林建奎

(中國恩菲工程技術(shù)有限公司，北京 100038)

設(shè)備、材料是工程建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要資源，材料管理以其周期長、環(huán)節(jié)多、涉及面廣、要求高而成為工程管理的難點。隨著工程規(guī)模越來越大，功能結(jié)構(gòu)日趨復(fù)雜，使得設(shè)備、材料的采購數(shù)量龐大、種類繁多、規(guī)格復(fù)雜，采購費用越來越高，而項目建設(shè)周期在不斷縮短，項目實施各階段的交叉程度越來越深，設(shè)備、材料失控的現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，工程項目的風(fēng)險愈來愈大[1]，工程管理界越來越深切地認識到材料管理是工程建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容，材料管理成效對于實現(xiàn)項目的進度、費用和質(zhì)量目標(biāo)至關(guān)重要。

傳統(tǒng)模式下的工程建設(shè)項目，設(shè)計、采購、施工分屬不同的合同管理主體，無法實現(xiàn)工程材料全過程、全方位的系統(tǒng)管理，而工程總承包管理模式則為實現(xiàn)工程材料全過程一體化管理提供了合同基礎(chǔ)。作為現(xiàn)代工程建設(shè)項目的主要承包模式之一，工程總承包模式目前已廣泛應(yīng)用于多種領(lǐng)域的工程建設(shè)中。工程總承包的突出優(yōu)勢就是通過工程設(shè)計、采購和施工過程的有機結(jié)合，有利于實現(xiàn)各階段的合理銜接和有效協(xié)調(diào)[2]，實施項目全過程的進度、費用、質(zhì)量、材料等一體化統(tǒng)籌控制[3]。開展工程總承包項目材料控制研究，加強總承包項目的材料管理，實現(xiàn)工程公司與國際接軌，是當(dāng)前工程項目管理中十分必要和緊迫的現(xiàn)實任務(wù)。

1 材料控制的基本內(nèi)涵

一個工程項目的工作流、物資流和資金流構(gòu)成了項目管理的三大“主流”管理內(nèi)容，貫穿于項目全過程，涉及到項目諸方面。而工程設(shè)備、材料組成的“物資流”是項目統(tǒng)籌控制中最基礎(chǔ)的管理對象，材料控制與進度控制、費用控制一起成為總承包項目一體化統(tǒng)籌控制的三大控制內(nèi)容[4]。

材料控制作為工程項目管理的新興學(xué)科，是項目一體化統(tǒng)籌控制的重要組成部分，是一項橫跨工程公司多個部門和專業(yè)、縱穿項目實施全過程的一項重要項目管理工作，包括工程材料的專業(yè)設(shè)計、數(shù)量統(tǒng)計、設(shè)計請購，采購采買、催交檢驗、交付裝運，直至現(xiàn)貨接收、倉儲管理、領(lǐng)用發(fā)放，以及安裝后的材料追溯等，伴隨著材料應(yīng)用的整個項目周期[5，6]。

材料控制對設(shè)備、材料的數(shù)量和進度進行跟蹤監(jiān)控，配合相關(guān)部門對設(shè)備、材料的質(zhì)量和費用實施綜合管理，協(xié)調(diào)設(shè)計、采購和施工的材料接口關(guān)系，在項目材料管理中居于設(shè)計、采購和施工之間邏輯關(guān)系的中心地位，對于更好地實現(xiàn)項目目標(biāo)控制和總承包項目管理發(fā)揮著越來越重要的作用。

2 材料控制的體系程序

2.1 材料控制體系

在總承包項目組織體系中建立材料管理組織，設(shè)立材料控制工程師崗位，明確項目控制、設(shè)計、采購和施工各部門的材料管理職責(zé)。在項目管理系統(tǒng)中建立材料控制系統(tǒng)，包括材料統(tǒng)計控制系統(tǒng)、請購控制系統(tǒng)、采購控制系統(tǒng)、現(xiàn)場控制系統(tǒng)[7-9]。

材料控制系統(tǒng)通過項目控制職能把設(shè)計、采購和施工各階段的材料管理過程有機地統(tǒng)一起來，項目設(shè)計、采購(物流)和施工等部門作為材料控制系統(tǒng)的重要組成，按照材料管理職責(zé)各負其責(zé)。

工程總承包項目材料控制組織體系如圖1所示。

圖1 材料控制組織體系

材料控制工程師負責(zé)材料控制日常工作，管理協(xié)調(diào)其他相關(guān)部門，監(jiān)控材料控制全流程的執(zhí)行成效及偏差糾正。設(shè)計經(jīng)理、采購經(jīng)理和施工經(jīng)理分別負責(zé)項目實施各階段的材料管控及督導(dǎo)，各部門相關(guān)崗位人員執(zhí)行各階段材料管理具體任務(wù)，及時提供有關(guān)材料管理過程信息數(shù)據(jù)。

2.2 材料控制流程

工程設(shè)備、材料經(jīng)過項目策劃、設(shè)計、采購(物流)、安裝等過程，最終形成工程實體，投入工程使用，進入設(shè)施運行管理環(huán)節(jié)。

項目物資流貫穿于總承包項目實施全過程，涉及到設(shè)計、采購和施工各階段及進度、費用、材料控制等多方面，項目實施各方均有責(zé)任按照材料控制工作流程參與到材料管理與控制工作中來，總承包項目材料控制主流程[9-11]，如圖2所示。

圖2 材料控制工作流程

材料控制工程師通過對項目全過程的材料數(shù)量、進度實施監(jiān)控，協(xié)調(diào)設(shè)計、采購和施工各部門完成各自職責(zé)范圍的材料管理任務(wù)，并將監(jiān)控情況及時向相關(guān)部門反饋，確保工程材料在規(guī)定的時限內(nèi)完成設(shè)計請購、采購訂貨、到場交貨、現(xiàn)場收發(fā)，使正確的材料、在正確的時間、用在正確的位置，確保工程依項目計劃進行，為實現(xiàn)項目總目標(biāo)服務(wù)。

3 材料控制實施內(nèi)容

3.1 材料控制策劃

材料控制策劃是開展總承包項目材料控制工作的前提，策劃的內(nèi)容包括：制訂材料控制計劃，明確控制重點和控制基準(zhǔn)，出版材料控制統(tǒng)一規(guī)定。

材料控制策劃的原則是在最經(jīng)濟的條件下保證材料進度和數(shù)量滿足項目實施的需要。要明確的控制基準(zhǔn)有材料數(shù)量計劃、材料進度計劃和相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)等。

材料數(shù)量計劃依據(jù)工程公司積累的設(shè)備材料數(shù)據(jù)庫的歷史項目數(shù)據(jù)、項目合同的具體要求、項目工作分解結(jié)構(gòu)、設(shè)計分階段提出的設(shè)備材料表和設(shè)計變更等資料，材料控制工程師經(jīng)數(shù)據(jù)分析、處理、匯總，形成材料數(shù)量計劃，作為材料數(shù)量控制基準(zhǔn)。

材料進度計劃依據(jù)項目總體進度計劃和施工進度安排，結(jié)合設(shè)計、采購和施工部門對材料進度的具體要求，提出材料到場時間進度要求，并以此為依據(jù)倒排確定設(shè)計材料表及請購單的提出時間、采購訂單完成和現(xiàn)場到貨時間，明確材料請購、詢價、訂單和到貨等重要狀態(tài)控制節(jié)點時間，并將這些主要控制節(jié)點分別納入設(shè)計、采購進度計劃中予以標(biāo)記和明確，綜合以上材料進度計劃，形成材料進度控制基準(zhǔn)。

隨著項目進展和材料估算的不斷更新，材料控制工程師不斷完善、動態(tài)更新材料估算數(shù)據(jù)和材料進度動態(tài)，分階段發(fā)布材料控制計劃，作為后續(xù)階段材料數(shù)量和材料進度的控制基準(zhǔn)。

策劃、建立項目設(shè)備材料編碼系統(tǒng)并將其納入整個項目編碼系統(tǒng)，在項目實施的材料管理全過程，應(yīng)遵循統(tǒng)一的材料編碼規(guī)則，以便被確切識別并順利實施后續(xù)的材料控制程序[12]。

材料控制計劃應(yīng)對設(shè)備選型、材料規(guī)格選用，備品、備件原則，材料裕量等原則做出統(tǒng)一規(guī)定，規(guī)范設(shè)計各專業(yè)在項目實施中做到材料的物理屬性與管理屬性的統(tǒng)一，避免對后續(xù)采購、安裝乃至備件訂購帶來困難，避免造成材料浪費。

根據(jù)合同范圍劃分總承包商與施工分包商的材料供貨范圍，理清材料供貨的界面分工，為材料管理責(zé)任和費用劃分提供依據(jù)。對技術(shù)含量高、質(zhì)量要求嚴(yán)格、采購費用大的設(shè)備、材料由總承包商自行采購，而對市場化程度高的通用大宗材料、輔助材料、施工消耗品等，為便于統(tǒng)一考慮采購與施工的進度協(xié)調(diào)，通常委托施工分包商自行采購。

3.2 材料數(shù)量跟蹤與控制

材料的數(shù)量控制基于材料管理數(shù)據(jù)庫，材料管理數(shù)據(jù)庫是集材料設(shè)計統(tǒng)計、請購，采購訂貨、到貨，現(xiàn)場入庫、出庫以及需求計劃與領(lǐng)用發(fā)放于一體，以物資流為主線的集成數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，是對設(shè)計、采購和施工過程進行材料跟蹤監(jiān)控與管理的統(tǒng)一平臺，由材料控制工程師負責(zé)建立、管理和維護，材料管理的有關(guān)請購信息、訂單信息、催交檢驗信息、運輸信息、現(xiàn)場交接信息、現(xiàn)場出入庫信息等數(shù)據(jù)信息由相關(guān)部門崗位人員及時更新。項目本部和現(xiàn)場通過數(shù)據(jù)庫復(fù)制，保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和信息的準(zhǔn)確，實現(xiàn)異地控制，各級材料管理人員可以根據(jù)相應(yīng)權(quán)限隨時查詢材料數(shù)量及各種動態(tài)信息[13]。

設(shè)計是整個工程的主導(dǎo)，材料控制必須從總承包項目設(shè)計階段開始即進行材料統(tǒng)計匯總，按照項目工作分解結(jié)構(gòu)，將材料數(shù)量輸入到材料統(tǒng)計控制系統(tǒng)。材料的設(shè)計總量即該材料的項目總需求，其數(shù)量等于施工圖設(shè)計的材料數(shù)量與設(shè)計變更量和設(shè)計裕量之和，是材料設(shè)計請購、采購訂貨、現(xiàn)場施工的數(shù)量控制基準(zhǔn)。隨著材料設(shè)計的逐步深入，及時動態(tài)更新材料管理數(shù)據(jù)庫，以掌握項目材料的總體需求。

材料數(shù)量控制的關(guān)鍵，是把住“進”“出”兩個關(guān)口?！斑M”是指設(shè)計請購和訂單簽訂的“購”的環(huán)節(jié)，“出”是指材料現(xiàn)場“用”的環(huán)節(jié)。需要特別注意復(fù)雜設(shè)備、特殊材料的跟蹤控制。

設(shè)計請購單和采購訂單是材料控制的重點環(huán)節(jié)，材料控制工程師根據(jù)材料數(shù)量控制基準(zhǔn)，嚴(yán)格審核請購的材料數(shù)量，經(jīng)批準(zhǔn)后的請購單是采購實施的依據(jù)；根據(jù)請購單和數(shù)據(jù)庫的材料數(shù)量核實訂單的材料數(shù)量，可以避免材料漏訂或重復(fù)采購。

現(xiàn)場施工領(lǐng)料單是材料控制的另一個重點環(huán)節(jié)，材料控制工程師嚴(yán)格審核施工的材料需求計劃和施工領(lǐng)料單，經(jīng)批準(zhǔn)后的材料需求計劃是材料領(lǐng)用的依據(jù)；根據(jù)材料需求計劃和領(lǐng)料單控制材料出庫數(shù)量，可以避免施工浪費或材料誤用。

在材料過程控制中，設(shè)計、采購和施工各部門按照各自職責(zé)及時動態(tài)地輸入材料的設(shè)計數(shù)量、裕量、請購量、訂購量、到貨量、庫存量、缺損量、剩余量等材料狀態(tài)信息，材料控制工程師據(jù)此掌握項目對材料的即時需求，做好現(xiàn)場材料的綜合平衡與控制，定期進行偏差計算和對比分析。如果發(fā)現(xiàn)缺、損、漏及補充訂貨等問題，材料控制工程師要分析原因，及時向有關(guān)部門發(fā)出預(yù)警報告，以采取適當(dāng)措施及時糾正，重大事項報項目經(jīng)理決策，組織協(xié)調(diào)有關(guān)部門處理實施。

3.3 材料進度跟蹤與控制

材料進度控制計劃是材料進度控制的基準(zhǔn)，材料控制工程師從設(shè)計材料數(shù)據(jù)表、請購單提出，采購訂貨、催交檢驗、運輸?shù)截洠F(xiàn)場驗收、倉儲保管，直至交付施工安裝為止，實行全過程的跟蹤控制，以使材料按計劃在允許的偏差范圍內(nèi)執(zhí)行[13，14]。

在項目進展的不同階段，材料進度控制的側(cè)重點有所不同。材料進度控制的關(guān)鍵，就是把握材料在“訂購、檢驗、運輸、領(lǐng)用”各階段的計劃監(jiān)控。需要重點監(jiān)控復(fù)雜設(shè)備、特殊材料和施工進度關(guān)鍵線路上的材料動態(tài)，特別關(guān)注漏訂、補訂設(shè)備材料的跟蹤控制，必要時采取特別措施(例如采用“空運”措施發(fā)運現(xiàn)場急需的材料等)，以保證施工進度的需要。

在工程設(shè)計階段，部分關(guān)鍵設(shè)備在初步設(shè)計階段就要實施采購，方能滿足項目總體進度要求。設(shè)計請購單進度、訂單進度、廠商提供設(shè)備確認圖進度，均與設(shè)計進度密切相關(guān)，處理不好相互節(jié)點的進度控制就有可能對下一步施工圖設(shè)計造成進度影響。而在施工安裝階段，供貨廠商的交貨進度、物流運輸進度又是施工進度的前提，處理不好可能對現(xiàn)場施工進度產(chǎn)生影響。所以，材料進度控制計劃要隨著項目的階段進展做出相應(yīng)的調(diào)整，方可滿足項目進度控制的要求。

根據(jù)項目進展實際情況，材料控制工程師適時修正材料進度控制計劃，并建立監(jiān)測跟蹤制度，采用三月滾動控制計劃、月度計劃和周進度監(jiān)測報告、月度控制報告等多種形式進行材料進度計劃監(jiān)測的動態(tài)控制。

在材料過程控制中，控制、設(shè)計、采購和施工各部門按照各自職責(zé)跟蹤和監(jiān)測材料的進展?fàn)顟B(tài)，及時動態(tài)地輸入材料的進度狀態(tài)信息，跟蹤監(jiān)測的內(nèi)容及深度要滿足材料進度控制基準(zhǔn)的要求。請購單完成進度由控制部門負責(zé)統(tǒng)計，經(jīng)設(shè)計經(jīng)理確認后錄入系統(tǒng)；訂單完成進度和采購合同執(zhí)行進度由采購部門負責(zé)統(tǒng)計，經(jīng)采購經(jīng)理確認后錄入系統(tǒng)；現(xiàn)場接貨完成進度由施工材料管理工程師負責(zé)統(tǒng)計，經(jīng)施工經(jīng)理確認后錄入系統(tǒng)。

材料控制工程師定期對材料實際進展?fàn)顟B(tài)與材料進度控制計劃進行跟蹤和趨勢分析，生成偏差報告，提出糾偏措施，及時向有關(guān)部門發(fā)出預(yù)警報告，重大事項報項目經(jīng)理決策，組織協(xié)調(diào)有關(guān)部門處理實施。

3.4 材料接口關(guān)系管理

工程總承包的管理優(yōu)勢，就是設(shè)計、采購和施工的三個階段可以由總承包商進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理，設(shè)計、采購和施工之間深度交叉，材料控制在設(shè)計、采購和施工這三個環(huán)節(jié)的材料接口管理至關(guān)重要，通過不間斷的過程監(jiān)控和及時協(xié)調(diào)，保證工程材料滿足項目順利實施的需要[15-18]。

3.4.1 設(shè)計與采購的接口關(guān)系

設(shè)計經(jīng)理組織設(shè)計專業(yè)按計劃及時提出請購文件，包括請購單和必要的技術(shù)文件，經(jīng)控制部門審核后提交采購經(jīng)理，作為材料采購的依據(jù)。設(shè)計經(jīng)理組織設(shè)計專業(yè)進行廠商技術(shù)方案評審，評審意見書面提交給采購經(jīng)理以便選擇確定供貨廠商。設(shè)計經(jīng)理組織設(shè)計專業(yè)參加廠商技術(shù)洽談會。

設(shè)計經(jīng)理組織設(shè)計專業(yè)審查廠商的設(shè)備確認圖紙，經(jīng)審查確認的圖紙作為設(shè)計輸入條件；審查確認意見書面提交采購經(jīng)理返給供貨廠商，供貨廠商據(jù)此進行制造圖的設(shè)計或修改。 設(shè)計經(jīng)理協(xié)助處理設(shè)備制造過程的技術(shù)問題和質(zhì)量問題，必要時組織設(shè)計專業(yè)參與設(shè)備、材料的檢驗工作。

采購過程發(fā)生的設(shè)備、材料的技術(shù)、質(zhì)量、數(shù)量等變更，由設(shè)計經(jīng)理組織設(shè)計專業(yè)確認，書面確認文件經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后提交采購實施材料變更。

3.4.2 采購與施工的接口關(guān)系

采購經(jīng)理將設(shè)備、材料運達現(xiàn)場的進度安排、發(fā)貨箱件清單及詳細裝箱單等，提前通知現(xiàn)場。施工經(jīng)理根據(jù)到貨計劃，組織做好接貨準(zhǔn)備，落實存放場地、庫房設(shè)施、裝卸機具、開箱檢驗用具，落實接貨手續(xù)和人員，建立接貨臺帳。

對于暫不安裝和不宜過早開箱檢驗的設(shè)備、材料，雙方可先辦理預(yù)驗收，待安裝前再行開箱檢驗。該類設(shè)備、材料在出廠裝運前更應(yīng)做好細致清點和檢查，以避免安裝時因缺件影響工期。

開箱檢驗發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量、缺損等缺陷問題要做好詳細記錄，由采購經(jīng)理聯(lián)系供貨廠商或物流運輸商解決。進口設(shè)備、材料需由商檢機構(gòu)出具證明，以便向外商提出索賠。入庫后的設(shè)備、材料由庫房管理員做好維護、保養(yǎng)，保證設(shè)備、材料的存放條件和完好狀態(tài)。

安裝和調(diào)試過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備、材料質(zhì)量問題，采購經(jīng)理應(yīng)及時聯(lián)系供貨廠商，配合施工查找原因、采取措施，盡快解決問題。必要時，采購經(jīng)理可授權(quán)現(xiàn)場施工經(jīng)理全權(quán)處理。

項目完工后，倉庫管理員應(yīng)將庫存材料分類清點、統(tǒng)計造冊，配合材料控制工程師對多余材料進行分類和確認來源，提交采購經(jīng)理和施工經(jīng)理備案，并報項目經(jīng)理審批多余材料處理方案，項目經(jīng)理指定專人負責(zé)處理。

4 結(jié) 語

材料控制把工程設(shè)計、采購和施工三部分的材料管理過程有機地統(tǒng)一起來，實現(xiàn)了工程材料在總承包項目的全過程管理。材料控制檢查和監(jiān)督材料的進度計劃和數(shù)量估算執(zhí)行情況，通過不間斷地跟蹤檢查和動態(tài)監(jiān)控，采取相應(yīng)措施進行糾偏，實現(xiàn)工程材料按照準(zhǔn)確的數(shù)量和合理的進度滿足項目實施的需要。

做好材料控制的前提是建立“一個系統(tǒng)”，即必須建立一套材料控制系統(tǒng)，材料控制工程師居于該系統(tǒng)的中心地位，負責(zé)項目材料控制日常管理，并對其他相關(guān)部門進行控制和協(xié)調(diào)。做好材料控制的核心是做好“兩個控制”，即認真做好材料的數(shù)量和進度兩個方面的控制，努力追求材料不漏采、不錯采、不重采、不多發(fā)、不錯發(fā)、不剩余，盡力保證按照項目進度要求及時、準(zhǔn)確到場，滿足施工需要。做好材料控制的關(guān)鍵是協(xié)調(diào)好“三個環(huán)節(jié)”，即做好工程材料在項目實施過程的跟蹤控制及設(shè)計、采購和施工過程之間接口環(huán)節(jié)的管理協(xié)調(diào)，控制好項目全過程材料的數(shù)量和進度，協(xié)調(diào)處理好過程接口環(huán)節(jié)問題，實現(xiàn)工程材料從設(shè)計藍圖到工程實體轉(zhuǎn)化的過程控制，從根本上保證項目的進度、費用、質(zhì)量和安全的項目總體目標(biāo)。材料控制是在工程總承包項目中實現(xiàn)項目精細化管理、走向全過程集成化管理的必經(jīng)之路，在工程總承包管理實踐中有著廣闊的應(yīng)用前景。