毛寶珍

衢州市委黨校 浙江 衢州 324000

引言

據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國(guó)檔案館面積已突破800萬(wàn)㎡，藏書(shū)數(shù)量急劇上升，達(dá)到6.5億冊(cè)。針對(duì)檔案管理的新形勢(shì)，我國(guó)檔案行政管理部門(mén)也在加快改革步伐，以更好地適應(yīng)檔案管理的實(shí)際需要[1]。從黨的十八大開(kāi)始，我國(guó)的檔案管理發(fā)生了重大變化，檔案管理的質(zhì)量和效率都有了很大提高。實(shí)現(xiàn)上述成果離不開(kāi)現(xiàn)代新科技、新設(shè)備的支撐，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息的支撐，促進(jìn)了文件管理工作向著更為科學(xué)、規(guī)范、快捷、有效的方向發(fā)展。隨著信息通信科技的高速發(fā)展以及5G時(shí)代的來(lái)臨，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也獲得了更廣泛的使用與推廣，為社會(huì)各產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提出了較強(qiáng)大的技術(shù)支持。對(duì)黨的學(xué)校檔案管理工作而言，在大數(shù)據(jù)處理等信息時(shí)代的大背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與學(xué)校文件管理工作之間的緊密聯(lián)系是為了進(jìn)一步提高學(xué)校檔案管理技術(shù)水平，新技術(shù)為檔案管理提供了新的發(fā)展動(dòng)力。本文以黨校檔案管理為例，探討了新形勢(shì)下檔案管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和檔案信息管理的優(yōu)化措施，以期對(duì)相關(guān)人員有所啟發(fā)。

1 黨校檔案管理概況

現(xiàn)在，黨校檔案管理已由傳統(tǒng)單一的低效紙質(zhì)模式，逐漸過(guò)渡為現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)據(jù)管理。在現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)科學(xué)技術(shù)的支持下，黨校檔案保管技術(shù)手段也日趨多樣化，給黨校檔案管理工作帶來(lái)了巨大的便利[2]。黨校的信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在如下幾方面。

第一，現(xiàn)代信息技術(shù)大大豐富了文件管理的表現(xiàn)形式。傳統(tǒng)的文檔管理大多是以光盤(pán)或者紙張為載體，通訊形式大多為物理訪問(wèn)，信息處理的效能低下。使用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理和壓縮大量的紙質(zhì)文檔，不僅有利于文檔的保存與傳遞，還豐富了文本、圖像、視頻、實(shí)物等的文件形式。

第二，信息技術(shù)大大擴(kuò)大了文件顯示和管理平臺(tái)的范圍。以往的文件管理通常受人員、空間、時(shí)間的限制。隨著存檔數(shù)量的增加，傳統(tǒng)的管理方法的使用不能有效地共享存檔信息資源，這消耗了很多員工的時(shí)間和精力。信息技術(shù)可以在不受時(shí)間和空間限制的情況下實(shí)現(xiàn)歸檔信息的接收和使用。

第三，通過(guò)信息技術(shù)顯著改善了服務(wù)質(zhì)量和文件管理水平。傳統(tǒng)的文件管理工作方法主要依賴于文字管理人員，不但工作效率低下，還受到了人為因素的影響。信息文件管理實(shí)現(xiàn)大量信息的高效傳輸，短時(shí)間收集、發(fā)布信息，有效提高文件工作效率，降低手工錯(cuò)誤率，滿足各方面需求。

第四，在下一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)將是十分關(guān)鍵的資源。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的幫助下，人們能夠進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)并運(yùn)用文本中隱含的數(shù)據(jù)資料，進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的研究與合理使用，為黨校的日常管理工作提出意見(jiàn)，還可以為企業(yè)與社區(qū)提供價(jià)值。

網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等技術(shù)的普及與使用，給黨校的檔案管理方式帶來(lái)了巨大變化。隨著黨校檔案的計(jì)算機(jī)化建設(shè)進(jìn)度日益加快，黨校檔案管理服務(wù)質(zhì)量和工作效率將明顯提高，這就可以減少黨校管理人員的日常成本，使工作人員投入更多的時(shí)間和精力調(diào)研、探討與創(chuàng)造。

2 黨校檔案管理系統(tǒng)“互聯(lián)網(wǎng)+”建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)和問(wèn)題

黨校檔案管理工作，對(duì)共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)學(xué)校日常管理工作的實(shí)施、黨校經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與理論研討、推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)有著重要意義。當(dāng)建立信息化的檔案管理時(shí)代，檔案工作者必須面對(duì)以下挑戰(zhàn)和問(wèn)題：

第一，構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)的方法不明確。雖然我們?cè)跈n案管理方面有先進(jìn)的硬件設(shè)施，但是，在使用這些設(shè)備和信息設(shè)施方面，以及在根據(jù)黨校檔案管理的實(shí)際需要優(yōu)化和改進(jìn)軟件系統(tǒng)方面，仍然存在許多不足。造成這個(gè)問(wèn)題的主要原因是學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)起步較晚，再加上學(xué)校檔案管理方的定制需求，沒(méi)有成熟的經(jīng)驗(yàn)可供借鑒，建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)的路徑尚不明確，要研究、調(diào)整、優(yōu)化，不斷推進(jìn)難以一步到位的工作。

第二，文件管理單位缺乏全體職工的集體意識(shí)。過(guò)去的文件管理工作比較粗放，在時(shí)間、空間和人力上都無(wú)法做到較高行政覆蓋，因此信息內(nèi)容和文字管理工作主體范圍較小。但由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，在信息的幫助下，文件管理工作的范圍也愈來(lái)愈寬，受時(shí)間和空間所約束的文字管理工作主體越來(lái)越少，文字管理工作的內(nèi)容和問(wèn)題也就愈來(lái)愈多。以往，能夠完成文件的收集、分類、保存的文件管理者的數(shù)量是有限的，而且與員工的關(guān)系都不緊密，這導(dǎo)致了對(duì)檔案管理缺乏意識(shí)形態(tài)意識(shí)和認(rèn)知誤解。他們認(rèn)為，檔案管理只是有關(guān)部門(mén)的責(zé)任，與自身無(wú)關(guān)。如今，隨著檔案管理問(wèn)題和內(nèi)容的增多，以及信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程的加快，每一位員工都與檔案管理人員有著更密切的聯(lián)系。在檔案管理思想上，還必須糾正原有的錯(cuò)誤或片面的認(rèn)識(shí)。

第三，文件信息管理系統(tǒng)有缺陷。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和黨校檔案管理的整合是不斷探索和優(yōu)化的過(guò)程。因此，文件信息管理系統(tǒng)也必須不斷地經(jīng)過(guò)審查、補(bǔ)充、優(yōu)化、改善的過(guò)程。目前，需要文件信息管理系統(tǒng)的審查和完善，主要建立文件管理流程，實(shí)行文件管理責(zé)任制。由于傳統(tǒng)文件主要是紙質(zhì)文件，文件管理仍有較大的慣性，觀念上也有較大的慣性。檔案管理的業(yè)務(wù)技能和工作流程，以及對(duì)機(jī)構(gòu)職責(zé)的考核和執(zhí)行，限制了黨校檔案信息管理建設(shè)過(guò)程的重大進(jìn)展。

第四，計(jì)算機(jī)化電子文件的風(fēng)險(xiǎn)防止控制級(jí)別不高。大數(shù)據(jù)時(shí)代，文件的形式發(fā)生了很大的變化。電子歸檔在歸檔類別中占有越來(lái)越大的份額。與普通商業(yè)檔案相比，黨校檔案安全與國(guó)家、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)關(guān)系更為密切[3]。因此，電子文件管理的安全性也更為重要。目前，信息檔案的電子化管理鏈中有很多環(huán)節(jié)，存在著一些潛在的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)樵谀骋画h(huán)節(jié)上出現(xiàn)了缺陷，很容易引起對(duì)外界負(fù)面影響的干擾與破壞，從而造成大量文件被盜、流失甚至破壞，經(jīng)濟(jì)損失不可估量。當(dāng)前，黨校對(duì)電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)防范能力并不高，這也是在網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)背景下黨校檔案管理的又一問(wèn)題。

3 黨?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”管理體系建設(shè)的措施和途徑

3.1 搞好規(guī)劃?rùn)n案信息管理系統(tǒng)建設(shè)

黨的學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)的建立并非一蹴而就，而是它系列化、長(zhǎng)期化、持續(xù)優(yōu)化的工作。在實(shí)踐工作中，不僅關(guān)注我國(guó)檔案事業(yè)改革與發(fā)展的大方向，而且關(guān)注了黨校檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，并提出了黨校檔案信息管理建設(shè)的階段性規(guī)劃，各階段的計(jì)劃都要分成具體任務(wù)與工作目標(biāo)。為黨校檔案信息管理系統(tǒng)的建立，指明了具體的方向。隨著各階段管理工作的有效進(jìn)行，文件管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)應(yīng)靈活，前提是總方向不變。一方面要積累黨校企業(yè)的檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)，另一方面也要主動(dòng)學(xué)習(xí)外地企業(yè)先進(jìn)成熟的行業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)一步總結(jié)策略，處理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

3.2 宣傳現(xiàn)代檔案管理的重大意義，以增強(qiáng)全體檔案保管員的政治思想覺(jué)悟

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的最高目標(biāo)，不僅要注重檔案管理硬件的優(yōu)化和現(xiàn)代化，還要努力提高全體員工的思想水平。從調(diào)整優(yōu)化檔案保管組織開(kāi)始，逐步設(shè)置專門(mén)的檔案保管機(jī)關(guān)，逐漸形成檔案管理體制和檔案責(zé)任制度。專用文件管理系統(tǒng)確保文件管理的集中統(tǒng)一，盡快制定具體的文件管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，統(tǒng)一文件管理格式，明確文件管理流程，建立由員工集體參與的檔案工作理事會(huì)，確定了檔案管理工作負(fù)責(zé)人，并確定了各部門(mén)的歸檔保管工作范圍，把個(gè)人檔案管理作為績(jī)效考核系統(tǒng)，提升了全員的歸檔保存與思想管理水平，進(jìn)一步提高了全員責(zé)任感，開(kāi)拓了全員歸檔、個(gè)人檔案管理工作的嶄新局面。

3.3 努力構(gòu)建科學(xué)合理的文件網(wǎng)絡(luò)安全體系

檔案管理部門(mén)和檔案工作者必須順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的趨勢(shì)，使檔案真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用。例如，可以使用文件管理部門(mén)或該部門(mén)的內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。公共服務(wù)社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)通過(guò)不同的形式和網(wǎng)絡(luò)渠道，發(fā)揮和反映檔案的作用和價(jià)值，為檔案的管理、保護(hù)和應(yīng)用提供廣告和輔助服務(wù)。文件信息的安全主要包括兩個(gè)方面[4]：一是防止文件信息的損壞和丟失；二是保密。為了防止信息的破壞和丟失，我們必須加強(qiáng)信息安全，建立和完善信息管理系統(tǒng)，確保信息的機(jī)密性，訪問(wèn)控制和認(rèn)證是網(wǎng)絡(luò)安全中常用的有效工具。文件信息化建設(shè)的最終實(shí)施取決于人，人是文件信息管理安全的第一屏障。因此，檔案管理人員應(yīng)始終保持警惕，通過(guò)嚴(yán)格細(xì)致的安全體系確保信息系統(tǒng)的安全。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的框架內(nèi)，檔案管理部門(mén)和檔案從業(yè)人員必須適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。例如，文件管理可以為內(nèi)部或外部服務(wù)提供服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)多種方式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成為可能，歸檔管理的保護(hù)和應(yīng)用服務(wù)。因此，需要購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)或其他硬件設(shè)備，并提供足夠的硬件來(lái)保證文件的有效管理。同時(shí)，要加強(qiáng)軟件開(kāi)發(fā)，更好地實(shí)現(xiàn)文件管理的保護(hù)和應(yīng)用。根據(jù)文件的內(nèi)容和形式，開(kāi)發(fā)并使用相關(guān)軟件。滿足下載各種網(wǎng)絡(luò)傳輸資源和軟件的需要，構(gòu)建實(shí)用性強(qiáng)、信息量大的文件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3.4 提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加快檔案信息化建設(shè)

隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，黨校檔案管理也有了新的手段和模式。在新形勢(shì)下，檔案工作者必須加快工作思路和工作觀念的轉(zhuǎn)變和適應(yīng)，與黨校檔案信息管理建設(shè)同步推進(jìn)，提出新標(biāo)準(zhǔn)，加快個(gè)人業(yè)務(wù)能力的提高[5]。但是，需要根據(jù)最新的文件制度和工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范全體人員，向職工進(jìn)行具體的引導(dǎo)與參考。另一方面，通過(guò)組織相關(guān)人才專業(yè)訓(xùn)練，在理論思維、精神觀念和實(shí)際操作能力等方面全面提高人員素質(zhì)與技術(shù)水平，從而更好地推動(dòng)中國(guó)文書(shū)信息化建設(shè)進(jìn)程，以達(dá)到中國(guó)文書(shū)管理工作的最高目標(biāo)。

3.5 目的加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案與互聯(lián)網(wǎng)的有機(jī)結(jié)合，首先需要在建設(shè)專業(yè)檔案隊(duì)伍的基礎(chǔ)上培養(yǎng)自己的互聯(lián)網(wǎng)意識(shí)。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，人是確保檔案管理信息結(jié)構(gòu)的決定性因素。文件管理是高度科學(xué)化的工作。因此，理解文件管理和保護(hù)，培養(yǎng)具有軟件開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和應(yīng)用能力的人才是互聯(lián)網(wǎng)背景下文件管理現(xiàn)代化的前提。建設(shè)文件管理專業(yè)素質(zhì)高、網(wǎng)絡(luò)素質(zhì)好的綜合人才隊(duì)伍。聘請(qǐng)專職人員進(jìn)行管理。這也促進(jìn)了“互聯(lián)網(wǎng)+”條件下檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的人才培養(yǎng)[6]。具體來(lái)說(shuō)，我們可以做幾個(gè)方面的工作：第一，設(shè)立專門(mén)崗位和專門(mén)人員。我們不能接受迄今為止任意制定一個(gè)人兼職管理的方式，我們應(yīng)該定義職位和員工。第二，加強(qiáng)檔案管理人員的檔案學(xué)和計(jì)算機(jī)科學(xué)專業(yè)培訓(xùn)，提高“互聯(lián)網(wǎng)+”的能力和使用水平，提高文件管理水平。第三，創(chuàng)新人才引進(jìn)機(jī)制，吸引網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力強(qiáng)的專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理團(tuán)隊(duì)，重新配置檔案管理和保護(hù)思想在互聯(lián)網(wǎng)上的發(fā)展方向和實(shí)現(xiàn)路徑。

4 結(jié)束語(yǔ)

在新的時(shí)期，各級(jí)黨校應(yīng)緊扣檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，深入落實(shí)國(guó)家檔案事業(yè)“十三五”發(fā)展計(jì)劃草案，把實(shí)際問(wèn)題當(dāng)作政策研究和策略制訂的起點(diǎn)，積極研究?jī)?yōu)化途徑與對(duì)策，全面推進(jìn)黨校檔案信息化進(jìn)程，為黨校的檔案資料監(jiān)控研究工作提供參考、效益與共享，并提供積極良好的服務(wù)條件，使黨校檔案資料管理更為全面、有效。