◎王影

在大數(shù)據(jù)背景之下，人們的生活和工作都發(fā)生了極大的改變，大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，更是在各行各業(yè)得到了進(jìn)一步的創(chuàng)新發(fā)展，尤其是在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，為檔案朝著數(shù)字化、信息化以及先進(jìn)化等管理方向發(fā)展提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息的增長(zhǎng)速度直線攀升，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，那么想要使檔案管理水平得到有效提升，就要具備創(chuàng)新意識(shí)，加大技術(shù)、人才等方面的保障力度，全面推動(dòng)檔案管理優(yōu)化、轉(zhuǎn)型發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)的基本概念及技術(shù)特點(diǎn)

（一）大數(shù)據(jù)的基本概念

大數(shù)據(jù)是依托于網(wǎng)絡(luò)信息的基礎(chǔ)之上產(chǎn)生的一種新型產(chǎn)物。大數(shù)據(jù)技術(shù)主要是借助計(jì)算機(jī)設(shè)備把數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的方式來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)和使用，具有鮮明的信息技術(shù)特征，能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息資源共享這一目標(biāo)。近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，大數(shù)據(jù)在分布式數(shù)據(jù)的挖掘以及處理上更是獲得了不小的突破。通過(guò)大數(shù)據(jù)的廣泛運(yùn)用，不僅讓人們的工作效率得到了有效提升，還為檔案的受眾群體提供了極大的便利條件。由此可見(jiàn)，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，對(duì)于推動(dòng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步起到了一定的推動(dòng)作用。

（二）大數(shù)據(jù)的技術(shù)特點(diǎn)

首先，虛擬化特點(diǎn)。現(xiàn)階段，隨著多媒體設(shè)備的不斷涌現(xiàn)和計(jì)算機(jī)等技術(shù)的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的同時(shí)，也取得了明顯的成效，不僅提高了社會(huì)生產(chǎn)效率，還極大地避免了資源浪費(fèi)。大數(shù)據(jù)的虛擬化特點(diǎn)主要是指將數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為虛擬化的信號(hào)，使信息的加工傳輸速度得到極大的提升。比如說(shuō)，一臺(tái)超級(jí)計(jì)算機(jī)可以同時(shí)對(duì)海量的虛擬信號(hào)進(jìn)行處理，并將其儲(chǔ)存到服務(wù)器的光盤或是磁盤上面，此種方式會(huì)讓信息更加全面化、精準(zhǔn)化。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式不同的是，經(jīng)過(guò)大數(shù)據(jù)處理之后的信息無(wú)法直接接觸，只能夠通過(guò)多媒體設(shè)備、計(jì)算機(jī)等載體得以接觸，這也充分體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的虛擬化特點(diǎn)。

其次，高效化特點(diǎn)。信息技術(shù)的一個(gè)顯著優(yōu)勢(shì)就是速度快，大數(shù)據(jù)能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)快速地處理數(shù)據(jù)信息，這一點(diǎn)遠(yuǎn)勝過(guò)傳統(tǒng)的紙質(zhì)化處理方式。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)在對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理時(shí)，準(zhǔn)確度也越來(lái)越高，信息的檢索、整合等能力也越來(lái)越強(qiáng)，能夠?qū)⒔y(tǒng)一類型的信息歸納在一起，這為信息使用者的查找提供了極大的便利。與此同時(shí)，人們對(duì)信息的需求量越來(lái)越大，為了充分滿足社會(huì)的發(fā)展需求，檔案信息的傳輸也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)，檔案資源的利用率也得到了顯著提升。

二、提高檔案管理有效性的技術(shù)保障

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，要想使檔案管理的有效性得到提升，就要有強(qiáng)有力的技術(shù)作為支持，也就是說(shuō)借助信息化技術(shù)手段使檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化。通過(guò)信息化技術(shù)的有效融入，可以使數(shù)字化檔案開(kāi)發(fā)成果的轉(zhuǎn)化進(jìn)一步加快，以此使現(xiàn)階段人們對(duì)檔案信息的利用需求得到充分的滿足，并不斷加快檔案管理工作的數(shù)據(jù)化發(fā)展步伐。檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)化主要是指，將檔案內(nèi)容進(jìn)行智能碎片化分解，使其能夠變成計(jì)算機(jī)可以讀取和處理的一種數(shù)據(jù)形式，將碎片化的數(shù)據(jù)集合在一起，并對(duì)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系進(jìn)行重新組合和建構(gòu)，最終使其以可視化的形式呈現(xiàn)出來(lái)。檔案管理對(duì)象發(fā)生改變和檔案管理層級(jí)的劃分在一定程度上體現(xiàn)了檔案管理由數(shù)字化過(guò)渡到數(shù)據(jù)化，以往是管理文化，而發(fā)展至今逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾頂?shù)據(jù)，并且其對(duì)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)提出了更為高標(biāo)準(zhǔn)的要求。從紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子檔案再逐漸發(fā)展成檔案數(shù)據(jù)化，文件被細(xì)化到內(nèi)容，也就是說(shuō)檔案內(nèi)容語(yǔ)義化成為數(shù)據(jù)信息。同時(shí)，檔案開(kāi)發(fā)也得到了進(jìn)一步的細(xì)化，這些分散在大量文件中的數(shù)據(jù)信息，借助語(yǔ)義分析等技術(shù)使其價(jià)值得到更加深入的開(kāi)發(fā)。實(shí)施檔案數(shù)據(jù)化主要是讓海量的檔案實(shí)現(xiàn)跨卷宗、跨文件內(nèi)容等產(chǎn)生更強(qiáng)的關(guān)聯(lián)效應(yīng)，用戶在進(jìn)行檢索的過(guò)程中能夠獲得更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。對(duì)于那些比較分散的碎片化的數(shù)據(jù)信息，利用語(yǔ)義處理等相關(guān)技術(shù)可以將零散的數(shù)據(jù)信息根據(jù)語(yǔ)義分類進(jìn)行合并，重新構(gòu)建起數(shù)據(jù)的語(yǔ)義關(guān)系，這樣不僅可以使檢索結(jié)果更加優(yōu)化，還可以深入挖掘數(shù)據(jù)間的深層次關(guān)系。由此可見(jiàn)，在新時(shí)代發(fā)展背景之下，檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化是檔案管理必然要走的轉(zhuǎn)型升級(jí)之路，也是滿足用戶需求和時(shí)代發(fā)展需要的必要手段。

（一）檔案服務(wù)知識(shí)化

以檔案管理數(shù)據(jù)化為基礎(chǔ)，可以更好地推動(dòng)檔案服務(wù)知識(shí)化得以實(shí)現(xiàn)。而為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案服務(wù)知識(shí)化，就要充分借助知識(shí)圖譜、語(yǔ)義分析等技術(shù)手段，例如通過(guò)語(yǔ)義拆分、合并以及可視化等方式對(duì)檔案資源進(jìn)行處理，以此使檔案知識(shí)能夠更加全面。隨著相關(guān)技術(shù)的日益發(fā)展，檔案資源數(shù)據(jù)化程度也在加深，不僅可以為檔案用戶提供更好的查閱服務(wù)，切實(shí)滿足他們的需求，還可以加快檔案服務(wù)知識(shí)化的發(fā)展步伐。

（二）檔案跨越式合作

數(shù)據(jù)信息是各部門、各單位以及企業(yè)等的重要資源。檔案部門擁有著非常豐富的信息資源，可以根據(jù)實(shí)際情況，針對(duì)跨領(lǐng)域合作制定科學(xué)合理的計(jì)劃方案，從而使檔案信息資源可以跨越部門、區(qū)域以及行業(yè)等實(shí)現(xiàn)共享和利用。例如檔案部門可以與美術(shù)館等單位建立合作關(guān)系，使各領(lǐng)域間的數(shù)據(jù)形成較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，從而為廣大用戶提供更好的檔案資源利用體驗(yàn)。

（三）高品質(zhì)化的檔案服務(wù)

在用戶的隱私和數(shù)據(jù)的安全性得到有效保障的前提下，就應(yīng)該將更多的注意力放在為廣大用戶提供更加具有針對(duì)性、個(gè)性化的檔案服務(wù)上面。充分考慮用戶個(gè)體的實(shí)際需求，形成相應(yīng)的小數(shù)據(jù)，以此為用戶提供精準(zhǔn)的檔案信息資源服務(wù)。換言之，結(jié)合已經(jīng)生成的用戶資源需求、習(xí)慣以及性別等數(shù)據(jù)信息，勾畫出用戶畫像，為用戶提供有針對(duì)性的服務(wù)。另外，通過(guò)這些個(gè)體化的數(shù)據(jù)，提升用戶對(duì)檔案的利用率和對(duì)檔案服務(wù)的滿意度，促使檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)更高品質(zhì)的發(fā)展。

三、提高檔案管理有效性的安全保障

（一）信息標(biāo)準(zhǔn)與結(jié)構(gòu)化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，不僅可以促使檔案管理工作效率更加高效，還可以使檔案數(shù)據(jù)信息更加具有安全性。然而網(wǎng)絡(luò)在帶來(lái)便利條件的同時(shí)，其自身的開(kāi)放性等特點(diǎn)也給網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息帶來(lái)了一定的安全隱患，要予以充分重視。檔案數(shù)據(jù)在做完結(jié)構(gòu)化處理之后，可以將檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類，提升使用效率，使數(shù)據(jù)信息得到有效管理，當(dāng)有非法數(shù)據(jù)侵入的時(shí)候，能夠及時(shí)做出判斷。所以說(shuō)，在檔案信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，檔案管理也就更加具有安全性。

（二）信息安全的體系化

大力推進(jìn)信息安全的體系化建設(shè)，對(duì)于確保信息安全非常重要。在信息化時(shí)代背景下，檔案信息面臨的安全隱患問(wèn)題也越來(lái)越多，因此，應(yīng)將重點(diǎn)放在事前預(yù)防和事中防控上面，而并非以往的事后處理，要統(tǒng)籌安排安全管理工作，以此使檔案數(shù)據(jù)安全體系得到進(jìn)一步的完善。要營(yíng)造一個(gè)相對(duì)安全的軟硬件環(huán)境，使電子檔案的運(yùn)行以及存放盡量不受影響。創(chuàng)建安全運(yùn)行維護(hù)、安全技術(shù)以及安全管理等體系，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，這樣可以產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)，使檔案數(shù)據(jù)的安全性得到有效保障。檔案部門在創(chuàng)建信息安全體系的同時(shí)，還應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)防御體系的創(chuàng)建，利用殺毒軟件等防控手段，使檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)性減小。還要充分利用云終端，將信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息上傳到云平臺(tái)中進(jìn)行保存，以免由于存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障而使數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、損壞等情況。與此同時(shí)，應(yīng)制定規(guī)范化的檔案安全管理規(guī)章制度。當(dāng)前，檔案管理有著較為廣闊的發(fā)展空間，所以檔案數(shù)據(jù)信息的安全保障體系也應(yīng)有所改變，特別是在制度建設(shè)方面，要順應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展步伐來(lái)不斷完善，促使檔案管理在效率、品質(zhì)上得到進(jìn)一步的提升。有了較為完善的檔案安全管理制度，還要將其執(zhí)行到位，創(chuàng)建檔案信息準(zhǔn)入、監(jiān)督等制度，通過(guò)制度來(lái)約束管理人員的行為，貫徹執(zhí)行分級(jí)管理模式。而監(jiān)督管理制度的落實(shí)，則可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防范工作人員的不當(dāng)行為，更好地保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全，從而推動(dòng)檔案管理工作更好地發(fā)展。

（三）有效避免人為因素帶來(lái)的安全隱患

在開(kāi)展檔案信息安全管理工作過(guò)程中，應(yīng)采取有效措施避免人為因素造成的不利影響。為了使檔案信息更加安全，相關(guān)技術(shù)人員要具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，如果技術(shù)人員在思維意識(shí)、技術(shù)能力上有所欠缺，則會(huì)使檔案管理工作發(fā)展較為滯后，失誤率也會(huì)增加。因此，要想使數(shù)據(jù)信息的安全性得到有效提升，就要對(duì)技術(shù)考核體系進(jìn)行完善，針對(duì)檔案管理人員定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，使其在思想行為、技術(shù)操作上更加規(guī)范化。為了檔案信息的真實(shí)性得到有效的保障，就要采取多種措施對(duì)所錄入和存儲(chǔ)的信息進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)證。同時(shí)，創(chuàng)建一支數(shù)據(jù)信息質(zhì)量把控小組，對(duì)錄入的檔案信息進(jìn)行反復(fù)核查，以此確保其準(zhǔn)確度和真實(shí)性。

四、提高檔案管理有效性的人才保障

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理在工作模式上發(fā)生了極大的改變，這也就需要從事檔案管理的相關(guān)工作人員具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能。特別是在檔案管理與信息化技術(shù)深度融合的情況下，更要儲(chǔ)備足夠的人才資源，確保檔案管理的各項(xiàng)工作能夠順利實(shí)施。檔案管理工作人員在管理經(jīng)驗(yàn)方面雖然非常豐富，但強(qiáng)度過(guò)大的工作量，使他們無(wú)法花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)新的先進(jìn)技術(shù)和適應(yīng)新的管理模式，那么為了使檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，就要對(duì)人才培養(yǎng)、激勵(lì)機(jī)制等進(jìn)行完善，在提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，為檔案管理工作注入源源不斷的動(dòng)力。

（一）積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才

通過(guò)對(duì)人才引進(jìn)機(jī)制的不斷完善，引入高素質(zhì)的檔案管理人才，讓他們起到帶頭作用，推動(dòng)檔案管理朝著創(chuàng)新發(fā)展方向前進(jìn)。針對(duì)檔案管理人才，應(yīng)提升招聘門檻，要求其不僅有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，還要在工作理念和專業(yè)技能上具備一定的創(chuàng)新意識(shí)，能夠帶動(dòng)其他工作人員積極提升自身的業(yè)務(wù)能力。另外，加大對(duì)人才引進(jìn)機(jī)制的宣傳力度，以此更加廣泛地吸引復(fù)合型人才的加入，從而組建起一支高水平、高素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍。

（二）加大人才培訓(xùn)力度，定期開(kāi)展考核

隨著檔案管理信息化進(jìn)程的不斷加快，還要對(duì)人才培訓(xùn)模式和計(jì)劃進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)開(kāi)展形式多樣、內(nèi)容豐富的培訓(xùn)活動(dòng)，讓檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)、技能等得到全面提升，以更好地適應(yīng)新的管理模式。大力培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才，讓他們可以對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信以及終端操作系統(tǒng)等進(jìn)行熟練運(yùn)用，從而為檔案管理工作模式的創(chuàng)新貢獻(xiàn)力量。制定完善的考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平等進(jìn)行全面考核，結(jié)合考核結(jié)果，對(duì)工作人員的工資、福利等進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，讓工作人員積極投入到檔案管理工作中。對(duì)人才激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行完善，確保檔案管理人員能夠?qū)⒏黜?xiàng)規(guī)章制度有效落實(shí)，并在工作中互相監(jiān)督、制約。通過(guò)增加薪資待遇的方式，留住已有的員工，吸引外來(lái)人才，使員工的內(nèi)在潛能被激發(fā)出來(lái)，樹(shù)立起自主學(xué)習(xí)意識(shí)，積極吸收其他人的工作經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理工作能夠朝著創(chuàng)新化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期且系統(tǒng)化的工程。因此，在檔案管理工作中，要充分利用大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)手段，使其與檔案管理有效融合，為廣大用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。那么，為了使檔案管理有效性得到切實(shí)提升，作為檔案管理工作人員，就要積極做出改變，緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展步伐，推動(dòng)檔案管理朝著現(xiàn)代化方向更好地發(fā)展。