■郭欣儀

一、醫(yī)院大事記編寫的概念及作用

大事記是按照時間順序簡要記述一個地區(qū)、一個單位在一定時間、一定范圍內(nèi)發(fā)生的意義重大、影響深遠或具有一定歷史價值的重大事件或重要公務(wù)活動的檔案參考資料，是檔案編研成果的一種表現(xiàn)形式。對于醫(yī)院來說，大事記主要記錄醫(yī)院組織沿革、人事變動、業(yè)務(wù)技術(shù)、行政管理、文化宣傳等方面的大事、要事，是醫(yī)院醫(yī)療、護理、科研、教學、管理等方面重要事項的備忘錄，也是為醫(yī)院發(fā)展和各項工作開展提供借鑒和參考的可靠信息來源，它既可以清晰、全面地反映醫(yī)院的發(fā)展脈絡(luò)，又能夠補充檔案史料的不足，為醫(yī)院宣傳及編史提供素材，在醫(yī)院的檔案工作中具有重要的意義和作用。

二、醫(yī)院大事記編制的原則

（一）科學取舍，綜合評判

從大事記的定義我們可以看出，“意義重大、影響深遠或具有一定歷史價值”的大事、要事才應(yīng)被記入大事記中，因此大事記的編制人員應(yīng)對素材進行認真篩選，把握全局的、核心的、價值高、影響大的事件，做到大事突出，要事不漏，切忌流水賬式地記錄大量常規(guī)性、事務(wù)性工作，如“2023 年4 月3 日ICU 進行院級疑難病例討論”、“2023 年5 月5 日各部門各科室按要求組織人員進行手衛(wèi)生培訓”等則不必要記入醫(yī)院大事記中；同時，由于大事記的編寫人員一般為辦公室工作人員，對于重要公文、人事變動等事宜較為敏銳，而對醫(yī)院醫(yī)療、科研上的新項目、新技術(shù)進展等不太熟悉，容易疏漏，故大事記的編寫應(yīng)對于所收集到的材料進行科學取舍、綜合研判，防止重要信息被掩蓋，使大事記失去記錄的意義。

（二）真實準確，客觀全面

原始記錄性是檔案的基本屬性，作為檔案編研成果的大事記也應(yīng)確保其真實性、客觀性，以便查考。就其真實性而言，首先，大事記記錄的時間需準確，以年為綱，按月、日順序排列，如日期不詳且無法考證的，排在當月的最末；如月份不詳且無法考證的，則排在當年的最末[1]，人物姓名、職務(wù)、單位名稱等應(yīng)寫全稱，重要文件如獲獎、專利、人事任免等，還應(yīng)附上發(fā)文機關(guān)及批準文號等；其次，若發(fā)現(xiàn)多份材料對同一事項描述不一致的情況時，應(yīng)仔細查考，盡量采納原始記錄上的信息，最大程度還原事件原貌。就其客觀性而言，大事記既要收集本院在發(fā)展中取得的進步、成績等正面信息，也要記錄在改革中出現(xiàn)的新問題、新事件等負面信息，做到“報喜也報憂”，經(jīng)驗教訓都應(yīng)兼容并蓄，全面反映；同時，應(yīng)注意減少不必要的評論，以記述為主，直陳事實，一條一事，簡潔精煉，不隨意添加主觀褒貶臆斷。

（三）要素齊備，連續(xù)完整

一個大事記條目一般包括背景、時間、地點、人物、活動、結(jié)果等要素。如果某一條目具體日期不詳、主體人物缺失、表述含糊不清、沒有事件結(jié)果，就無法針對該條目追溯事件原始依據(jù)，使得大事記的利用價值大大削弱。如“2023 年1 月12日我院組織看望慰問4 名鄉(xiāng)村振興干部”，應(yīng)寫明慰問的主體是誰，被慰問的干部具體是誰，慰問的地點在哪里，慰問活動解決了什么實際問題等；“2023 年5 月7 日國家衛(wèi)健委專家來我院開展調(diào)研工作”，應(yīng)寫明具體調(diào)研內(nèi)容是什么，上級專家做出了什么重要指示或提出了什么具體要求，我院參與調(diào)研的領(lǐng)導是誰等。此外，因有時大事記記錄的事件沒有原始檔案材料，如領(lǐng)導臨時召開的重要現(xiàn)場會議，陪同到訪來賓參觀等，需要將視頻、照片或PPT 講稿等內(nèi)容提煉、歸納為大事記條目，也需要做到要素齊備、措辭嚴謹、簡潔精煉，記述完整。還有些重要事件是長期持續(xù)的，可在實際編寫過程中，在編年體的基礎(chǔ)上適當使用紀事本末體，將重要事件的脈絡(luò)連貫、完整地呈現(xiàn)出來。

三、醫(yī)院大事記編寫的難點及對策

（一）完善制度保障

大事記編寫工作是一項系統(tǒng)工程，不能僅依靠辦公室人員或檔案人員，應(yīng)由全醫(yī)院各部門相互配合，協(xié)同完成。我院大事記編寫工作開展以來，筆者發(fā)現(xiàn)第一個難點是各部門、各科室選取“大事”的標準不統(tǒng)一，上報信息的質(zhì)量良莠不齊，存在描述模糊、要素缺失等情況，且報送的積極性不高。探尋對策，筆者認為，醫(yī)院要開展大事記工作，應(yīng)征得領(lǐng)導同意，在黨委領(lǐng)導下的院長負責制下建立院科兩級大事記制度，明確規(guī)定醫(yī)院大事記工作的背景目的、組織領(lǐng)導、規(guī)范流程，大事記的收錄范圍、收集渠道、編制要求、報送方式等，每個部門固定1- 2 名信息員，定期由醫(yī)院檔案人員或外聘專家對信息員進行業(yè)務(wù)培訓，確保信息員掌握大事記的入選標準，不斷提高編寫質(zhì)量，此外，還應(yīng)有明確的獎懲制度，或?qū)⒋笫掠浌ぷ骷{入到科室績效考核中，將報送數(shù)量、質(zhì)量制定為可量化的指標，激勵全院上下積極為醫(yī)院大事記的編寫提供優(yōu)質(zhì)素材支撐，才能讓大事記編寫工作細水長流，持續(xù)高效、優(yōu)質(zhì)開展。

（二）明確收錄范圍

為使醫(yī)院各科室信息員明確大事記的入選標準，使大事記的編寫工作對非檔案人員更具可操作性，筆者根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第8 號）》，結(jié)合多年的檔案工作經(jīng)驗和醫(yī)院行政工作經(jīng)驗，初步擬定醫(yī)院大事記收錄范圍，力求橫向可反映醫(yī)院各方面工作全貌，縱向可反映各具體事件的過程、結(jié)果和影響。

1、醫(yī)院、院區(qū)、科室、病區(qū)的設(shè)置、撤銷、合并、更名、遷址等變化；

2、醫(yī)院中層以上干部的人事任免文件；紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料；

3、上級有關(guān)部門對本院工作的重要指示、決定、批復，醫(yī)院貫徹落實上級部門的政策措施和重要工作部署[2]；上級部門對醫(yī)院各項工作的評估、檢查、監(jiān)督、指導情況；重要的接待工作及本院主要領(lǐng)導人參加的重大活動；

4、醫(yī)院重要發(fā)文及印發(fā)的重要規(guī)章制度；醫(yī)院召開的重要會議及其決議、決定；

5、本院臨床、教學、科研、學術(shù)、出版等成果及其重大影響，新技術(shù)、新項目的開展；醫(yī)療、護理、管理工作中發(fā)生的重大事故或嚴重差錯；

6、醫(yī)院建設(shè)項目的立項、竣工等重要節(jié)點，醫(yī)院大型設(shè)備的購置及重要項目合同、協(xié)議的簽訂；

7、醫(yī)院及職工獲得的國家級、省級和市級重大獎項、受到的重大處分及撤銷；

8、本院發(fā)生、參與的重大輿情、重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件；

9、院外權(quán)威媒體發(fā)布的涉及本院工作業(yè)績及批評的重要新聞報道；

10、反映本院重要工作動態(tài)、具有典型經(jīng)驗的工作亮點及其他具有歷史意義、科研價值、影響深遠的事件。

（三）拓寬收集渠道

《十四五全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級[3]。充分利用互聯(lián)網(wǎng)時代新技術(shù)、新手段，拓寬大事記收集渠道，也是解決目前我院大事記素材收集困難的有效方法。具體來說，可以從以下六個方面進行收集：一是向各科室收集。這也是我院目前大事記收集工作采取的主要形式，但為了保證信息報送的質(zhì)量，應(yīng)完善制度保障，并對報送人員進行規(guī)范化培訓；二是從醫(yī)院院長辦公會、黨委會（黨支部會）、中干會、專題會等院級以上會議紀要中選取。尤其是“三重一大”事項，應(yīng)納入大事記收集范圍；三是從醫(yī)院往來公文及院級發(fā)文中選取，大事記中引用正式公文中的內(nèi)容也可做到真實可追溯；四是從本院的官方媒體中選取，如辦公平臺、官方網(wǎng)站、官方微博、官方微信公眾號等。需要注意的是，由于媒體形式不同，官博、官微的語言風格可能更生動活潑，納入大事記中應(yīng)做適當調(diào)整，采用標準嚴謹?shù)臅嬲Z進行描述，并將視頻、照片等內(nèi)容適當加以提煉；五是從外部媒體、公開發(fā)行的書籍期刊等途徑收集。涉及本院的大事若被外部權(quán)威媒體報道或被公開發(fā)行的書籍期刊收錄必然說明事件影響較大，引起廣泛的社會關(guān)注，需注意鑒別事件真?zhèn)?，確保事件描述客觀全面；六是從一些在突發(fā)事件、重大輿情等情形留下的音視頻資料中提煉。有時事發(fā)突然，并未形成文字材料，只有零星的音視頻材料記錄了事件情況，可作為其他收集渠道的補充。

（四）加強宣傳利用

大事記作為檔案編研材料的一種，其生命力在于宣傳利用，編寫大事記的最終目的也不僅僅是將其作為另一種檔案而進行歸檔后束之高閣，而是通過大事記讓醫(yī)院員工、社會外界更了解醫(yī)院乃至更了解本地區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)。編寫大事記的過程，本就是促進醫(yī)院員工、領(lǐng)導更加了解醫(yī)院、熱愛醫(yī)院的有效方式，讓員工感受到記錄醫(yī)院的歷史人人有責、人人參與的自豪感，也是展示醫(yī)院技術(shù)實力、管理風采、文化建設(shè)的重要途徑。因此，我們應(yīng)利用各種線上、線下相結(jié)合的方式對編撰的大事記進行宣傳，如在院內(nèi)辦公平臺、官方網(wǎng)站、官方微博、官方微信等進行發(fā)布，有條件的還可定期結(jié)集成冊進行印制或出版。德陽市第六人民醫(yī)院還創(chuàng)新了拍攝醫(yī)院大事記短視頻的方式，大膽啟用普通員工“新聞主播”，以視頻的形式播報月度大事記紀實，并在線上媒體發(fā)布，展示醫(yī)院風采，其活潑的形式、廣泛的受眾面、較強的傳遞性和可觀看性，使得醫(yī)院的宣傳工作上了一個新臺階。此外，對于醫(yī)院主導或參與的重、特大事項，如關(guān)鍵技術(shù)突破、重大攻關(guān)成功，或者獲得重要榮譽、參與地區(qū)重大搶險救災(zāi)及公共衛(wèi)生事件等，還可使用紀事本末體以專題的形式進行編寫，開發(fā)年度亮點，為區(qū)域地方志的編寫提供素材。

四、結(jié)語

醫(yī)院大事記工作是檔案人員發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為醫(yī)院創(chuàng)造文化價值的有效方式，也是延續(xù)和傳承醫(yī)院記憶、全面記述醫(yī)院整體發(fā)展狀況的重要途徑，是一項有意義、需持續(xù)、長積累的工作。把好來源關(guān)、擴寬渠道關(guān)、做好整理關(guān)、加強宣傳關(guān)，有利于規(guī)范醫(yī)院大事記編寫工作的開展，充分發(fā)揮其決策參謀、史料查考的作用。