李貞錚，劉廿明，敬丹丹，蔡春夢，陳新勝，劉 淼

（湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所，湖南 長沙 410001）

0 引言

科技查新是通過檢索已有文獻(xiàn)報(bào)道對(duì)查新項(xiàng)目的新穎性作出文獻(xiàn)評(píng)價(jià)的情報(bào)咨詢服務(wù)［1］。為項(xiàng)目立項(xiàng)、論文開題、成果評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等提供了客觀文獻(xiàn)評(píng)價(jià)，是科技管理中一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)科技創(chuàng)新工作中。隨著國家對(duì)科技創(chuàng)新的高度重視，科技查新需求也在不斷提升。

1 研究現(xiàn)狀

現(xiàn)有的查新咨詢工作存在3個(gè)方面的問題。一是查新效率有待提升。大部分查新機(jī)構(gòu)接受查新委托是通過郵箱、電話、紙質(zhì)文本等傳統(tǒng)方式。查新機(jī)構(gòu)需要和查新用戶反復(fù)溝通，對(duì)于初次委托的用戶還需要介紹查新工作流程，把查新工作人員有限的精力浪費(fèi)在重復(fù)的機(jī)械回復(fù)上，在項(xiàng)目集中申報(bào)、科技獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)期間問題尤甚。查新報(bào)告撰寫過程中也存在著大量的文獻(xiàn)復(fù)制粘貼、編號(hào)、排序等機(jī)械工作，查新點(diǎn)多的項(xiàng)目可能一份報(bào)告就有近百篇對(duì)比文獻(xiàn)，如果增減文獻(xiàn)需要全部重新編號(hào)，極大地影響了查新工作效率。二是委托用戶信息不暢。由于查新工作中需要閱讀大量文獻(xiàn)，對(duì)比分析并給出查新結(jié)論，查新報(bào)告不可能做到“立等可取”，且查新項(xiàng)目往往是“扎堆”委托，各個(gè)查新機(jī)構(gòu)的查新周期都比較長，基本上國內(nèi)查新需要7~10個(gè)工作日，國內(nèi)外查新需要10~15個(gè)工作日。一方面，較長的工作周期與項(xiàng)目受理申報(bào)截止日期的臨近使得查新用戶更容易焦慮，迫切希望了解查新項(xiàng)目的具體流程節(jié)點(diǎn)，所以查新用戶往往會(huì)多次向查新機(jī)構(gòu)咨詢進(jìn)展；另一方面，更多的郵件、電話咨詢也給查新工作人員帶來了更多的工作量。三是沉淀數(shù)據(jù)利用程度不高?？萍疾樾伦鳛榭萍脊芾碇械幕A(chǔ)工作，各個(gè)查新機(jī)構(gòu)具有大量的查新數(shù)據(jù)，查新工作人員疲于完成查新報(bào)告及事務(wù)性的工作，無暇對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理挖掘，形成了很多的沉淀數(shù)據(jù)，不能為科技管理決策提供有效數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)數(shù)據(jù)缺乏共享形成信息孤島。

目前，國內(nèi)已有一些機(jī)構(gòu)開展了關(guān)于科技查新管理系統(tǒng)的相關(guān)研究。例如，甘肅省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所設(shè)計(jì)了科技查新智能管理信息系統(tǒng)，采用云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘、流程管理、手機(jī)短信和微信等技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)科技查新、收錄引證、知識(shí)產(chǎn)權(quán)評(píng)議、科技成果評(píng)價(jià)等業(yè)務(wù)流程化精確管理，但它不能對(duì)查新數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；福建省科學(xué)技術(shù)信息研究所設(shè)計(jì)研究了基于省級(jí)聯(lián)合體的科技查新管理系統(tǒng)［2］，雖然具有統(tǒng)計(jì)分析模塊，但僅限統(tǒng)計(jì)人員的工作量和業(yè)務(wù)量，便于工作的量化考核和統(tǒng)籌安排，不涉及數(shù)據(jù)分析；江蘇省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所構(gòu)建了基于B/S模式的科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)［3］，同樣也缺乏對(duì)沉淀數(shù)據(jù)的利用；清華大學(xué)開發(fā)的科技查新系統(tǒng)［4］，可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成報(bào)告號(hào)以及查新報(bào)告，但沒有提到涉及查新用戶的流程查詢等；北京化工大學(xué)設(shè)計(jì)的科技查新自動(dòng)化管理服務(wù)系統(tǒng)［5］，具有事務(wù)催辦等功能，但也不涉及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析共享等；湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所結(jié)合實(shí)際工作，通過優(yōu)化改造現(xiàn)有的門戶網(wǎng)站，合理設(shè)計(jì)科技查新管理系統(tǒng)是十分有必要的。

2 研究意義

構(gòu)建湖南省科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)，改變查新工作模式，深化“放管服”改革，打通利企便民“最后一米”，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓科研人員少跑腿，新冠肺炎疫情常態(tài)化情況下，實(shí)現(xiàn)“全程電子化”辦理。對(duì)于查新機(jī)構(gòu)來說，綜合管理系統(tǒng)可以極大提高查新工作人員的工作效率，減少了查新報(bào)告撰寫過程中格式整理、排序等無意義重復(fù)勞動(dòng)，縮短了查新周期中無意義重復(fù)勞動(dòng)占用的時(shí)間，提升查新咨詢服務(wù)質(zhì)量；對(duì)于查新用戶而言，系統(tǒng)可以優(yōu)化查新用戶查新體驗(yàn)，查新周期比較長，通過系統(tǒng)工作流程透明化，查新用戶了解查新全流程情況，節(jié)約了時(shí)間，并且可以實(shí)時(shí)查詢到查新工作進(jìn)度，緩解了長時(shí)間等待帶來的焦慮；針對(duì)科技管理部門，系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)查新項(xiàng)目數(shù)量、學(xué)科類別以及查新項(xiàng)目創(chuàng)新性等數(shù)據(jù)信息，有利于加強(qiáng)科技管理部門對(duì)全省科技項(xiàng)目的宏觀把握。

3 系統(tǒng)的構(gòu)建

3.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

湖南省科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)采用B/S模式。通過使用大數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算、業(yè)務(wù)管理流程、手機(jī)提醒和微信等技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)科技查新業(yè)務(wù)流程化精確管理，為科技查新人員和業(yè)務(wù)委托客戶提供一站式高效服務(wù)，提升科技查新業(yè)務(wù)管理效率，降低管理成本，為科學(xué)高效決策提供數(shù)據(jù)支撐。

3.2 開發(fā)環(huán)境與開發(fā)工具

開發(fā)環(huán)境使用Java編程語言，數(shù)據(jù)庫選用MySQL，Web服務(wù)器使用Tomcat，軟件開發(fā)工具包采用JDK，硬件平臺(tái)為PC機(jī)或小型服務(wù)器，操作系統(tǒng)為Windows。

3.3 查新系統(tǒng)開發(fā)框架

基于B/S的數(shù)據(jù)庫訪問模式，系統(tǒng)的開發(fā)框架主要分為科技查新網(wǎng)站、基礎(chǔ)服務(wù)平臺(tái)、3層結(jié)構(gòu)(表示層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層）、數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)加密服務(wù)幾部分。查新用戶通過網(wǎng)站登錄系統(tǒng)平臺(tái)，應(yīng)用服務(wù)器對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，經(jīng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)邏輯處理后生成新的頁面，再通過服務(wù)器將新的數(shù)據(jù)返回到用戶界面，從而實(shí)現(xiàn)查新需求，系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)架構(gòu)

3.4 系統(tǒng)具體功能模塊

湖南省科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)分為4個(gè)板塊，信息展示板塊、業(yè)務(wù)受理板塊、查新報(bào)告板塊、統(tǒng)計(jì)分析板塊。系統(tǒng)具有4類賬戶，具有不同的權(quán)限，分別為查新用戶、查新員、審核員、管理員。基于系統(tǒng)4個(gè)板塊的同時(shí)，系統(tǒng)分50多個(gè)子功能，主要有：業(yè)務(wù)委托、業(yè)務(wù)受理、業(yè)務(wù)分配、課題審核、查新任務(wù)、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)告防偽、用戶管理、快遞信息管理、財(cái)務(wù)憑證管理、代理站管理、即時(shí)消息、短信推送、查新報(bào)告下載、相似性分析等等，功能模塊如圖2所示。

圖2 科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)功能模塊

3.4.1 信息展示板塊

信息展示板塊主要用于介紹查新相關(guān)基本信息，包括查新機(jī)構(gòu)介紹、查新流程、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、常見問題等內(nèi)容，并提供查新合同模板下載。4類賬戶都可以訪問，其中查新用戶、查新員、審核員只能瀏覽信息，管理員可以編輯信息。通過信息展示板塊，查新用戶可以

了解到查新機(jī)構(gòu)的基本情況，查新需要提供哪些資料，做完查新可以拿到一個(gè)什么樣的結(jié)果，同時(shí)也可以了解到機(jī)構(gòu)后續(xù)成果評(píng)價(jià)、評(píng)審、成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)轉(zhuǎn)移的相關(guān)信息。

3.4.2 業(yè)務(wù)受理板塊

業(yè)務(wù)受理板塊按照查新流程設(shè)置合同上傳、查新員分配、合同審核、繳費(fèi)憑證上傳、合同蓋章提交、查新進(jìn)度查詢、服務(wù)評(píng)價(jià)7大模塊，支持查新用戶、查新員、審核員、管理員訪問。查新用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)受理板塊的提示完成查新全流程。在查新員分配過程中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)查新員手中已受理任務(wù)的多少來分配項(xiàng)目，查新用戶如果有熟悉的查新員也支持指定優(yōu)先分配查新員。在分配查新員后的合同審核過程中，系統(tǒng)支持文字、語言留言，以及轉(zhuǎn)接到QQ、微信等三方即時(shí)通信工具。查新進(jìn)度查詢中可以查到查新報(bào)告是處于撰寫報(bào)告、審核或者是郵寄階段，可以在系統(tǒng)中隨時(shí)查看查新完成剩余時(shí)間，還支持查詢是否開具發(fā)票等。

3.4.3 查新報(bào)告板塊

查新報(bào)告板塊主要用于查新員撰寫查新報(bào)告以及審核員審核報(bào)告，僅限查新員和審核員訪問。查新員賬戶支持創(chuàng)建新模板，模板導(dǎo)入，可以依據(jù)查新目的不同設(shè)置不同的查新報(bào)告模板；模板中包括了查新機(jī)構(gòu)已訂購的所有數(shù)據(jù)庫，在報(bào)告撰寫中支持?jǐn)?shù)據(jù)庫選擇、對(duì)比文獻(xiàn)導(dǎo)入、文獻(xiàn)自動(dòng)排序、附錄自動(dòng)生成等功能；其中，對(duì)比文獻(xiàn)支持PDF，CAJ，TXT，DOC等格式的導(dǎo)入，并且自動(dòng)識(shí)別提取標(biāo)題、摘要、作者、單位、來源等信息。審核員賬戶支持在線批注、電子簽名等功能。

3.4.4 統(tǒng)計(jì)分析板塊

統(tǒng)計(jì)分析板塊是湖南省科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)中一個(gè)特色，允許查新員、審核員、管理員訪問。支持統(tǒng)計(jì)已受理查新項(xiàng)目的數(shù)量、項(xiàng)目名稱、查新目的、查新范圍、學(xué)科領(lǐng)域、項(xiàng)目收費(fèi)金額等基礎(chǔ)信息，查新員和審核員可以查到自己完成或?qū)徍说捻?xiàng)目統(tǒng)計(jì)信息，管理員支持查詢所有項(xiàng)目信息。在此基礎(chǔ)上，統(tǒng)計(jì)分析模塊可以統(tǒng)計(jì)查新項(xiàng)目的新穎性。例如，一個(gè)查新項(xiàng)目具有5個(gè)查新點(diǎn)，其中，3個(gè)查新點(diǎn)具有新穎性，2個(gè)查新點(diǎn)為已有文獻(xiàn)報(bào)道，那么該查新項(xiàng)目新穎性被標(biāo)注為60%。系統(tǒng)可以按照學(xué)科類別分類統(tǒng)計(jì)查新項(xiàng)目的新穎性，通過系統(tǒng)可以了解到省內(nèi)某一特定學(xué)科領(lǐng)域查新項(xiàng)目中，有多少研究內(nèi)容是具有新穎性，可以幫助科技管理部門了解哪些學(xué)科類別的查新項(xiàng)目比較多，哪些學(xué)科類別在新穎性上具有優(yōu)勢，從而為相關(guān)科技政策的制定提供數(shù)據(jù)佐證。統(tǒng)計(jì)分析板塊還內(nèi)置有圖表自動(dòng)生成工具，可以實(shí)時(shí)展示歷年查新項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)情況。此外，系統(tǒng)還可以連接到湖南省科技云平臺(tái)，打破信息不能共享的局面，實(shí)現(xiàn)沉淀數(shù)據(jù)的挖掘。

3.5 系統(tǒng)特點(diǎn)

3.5.1 智能化技術(shù)挖掘

基于Elasticsearch數(shù)據(jù)檢索和挖掘技術(shù)，對(duì)委托課題與歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化比對(duì)得出相似度，為查新員進(jìn)一步檢索提供有價(jià)值參考。系統(tǒng)內(nèi)置大量模板，根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型自動(dòng)識(shí)別并調(diào)用。

3.5.2 可視化業(yè)務(wù)流程

將科技查新業(yè)務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、工作流技術(shù)、精準(zhǔn)管理結(jié)合起來，貫穿于科技查新業(yè)務(wù)全過程，使每一個(gè)環(huán)節(jié)都做到可追溯、可監(jiān)控、可管理，做到“掌握每一課題，控制每個(gè)流程”。

3.5.3 數(shù)據(jù)安全有效管控

采用成熟穩(wěn)定的軟件框架進(jìn)行開發(fā)，能阻擋常見的網(wǎng)絡(luò)攻擊，關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，具有良好的安全性。采用當(dāng)前主流的B/S/D 3層WEB體系架構(gòu)，通過瀏覽器就能實(shí)現(xiàn)全部業(yè)務(wù)操作，實(shí)現(xiàn)客戶端零維護(hù)。

3.5.4 功能精煉實(shí)用

系統(tǒng)有50＋個(gè)功能模塊，涵蓋了從業(yè)務(wù)委托到交付報(bào)告的全流程管理。用戶可以使用手機(jī)短信或微信登錄系統(tǒng)；工作人員可以在線打印帶有電子印章、電子水印和電子簽名的報(bào)告；關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)發(fā)送短信。

4 結(jié)語

通過構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)的科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)，旨在解決查新機(jī)構(gòu)、查新用戶、科技管理部門的實(shí)際需求，提升查新人員工作效率與服務(wù)質(zhì)量，優(yōu)化查新用戶查新體驗(yàn)，加強(qiáng)了對(duì)科技查新數(shù)據(jù)挖掘，為科技管理提供數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)也可以聯(lián)通湖南省科技云平臺(tái)，破除信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息共享，為打造具有核心競爭力的科技創(chuàng)新高地提供數(shù)據(jù)支撐。