文/郭延強 謝銘

隨著中國改革開放的逐步擴大，改革的力度將不斷深化，改革的范圍將不斷擴大。中國的各種所有制經(jīng)濟將享有更便利、更寬松的發(fā)展環(huán)境和政策支持。在這一過程中，物流業(yè)發(fā)展迅速，而中小物流企業(yè)作為最容易被忽視但又不可忽視的企業(yè)，其發(fā)展將始終在這一過程中發(fā)揮積極作用。面對新的經(jīng)濟形勢，中小物流企業(yè)的行政管理面臨著諸多挑戰(zhàn)。而在行政管理方面，鑒于行政管理“不顯于外，不功于果，有失必顯，小失事繁，大失事亂”的特點，這就使得必須重視中小企業(yè)發(fā)展特點與行政管理的結(jié)合。然而，由于中小企業(yè)規(guī)模小、資本和技術(shù)構(gòu)成低、外部宏觀經(jīng)濟變化等因素的存在，中小企業(yè)在行政管理方面存在著不能適應(yīng)自身發(fā)展和市場經(jīng)濟的情況，因此，面對激烈的市場競爭，它面臨著巨大的困難。本文分析了中小企業(yè)行政管理中存在的相關(guān)原因與問題，探討了解決相關(guān)原因與問題的措施，以促進中小企業(yè)的改革與發(fā)展。我國物流業(yè)經(jīng)過近20年的發(fā)展，取得了輝煌的成就，在我國國民經(jīng)濟中占有舉足輕重的地位。例如，西安高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)已成為我國中西部地區(qū)投資環(huán)境良好、市場化程度高、經(jīng)濟發(fā)展最活躍的地區(qū)之一。目前中小物流企業(yè)競爭壓力大，故障率高，企業(yè)壽命短，一個很重要的原因是行政管理跟不上企業(yè)發(fā)展。很多企業(yè)不重視行政部門，導(dǎo)致行政部門形同虛設(shè)。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)要想生存，就必須建立現(xiàn)代企業(yè)制度，進行科學的行政管理。

一、小型物流企業(yè)的概念。

“小企業(yè)”是相對而言的，從時間、空間兩方面來看，企業(yè)處于初創(chuàng)期，其年齡偏小；與此相對應(yīng)，其規(guī)模偏小，實力偏弱。小型物流企業(yè)大概可以分為：硬件、軟件銷售開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)集成、數(shù)碼技術(shù)、通信、市場營銷和物流類培訓(xùn)等幾類。

二、行政管理在中小物流企業(yè)中的地位及作用

（一）行政管理在中小物流企業(yè)行政管理中的地位。中小企業(yè)行政管理不同于一般的政府行政管理，其廣度、深度、重要性和敏感性都不同，具有相當?shù)奶厥庑?。企業(yè)行政管理更注重內(nèi)容和實質(zhì)，盡量減少復(fù)雜的文字，與企業(yè)的經(jīng)濟效益直接相關(guān)。中小企業(yè)的行政管理往往根據(jù)企業(yè)的實際需要，對許多系統(tǒng)、程序、鏈接、表格、圖表等進行裁剪和調(diào)整，使其變得簡潔、實用、靈活。因此，行政部門是中小物流企業(yè)的重要管理部門?，F(xiàn)代物流行業(yè)激烈競爭的殘酷現(xiàn)實，是經(jīng)營者提高企業(yè)行政管理水平的起點。行政管理是企業(yè)穩(wěn)定、有序、健康發(fā)展的保障。行政管理與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，企業(yè)在發(fā)展中難免會遇到一些困難，如果說政治環(huán)境因素會影響企業(yè)的發(fā)展，那么爭取對企業(yè)有利的政策就是行政管理的任務(wù)之一。同時，解決員工的思想建設(shè)存在的問題，了解員工的思想動態(tài)，正確引導(dǎo)員工為企業(yè)創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境，也是行政管理的重要職責。行政管理可以提升企業(yè)的核心競爭力。企業(yè)的核心競爭力除了經(jīng)濟實力、產(chǎn)品實力和人才實力外，還體現(xiàn)在企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力上。企業(yè)需要行政部門的正確指導(dǎo)和配合，企業(yè)通過行政管理，創(chuàng)造學習型企業(yè)的能力，使企業(yè)不斷注入新鮮血液，接受先進的行政管理理念和行政管理技術(shù)，并轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)，使企業(yè)充滿活力，在激烈的競爭中立于不敗之地。

（二）行政管理在中小物流企業(yè)行政管理中的作用。中小物流企業(yè)的行政工作可以說是紛繁復(fù)雜的。行政管理員每天都要面對大量瑣碎的任務(wù)。但這些事情不過是行政這棵大樹的枝葉而已。行政部門還必須在“行政管理”、“協(xié)調(diào)”和“服務(wù)”方面發(fā)揮重要作用。從“行政管理”方面來說，中小物流行政部門不能滿足于做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀和助手”，還必須在公司的經(jīng)營理念、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策、績效考核等重大建設(shè)問題上有自己的思考，并且在實際工作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的“高參和臂膀”。在“協(xié)調(diào)”方面，中小物流行政部門負責協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)企業(yè)與社會其他企業(yè)、社會事業(yè)單位和政府部門之間的非經(jīng)營性關(guān)系。行政部門對企業(yè)內(nèi)部各部門之間關(guān)系的協(xié)調(diào)是以計劃分工的實施和控制為基礎(chǔ)的。在實施計劃控制的過程中，企業(yè)行政部門要協(xié)調(diào)各部門的計劃實施情況和進度，從而調(diào)整企業(yè)整體計劃的實施情況。使企業(yè)可以在各部門分工明確的基礎(chǔ)上健康穩(wěn)定地運行。其主要內(nèi)容是在保障企業(yè)基本權(quán)益的基礎(chǔ)上，與有關(guān)社會單位開展友好交流，緩解沖突，從而為企業(yè)爭取一個良好的生存環(huán)境。在“服務(wù)”方面，中小物流行政部門應(yīng)該愿意扮演幕后英雄的角色。因為無論行政管理服務(wù)做得多好，它終究是服務(wù)于企業(yè)的行政工作，尤其是物流工作，決不能指望成為企業(yè)關(guān)注的“中心”。否則，就會影響企業(yè)各方面的工作，影響企業(yè)最終目標的實現(xiàn)，企業(yè)行政管理的理想境界應(yīng)該是“潤物細無聲”?？傊姓芾碓谥行∑髽I(yè)行政管理中有著重要的地位和作用，因此，分析中小型物流企業(yè)建設(shè)中行政管理中存在的相關(guān)原因與問題，探討提高物流企業(yè)行政管理效率的措施具有十分重要的意義。

三、小型物流企業(yè)行政管理工作存在的相關(guān)原因與問題

（一）行政管理嚴重不足。目前我國中小物流企業(yè)由于投資規(guī)模小、資本和技術(shù)構(gòu)成低，很多困難在行政管理的過程中，沒有結(jié)合自己的情況來改善造成行政管理工作淺薄，制約了中小物流企業(yè)的發(fā)展。一方面，企業(yè)自身的質(zhì)量是造成經(jīng)營困難的主要原因。中小物流企業(yè)規(guī)模小，缺乏自身的行政管理，信譽不高，信用評級普遍較低。行政管理不善在一定程度上影響了企業(yè)的整體形象。另一方面，中小物流企業(yè)沒有一個真正的行政管理部門，完全依靠個人的思想和手段，行政管理方法差，風險比較大，導(dǎo)致中小物流企業(yè)嚴重缺乏行政管理，行政管理能力比較薄弱，阻礙企業(yè)發(fā)展。

（二）行政管理意識淡薄。物流行業(yè)是一個新興的行業(yè)，由于國家的大力支持，吸引了很多有志之士進入。因此，中小物流行業(yè)相當一部分是民營企業(yè)，投資者將所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)集于一身，在行政管理和處理各種經(jīng)濟關(guān)系時，按老板的個人意志行事，具有明顯的隨意性。也有一些經(jīng)營者重視關(guān)系，忽視行政管理，他們認為企業(yè)的效益取決于企業(yè)的發(fā)展，忽視了行政管理對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的指導(dǎo)作用。企業(yè)行政管理者行政管理意識淡薄，不重視行政管理，在建立組織層面不明確，權(quán)責不明確，部門行政管理混亂，制約了中小企業(yè)的健康發(fā)展，而且經(jīng)營者行政管理能力差，缺乏高素質(zhì)、高層次的行政人才的招聘和培養(yǎng)。

（三）行政管理不規(guī)范。企業(yè)行政管理由同一部門行政管理、部門配合部門行政管理、外部行政管理三部分組成，在行政管理上，應(yīng)嚴格按照企業(yè)行政管理制度，對企業(yè)的各個部門實行統(tǒng)一的行政管理辦法進行行政管理。然而，在中小型物流企業(yè)中，有些企業(yè)在行政管理方法上存在著不規(guī)范的做法，體現(xiàn)在：行政管理分散，行政管理周期長，行政管理方法僵化，行政管理錯誤，行政管理形式化，行政管理手段不統(tǒng)一。一些企業(yè)行政管理者采用家族式行政管理，行政管理手段落后，對現(xiàn)代新技術(shù)的應(yīng)用嚴重滯后。行政管理不規(guī)范，在一定程度上是企業(yè)行政管理的被動性和行政管理戰(zhàn)略制定的偏差和滯后。

（四）企業(yè)行政管理制度不健全。只要中小物流企業(yè)行政管理體系建設(shè)存在的相關(guān)原因與問題都體現(xiàn)在行政管理體系不完善，大多數(shù)企業(yè)缺乏完整的內(nèi)部行政管理體系，在原有的行政管理、人事行政管理、計量驗收行政管理等方面，沒有什么制度可言。此外，在行政部門的權(quán)責、行政人員的崗位責任制、行政處理程序制度、內(nèi)部牽制制度、審計制度等方面也存在著混亂和無序。

（五）缺乏科學的人力資源投資戰(zhàn)略。為解決應(yīng)付式行政管理建設(shè)存在問題，許多小型物流企業(yè)行政管理者都請專業(yè)咨詢機構(gòu)診斷并制定相應(yīng)的企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和人力資源規(guī)劃，但由于處于初創(chuàng)和成長階段，企業(yè)資源有限，更傾向于生產(chǎn)和銷售。小型物流企業(yè)行政管理比較隨意，缺乏科學性等弊端正成為制約企業(yè)成長的瓶頸。

四、小型物流企業(yè)行政管理工作的策略

（一）增強行政管理者能力。中小物流企業(yè)的進入門檻相對較低，直接影響到行政管理的質(zhì)量，也成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸。中小物流企業(yè)經(jīng)營規(guī)模較小，抵御市場風險的能力較差，應(yīng)根據(jù)自身特點，拓寬人才引進渠道，提高行政管理能力。在行政管理上，首先，適當下放行政管理權(quán)力，優(yōu)化行政管理結(jié)構(gòu)，在不斷增加積累內(nèi)部行政管理經(jīng)驗的前提下，適當舉債，以滿足企業(yè)行政管理的需要。

（二）提高行政管理意識。隨著改革的深入和市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)已成為市場的主體，生存、發(fā)展和活力已經(jīng)成為當今企業(yè)的總體目標，市場經(jīng)濟要求企業(yè)盡快改變他們的想法，并建立一個正確的行政管理。樹立自主經(jīng)營、自我約束的理念，制定行政管理方法和時間價格。加強行政管理指標的應(yīng)用和分析。為加強行政管理指標的科學運用，運用指標分析行政管理情況，加強行政管理。

（三）加強行政的系統(tǒng)行政管理及監(jiān)管力度。中小物流企業(yè)行政管理要注重系統(tǒng)行政管理，即對行政管理的整體行政管理。1.加強企業(yè)內(nèi)部行政管理，充分挖掘企業(yè)的行政管理潛力，確?，F(xiàn)有行政管理人員的維護和增值；2.深化企業(yè)制度改革，通過企業(yè)制度創(chuàng)新，在企業(yè)中建立一套有效的激勵和行政管理機制，使企業(yè)行政管理者真正關(guān)心企業(yè)行政管理的使用效率，充分發(fā)揮資本的增值功能；3.行政管理者與被行政管理者之間的關(guān)系。如果企業(yè)和行政管理者能夠按照行政管理政策相互配合，就能將宏觀調(diào)控與企業(yè)行政管理有效地結(jié)合起來。就中小物流企業(yè)的現(xiàn)狀而言，企業(yè)僅僅依靠自身約束來規(guī)范行政管理工作并不明顯，而應(yīng)該更多地利用外部監(jiān)督來幫助企業(yè)實現(xiàn)行政管理規(guī)范化。我國應(yīng)建立行政監(jiān)督、社會監(jiān)督和企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督三位一體的監(jiān)督體系。

（四）完善企業(yè)行政管理制度。要完善企業(yè)行政管理制度，首先應(yīng)重視企業(yè)行政管理的內(nèi)部牽制制度。內(nèi)部牽制制度指涉及企業(yè)行政管理者和策劃人員、編輯及最后決定的任何一項工作必須由兩人或兩人以上分工處理，以起到一種制約的作用，這樣既能夠保證各種行政管理的真實和完整，又能使各職能部門的經(jīng)辦人員之間形成一種互相牽制的機制。其次是健全內(nèi)部行政管理制度，實施對行政部門的再監(jiān)督。堅持內(nèi)部行政管理機構(gòu)與行政機構(gòu)分別獨立，保證行政管理人員獨立于被行政管理部門，查錯防弊，保證企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。最后建立行政管理權(quán)限和簽字制度。

（五）建立小型物流企業(yè)人力資源行政管理三維立體模式。三維立體模式是指由決策層、人力資源行政管理部門、一線經(jīng)理科學地分工，負責人力資源行政管理的各項業(yè)務(wù)，并進行相應(yīng)的協(xié)作?？偟膩碚f，中小物流企業(yè)決策層負責人力資源規(guī)劃，同時，人事行政管理的一些日常事務(wù)性工作（如員工健康與安全、員工福利、人事統(tǒng)計、考勤行政管理、勞動合同行政管理、人事檔案行政管理等）也由其負責。當然，如同人力資源部門應(yīng)該協(xié)作配合一線經(jīng)理的核心業(yè)務(wù)工作一樣，一線經(jīng)理也要為人力資源部門做好相應(yīng)的配合，特別是在崗位分析與崗位評價這兩項工作上，一線經(jīng)理更應(yīng)提出意見、建議，甚至參與到工作中去，中小物流企業(yè)一線經(jīng)理負責在人力資源行政管理的核心業(yè)務(wù)中應(yīng)把持關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

結(jié)語

完善中小物流企業(yè)的行政管理，是一項系統(tǒng)工程，需要經(jīng)營者充分領(lǐng)會，結(jié)合本企業(yè)的實際情況，確定適合本企業(yè)的行政管理目標，建立和完善行政管理體系，加強企業(yè)行政管理能力，加強員工個人特長的運用，提高使用效率，加強監(jiān)督，不要讓實際的行政工作變成紙上談兵。物流業(yè)的發(fā)展空間不容忽視，我們要想在競爭激烈的市場中生存，并實現(xiàn)強勁的可持續(xù)發(fā)展，行政部門的協(xié)調(diào)是必不可少的。C