■張 婷 姚 紅

新冠肺炎疫情發(fā)生以來,黨中央、國務院迅速作出決策,部署疫情防控措施，使得高校新冠肺炎疫情防控檔案工作的開展有了具體的科學導向。同時，“十四五”規(guī)劃中也對檔案資源的開發(fā)利用提出了具體要求，高校新冠肺炎疫情防控檔案工作的開展，為深入開發(fā)利用高校檔案奠定了基礎，也是“十四五”規(guī)劃的題中之義。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件及突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案

所謂突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指突發(fā)的可能會對社會公眾健康造成威脅、形成重大影響的的事件[1]。當突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，相關部門和工作人員會實施相應的應急處置，并有專門的人員對這些應急處置的實施過程進行記錄，這就形成了突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案[2]。新冠肺炎疫情是突發(fā)公共衛(wèi)生事件，其防控檔案就是相關部門和工作人員對新冠肺炎疫情所實施的應急處置的記錄，包括疫情從暴發(fā)到得到控制的全部過程，且記錄形式多樣，是人們在面對新冠肺炎掌握其發(fā)展演變，并對其進行防控治理、實施治理策略等過程中累積的珍貴的經(jīng)驗教訓，完整的檔案資料能為今后各部門在對類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件進行應急處置時提供科學有效地指導。同時，這些檔案資料也是研究、回顧以往突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急處置工作經(jīng)驗教訓的重要信息資源，對社會發(fā)展具有重要的意義及價值。高校新冠肺炎疫情防控檔案是高校檔案重要組成部分，是高校檔案的范疇，對于構建學校記憶、傳承學校文化等具有重要價值。

二、高校新冠肺炎疫情防控檔案的特征及內(nèi)容

（一）高校新冠肺炎疫情防控檔案的特征

1.主體多元化

由于新冠肺炎的特殊性，人們無法掌握其暴發(fā)的空間范圍和時間范圍以及受其威脅的群體，而參與處置的機構及人員具有靈活性，因而形成檔案的主體具有多元化。為了更好地防控疫情，防止疫情蔓延，保證學校師生的生命健康安全，各高校都成立了相關人員組成疫情防控隊伍，小組成員涵蓋了黨政群各部門、校直各單位、各學院等，所產(chǎn)生及流轉的文件材料打破了以往形成文件材料單位間的界限，形成材料的各個主體多樣，更加廣泛，更加分散。

2.周期不確定性

由于受新冠肺炎疫情的嚴重性、復雜性、持續(xù)性等影響，有的文件材料需要層層審批，經(jīng)過好幾輪的修改最終才能定稿，有的文件材料如緊急會議記錄及形成的紀要等是在極其短的時間內(nèi)形成的。與教學檔案、基建檔案、財務檔案、科研檔案等類型檔案相比較，這些文件材料所形成的檔案周期不規(guī)律，具有不確定性。

3.類型多樣化

新冠肺炎疫情的發(fā)生時間沒有規(guī)律性，地點不確定，具有瞬時性的特點，并且參與人員廣泛。為了能夠?qū)⒁咔榘l(fā)生的點點滴滴保存下來供日后研究和參考，故對疫情相關檔案進行管理，包括各種通知、公告、捐贈記錄等文書檔案，消毒用品、各類設備、宣傳標語、表彰證書等實物檔案，照片、視頻等聲像檔案， 這些檔案源自不同的主體，類型呈現(xiàn)多樣化特點。

4.形成集中性

因為新冠疫情對群眾健康的威脅性大且容易蔓延，所以人們的防控措施也十分之多，這就造成了相關記錄也隨之增多，在一段時間內(nèi)集中形成。如新冠肺炎疫情防控工作小組相關文件、采購物資相關文件、志愿服務相關文件等檔案資料迅速產(chǎn)生形成。反之，疫情影響范圍縮小，人員影響較少時，相關記錄也會因此減少。所以不難看出，新冠肺炎疫情防控檔案的形成具有集中性。

5.檔案涉密性

為了能夠控制住新冠疫情，減少疫情所帶來的危害，維護社會秩序，新冠疫情的相關檔案內(nèi)容十分詳盡，并且檔案內(nèi)容只能由專門人員進行記錄，在沒有得到相關部門允許的情況下，不能向社會層面展示相關內(nèi)容，所以該類型的檔案保密性強。

（二）高校新冠肺炎疫情防控檔案內(nèi)容

為了方便對檔案進行管理，方便查閱，特對檔案內(nèi)容進行了歸納，從來源上來看有三種。一是源自上級部門。這部分的檔案既有上級部門要求下級部門需要執(zhí)行的任務等，還包含上級部門督察工作相關文件。二是來自高校內(nèi)部各個部門機構的檔案材料。這部分的檔案主要針對各大高校在疫情期間所實施的各種決策以及當疫情在校園內(nèi)發(fā)生時一切有關人員所進行的行動和所取得的防控成果等，有關師生管理、后勤保障、教學管理等形成的資料；對疫情所進行的相關分析而產(chǎn)生的相應記錄等；其余的對日后研究有意義的材料。三是源自全校師生及校友、社會大眾的檔案資料。新冠肺炎疫情影響范圍廣泛，大家在團結一致抗擊疫情的過程中產(chǎn)生形成的檔案資料大部分是散落在個人手中。同時在一些社交媒體平臺中，也有許多對日后研究有意義的材料，這些都可以算是疫情防控檔案。

三、高校新冠肺炎疫情防控檔案重要性

2020年國家檔案局在《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》中提出，疫情防控檔案真實記錄了全國人民團結抗擊疫情的全過程，具有重要價值。并指出將疫情檔案工作納入防控工作布局，做好相關工作指導[3]。2020年12月12日公布了《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》， 以法律的手段制定了相應的標準和要求[4]。而高校新冠防控檔案工作能夠順利開展，就必須做好相應的檔案信息采集工作，只有做好這一步，后續(xù)的檔案利用開發(fā)才能繼續(xù)進行，對于高校檔案工作的正常開展也十分有幫助，所以高校新冠肺炎疫情防控檔案具有關鍵作用。

（一）構建高校記憶，豐富高校文化

高校新冠肺炎疫情防控檔案是高校師生對于國家、省、市疫情防控部署決策貫徹實施的重要真實記錄，是高校記憶的重要部分，是高校檔案的重要內(nèi)容，科學有效地管理，有助于高校檔案管理體系中應急管理及常態(tài)管理的建立。同時，高校新冠肺炎疫情防控檔案充分彰顯了全校師生抗擊疫情的精神風貌，是校園文化的高度凝聚，完善檔案內(nèi)容有利于高校文化建設。此外，高校新冠肺炎疫情防控檔案可以為科學研究工作的進一步開展、干部的提拔及選用等人事組織工作提供依據(jù)。

（二）記錄疫情防控，提供參考價值

高校新冠肺炎疫情防控檔案能夠反映出學校所進行的防控措施和取得的成果，是第一手信息，有效性強，有利于日后的相關研究分析。現(xiàn)如今，高校新冠肺炎疫情防控已成為常態(tài)化，做好相關檔案管理工作對于新冠肺炎疫情前期工作經(jīng)驗的總結，全校教職工疫情防控知識的普及以及對疫情防控應急的心理應激等有著不可替代的重要作用。新冠肺炎疫情是突發(fā)公共衛(wèi)生事件，其防控難度大，暴發(fā)范圍和時間難以預測，做好歸檔工作可以有效收集整理疫情防控相關檔案資料，根據(jù)需要快速準確地提供疫情防控相關信息，有利于后續(xù)工作的開展。此外，高校新冠肺炎疫情防控檔案中的相關數(shù)據(jù)，可以為今后疫情防控工作應急預案的完善、開展提供科學的決策數(shù)據(jù)支持。

（三）宣傳防疫知識，營造濃厚氛圍

在我國新冠肺炎疫情暴發(fā)初期，由于對疫情所掌握的資料甚少，相關部門做出的應對措施有限，但隨著相關研究的深入，國內(nèi)疫情得到了較好的控制。但在其他國家，新冠肺炎疫情仍然反復不斷，所以日常防控必不可少，且需要持續(xù)進行。此時，新冠肺炎疫情防控檔案就顯得極其關鍵，高校新冠肺炎疫情防控檔案也具有重要作用。利用高校各個平臺多角度地做好新冠肺炎疫情防控相關政策、基本知識的宣傳，持續(xù)提升高校師生對疫情的關注度，為疫情防控措施的實施創(chuàng)造良好的基礎。

四、高校新冠肺炎疫情防控檔案管理的措施

（一）建立管理工作機制

以筆者所在學校為例，根據(jù)國家檔案局及省檔案局的要求及規(guī)定，學校結合實際制定了疫情防控期間檔案工作的要求，明確了新冠肺炎疫情防控檔案收集歸檔的范圍、工作流程及要求，落實了相關責任，為檔案工作的開展設立了制度保障，旨在增強大家檔案工作意識，共同完成好檔案工作。并且，結合疫情發(fā)展的實際情況，積極尋找新的行之有效的檔案工作方式方法。為了相關工作人員和相關部門及個人能夠在第一時間完成檔案的查詢及利用，我校主動作為，創(chuàng)新服務方式。在官網(wǎng)上公布查檔電話，接受電話查檔，做好相關查詢內(nèi)容信息及個人信息的登記，待檔案查詢結束后聯(lián)系快遞寄出，用戶直接簽收快遞。此外，為檔案用戶提供檔案查詢遠程預約服務，繼續(xù)推行郵箱發(fā)送電子郵件查檔等無接觸方式 ，大大提高疫情防控期間的工作效率。

（二）加強數(shù)據(jù)庫建設

在新冠肺炎疫情防控期間，檔案資源遠程利用需求大幅增加，這對檔案資源信息化建設提出了要求。借助數(shù)字化技術、互聯(lián)網(wǎng)等，將高校新冠肺炎疫情防控檔案進行數(shù)字化，建設專題數(shù)據(jù)庫，進一步豐富高校檔案資源，為今后疫情防控教育及宣傳、建設應急管理體系等方面提供科學參考。

（三）拓展檔案收集渠道

新冠肺炎疫情是突發(fā)公共衛(wèi)生事件，在處置過程中產(chǎn)生的檔案資料來源分散且繁雜，形式多樣，其分散在各個部門及機構中，極大影響學校統(tǒng)籌部署、實施的全過程，因而檔案的收集是檔案工作的關鍵。首先，高校新冠肺炎疫情防控檔案的收集歸檔不能事后來完成，而是應該與疫情防控工作的開展同步，一同部署，將檔案工作的責任落實到具體的人員，在第一時間就進行檔案的收集。其次，拓展檔案收集方式，除了發(fā)出文件來征集檔案，可以借助互聯(lián)網(wǎng)、社交媒體等實現(xiàn)檔案資料的共享及存儲。

（四）豐富檔案利用方式

高校新冠肺炎疫情防控檔案的開發(fā)及利用是使得檔案資源的價值得以實現(xiàn)的一個重要途徑之一。從服務方法上出發(fā)，高校的現(xiàn)實需要是檔案工作的出發(fā)點和落腳點，通過舉辦“國際檔案日”、線上及線下的專題展覽、微視頻、紀錄片，進行檢索查詢以及對檔案進行深入的研究編研等方式，對檔案資源進行利用，為用戶提供利用服務，實施具有強大影響力的宣傳工作。除此之外，我國的科技有了突飛猛進的發(fā)展，并且科技也促進了檔案工作的高效進行和持續(xù)大范圍地運用。為了保證高效檔案工作的精準性和效率，高?？梢猿掷m(xù)引進相應的數(shù)字技術，建設數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源的高效利用、共享。從服務內(nèi)容的角度來看，檔案服務包括知識服務，高校新冠肺炎疫情防控檔案的利用與檔案知識服務的屬性相結合。在對檔案的開發(fā)利用過程中，與高校發(fā)展規(guī)劃、當下的時事熱點等應建立緊密的聯(lián)系，結合檔案的教育、文化等屬性，將檔案資源與高校治理體系相融合。在專題檔案數(shù)據(jù)庫建立的基礎上，利用人工智能、大數(shù)據(jù)、人文技術、數(shù)字化等，充分挖掘研究檔案信息內(nèi)部存在的關聯(lián)，為今后的科學研究、宣傳教育及社會管理等提供科學的參考，從而實現(xiàn)檔案資源知識服務的高智能化及高附加值。

五、結語

新冠肺炎疫情是自新中國成立以來發(fā)生的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件，其傳播的速度是最快的，防控難度是最大的，感染的范圍也是最廣的[5]。高校新冠肺炎疫情防控檔案真實記錄了全校師生抗疫的過程，是高校檔案的重要組成部分。高校檔案館需及時完成新冠肺炎疫情防控檔案收集整理，將疫情檔案管理工作作為當前業(yè)務工作的重點，并納入長期工作規(guī)劃中。