劉 穎
(四川華能嘉陵江水電有限責(zé)任公司,四川 南充 637000)
固定資產(chǎn)作為企業(yè)資產(chǎn)的重要表現(xiàn)形式,能夠持續(xù)給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益,大部分企業(yè)的健康運(yùn)營(yíng)和發(fā)展在很大程度上需要依靠固定資產(chǎn)作為基礎(chǔ)和保障。發(fā)電企業(yè)屬于典型的資產(chǎn)密集型企業(yè),具有數(shù)量多、金額大、分類復(fù)雜、分布廣泛、一項(xiàng)資產(chǎn)下包括很多系統(tǒng)設(shè)施設(shè)備等特點(diǎn),因此管理難度較大。
從財(cái)務(wù)角度來看,固定資產(chǎn)創(chuàng)造的收入和成本是影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的重要因素。發(fā)電企業(yè)的收入主要來源于與固定資產(chǎn)直接相關(guān)的售電收入;每年發(fā)生的折舊費(fèi)、修理費(fèi)、材料費(fèi)等都與固定資產(chǎn)密切相關(guān),并且占企業(yè)總成本的比重較大;固定資產(chǎn)“重采購(gòu)、輕管理”的現(xiàn)象較為突出,需要加強(qiáng)固定資產(chǎn)全生命周期管理。為了更好地實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo),企業(yè)需要充分應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理流程進(jìn)行再梳理,整合原有的系統(tǒng)平臺(tái),搭建新的信息化管理平臺(tái),從而實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)從采購(gòu)到交付運(yùn)行后的維護(hù)、更新改造直至報(bào)廢的全生命周期的管理。
固定資產(chǎn)管理本身就是一個(gè)復(fù)雜的過程,包括固定資產(chǎn)購(gòu)建、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、更新改造、報(bào)廢等多個(gè)環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)部門建立“固定資產(chǎn)卡片”進(jìn)行價(jià)值管理,資產(chǎn)使用部門建立“固定資產(chǎn)登記簿”進(jìn)行實(shí)物管理,財(cái)務(wù)部門與資產(chǎn)使用部門應(yīng)每年至少核對(duì)一次,確保固定資產(chǎn)賬實(shí)相符。但在實(shí)際工作中,財(cái)務(wù)部門“固定資產(chǎn)卡片”與資產(chǎn)使用部門“固定資產(chǎn)登記簿”因管理要求不同,對(duì)資產(chǎn)的命名、細(xì)化程度不一致,導(dǎo)致資產(chǎn)管理“卡、簿”脫節(jié)。
財(cái)務(wù)部門掌握著固定資產(chǎn)的管理權(quán),但日常的維護(hù)、使用、更新改造、資產(chǎn)使用的安全性和完整性等是由各資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)[1]。資產(chǎn)使用部門對(duì)固定資產(chǎn)的拆除、維修、更新改造、報(bào)廢等記錄只有流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門,才能在價(jià)值端得以體現(xiàn)。在實(shí)際管理工作中,這種記錄的傳遞是滯后、低效甚至缺失的,因而導(dǎo)致實(shí)物管理與價(jià)值管理的脫節(jié),最直接的結(jié)果就是賬實(shí)不符。
固定資產(chǎn)閑置有兩種情況:一是企業(yè)購(gòu)建后由于使用場(chǎng)景或政策環(huán)境發(fā)生變化,導(dǎo)致的資產(chǎn)閑置。二是因?yàn)榭萍歼M(jìn)步造成的無形損耗,這主要體現(xiàn)在機(jī)械自動(dòng)化電子設(shè)備方面,這部分資產(chǎn)雖然尚未提完折舊,但如果繼續(xù)使用,其修復(fù)成本較高且已不能滿足安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)需要。
固定資產(chǎn)報(bào)廢主要分為兩種情況:一是長(zhǎng)期使用,已達(dá)到資產(chǎn)使用年限并且完全喪失使用價(jià)值的正常報(bào)廢。二是由于事故或自然災(zāi)害造成資產(chǎn)不可修復(fù)的毀損而提前報(bào)廢。
作為國(guó)有企業(yè),為防止國(guó)有資產(chǎn)流失,對(duì)閑置報(bào)廢資產(chǎn)需要嚴(yán)格按照相關(guān)要求,經(jīng)上級(jí)審批后,履行公開、透明的原則。但由于報(bào)廢處置程序復(fù)雜,導(dǎo)致資產(chǎn)報(bào)廢處置時(shí)間與停止使用時(shí)間嚴(yán)重不同步。
如果是集團(tuán)企業(yè),固定資產(chǎn)管理制度必須涵蓋整個(gè)集團(tuán)資產(chǎn)管理需要,而發(fā)電廠作為基層企業(yè),在遵照集團(tuán)公司相關(guān)制度執(zhí)行外,還應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn),對(duì)固定資產(chǎn)管理體系進(jìn)行完善。在實(shí)際工作中,如果未對(duì)職責(zé)權(quán)限進(jìn)行明確,就會(huì)造成部門間相互推諉、資產(chǎn)的歸口管理存在困難的現(xiàn)象;如果固定資產(chǎn)的計(jì)量方法界定模糊,就會(huì)造成業(yè)務(wù)部門對(duì)統(tǒng)計(jì)固定資產(chǎn)的口徑不一致。雖然公司內(nèi)控制度對(duì)固定資產(chǎn)的購(gòu)置直至報(bào)廢都進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)定,但是依然存在各業(yè)務(wù)部門對(duì)制度的了解不夠深入和執(zhí)行不到位的問題。
經(jīng)過調(diào)研學(xué)習(xí)發(fā)現(xiàn),不少企業(yè)通過粘貼紙質(zhì)標(biāo)簽的方式進(jìn)行資產(chǎn)管理,紙質(zhì)標(biāo)簽雖然直觀,但不能更多地負(fù)載資產(chǎn)信息,并且一旦資產(chǎn)發(fā)生變化,標(biāo)簽信息無法同步更新,需要重新打印進(jìn)行粘貼,大大增加了工作人員的工作量;而大部分基于條形碼的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)也存在一定的局限性,條形碼主要表現(xiàn)為一串?dāng)?shù)字,無法直觀地獲取固定資產(chǎn)相關(guān)信息。為加強(qiáng)發(fā)電企業(yè)固定資產(chǎn)管理,擺脫傳統(tǒng)管理模式帶來的弊端,實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)全生命周期的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確記錄,需要加快資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開發(fā)和信息化管理手段的應(yīng)用,基于二維碼和手機(jī)應(yīng)用的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生[2]。
二維碼技術(shù)是一種全新的信息儲(chǔ)存、傳遞和識(shí)別技術(shù),是實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)卡片信息拓展的有效手段,它不但能夠大大提高信息錄入的質(zhì)量和速度,也可以消除人為因素的干擾;手機(jī)應(yīng)用App的引入使得固定資產(chǎn)管理更加動(dòng)態(tài)化,借助手機(jī)應(yīng)用App進(jìn)行掃描,就可識(shí)別對(duì)象,獲取所有臺(tái)賬信息,并且能夠針對(duì)固定資產(chǎn)的實(shí)時(shí)情況進(jìn)行信息維護(hù)和流程操作,提高了資產(chǎn)信息質(zhì)量和使用效率。
3.2.1 完善固定資產(chǎn)管理體系
目前,固定資產(chǎn)管理存在的問題,在很大程度上是長(zhǎng)期粗放式管理形成的歷史遺留問題,歸根結(jié)底還是制度體系不完善。作為基層企業(yè),要在執(zhí)行集團(tuán)公司、區(qū)域公司固定資產(chǎn)管理制度的基礎(chǔ)上,結(jié)合自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn),制定一整套處理流程,包括固定資產(chǎn)購(gòu)建、驗(yàn)收入庫(kù)、保管、盤點(diǎn)、維修、更新改造、報(bào)廢等,進(jìn)一步細(xì)化和完善本企業(yè)的固定資產(chǎn)管理體系。針對(duì)固定資產(chǎn)的價(jià)值管理、實(shí)物管理進(jìn)行職責(zé)劃分,明確各職能部門固定資產(chǎn)的職責(zé)分工,嚴(yán)格執(zhí)行歸口分級(jí)管理和專人專管制度。同時(shí),加強(qiáng)制度的宣貫,提高各職能部門的責(zé)任意識(shí)。
3.2.2 促進(jìn)資產(chǎn)轉(zhuǎn)固業(yè)務(wù)流程優(yōu)化
業(yè)務(wù)流程優(yōu)化目的是解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中出現(xiàn)的一些管理不規(guī)范現(xiàn)象,從而提高固定資產(chǎn)的管理水平和效率,通過對(duì)企業(yè)自身業(yè)務(wù)流程的再梳理,有針對(duì)性地進(jìn)行優(yōu)化改善。如果說信息化管理系統(tǒng)的上線可以實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理“卡、簿”的充分對(duì)接,從而達(dá)到對(duì)固定資產(chǎn)全生命周期的管控,那么資產(chǎn)轉(zhuǎn)固流程的優(yōu)化則是讓信息化管理手段發(fā)揮最大效能的保障。從固定資產(chǎn)驗(yàn)收階段增加轉(zhuǎn)固流程管控,設(shè)計(jì)“轉(zhuǎn)固申請(qǐng)”模板,內(nèi)容涵蓋臺(tái)賬所需的全部信息,從源頭處保證財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)使用部門數(shù)據(jù)統(tǒng)一。
要實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的全生命周期管理,就必須從前期的規(guī)劃、立項(xiàng),到后期的運(yùn)行、報(bào)廢進(jìn)行全過程監(jiān)管,要在保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)上把資產(chǎn)全生命周期成本降到最低作為決策的最終目標(biāo)[3]。依托SAP系統(tǒng)搭建的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算模塊與資產(chǎn)管理模塊的充分對(duì)接,其中財(cái)務(wù)模塊負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)的價(jià)值核算和管理,資產(chǎn)管理模塊負(fù)責(zé)對(duì)資產(chǎn)使用進(jìn)行全過程監(jiān)督,通過把各自內(nèi)容進(jìn)行整合,產(chǎn)生聯(lián)動(dòng)效果,最終達(dá)到全生命周期管理的目的。
資產(chǎn)管理系統(tǒng)組成包括了本次搭建固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),以及SAP資產(chǎn)財(cái)務(wù)一體化系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理部分,深入挖掘其數(shù)據(jù)價(jià)值,實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)管理和固定資產(chǎn)價(jià)值管理的融合對(duì)接,構(gòu)建固定資產(chǎn)全生命周期管理體系[4]。
通過從SAP中進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方式,進(jìn)行資產(chǎn)分類和登記資產(chǎn)臺(tái)賬信息。對(duì)導(dǎo)入后的資產(chǎn)數(shù)據(jù),進(jìn)行標(biāo)簽打印。標(biāo)簽顯示數(shù)據(jù)包括但不限于資產(chǎn)名稱、使用人信息、資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)分類、規(guī)格型號(hào)、存放地點(diǎn)、購(gòu)置價(jià)值、折舊情況等。
資產(chǎn)變動(dòng)模塊主要涉及資產(chǎn)信息變更,可分為部門內(nèi)變更和跨部門變更,包含資產(chǎn)使用部門、使用人、資產(chǎn)存放位置等內(nèi)容。使用人可通過掃描資產(chǎn)二維碼或進(jìn)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)起變更申請(qǐng),經(jīng)相關(guān)部門審批后,完成變更申請(qǐng)手續(xù),系統(tǒng)可匯總查詢各部門發(fā)起的資產(chǎn)變更清單。規(guī)劃一個(gè)完整的變更流程,實(shí)現(xiàn)了賬面與實(shí)物相對(duì)應(yīng),提高了資產(chǎn)的使用效率。
當(dāng)發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)需要修理時(shí),資產(chǎn)使用人可選擇掃描二維碼標(biāo)簽或登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng)創(chuàng)建資產(chǎn)報(bào)修單,填寫資產(chǎn)信息,描述報(bào)修問題;待資產(chǎn)完成修理檢查后,資產(chǎn)使用人需在系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)報(bào)修結(jié)果,確認(rèn)資產(chǎn)狀態(tài)信息為“正常”或“待報(bào)廢”。如果報(bào)修后資產(chǎn)狀態(tài)為正常,可以不填處理結(jié)果;如果報(bào)修后資產(chǎn)狀態(tài)為待報(bào)廢,則需詳細(xì)填寫處理結(jié)果,保證固定資產(chǎn)的各階段狀態(tài)都被詳細(xì)記錄,降低資產(chǎn)閑置率,同時(shí)為資產(chǎn)的報(bào)廢處置提供有力依據(jù)。
固定資產(chǎn)進(jìn)行更新改造時(shí),資產(chǎn)使用人應(yīng)進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行更改項(xiàng)目預(yù)登記。選擇公司、經(jīng)辦部門、是否在原資產(chǎn)上改造,維護(hù)項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目概述。輸入資產(chǎn)編碼或點(diǎn)擊資產(chǎn)編碼內(nèi)方框,進(jìn)入搜索查詢界面,選擇要維護(hù)的資產(chǎn),經(jīng)審批后,完成更改項(xiàng)目預(yù)登記,所有單據(jù)可在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行集中查詢。
資產(chǎn)報(bào)廢在業(yè)務(wù)操作上需要遵循嚴(yán)格的審批流程,作為資產(chǎn)終結(jié)的去向之一,形成資產(chǎn)生命周期的閉合管理。由資產(chǎn)使用人在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建資產(chǎn)報(bào)廢鑒定單,技術(shù)部門組織對(duì)擬報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行鑒定,鑒定完成后,由資產(chǎn)使用人發(fā)起資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)流程,通過線上審批,生成報(bào)廢認(rèn)定申請(qǐng)單和報(bào)銷清單,作為資產(chǎn)報(bào)廢的支撐性材料。
與集中于倉(cāng)庫(kù)存放的倉(cāng)儲(chǔ)型盤點(diǎn)完全不同,電廠資產(chǎn)分布在不同的區(qū)域,由各個(gè)職能部門的人員進(jìn)行保管。相對(duì)于零星細(xì)小的設(shè)備零部件,資產(chǎn)的體積、面積一般都較大?;诖?,可以將手持終端和二維碼標(biāo)簽很好地應(yīng)用到資產(chǎn)管理當(dāng)中。
由財(cái)務(wù)部建立盤點(diǎn)任務(wù),下發(fā)至各職能部門進(jìn)行任務(wù)的二次分配,資產(chǎn)使用人利用手持終端對(duì)現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集,針對(duì)房屋、建筑物等特定不可移動(dòng)的資產(chǎn),統(tǒng)一操作完成盤點(diǎn);對(duì)于可移動(dòng)的設(shè)備、電子產(chǎn)品、工器具等資產(chǎn),通過掃描資產(chǎn)表面粘貼的二維碼標(biāo)簽完成盤點(diǎn),上傳盤點(diǎn)數(shù)據(jù)后,生成盤點(diǎn)報(bào)告。盤點(diǎn)結(jié)果包括但不限于盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)部門及人員、應(yīng)盤點(diǎn)資產(chǎn)清單、實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)、盤點(diǎn)結(jié)果等。
價(jià)值與實(shí)物管理集成形成全新的管理模式,解決了原有各部門間由于管理目標(biāo)不同而導(dǎo)致“卡、簿”相互脫節(jié)、賬實(shí)不符的弊端,為實(shí)現(xiàn)整體資產(chǎn)成本最優(yōu)和項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、固定資產(chǎn)管理一體化的全生命周期管理目標(biāo)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
從管理角度來看,資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)融合了與資產(chǎn)管理部門相關(guān)的各個(gè)職能,管理者可以從源頭處開始了解資產(chǎn)的投入、運(yùn)行、維修、更新改造、閑置報(bào)廢等情況,為企業(yè)資源整合、生產(chǎn)運(yùn)行和投資決策提供可靠的依據(jù)支撐,促進(jìn)管理決策的科學(xué)化。
通過SAP系統(tǒng)把固定資產(chǎn)管理各個(gè)階段聯(lián)結(jié)成一個(gè)有機(jī)的整體,管理信息能全方位、全過程地在固定資產(chǎn)整個(gè)生命周期的信息化管理系統(tǒng)中得以反映,從源頭處提高了購(gòu)置固定資產(chǎn)投資決策的科學(xué)性;在投入運(yùn)行階段,利用信息系統(tǒng)掌握數(shù)據(jù),將資產(chǎn)管理責(zé)任落實(shí)到人,實(shí)時(shí)跟蹤資產(chǎn)使用狀態(tài);報(bào)廢退出階段,及時(shí)對(duì)已經(jīng)喪失使用價(jià)值的固定資產(chǎn)進(jìn)行清理,避免造成資源浪費(fèi),進(jìn)而提高固定資產(chǎn)的整體使用效能[5]。
基于SAP搭建的固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)是一個(gè)全新的管理平臺(tái),對(duì)其應(yīng)用的推廣不是一蹴而就的事情,需要公司各個(gè)職能部門的密切配合,積極適應(yīng)全新的管理模式和管理流程;同時(shí),需要管理者轉(zhuǎn)變思路,只有管理者適應(yīng)了全新的管理模式,接受了業(yè)務(wù)流程改變所帶來的變化,才能最大化地把這個(gè)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來。
傳統(tǒng)的管理模式下,固定資產(chǎn)信息錄入等工作是由財(cái)務(wù)人員擔(dān)任的,這也是導(dǎo)致價(jià)值端和實(shí)物端無法有效對(duì)接的重要原因。系統(tǒng)投入運(yùn)行后,需要進(jìn)一步加強(qiáng)前端業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量,信息的錄入和確認(rèn)將延伸到前端業(yè)務(wù)部門,這就要求前端業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)工程核算和資產(chǎn)價(jià)值管理知識(shí)的學(xué)習(xí),比如項(xiàng)目管理部門錄入的業(yè)務(wù)信息應(yīng)當(dāng)滿足會(huì)計(jì)核算的要求,資產(chǎn)購(gòu)建部門提供的設(shè)施設(shè)備信息要與固定資產(chǎn)目錄建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,對(duì)于不單獨(dú)形成固定資產(chǎn)的附屬設(shè)備、備品備件要正確區(qū)分。財(cái)務(wù)人員要加強(qiáng)對(duì)前端業(yè)務(wù)操作人員的指導(dǎo),也要更多地了解生產(chǎn)流程和學(xué)習(xí)固定資產(chǎn)功能性等相關(guān)知識(shí)。
固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)最初的設(shè)計(jì)是為了滿足當(dāng)下迫切需要解決的問題,而系統(tǒng)還需要在使用過程中不斷完善。通過對(duì)使用者的調(diào)研、業(yè)務(wù)需求層面的調(diào)整,創(chuàng)建新的業(yè)務(wù)流程。例如,各流程人員的權(quán)限配置合理性、SAP資產(chǎn)財(cái)務(wù)一體化系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理部分與資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互的靈活型等,使企業(yè)的各個(gè)管理模塊能在系統(tǒng)中得到充分應(yīng)用,通過不斷充實(shí)完善固定資產(chǎn)信息化管理流程,優(yōu)化管理辦法,最終實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)全生命周期管理的目標(biāo)。