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有力組織 分類指導(dǎo) 楚雄州探索電子公文歸檔四種模式

2023-03-22 22:03李洪波
云南檔案 2023年6期
關(guān)鍵詞:楚雄州試點工作檔案局

■李洪波

楚雄州積極落實省檔案局有關(guān)電子公文歸檔試點工作安排,構(gòu)建了州級機關(guān)電子檔案管理平臺,先后組織2 個黨委部門、8 個政府部門、1個其他部門的總計11 個州級機關(guān)參與試點,經(jīng)過1 年的努力,各試點單位已歸檔電子公文10207 份,順利通過省檔案局組織的試點驗收,取得了預(yù)期效果。

一、主要做法

(一)加強領(lǐng)導(dǎo),精心組織。在省檔案局確定楚雄州為試點單位后,州檔案局高度重視,第一時間組織人員學(xué)習(xí)研究,展開全面深入調(diào)研,選取試點單位。為強化試點工作組織領(lǐng)導(dǎo),成立了以州委辦公室主任、州檔案局局長為組長,州委機要保密局副局長、州工信局副局長、州檔案館館長為副組長、各試點單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)為成員的楚雄州州級單位電子公文歸檔試點工作領(lǐng)導(dǎo)小組,于2022 年9 月印發(fā)了《楚雄州州級單位電子公文歸檔試點工作方案》,明確試點任務(wù)、要求和工作步驟。

(二)通力合作,完善系統(tǒng)。電子公文歸檔是一項系統(tǒng)工程,需要試點單位以及檔案、信息化、保密等主管部門的密切配合,尤其需要協(xié)同辦公系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件供應(yīng)商、系統(tǒng)集成商有力支撐保障。一年來,州檔案局認真履行職責,召開2 次領(lǐng)導(dǎo)小組會議,分析研判試點工作的主要障礙、存在困難和問題,落實解決措施。為確保試點工作成效,我們將建設(shè)功能完善、能支撐全部州級機關(guān)應(yīng)用的協(xié)同辦公系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)作為試點工作的重要內(nèi)容,積極爭取州財政下?lián)芰?43.5 萬元專項資金用于相關(guān)設(shè)施設(shè)備購置及系統(tǒng)功能完善工作,先后組織軟、硬件供應(yīng)商、系統(tǒng)集成公司,就軟硬件配置、安全保密措施、系統(tǒng)接口、電子公文規(guī)范處理、電子檔案標準化管理等問題,召開技術(shù)交底、協(xié)商會議29 次,協(xié)同辦公系統(tǒng)為此改進升級3 次,檔案在線接收系統(tǒng)改進升級7 次,有力保障了試點工作順利推進。

(三)分類指導(dǎo)、注重實效。州檔案局根據(jù)試點單位電子公文應(yīng)用的實際情況,分類指導(dǎo),幫助各試點單位建立適合自身實際的模式,為州級機關(guān)以電子公文歸檔管理為引領(lǐng),全面推動機關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級樹立了可復(fù)制可推廣的示范。我們將試點單位分成四類:一是公文處理大部份在協(xié)同辦公系統(tǒng)上進行的單位,主要有州投資促進局、州財政局、州工信局、州教育體育局,采取直接歸檔電子公文,少數(shù)未在協(xié)同辦公系統(tǒng)處理的文件,在機關(guān)檔案室檔案管理系統(tǒng)中通過掃描的方式歸檔;二是協(xié)同辦公系統(tǒng)僅用于收發(fā)文,公文處理還是用紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的單位,主要有州委辦公室、州機關(guān)事務(wù)管理局,采取先歸檔電子公文,再歸檔紙質(zhì)檔案并進行數(shù)字化加工后在機關(guān)檔案室檔案管理系統(tǒng)中集中管理;三是公文處理用協(xié)同辦公系統(tǒng),領(lǐng)導(dǎo)批示用紙質(zhì)的單位,主要有州交通局,采取先歸檔電子公文,再對文件處理簽進行掃描后在機關(guān)檔案室檔案管理系統(tǒng)中掛接;四是使用獨立的OA 系統(tǒng)的單位,主要有州稅務(wù)局、州中心血站,州稅務(wù)局直接在稅務(wù)部門的OA 系統(tǒng)中進行歸檔,中心血站將自己的OA 系統(tǒng)中的電子公文全部下載轉(zhuǎn)到州級協(xié)同辦公系統(tǒng)中再進行歸檔。

(四)建章立制、強化培訓(xùn)。為科學(xué)、高效、安全推進電子公文歸檔工作,楚雄州檔案局從源頭進行把控,結(jié)合全州推行檔案“三合一”制度,對試點單位的“三合一”制度進行了認真審核和把關(guān),方便技術(shù)人員在前期工作中設(shè)定分類方案以及各單位在歸檔過程中能更清晰地確定歸檔范圍、保管期限。同時為使工作流程更加規(guī)范,州檔案局擬定了《州級單位電子公文歸檔制度(試行)》《電子公文歸檔流程圖(試行)》等相關(guān)制度,要求各單位認真落實制度,按流程和步驟進行規(guī)范歸檔。一年來,我們分別組織面向試點單位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和面向全部州級單位的培訓(xùn)各1 次,到試點單位現(xiàn)場指導(dǎo)27 次。在對各州級機關(guān)開展日常檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)時也把電子公文歸檔作為重要內(nèi)容,強化指導(dǎo)。

(五)源頭管控,確保安全。安全工作始終是電子公文歸檔的首要問題,為此我們多角度加強化電子公文歸檔安全工作:建立了電子公文歸檔制度,審查試點單位的“三合一”制度,印發(fā)檔案安全工作提醒等。同時結(jié)合業(yè)務(wù)指導(dǎo),督促各單位落實相關(guān)制度,確保歸檔環(huán)境、歸檔過程、歸檔數(shù)據(jù)安全。

二、存在問題

雖然我們完成了試點工作任務(wù),但也存在一些需要進一步解決的問題:一是我州的協(xié)同辦公系統(tǒng)服務(wù)器未在當?shù)?,歸檔時間會有延遲;二是有的單位公文處理工作不能及時辦結(jié)電子公文處理流程,造成電子公文不能及時歸檔;三是多數(shù)州級機關(guān)電子公文應(yīng)用不全面不完整,需要“混合制”歸檔,較為繁瑣,影響各單位開展電子公文歸檔工作的積極性。

三、下一步措施

我們將進一步總結(jié)試點工作經(jīng)驗,堅持問題導(dǎo)向,主動謀劃,切實解決電子公文歸檔中的問題,在州級單位全力推進電子公文歸檔,助力“數(shù)字楚雄”建設(shè)。一是增強電子公文歸檔工作的意識,提高領(lǐng)導(dǎo)干部對電子公文歸檔的關(guān)注度和支持;二是積極配合相關(guān)部門加快推進電子政務(wù)協(xié)同辦公平臺的全面使用,構(gòu)建電子公文“單套制”歸檔的良好生態(tài);三是強化監(jiān)督指導(dǎo),提高電子公文歸檔的制度化規(guī)范化管理水平;四是積極向州工信局、州政府辦等單位匯報,提升協(xié)同辦公系統(tǒng)歸檔時效。

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