交口縣人民檢察院 龐樑

前言：在信息化的時(shí)代背景下，檔案管理工作也逐漸朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，檔案規(guī)范化的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)提高檔案管理工作效率和質(zhì)量起到了重要的作用。在這種新的要求和發(fā)展背景下，檢察機(jī)關(guān)的檔案管理工作也需要不斷地優(yōu)化創(chuàng)新，以更加系統(tǒng)化、更規(guī)范的檔案管理來推動(dòng)各項(xiàng)工作的順利開展。對(duì)檢察機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理發(fā)展進(jìn)行分析，能夠?yàn)榇龠M(jìn)檔案工作規(guī)范化管理水平的提高提供一定的思路。

一、檢察機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的重要性

（一）記錄檢察工作的發(fā)展歷程

檢察機(jī)關(guān)檔案管理中保存的各類文件，都是檢察機(jī)關(guān)開展的各項(xiàng)工作最原始的記錄。在對(duì)我國(guó)檢察機(jī)關(guān)的發(fā)展歷史進(jìn)行研究的過程中，不僅能夠從各種檔案文書中找到與當(dāng)前規(guī)章制度有所出入的部分，也可以對(duì)以往檢察機(jī)關(guān)所處的社會(huì)環(huán)境和時(shí)代背景進(jìn)行研究，還能夠反映出檢察機(jī)關(guān)在工作開展中取得的各項(xiàng)成果。[1]檢察機(jī)關(guān)的人員不僅能夠從這些檔案文件中吸取以往工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，還能夠?qū)Ξ?dāng)前檢察機(jī)關(guān)工作的開展起到一定的指導(dǎo)和推動(dòng)作用。而在對(duì)系統(tǒng)的、完善的同類型文件進(jìn)行研究之后可以發(fā)現(xiàn)，這些文件的演變和發(fā)展是有規(guī)律、有脈絡(luò)的，因而對(duì)于檢察機(jī)關(guān)來說，可以將這些檔案文件看作是一種信息資源，對(duì)促進(jìn)現(xiàn)階段檢察機(jī)關(guān)工作的開展具有重要作用。

（二）指導(dǎo)檢察工作的重要依據(jù)

開展工作的過程是一個(gè)不斷探索、改進(jìn)和優(yōu)化的過程，我國(guó)的檢察機(jī)關(guān)從成立以來，對(duì)各項(xiàng)職能和具體的工作職責(zé)不斷進(jìn)行補(bǔ)充完善，及時(shí)找出工作中存在的問題，調(diào)整與實(shí)際情況不相符的部分，逐漸形成當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)比較完善的工作流程和機(jī)制。在這個(gè)過程中，記錄的檔案文件具有極大的利用價(jià)值。[2]盡管在工作開展的過程中能夠發(fā)現(xiàn)一些問題，但隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，一些原本適用于檢察工作的規(guī)定可能不適合當(dāng)下環(huán)境。借助檔案文件能夠通過定期復(fù)盤來發(fā)現(xiàn)以往工作中存在的問題，從而進(jìn)一步推動(dòng)檢察工作朝著更加科學(xué)的方向發(fā)展。建設(shè)法治社會(huì)是當(dāng)前我國(guó)社會(huì)發(fā)展的主要目標(biāo)之一，檢察機(jī)關(guān)在促進(jìn)法治社會(huì)建設(shè)發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要作用。檢察機(jī)關(guān)需要重視檔案管理工作，以承載著各類信息資源的檔案文件作為預(yù)防職務(wù)犯罪、開展行政檢察監(jiān)督業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在檢察工作結(jié)束后，也需要及時(shí)結(jié)合檔案資料總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在突出實(shí)際工作結(jié)果的同時(shí)，也能夠?qū)ぷ髦惺欠翊嬖谑д`的情況進(jìn)行檢查，從而確保各項(xiàng)檢察工作的科學(xué)性。

（三）有利于提升檢察工作水平

伴隨著時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，各種社會(huì)信息的不斷增加，使得檢察工作會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，在給各級(jí)檢察機(jī)關(guān)工作的開展造成了較大壓力的同時(shí)，也使得檢察機(jī)關(guān)的檔案管理工作暴露出一些問題。[3]在檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)下，檢察機(jī)關(guān)需要從檔案工作的問題入手，針對(duì)以往檔案工作中存在的資料收集不齊全、制度制定不到位、檔案工作缺少規(guī)范化等問題，對(duì)檔案工作的開展流程和工作內(nèi)容等進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化和改進(jìn)。從這一方面來說，推動(dòng)檔案工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，不僅是能夠有效促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新的有效措施，還是對(duì)當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)人員工作能力和檔案管理工作提出的挑戰(zhàn)。正是有這種壓力，才能夠推動(dòng)檢察機(jī)關(guān)在開展工作的過程中不斷探尋新的檔案管理工作模式，不斷提升檢察工作水平，從而更好地發(fā)展檢察機(jī)關(guān)在建設(shè)法治社會(huì)中的重要作用。[4]

二、檢察機(jī)關(guān)檔案工作的主要內(nèi)容

在建設(shè)法治社會(huì)的背景下，檢察機(jī)關(guān)的重要性逐漸凸現(xiàn)出來。檢察機(jī)關(guān)的檔案涉及檢察機(jī)關(guān)工作開展中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、隊(duì)伍建設(shè)、管理活動(dòng)等檢察實(shí)踐中產(chǎn)生的各種形式的檔案資料。以往檔案管理工作中的檔案資料都是由紙質(zhì)文件構(gòu)成的，而在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的背景下，檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用使得紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、錄音、錄像、照片等多種形式都可以被作為檔案文件被收集和保存，不僅豐富了檢察機(jī)關(guān)檔案管理的信息載體，同時(shí)也為檔案管理工作內(nèi)容的完善提供了技術(shù)層面的支持。[5]

從檢察機(jī)關(guān)的工作職責(zé)來看，檔案工作的內(nèi)容在結(jié)合檢察機(jī)關(guān)工作需要的前提下，具體包括訴訟檔案、文書檔案、音像檔案以及實(shí)物檔案四個(gè)部分。從訴訟檔案的角度來說，檢察機(jī)關(guān)在辦案的過程中需要依據(jù)相關(guān)的法律標(biāo)準(zhǔn)和自身發(fā)展的需要，收集整理形成包括訴訟文書、視聽資料以及其他類型材料的訴訟檔案。這些訴訟檔案按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)被分類保存。例如，依據(jù)案卷性質(zhì)來劃分，可以將訴訟檔案劃分為立案、偵查、審判、執(zhí)行、監(jiān)督等多個(gè)類型；依據(jù)形成過程進(jìn)行劃分，主要包括審查批捕、審查起訴以及立卷等環(huán)節(jié)。[6]依據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料在各類檢察工作中的作用也能夠體現(xiàn)出一定的差別。在開展檢察工作的過程中，需要結(jié)合檢察工作的具體要求，選擇更符合檢察工作實(shí)際情況的內(nèi)容作為工作開展的依據(jù)。具體來說，檢察機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)容主要是指以下幾個(gè)部分：

從文書檔案的角度來說，文書檔案主要是指檢察機(jī)關(guān)各種工作活動(dòng)的歷史記錄。這些記錄不僅承載著檢察機(jī)關(guān)歷史變遷的記憶，還能夠從側(cè)面反映出國(guó)家在不同時(shí)期所采取的各項(xiàng)方針政策，對(duì)于從檢察機(jī)關(guān)建設(shè)的角度研究我國(guó)檢察工作的發(fā)展歷史具有重要作用。

從音像檔案的角度來說，錄像帶、錄音帶、光盤等各種音像檔案能夠被收錄到檢察機(jī)關(guān)的檔案文件當(dāng)中，不僅代表著技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，還能夠通過更真實(shí)的記錄過程為檢察工作的開展創(chuàng)造良好條件。

從實(shí)物檔案的角度來說，實(shí)物檔案往往是針對(duì)一些在特定的時(shí)期和重大活動(dòng)中形成的，具有保存和研究?jī)r(jià)值的實(shí)物?；趯?shí)物檔案的重要價(jià)值，檢察機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作的過程中通常需要嚴(yán)加看管。

結(jié)合檢察機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)容，針對(duì)當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)檔案工作開展中存在的問題，面對(duì)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展對(duì)檢察工作提出的新要求，檢察機(jī)關(guān)需要重視檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案管理工作在開展檢察工作中的作用，不斷提高檢察工作水平。

三、檢察機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理發(fā)展的具體措施分析

推動(dòng)檢察機(jī)關(guān)檔案工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，是符合當(dāng)前時(shí)代和法治社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的，能夠?qū)ν苿?dòng)檢察機(jī)關(guān)工作水平提高起到積極作用的重要途徑。結(jié)合當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作中存在的諸多問題，要想實(shí)現(xiàn)推動(dòng)檢察機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的目標(biāo)，可以采取以下幾個(gè)方面的措施：

（一）保證檔案工作的質(zhì)量

資料收集不齊全是當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作開展過程中存在的一個(gè)主要問題。在我國(guó)社會(huì)不斷建設(shè)發(fā)展的背景下，刑事案件和公訴案件的范圍不斷擴(kuò)大，種類也隨之增多。在收集和整理歸檔這些檔案資料的過程中，很容易因?yàn)槿鄙賹?duì)檔案工作質(zhì)量的重視而導(dǎo)致檔案資料不全面，影響到檔案工作的開展質(zhì)量。而通過前面的分析可以得知，檢察機(jī)關(guān)作為國(guó)家機(jī)關(guān)的重要組成部分，在建設(shè)法治社會(huì)的過程中發(fā)揮著重要的作用。檢察機(jī)關(guān)各項(xiàng)職能的健全和完善，包括各辦案部門、辦公室以及政工部門在內(nèi)的各個(gè)具體部門工作的開展，都需要憑借檔案管理工作收集到的檔案資料來作為優(yōu)化調(diào)整的參考依據(jù)。如果檔案資料收集不齊全，不僅會(huì)影響到檔案工作的開展質(zhì)量，還會(huì)對(duì)檢察機(jī)關(guān)各項(xiàng)職能職責(zé)的行使產(chǎn)生一定的影響。因而從這一方面來說，要想推動(dòng)檢察機(jī)關(guān)的檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，首先就要保證檔案工作的質(zhì)量。

要想保證檔案工作的質(zhì)量，最主要的就是要針對(duì)檔案資料不齊全的問題，提高對(duì)檔案質(zhì)量評(píng)價(jià)格工作的重視程度，重視各種檔案資料的歸檔管理工作。首先，需要保證接收檔案資料的規(guī)范性和秩序性。堅(jiān)決杜絕歸檔資料由部門或個(gè)人保存，杜絕拒絕歸檔的行為，對(duì)于歸檔的資料文件不符合要求的，需要督促相關(guān)部門或個(gè)人對(duì)歸檔資料進(jìn)行及時(shí)整改，確保各類檔案管理文件能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸檔。其次，基于當(dāng)前部分歸檔資料的復(fù)雜性，為了能夠保證歸檔資料的完整，在收集各種歸檔資料的過程中可以適當(dāng)擴(kuò)大歸檔資料的收集范圍，對(duì)于一些難以取證的資料可以采取征集、復(fù)制等形式，重視實(shí)物檔案在檔案資料收集中的作用，以豐富檔案資源類型的方式，更好地滿足收集歸檔資料的要求，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量。第三，在開展資料收集工作時(shí)，可以通過定期開展質(zhì)量評(píng)價(jià)活動(dòng)，對(duì)一段時(shí)間內(nèi)檢察機(jī)關(guān)工作開展后的歸檔資料收集情況和質(zhì)量情況進(jìn)行檢查。針對(duì)質(zhì)量評(píng)價(jià)格活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的存在漏歸文件或未補(bǔ)齊歸檔資料的案件資料，需要及時(shí)補(bǔ)充歸檔資料，并對(duì)資料的收集時(shí)間限制期限，以此來不斷提高歸檔資料的質(zhì)量。

（二）嚴(yán)格貫徹規(guī)章制度

基于檢察機(jī)關(guān)本身在我國(guó)建設(shè)法治社會(huì)中的重要作用，在促進(jìn)檔案管理工作朝著信息化發(fā)展的背景下，我國(guó)針對(duì)檢察機(jī)關(guān)的檔案管理工作出臺(tái)了一系列的檔案管理政策和規(guī)章制度。這些規(guī)章制度不僅能夠作為檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作開展的主要依據(jù)，還能夠?qū)n案管理工作的開展起到一定的監(jiān)督和規(guī)范的作用。而從當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作開展的實(shí)際情況來看，制度執(zhí)行不到位仍然是其面臨的一個(gè)非常重要的問題。盡管各項(xiàng)制度能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的全覆蓋，但如果沒有真正落到實(shí)處，仍然難以取得良好的效果。檔案管理工作在檢察機(jī)關(guān)工作中占據(jù)著重要的位置，要想推動(dòng)檢察機(jī)關(guān)的檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，還需要嚴(yán)格貫徹相關(guān)的規(guī)章制度，才能夠更好地滿足檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展需要。

具體來說，貫徹落實(shí)好檔案借閱制度。檢察機(jī)關(guān)在開展工作的過程中，通常需要通過調(diào)閱訴訟卷宗來輔助工作的開展。借閱制度的出臺(tái)，不僅為各個(gè)部門借閱檔案資料提供了更加規(guī)范的依據(jù)，同時(shí)也能夠?qū)Χ酱俑鞣N檔案資料的及時(shí)歸檔起到一定的作用。嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，依據(jù)借閱制度來開展檔案的查閱、摘錄、復(fù)制以及借出等工作，對(duì)于未能夠及時(shí)歸還檔案資料的、私自篡改檔案資料、丟失檔案資料的行為，需要依據(jù)借閱制度來追究相關(guān)部門和人員的法律責(zé)任。其次，檢察機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作的過程中，也需要積極通過自查自評(píng)的方式來對(duì)內(nèi)部檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，在督促各類檔案管理規(guī)章制度得到貫徹落實(shí)的同時(shí)，督促相關(guān)人員自覺依法履行檔案管理的規(guī)章制度，從而更好地滿足檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的目標(biāo)。第三，在進(jìn)行歸檔管理工作的過程中，需要注重從檔案的分類、案卷內(nèi)容的排列、編制案卷目錄等方面開展工作，不斷提高檔案管理工作的開展效率，并在整理案卷資料的過程中更加注重檔案資料記錄的各種信息資源的開發(fā)利用，以此來促進(jìn)檔案管理工作水平不斷提高。

（三）建立健全檔案安全管理體系

確保檔案安全是檔案管理工作最為重要的前提，也是檔案管理工作需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容之一。檢察機(jī)關(guān)工作會(huì)產(chǎn)生許多重要的文件資料，建立檔案安全管理體系，不僅能夠有效保障各種檔案資料的安全，還能夠?qū)μ岣邫n案管理工作的質(zhì)量起到一定的積極作用。檢察機(jī)關(guān)要想促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，還需要建立健全檔案安全管理體系。

首先，在健全檔案安全管理體系的過程中，需要保證存放各種檔案資料的庫(kù)房設(shè)施的安全。結(jié)合檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的實(shí)際需求，將監(jiān)控報(bào)警、防火防潮、驅(qū)蟲殺菌以及溫濕度調(diào)節(jié)等現(xiàn)代化的設(shè)備應(yīng)用到庫(kù)房安全管理工作當(dāng)中。其次，在建立檔案管理安全體系時(shí)，還需要重視檔案庫(kù)房的管理工作。登記借閱、檢查的資料嚴(yán)格，定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，用以確保能夠?qū)崿F(xiàn)檔案庫(kù)房的安全管理。第三，除了各種實(shí)物物證之外，當(dāng)前檔案信息管理中更多需要依賴信息管理系統(tǒng)才能夠?qū)崿F(xiàn)更多檔案資料和數(shù)據(jù)信息的處理。保障檔案信息管理系統(tǒng)的安全，也是檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作中需要重點(diǎn)關(guān)注的一個(gè)方面。檢察機(jī)關(guān)需要確保信息數(shù)據(jù)安全，充分發(fā)揮信息化技術(shù)手段的作用，依據(jù)國(guó)家對(duì)檔案信息資料安全等級(jí)保護(hù)的具體要求，結(jié)合安全保障技術(shù)方法，讓信息管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)能夠安全運(yùn)行。

（四）充分發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用

在對(duì)檔案管理工作的作用和意義進(jìn)行分析之后可以發(fā)現(xiàn)，從本質(zhì)上來說，檔案管理工作的開展，最主要的就是能夠?yàn)橄鄳?yīng)的組織提供檔案資料方面的服務(wù)。，檢察機(jī)關(guān)要想推進(jìn)檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，也需要重視檔案的服務(wù)性。在信息化建設(shè)發(fā)展的背景下，我國(guó)的檔案管理工作朝著信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展，要想提高檢察機(jī)關(guān)檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平，需要在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，以開發(fā)利用檔案信息資源為主要目標(biāo)，充分挖掘檔案在檢察工作中的作用和價(jià)值，讓檔案信息資料為檢察工作的開展提供更加科學(xué)的依據(jù)。

具體來說，充分發(fā)揮檔案信息數(shù)字化管理的作用，通過大數(shù)據(jù)和信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)檔案信息資料中體現(xiàn)出來的犯罪規(guī)律進(jìn)行分析，找出各種犯罪形成的原因，并依據(jù)檔案信息資料來編寫相關(guān)的案例，將其作為立法和完善法律的重要依據(jù)，同時(shí)也能夠?yàn)槠辗ń逃ぷ鞯拈_展提供更有說服力的素材，從而更好地滿足檢察宣傳服務(wù)的目標(biāo)。其次，從檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部來說，檢察機(jī)關(guān)需要充分發(fā)揮內(nèi)部局域網(wǎng)的作用，根據(jù)整理歸納后的檔案信息材料制作調(diào)查分析材料，撰寫與檢察工作相關(guān)的宣傳文章，不斷擴(kuò)大檢察工作的社會(huì)影響。第三，在開展檔案管理工作的過程中，還需要為檔案管理工作的開展配備各種更先進(jìn)的、更高質(zhì)量的硬件設(shè)備，保障各類檔案資料能夠得到完整的保存和管理，在提升檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，也能夠?yàn)闄n案管理工作的開展提供更加便利的條件。在這個(gè)過程中，還需要重視檔案管理應(yīng)用的現(xiàn)代化設(shè)備，優(yōu)先配置檔案室工作開展所應(yīng)用的各種設(shè)備，以便滿足檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展要求，讓檢察機(jī)關(guān)在建設(shè)法治社會(huì)中發(fā)揮更大的作用。

四、結(jié)論

綜上所述，推動(dòng)檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，對(duì)推動(dòng)檢察機(jī)關(guān)工作的開展具有重要的作用。檢察機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作時(shí)，需要以實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化為主要目標(biāo)，從檔案工作質(zhì)量、規(guī)章制度以及檔案安全管理三個(gè)方面對(duì)當(dāng)前工作進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，讓檔案管理工作能夠在體現(xiàn)系統(tǒng)性的同時(shí)，更符合實(shí)際檢察工作的開展需要。