張 靜

（凌源市勞動就業(yè)局，遼寧 凌源 122500）

檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理和社會服務(wù)中比較關(guān)鍵的內(nèi)容，推進(jìn)失業(yè)人員檔案管理可以了解社會中失業(yè)人口數(shù)量，對失業(yè)群體的具體情況進(jìn)行分析，為失業(yè)人員提供基礎(chǔ)的醫(yī)療、教育等社會福利，在改善民生條件的同時，促進(jìn)社會公平，構(gòu)建和諧社會秩序。當(dāng)前，失業(yè)人員檔案管理工作在很多地區(qū)并沒有得到足夠的重視，這為檔案管理的后續(xù)工作帶來了一定困難，而思考失業(yè)人員檔案促進(jìn)勞動就業(yè)服務(wù)的意義，分析當(dāng)前檔案管理的在管理過程中面臨的困境，探討應(yīng)用有效策略對失業(yè)人員的檔案進(jìn)行收集、整理、應(yīng)用等，能夠提供更好的勞動就業(yè)服務(wù)，在改善民生的同時，也有利于解決社會矛盾，推動社會和諧發(fā)展。

一、失業(yè)人員檔案管理的重要性

1.優(yōu)化勞動就業(yè)

失業(yè)人員檔案管理對優(yōu)化勞動就業(yè)具有重要意義。勞動就業(yè)的所能提供的服務(wù)具有一定限度，社會中流動的無業(yè)人群數(shù)量較多，類別也比較復(fù)雜，在為不同年齡層、受教育程度、身心素質(zhì)的失業(yè)人群提供就業(yè)服務(wù)時，缺乏有效的信息資料會導(dǎo)致就業(yè)服務(wù)工作效率低下，質(zhì)量下降，無法滿足失業(yè)人員的就業(yè)需要，也不利于社會服務(wù)的發(fā)展。失業(yè)人員檔案是統(tǒng)計(jì)現(xiàn)階段失業(yè)人口數(shù)量以及細(xì)節(jié)信息的重要資料，能夠了解當(dāng)前失業(yè)人口的特點(diǎn)，并結(jié)合失業(yè)人員的詳細(xì)信息為其提供針對性的勞動就業(yè)服務(wù)，提高就業(yè)率，減少人口貧困和犯罪率，具有良好的經(jīng)濟(jì)學(xué)和社會學(xué)意義[1]。通過失業(yè)人員檔案管理，能夠詳細(xì)了解當(dāng)前社會上失業(yè)人口的主要組成部分，對其失業(yè)原因、人員結(jié)構(gòu)特點(diǎn)等進(jìn)行客觀分析，結(jié)合失業(yè)人員的具體特征從多方面匯集就業(yè)服務(wù)資源，提供更加適應(yīng)于失業(yè)人員的工作崗位，有效解決就業(yè)問題。

2.改善民生條件

失業(yè)人員檔案管理對于改善民生條件具有良好的作用。就業(yè)與民生之間的關(guān)系密不可分，失業(yè)人口過多，失業(yè)人員喪失經(jīng)濟(jì)來源，容易滋生大量民生問題，比如部分失業(yè)人員因失業(yè)且無法及時再就業(yè)導(dǎo)致貧困，在失業(yè)期間醫(yī)療服務(wù)、養(yǎng)老服務(wù)、退休服務(wù)等無法得到保障，部分失業(yè)人員的房屋貸款等無力償還等，不僅對失業(yè)人員自身生活造成不良影響，也會進(jìn)一步影響社會的發(fā)展。失業(yè)人員檔案作為記錄失業(yè)人員各類信息內(nèi)容的重要檔案資料，對于了解失業(yè)人員，分析失業(yè)的主要原因等具有重要指導(dǎo)意義，為針對性解決失業(yè)人員再就業(yè)問題提供了幫助，能夠減少由于失業(yè)造成的民生問題，從而改善民生條件。失業(yè)檔案管理工作越細(xì)致，統(tǒng)計(jì)的失業(yè)人員信息內(nèi)容越豐富，越能夠?qū)ο嚓P(guān)問題進(jìn)行深入研究和分析，在客觀討論失業(yè)問題的同時，詳細(xì)了解社會的發(fā)展進(jìn)程，為民生發(fā)展提供可靠的依據(jù)[2]。

3.促進(jìn)社會公平

失業(yè)人員檔案管理有利于促進(jìn)社會公平。檔案管理本身是一件管理性、服務(wù)性工作，其社會意義與價值尤為突出，在社會快速發(fā)展背景下，貧富差距日漸拉大，失業(yè)人員的出現(xiàn)不僅導(dǎo)致部分人口失去了經(jīng)濟(jì)來源，也進(jìn)一步影響了社會的公平秩序，若不為失業(yè)人員提供有效的就業(yè)服務(wù)，減少失業(yè)人員數(shù)量，可能造成嚴(yán)重社會后果。在這一過程中，失業(yè)人員檔案是了解失業(yè)人員信息的重要條件，失業(yè)人員檔案不直接產(chǎn)生物質(zhì)財富，但通過對失業(yè)人員檔案進(jìn)行科學(xué)管理與應(yīng)用，能夠?yàn)樯鐣?shí)踐服務(wù)提供可靠地依據(jù)，對現(xiàn)階段失業(yè)問題嚴(yán)重的地區(qū)，人員群體等進(jìn)行客觀分析，了解經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際情況，并對社會的后續(xù)發(fā)展指引方向。失業(yè)人員檔案管理不僅在提供就業(yè)服務(wù)上具有針對性意義，同時也為滿足了社會利用的需要，具有較高的社會價值，應(yīng)該引起足夠的關(guān)注[3]。

二、失業(yè)人員檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理重視度較低

失業(yè)人員檔案管理缺乏重視是其管理中常見問題。檔案管理作為一類管理工作，在很多企事業(yè)單位管理中并未得到有效重視，在勞動從業(yè)過程中，用人單位往往更關(guān)注就業(yè)人員的簡歷，而對后續(xù)檔案管理往往缺乏有效控制，失業(yè)人員的檔案管理受重視程度更低。很多用人單位在進(jìn)行人員聘用時，沒有明確勞動合同續(xù)簽相關(guān)內(nèi)容，對人員的檔案保存、轉(zhuǎn)換等，均沒有進(jìn)行有效管理，相當(dāng)一部分人員在失業(yè)后檔案內(nèi)容空白，企業(yè)在經(jīng)營管理中棄檔、拋檔行為屢有發(fā)生，缺乏良好的檔案管理意識[4]。在現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，人員檔案管理的重視性較低，不僅造成了企業(yè)內(nèi)部員工的職位、績效等情況難以有效統(tǒng)計(jì)，也無法在員工失業(yè)時準(zhǔn)確提供失業(yè)人員檔案，部分員工的工齡、在職期間工作情況等無法有效反應(yīng)，從而影響了員工再就業(yè)，也不利于勞動就業(yè)服務(wù)的推進(jìn)。

2.檔案缺乏統(tǒng)一管理

檔案缺乏統(tǒng)一管理同樣是失業(yè)人員檔案管理中比較主要的問題。在檔案管理過程中，管理的方式、途徑不同，檔案管理效率和質(zhì)量也各不相同，而目前由于缺乏重視和資金支持不足等因素，失業(yè)人員檔案往往難以進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案部門在進(jìn)行失業(yè)人員檔案管理時，應(yīng)用的管理方式、管理系統(tǒng)規(guī)格各異，很多軟件系統(tǒng)之間并不兼容，難以快速準(zhǔn)確地對失業(yè)人員信息進(jìn)行檢索、調(diào)取分析，導(dǎo)致信息資料交換和調(diào)取困難。在部分檔案管理單位中，其檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不適應(yīng)有關(guān)規(guī)定，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，不利于失業(yè)人員檔案的有效分析。在進(jìn)行失業(yè)人員的勞動就業(yè)服務(wù)時，由于檔案統(tǒng)一管理的缺乏，工作標(biāo)準(zhǔn)的差異性，造成失業(yè)人員檔案管理效率低下，無法快捷的編輯檔案信息結(jié)果，限制了后續(xù)檔案的利用與應(yīng)用效果，同樣也對失業(yè)人員再就業(yè)造成了不良影響。

3.檔案管理缺乏規(guī)范

檔案管理缺乏規(guī)范化是失業(yè)人員檔案管理的常見問題。失業(yè)人員的檔案管理不僅在管理意識上有所欠缺，實(shí)際工作中也缺乏完善的管理規(guī)范，電子信息化管理體系以及檔案規(guī)范化建設(shè)在近年來才得到比較廣泛的應(yīng)用，很多地區(qū)由于歷史原因和經(jīng)濟(jì)受限因素，在實(shí)際進(jìn)行管理中缺乏有效的檔案管理?xiàng)l件，也沒有對檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行明確規(guī)范，導(dǎo)致失業(yè)人員的檔案沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，用人單位與檔案管理單位對于失業(yè)人員檔案的統(tǒng)計(jì)并不一致，難以進(jìn)行有效的檔案分析，很多檔案管理系統(tǒng)僅關(guān)注工作人員入職信息錄入，對失業(yè)人員的離職原因、離職時具體情況等沒有進(jìn)行準(zhǔn)確記錄[5]。部分檔案管理單位統(tǒng)計(jì)失業(yè)人員的信息缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，失業(yè)人員檔案信息統(tǒng)計(jì)不完全，缺乏對失業(yè)人口檔案的檔案更新、留存以及轉(zhuǎn)移全流程規(guī)范，沒有系統(tǒng)的檔案分類，實(shí)際進(jìn)行管理時各類人員檔案管理混亂。此外，由于缺乏規(guī)范，很多單位的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)能力較差，管理人員的專業(yè)水平和能力不足，也都進(jìn)一步增加了失業(yè)人員檔案管理的問題。

4.檔案管理信息化程度低

檔案管理的信息化程度較低同樣是失業(yè)人員檔案管理中的主要問題。在辦公自動化、無紙化進(jìn)程中，檔案管理的信息化要求也日益增加，而各單位在進(jìn)行工作人員檔案管理時，檔案信息化管理的意識不足，缺乏完善的硬件設(shè)施，人力資源管理軟件中對失業(yè)人員情況缺乏明確統(tǒng)計(jì)，失業(yè)人員檔案儲存方式落后，信息資料交流不順暢等。很多單位并不注重信息化檔案系統(tǒng)的建立，人員檔案信息內(nèi)容空白，信息軟件系統(tǒng)功能不全等，檔案的信息化管理缺乏良好的基礎(chǔ)條件，數(shù)據(jù)庫技術(shù)水平較低，失業(yè)人員的工作內(nèi)容與信息統(tǒng)計(jì)不完善，在數(shù)據(jù)庫中檢索失業(yè)人員檔案信息速度較慢，沒有運(yùn)用智能化技術(shù)進(jìn)行失業(yè)人員檔案的分類與歸檔等，都影響了失業(yè)人員信息的統(tǒng)計(jì)與分析。信息化程度低不僅影響了檔案內(nèi)容管理效率，也不利于失業(yè)人員就業(yè)服務(wù)的有效提供，應(yīng)該引起足夠的關(guān)注。

三、失業(yè)人員檔案管理策略

1.優(yōu)化檔案管理意識

檔案管理意識的優(yōu)化對于強(qiáng)化失業(yè)人員檔案管理具有重要意義。在檔案管理過程中應(yīng)該給予失業(yè)人員檔案管理足夠的重視與關(guān)注，客觀分析失業(yè)人員檔案與勞動就業(yè)服務(wù)、社會民生發(fā)展各方面的關(guān)系，了解檔案管理的服務(wù)性質(zhì)與管理性質(zhì)，從客觀公正的角度出發(fā)對失業(yè)人員信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，保證檔案的隱私性與管理的規(guī)范性。檔案管理意識有利于提升失業(yè)人員檔案管理的質(zhì)量，在這一過程中需要加強(qiáng)宣傳教育，提供專業(yè)培訓(xùn)，不斷優(yōu)化管理者的工作能力和意識水平，確保失業(yè)人員的檔案能夠得到有序管控。通過教育與培訓(xùn)，對檔案管理人員的責(zé)任意識進(jìn)行強(qiáng)化，要求管理人員積極了解最新檔案法律法規(guī)，對社會性問題進(jìn)行分析和研究，關(guān)注勞動就業(yè)實(shí)際情況，在專業(yè)技術(shù)與責(zé)任意識支持下完成失業(yè)人員檔案管理工作。各單位在進(jìn)行檔案管理時，需要優(yōu)化自身檔案管理意識，對失業(yè)人員的詳細(xì)情況進(jìn)行詳細(xì)分析，確保失業(yè)人員檔案管理遵循相應(yīng)規(guī)章制度，在檔案信息統(tǒng)計(jì)時，對失業(yè)人員檔案內(nèi)容是否全面、有無錯誤等進(jìn)行檢查，并關(guān)注檔案中時間、事件等相關(guān)信息邏輯是否合理，保證檔案管理的科學(xué)性[6]。

2.建立人事檔案管理中心

人事檔案管理中心是失業(yè)人員檔案管理的有效途徑，能夠保證對檔案的統(tǒng)一管理，降低檔案管理中失誤、遺漏等問題。在人事檔案管理中心建立中，需要關(guān)注檔案管理的統(tǒng)一性，企業(yè)單位與政府相關(guān)單位應(yīng)該就失業(yè)人員檔案進(jìn)行客觀分析，結(jié)合國家檔案管理系統(tǒng)的要求對人事檔案進(jìn)行有效的劃分，確保失業(yè)人員的信息資料可以形成統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，解決職工的檔案問題。在這一過程中，需要對關(guān)注失業(yè)人員的檔案信息特點(diǎn)，結(jié)合社會發(fā)展條件對失業(yè)人員的檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化分析，確保各失業(yè)人員的檔案得以統(tǒng)一收集匯總，并按照科學(xué)的方法分類、整理，能夠在后續(xù)為勞動就業(yè)服務(wù)提供良好的指導(dǎo)依據(jù)[7]。在進(jìn)行人事檔案管理中心建立時，應(yīng)該注意增加資金投入，進(jìn)行明確的職能權(quán)限劃分，確保其能夠?qū)ι鐣I(yè)人員的檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理。人事檔案管理中心作為管理人事檔案的重要場所，必須具備良好的工作能力，運(yùn)用其檔案管理職能對企業(yè)的人員流動情況，失業(yè)人員檔案接管等進(jìn)行有效處理。在管理系統(tǒng)內(nèi)部形成有序的管理體系，對信息檢索、調(diào)取分析、資料交換等各類內(nèi)容進(jìn)行明確，確保失業(yè)人員檔案得以統(tǒng)一管理，能夠?yàn)槠湓倬蜆I(yè)服務(wù)提供良好的幫助。

3.推進(jìn)檔案規(guī)范化管理

檔案規(guī)范化管理對于改善失業(yè)人員檔案管理質(zhì)量有重要意義。檔案管理工作必須要有完善的規(guī)章制度，相關(guān)單位在進(jìn)行失業(yè)人員檔案管理時，更需要深入分析國家與各級檔案管理部門的要求，對失業(yè)人員的信息資料進(jìn)行有效歸檔，確保其檔案數(shù)量齊全、檔案資料內(nèi)容完整。檔案的規(guī)范化管理應(yīng)該在制度上加以完善，參與檔案管理的單位必須結(jié)合失業(yè)人員的特點(diǎn)和再就業(yè)服務(wù)要求，對失業(yè)人員檔案信息進(jìn)行明確標(biāo)注，記錄失業(yè)人員的工齡、在職情況、離職原因以及獎懲情況等，為失業(yè)人員提供全面系統(tǒng)的檔案記錄，為其再就業(yè)奠定良好基礎(chǔ)。失業(yè)人員檔案管理應(yīng)該注意檔案的儲存與調(diào)取內(nèi)容的規(guī)范，對失業(yè)人員檔案本身進(jìn)行良好的儲存，尊重失業(yè)人員隱私，做好備份處理與數(shù)據(jù)庫的定期維護(hù)，避免檔案被破壞。在檔案管理過程中應(yīng)該根據(jù)相關(guān)要求對檔案進(jìn)行規(guī)范化應(yīng)用，合理分析當(dāng)前失業(yè)人員特點(diǎn)，對勞動就業(yè)服務(wù)展開系統(tǒng)規(guī)劃，讓失業(yè)人員檔案能夠發(fā)揮良好的作用與價值[8]。

4.信息化檔案管理建設(shè)

推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)對于失業(yè)人員檔案管理具有重要意義?，F(xiàn)代化檔案管理要求建設(shè)信息化管理體系，在這一過程中信息化的硬件設(shè)施、軟件基礎(chǔ)等都應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。檔案管理單位需要結(jié)合失業(yè)人員檔案特點(diǎn)進(jìn)行信息化建設(shè)，對檔案管理信息系統(tǒng)的硬件設(shè)備資源進(jìn)行升級，提供足夠的儲存空間能夠?yàn)槭I(yè)人員的檔案信息提供儲存條件。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫、云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用，通過分布式運(yùn)算與儲存條件的應(yīng)用擴(kuò)大失業(yè)人員檔案處理的效率，并且運(yùn)用更加先進(jìn)的信息處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)失業(yè)人員檔案的快速歸檔與處理。在進(jìn)行檔案軟件系統(tǒng)建設(shè)時，需要注意不同地區(qū)的檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)，盡可能選擇兼容性強(qiáng)并且統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)進(jìn)行檔案內(nèi)容的管理，便于失業(yè)人員的檔案信息調(diào)取，為失業(yè)人員勞動就業(yè)提供有效的幫助，提升檔案管理質(zhì)量。

結(jié)語

失業(yè)人員檔案管理工作對于促進(jìn)勞動就業(yè)服務(wù)具有重要意義，為了保證失業(yè)人員檔案管理的科學(xué)性與有序性，必須不斷加強(qiáng)檔案管理意識，樹立良好的責(zé)任意識，培養(yǎng)專業(yè)能力對檔案進(jìn)行管理。同時，也應(yīng)該關(guān)注檔案管理的各項(xiàng)條件，對專業(yè)化管理中心的建設(shè)、規(guī)范化管理內(nèi)容以及信息化管理?xiàng)l件等進(jìn)行分析，應(yīng)用各類策略保證失業(yè)人員檔案能夠有效地管理，在勞動就業(yè)服務(wù)中為其提供更多便利條件，促進(jìn)社會民生發(fā)展。