏觀層面確定檔案部門的制度規(guī)范、人力資源管理以及整體發(fā)展方案，并進(jìn)行引導(dǎo)和監(jiān)督。第三，在高校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須制定統(tǒng)一的高校檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，從而方便對(duì)于檔案管理工作的日?？?jī)效考核。在這一過程中，檔案部門與其他職能部門之間以及相關(guān)責(zé)任主體之間的權(quán)責(zé)邊界必須進(jìn)行清楚的界定，只有這樣才可以保證檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)等一系列環(huán)節(jié)的規(guī)范實(shí)施，進(jìn)而避免造成檔案信息被破壞、泄露以及浪費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。

大數(shù)據(jù)背景下高校推進(jìn)檔案管理信息化的不足

1、缺乏規(guī)范的檔案信息化管理制度

目前，絕大多數(shù)高校的檔案信息化管理仍處于探索階段，對(duì)于檔案的信息化管理并沒有建立起與之相配套的管理制度，從而導(dǎo)致信息化背景下高校檔案的管理因?yàn)橹贫热笔Ф霈F(xiàn)管理混亂、泄密嚴(yán)重等逆信息化的趨勢(shì)。與此同時(shí)，高校檔案的信息化管理也會(huì)因?yàn)闆]有制度的有力引導(dǎo)而處處受限，無法正常推進(jìn)。由于高校檔案門類眾多，不同類型的檔案在信息化管理中所需的制度也均有不同，一旦未能及時(shí)改革傳統(tǒng)單一的高校檔案管理制度，就會(huì)給高校檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)造成諸多障礙。[2]

2、檔案管理流程混亂失序

高校如果沒有按照科學(xué)的要求對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，就會(huì)造成大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理流程的失序混亂，直接影響大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理效率和檔案資料的實(shí)際效應(yīng)。高校在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)常常會(huì)遇到檔案資料歸類錯(cuò)誤而造成諸多不便，致使檔案管理部門難以有效開展檔案管理工作，嚴(yán)重制約了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理的時(shí)效性，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)于高校檔案信息化管理的促進(jìn)作用明顯降低，這也會(huì)進(jìn)一步延長(zhǎng)高校檔案信息化管理的完成周期，大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案信息化管理的各類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率明顯增加。[3]

3、缺乏專業(yè)的檔案管理人才

人員結(jié)構(gòu)的合理配置是檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。信息化進(jìn)程的不斷加快，亟需一大批能夠熟練運(yùn)用各類信息設(shè)備的職業(yè)檔案管理人員，并且檔案管理人員的合理化配置必須既要使專職檔案管理人員達(dá)到一定的比例要求，也要增加其中優(yōu)質(zhì)管理人才的數(shù)量，只有通過數(shù)量和質(zhì)量的雙重保障才可以使檔案管理信息化的推進(jìn)暢行無阻。現(xiàn)階段，高校檔案管理的人員結(jié)構(gòu)嚴(yán)重失調(diào)，在實(shí)際工作中暴露出技能型人才嚴(yán)重缺乏、兼職人員嚴(yán)重?cái)D壓專職人員名額、隊(duì)伍老化嚴(yán)重缺乏新鮮血液等問題?？傊咚刭|(zhì)的人才是高校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，是檔案管理信息化建設(shè)必不可少的資源支持。高校檔案行業(yè)專業(yè)管理人才的缺失導(dǎo)致高校檔案管理的信息化建設(shè)寸步難行。[4]

大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化高校檔案管理信息化建設(shè)的策略

1、制定檔案管理人才培養(yǎng)方案，全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

為了有效推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，全面適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，這就需要進(jìn)一步深化對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，為信息化轉(zhuǎn)型儲(chǔ)備一批熟練掌握專業(yè)技術(shù)、綜合素養(yǎng)扎實(shí)的人才。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化的變革，對(duì)于高校來說，檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型既包括對(duì)檔案進(jìn)行初步的采集和整理，還需要在日常的檔案管理中，將整理好的原始檔案資料再進(jìn)行電子編碼，轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，為師生使用檔案資料提供方便。而這所有的環(huán)節(jié)都需要專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行操作，因此作為檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，必須準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)新時(shí)代信息化發(fā)展的要求，努力實(shí)現(xiàn)思想和觀念的轉(zhuǎn)變，把培養(yǎng)和引進(jìn)優(yōu)秀檔案管理人才作為高校行政管理的基本任務(wù)之一。第一，高校必須要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需要明確現(xiàn)階段所缺少檔案管理人才種類，并設(shè)計(jì)出相應(yīng)的人員培訓(xùn)方案。與此同時(shí)，要真正引進(jìn)人才、培養(yǎng)人才，必須增加相應(yīng)的資金支持，從而使高校檔案管理人才隊(duì)伍朝著專業(yè)化、質(zhì)量化的方向發(fā)展，以此為高校的檔案管理隊(duì)伍持續(xù)輸入新鮮血液。第二，高校必須抬高檔案管理工作的準(zhǔn)入門檻，廣泛選任擁有掌握信息化設(shè)備使用方式的高素質(zhì)檔案管理人才，對(duì)當(dāng)前的檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行適度合理的“換血”。

2、不斷創(chuàng)新檔案管理模式，建立現(xiàn)代化的檔案管理觀念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代引領(lǐng)的信息化發(fā)展潮流中，高校檔案管理應(yīng)該以現(xiàn)代化和信息化為發(fā)展導(dǎo)向，改革傳統(tǒng)落后的管理思路，建立起檔案管理的信息化新思路，促使高校更加迅速、更加契合地適應(yīng)信息化趨勢(shì)。所以要切切實(shí)實(shí)提升高校檔案管理效率和質(zhì)量必須打破現(xiàn)有傳統(tǒng)模式束縛，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念主動(dòng)去適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的發(fā)展需求。第一，必須按要求完成歸檔和整理工作，并第一時(shí)間補(bǔ)充完善好缺失、損壞等問題資料。第二，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的檔案管理制度。高校的檔案管理工作應(yīng)該以自身特色和辦學(xué)要點(diǎn)為重，并積極探索符合自身檔案管理實(shí)際需要的特色新模式。第三，檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料的處理時(shí)，要積極運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，推進(jìn)檔案資料的數(shù)字化，幫助檔案資料可以更好地存儲(chǔ)。[5]

3、完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)檔案服務(wù)數(shù)字平臺(tái)建設(shè)

完善的基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的首要條件。高校在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施方面的重視程度和投資力度，努力完善相關(guān)的信息化軟硬件設(shè)備。高校應(yīng)該結(jié)合檔案管理的實(shí)際內(nèi)容，并在全面引進(jìn)計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備的基礎(chǔ)上，完善其他各項(xiàng)輔助設(shè)施的建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校要想有效改善檔案管理的信息化程度，必須運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立起檔案管理數(shù)字平臺(tái)。隨著網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)的出現(xiàn)，高校的檔案管理工作迎來了更加便利、更具效率的新篇章，大量按要求可以對(duì)外公開的檔案資料均可以通過數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行共享。盡管不同高校網(wǎng)站都還存在一定差異，但是網(wǎng)站的通用性意味著所有人都可以享受該平臺(tái)帶來的服務(wù)，極大提高檔案管理工作效率。

4、加強(qiáng)檔案信息安全管理，保證高校檔案資源萬無一失

毋庸置疑，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用給高校檔案管理工作帶來了諸多的便利。然而，網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，在帶來便利的同時(shí)也會(huì)造成一系列安全隱患。高校檔案管理部門必須深入了解信息化可能帶來的各類問題和危害，提高檔案管理的安全意識(shí)。尤其是在處理一些密級(jí)較高的檔案資料時(shí)，必須嚴(yán)格遵照高校檔案管理制度操作，堅(jiān)決執(zhí)行規(guī)定的保密程序。對(duì)于其中的絕密性檔案資料，更加需要工作人員嚴(yán)守執(zhí)業(yè)操行和保密守則，杜絕泄密情況發(fā)生?？傊?，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理安全保障機(jī)制是大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作的核心任務(wù)之一。由于傳統(tǒng)的安全保障僅僅是圍繞防止紙質(zhì)資料損壞展開，但是在當(dāng)前背景下，電子檔案所面臨的最大問題就是信息安全，因此必須建立起與之相匹配的安全保障機(jī)制。

結(jié) 語

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作的信息化趨勢(shì)已經(jīng)成為高校行政管理工作的關(guān)鍵一環(huán)。檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型是智慧高校建設(shè)的基本前提。然而在具體的檔案管理工作中由于受多方面因素的制約，我國還有眾多高校沒有制定正式的轉(zhuǎn)型方案，因此高校檔案管理部門必須順應(yīng)轉(zhuǎn)型趨勢(shì)，廣泛運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的改革與升級(jí)，提高檔案資源的利用率?？偠灾?，大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷深入發(fā)展，要求高校必須正視自身發(fā)展?fàn)顩r，牢牢抓住時(shí)代所給予的發(fā)展機(jī)遇，不斷推進(jìn)高校檔案管理的信息化建設(shè)，落實(shí)相關(guān)管理制度，強(qiáng)化職業(yè)道德和職業(yè)規(guī)范，在提高管理效率的同時(shí)，進(jìn)一步深化信息化建設(shè)進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]文玉花、郭斐：《高校檔案信息化建設(shè)策略研究》，載《德州學(xué)院學(xué)報(bào)》，2022（5）：91-94頁。

[2]包莉：《論事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新》，載《黑龍江檔案》，2021（4）：90-91頁。

[3]陳書琴：《新時(shí)期深圳市高校檔案管理信息化建設(shè)研究》，陜西師范大學(xué)碩士學(xué)位論文，2016。

[4]張曉曉：《信息技術(shù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)思考》，載《秦智》，2022（8）：105-107頁。

[5]李晶：《大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化策略》，載《蘭臺(tái)內(nèi)外》，2022（14）：10-12頁。

作者簡(jiǎn)介

李紅豆 陜西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院助理館員，研究方向?yàn)楣芾砜茖W(xué)與工程