呂翊菲 廣西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院

人事檔案記載著本人的主要經(jīng)歷、政治面貌、道德品德等關(guān)鍵信息，是干部錄用、提拔、職稱評審的重要依據(jù)，在個人的職業(yè)生涯中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。通過提高人事檔案精細(xì)化管理水平，能夠更好地發(fā)揮人事檔案的信息更新、參考證明、咨詢決策的作用，更高質(zhì)量地服務(wù)干部提拔、職稱評審、人才培養(yǎng)工作。

中共中央辦公廳在二零一八年制定的《干部人事檔案工作條例》中指出，要對干部人事檔案管理工作的制度、內(nèi)容設(shè)計、日常監(jiān)督管理、使用考核、紀(jì)律監(jiān)察等方面進行完善?！陡刹咳耸聶n案工作條例》為今后的一個時期內(nèi)部人事檔案保存研究與管理指明了方向，在人事檔案管理的實際研究與工作中要創(chuàng)新管理辦法，繼續(xù)促進人事檔案管理工作科學(xué)化、制度化、技術(shù)規(guī)范化，積極服務(wù)人才管理工作和新形勢下的中國特色社會主義教育事業(yè)。

一、高校人事檔案的現(xiàn)狀

大學(xué)集教育、科學(xué)研究與社會服務(wù)為一體，性質(zhì)相對復(fù)雜，主要人才種類有專業(yè)技術(shù)、行政管理干部和工勤技術(shù)人員等，而人員編制種類則包括了實名編制和非實名制員工、外聘工作人員，所從事的學(xué)科、職稱方面比較復(fù)雜，高校中的行政工作、科研活動、教學(xué)活動、職稱評審、干部提拔、崗位變動等會產(chǎn)生大量的檔案材料，這些材料蘊含著的信息不僅反映了教職工的德能勤績的原始記錄，也是學(xué)校的寶貴財富，對于學(xué)校的發(fā)展建設(shè)、人員分配和教學(xué)質(zhì)量的提升都有至關(guān)重要的作用。隨著大數(shù)據(jù)時代和高質(zhì)量發(fā)展的需要，人事檔案管理的內(nèi)容變得更加繁多，工作程序更加復(fù)雜，要求提供更有參考價值和個性化的服務(wù)。做好新形勢下高校人才檔案管理工作，使得人事檔案能夠更好地服務(wù)于人力資源管理，有利于構(gòu)建學(xué)校人事工作新格局，提高學(xué)校人事檔案服務(wù)水平。

二、精細(xì)化管理的要求和要素

（一）精細(xì)化管理的含義和要求

精細(xì)化管理源自企業(yè)科學(xué)思想和技術(shù)方法，是中國社會分配的細(xì)致化及其服務(wù)的細(xì)致化對現(xiàn)代管理的需要，是企業(yè)建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)之上，并把常規(guī)管理推向更深化的基本思維和模式，是指中國企業(yè)以最大程度地節(jié)約企業(yè)管理所占的各種資源比例和減低企業(yè)管理生產(chǎn)成本為目標(biāo)的科學(xué)方式。根據(jù)現(xiàn)代管理學(xué)提出，中國企業(yè)科學(xué)化管理模式有三個階段:第一層次是標(biāo)準(zhǔn)化，第二個階段是細(xì)致化，第三階段是人性化。在企業(yè)精細(xì)化管理就是實行經(jīng)理責(zé)任，把經(jīng)理責(zé)任細(xì)化、明確化，它規(guī)定每一位管理人員都必須工作到位、盡責(zé)。首先管理人員要把事情做到位，所有事情要天清日結(jié)，每日都要對當(dāng)天的情況加以檢驗，對問題加以改進，并及時處理等等?，F(xiàn)代管理理論的創(chuàng)新、信息技術(shù)的發(fā)達(dá)和各種終端設(shè)備的進步，已經(jīng)為精細(xì)化管理提供了可行性條件。

人事檔案精細(xì)化管理，是指通過對人事檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)加以精細(xì)劃分，把精細(xì)化管理理念滲透到人事檔案管理工作，從而概括并總結(jié)出在各個環(huán)節(jié)的最佳管理工作方式，以期達(dá)到對檔案業(yè)務(wù)功效的最優(yōu)化。檔案精細(xì)化管理工作更多地強調(diào)了標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、精準(zhǔn)化管理，是人事部門做到科學(xué)管理、合規(guī)規(guī)范的重要基石，對提高檔案生命周期中的管理品質(zhì)也有著難以忽略的關(guān)鍵作用。

（二）人事檔案精細(xì)化管理的要素

人事檔案精細(xì)化管理的服務(wù)要素，主要分為以下幾個方面:一是完善的人事檔案管理體系，制度能否健全，直接影響著實施情況和考核否落實，所以人事檔案精細(xì)化管理就一定要有基礎(chǔ)的管理制度，包括了全面的工作制度、健全的管理人員隊伍、具體的職能分工、動態(tài)的培訓(xùn)管理機制等；二是統(tǒng)一的執(zhí)業(yè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程就很難實現(xiàn)精細(xì)化服務(wù)，而人事檔案管理系統(tǒng)的精細(xì)化管理服務(wù)則是將人事檔案的收集、整理、查詢、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等的相關(guān)服務(wù)辦理過程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；三是可細(xì)化定量的科學(xué)管理方法，如在建立崗位責(zé)任制過程和各種管理制度流程過程中，將定量指標(biāo)細(xì)分到人事檔案管理的所有功能板塊，再細(xì)分到每位人、每位檔案盒中，使各項管理工作自始至終都保持在受控態(tài)勢，同時，通過科學(xué)計量方法，把參考咨詢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和企業(yè)管理等工作中各種能量化的指標(biāo)全面衡量，以實現(xiàn)在管理工作的全過程中憑數(shù)據(jù)說話，并以數(shù)據(jù)為評價管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)依據(jù)；四是較高的信息化水平和服務(wù)能力，沒有較高的信息化管理水平，規(guī)范化管理服務(wù)能力就會受到制約，與當(dāng)前人事工作的改革和個性化服務(wù)的期望存在較大距離；人事檔案管理員的素質(zhì)也影響到服務(wù)效率，需要有較高理論水平和豐富實踐經(jīng)驗的人才支撐。

三、當(dāng)前高校人事檔案精細(xì)化管理的制約因素

過去很多高校采用的是粗放管理人事檔案的方式，管理目標(biāo)大多是為了應(yīng)付了事，完成檔案收集、整理和編碼，缺乏長期的規(guī)劃，人事檔案的管理不夠規(guī)范，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的流程，整理質(zhì)量和利用效率都較低，主要體現(xiàn)在以下五個方面：

（一）人事檔案的管理理念落后

因為歸檔工作沒有直接產(chǎn)生效益，檔案管理的效益也無法及時實現(xiàn)，造成了部分學(xué)校教師對檔案管理工作缺乏重視，不能建立最基礎(chǔ)的規(guī)范化檔案管理意識，認(rèn)為歸檔管理的工作并不是核心工作，而只是要求文檔不泄密、資料不流失，在資金建設(shè)上也嚴(yán)重不足，更別說進行長期規(guī)劃建設(shè)、配備專職人才隊伍。在某些學(xué)校不能設(shè)置專職檔案保管人員的學(xué)校，由于兼職檔案保管人員往往必須兼顧其他職責(zé)，能用在檔案管理上的精力也嚴(yán)重不足。檔案工作崗位職責(zé)不夠明確，缺乏較好的約束機制和責(zé)任落實。

（二）人事檔案的內(nèi)容不夠全面準(zhǔn)確

當(dāng)前隨著人事關(guān)系的多樣化，部分人事檔案的收集有一定的難度。如人事檔案中的履歷信息，因時代久遠(yuǎn)無法補充相關(guān)的佐證材料難辨真實性，親屬信息不夠準(zhǔn)確，出于隱私保護的需要，個人可能很難提供最真實準(zhǔn)確的情況。隨著時間的推移，如無干部提拔任前審核履歷信息也很少更新，反映個人工作的創(chuàng)新成果和發(fā)明設(shè)計等信息未能全面反映等，導(dǎo)致部分信息不能及時得到利用。

（三）人事檔案的業(yè)務(wù)程序不夠規(guī)范

按照當(dāng)前的人事檔案制度，還需要對有關(guān)個人的出生日期、參加工作日期、入黨時間、學(xué)位以及工作經(jīng)驗等的有關(guān)材料進行專項審核認(rèn)定并加以補充，有些缺失的人事檔案材料如學(xué)歷和過往的工作經(jīng)歷，需要外來單位進行補充收集，而很多職工來自其他單位，不僅需要和以往工作真實準(zhǔn)確且及時歸檔是當(dāng)前比較復(fù)雜的問題；還有，一些悠久的歷史材料和遺留問題也缺乏科學(xué)的解決途徑單位的相關(guān)工作人員聯(lián)系，還需要開具不同的介紹信和證明材料，而如何保證補充材料的。很多高校在補充收集人事檔案材料的過程中普遍遇到無法補回材料的情況，經(jīng)個人催補后需要單位出具相關(guān)證明依然無法補回而造成缺失材料一直處于丟失狀態(tài)。

（四）人事檔案管理的庫房建設(shè)不足

在實際工作中，一些高校不愿意為人事檔案室購買較好的設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)施，檔案室?guī)旆勘容^簡陋，紙質(zhì)檔案保存的環(huán)境意識比較淡薄，對容易引發(fā)的檔案發(fā)霉、發(fā)潮、腐蝕、泄密、火災(zāi)等隱患，沒有引起足夠的重視，更不愿意在管理硬件措施上加強建設(shè)，這對檔案的利用和開發(fā)產(chǎn)生了非常不利的影響。管理理念的落后，不能滿足新時代檔案服務(wù)的需求，不利于提升檔案的利用價值，而且?guī)旆坑布O(shè)備的落后和老化，不僅會降低檔案使用的效率，甚至造成重要文件材料的丟失、人工操作的失誤，增加檔案管理的難度。

（五）人事檔案的信息化管理浮于表面

當(dāng)前，很多學(xué)校仍主要通過手工方式進行檔案的梳理、采集、查檔等工作，勞動強度過大、工作效率低下；盡管有部分學(xué)校在教育管理工作中引進了計算機技術(shù)和信息化軟件，但信息技術(shù)管理的手段也只是單純的查詢、復(fù)制，沒有對管理干部年齡、學(xué)位、能力考核、專長技能和專業(yè)方向等相關(guān)信息進行科學(xué)分析并進行科學(xué)合理的數(shù)據(jù)匹配，與其他人事系統(tǒng)的匹配性還較低，不能快速從檔案中獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)完成信息核對，進而影響人事服務(wù)的滿意度和檔案利用的服務(wù)質(zhì)量。

四、高校人事檔案精細(xì)化管理的途徑

（一）更新管理觀念，營造精細(xì)化管理的氛圍

實施細(xì)致管理工作，首先需要解決的提問便是向人事檔案工作者灌輸細(xì)致管理工作的重大意義、重要性、可實施性，要讓其充分認(rèn)識檔案管理工作的必要性，改變工作觀念，提高細(xì)致化的意識，努力營建崇尚細(xì)致化的文化氛圍，并逐步完善當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的心智模式。建立以人為本的管理模式.首先需要明確人事檔案工作者在管理中的地位，要根據(jù)調(diào)整其興趣、積極度和創(chuàng)新能力去進行各項活動，最大化地充分調(diào)動人事檔案工作者的能力，最廣泛地去充分調(diào)動人事檔案工作者的積極力。

（二）健全管理體系，加強責(zé)任落實

實行精細(xì)管理必須突出責(zé)任管理，強化責(zé)任，做到事事有人管。精細(xì)化管理要求對流程中的每一執(zhí)行環(huán)節(jié)都制定明確的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。在實踐中針對新情況、新要求不斷完善、補充各項管理工作制度和工作標(biāo)準(zhǔn).真正建立起一套科學(xué)、規(guī)范、操作性強的制度體系，才能形成一種具有強大動力的管理方式和運行機制。組織人事檔案工作者，仔細(xì)研究學(xué)習(xí)《檔案法》、《干部人事檔案工作條例》、《保密工作法》、干部人事檔案專項審核工作、組工通訊等有關(guān)檔案管理的規(guī)定和上級文件的精神，結(jié)合本單位實際制定人事檔案管理的規(guī)章制度，明確人事檔案管理的崗位職責(zé)，細(xì)化工作要求，強化責(zé)任落實，確保工作落到實處。

（三）規(guī)范業(yè)務(wù)流程，保證歸檔材料準(zhǔn)確性和及時性

建立和完善人事檔案的收集、整理、查閱、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等日常管理業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)程序，嚴(yán)格規(guī)范檔案材料形成、鑒別、傳遞、歸檔的管理細(xì)則，進一步優(yōu)化人事檔案材料收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入的相關(guān)流程和審批表格，簡化利用手續(xù)，在審批手續(xù)上逐步施行電子審核，提高辦理的效率。要更加全面選拔使用和評價黨員干部，在黨員干部任前考核中要著重審核《干部任免審批表》、《干部任前審查表》、《試用期滿轉(zhuǎn)正考核表》、試用期滿考察材料等關(guān)鍵材料是否全面正確；此外，還要注重搜集學(xué)位、專業(yè)技術(shù)人員、資格考試、學(xué)術(shù)帶頭人、重要科研成果等體現(xiàn)個人能力的特色資源，多收集干部能力檔案和反映個人專業(yè)特點的材料。除了完善人事檔案的內(nèi)容外，還要保證收集材料的及時性。對涉及個人職稱、人事變動、調(diào)整工資等材料，及時督促相關(guān)部門對電子材料及時收集移交，對于難以收集的材料，要加大收集力度，與相關(guān)部門溝通和整合資源，拓寬收集的渠道和辦法。同時對接收的歸檔材料實行全方位審核，落實歸檔材料負(fù)責(zé)制，強化領(lǐng)導(dǎo)，并對新形成的歸檔材料采取專門審查制度和交接制，做到所有歸檔材料卷卷均可查、可用，卷卷準(zhǔn)確；同時建立統(tǒng)一、規(guī)范的歸檔材料。

（四）改善辦公條件，落實量化管理

根據(jù)《干部人事檔案管理條例》的有關(guān)規(guī)定，為強化庫房建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行了檔案倉庫、辦公室、查檔室的"三分開"建設(shè)原則，在堅持信息安全保密工作、布置適宜、科技應(yīng)用的基本原則下，進一步完善檔案室辦公環(huán)境，并引入RFID智能檔案柜系統(tǒng)和配套檔案箱，即時盤點歸檔庫存，精確管理到本，量化管理，做到檔案材料排列有序，層次清楚，查閱方便，真正實現(xiàn)干部檔案的日常管理精細(xì)化。

（五）創(chuàng)新信息化管理手段，提升協(xié)同力管理水平

在保證人事檔案信息安全的前提條件下，把現(xiàn)代人事檔案信息管理技術(shù)與干部選拔任用管理工作緊密聯(lián)系，發(fā)揮現(xiàn)代計算機技術(shù)在黨員干部管理工作方面的優(yōu)越性。根據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、共享、上下互通、分階段推進、重點突破的原則，積極開發(fā)高校人事檔案管理電子信息平臺，以提高使用價值。完善網(wǎng)站建設(shè)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)資源優(yōu)勢，建立共享開放的信息管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺。以數(shù)據(jù)中心為交通樞紐，實行網(wǎng)絡(luò)式信息管理，對領(lǐng)導(dǎo)干部和各職能部門信息實行授權(quán)公開、共享，以達(dá)到信息管理服務(wù)的良性循環(huán)。

充分發(fā)揮已有資源優(yōu)勢推動干部管理工作信息化、互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展。注重完善硬件設(shè)備，在基礎(chǔ)設(shè)施硬件、信息技術(shù)獲取與使用等方面增加資金投入。同時，要充分研發(fā)信息系統(tǒng)中的自主生成干部任免基本情況和辭職、調(diào)動審批表、調(diào)整崗位名單等功能，并適時地把企業(yè)教職工的基本情況、人事變化狀況、職務(wù)調(diào)動、獲獎情況、年終考評結(jié)果和到齡退休情況等所形成的數(shù)據(jù)更新到員工名冊中，以提高人事部門信息化水平，以檔案信息化促進學(xué)校管理工作的全面民主化、科學(xué)性和規(guī)范性。同時提高了人事信息系統(tǒng)庫的“鮮活度”，促進人事信息系統(tǒng)管理工作的動態(tài)化和科學(xué)性，達(dá)成了干部信息系統(tǒng)數(shù)量新、資源全的管理工作規(guī)范。

（六）強化培訓(xùn)，形成合理人才成長機制

由于人事檔案管理工作的復(fù)雜化以及檔案保管的高技術(shù)化，這就對工作人員提出了更高的技術(shù)要求。檔案管理工作人員既要作為檔案科技操作的專家，也要掌握人事管理、計算機技術(shù)以及有關(guān)基礎(chǔ)知識。要加強對檔案管理人才培養(yǎng)力度，著重提升教師隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，挖掘新人員潛力，努力培育既懂檔案又懂管理技術(shù)的新的復(fù)合型人員，以滿足現(xiàn)代化、信息化管理的新要求。進一步提高干部管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，以更優(yōu)秀的技術(shù)人員服務(wù)于檔案管理工作。

要科學(xué)合理地建立好崗位職責(zé)規(guī)定和目標(biāo)責(zé)任制，擬定好長遠(yuǎn)的人才發(fā)展規(guī)劃，加強崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育的力量，形成合理的人才培養(yǎng)發(fā)展體制，關(guān)注檔案工作中實際存在的難點和熱點問題，采取專題講座、實習(xí)培訓(xùn)、現(xiàn)場研討等方式，探索檔案服務(wù)的新途徑；精細(xì)化管理要求在細(xì)節(jié)上執(zhí)行到位，要求實現(xiàn)整體績效提升，必須建立與之相適應(yīng)的人才培養(yǎng)與績效考核體系作為保證。建立完善的考核與激勵機制，將檔案工作人員的業(yè)務(wù)工作開展情況與崗位、績效工資掛鉤，建立合理、公平的考核機制，制定量化考核評分標(biāo)準(zhǔn)進行評價工作。要進一步充分調(diào)動干部檔案工作者的主觀能動性，并鼓勵其在學(xué)校日常管理工作中，為學(xué)校的人才隊伍現(xiàn)狀、干部政策制定、人才隊伍發(fā)展計劃以及日常管理工作等提供高質(zhì)量快捷有效的信息咨詢服務(wù)，以提升學(xué)校人事檔案管理工作的品質(zhì)與效能。

六、結(jié)束語

高校人事檔案工作應(yīng)在高校領(lǐng)導(dǎo)班子的高度重視下，進一步建立健全的人事檔案管理機制，完善人事檔案管理的庫房環(huán)境，更新硬件設(shè)備，進一步規(guī)范人事檔案流程，進一步優(yōu)化檔案使用審核程序，進一步完善互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案建設(shè)，提升人事檔案的綜合效率與質(zhì)量，做到人事檔案管理工作的精細(xì)化，為人才選拔和學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮積極的促進作用。