張玲

（湖北省十堰市水文水資源勘測局，湖北十堰 442000）

0.引言

水文電子檔案管理與水文檔案管理工作越來越重要，應(yīng)用愈加廣泛，成為水文檔案管理中的重要組成部分。電子檔案是單位在發(fā)展和履職過程中通過計(jì)算機(jī)設(shè)備形成的各種數(shù)字格式的信息記錄，是業(yè)務(wù)流程和單位活動(dòng)的重要憑證，也是單位業(yè)務(wù)活動(dòng)開展的重要工具。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案具有易篡改性、隱蔽性等諸多特征，導(dǎo)致其在管理過程中容易被刪改，有必要給予電子檔案管理足夠的重視，充分認(rèn)識(shí)到電子檔案信息安全的重要性，推進(jìn)技術(shù)更新，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境制定有針對性的制度機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)一步提升水文電子檔案管理質(zhì)量。

1.水文電子檔案管理的概述

水文電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有較大差異。水文電子檔案管理依賴于檔案信息系統(tǒng)的模塊來實(shí)現(xiàn)功能，檔案分類、資料收集、統(tǒng)計(jì)歸檔和信息查閱等都很方便，管理效率大大提高。與手工操作紙質(zhì)檔案相比，水文電子檔案降低了手動(dòng)檔案信息收集不及時(shí)、不完整、資料漏抄及字跡模糊等問題。各種水文電子檔案的數(shù)字文件系統(tǒng)具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，在計(jì)算機(jī)搜索技術(shù)的支持下，水文電子檔案的檢索、更新也更加方便快捷，這是水文電子檔案的明顯優(yōu)勢。

2.水文電子檔案管理的特點(diǎn)

2.1 統(tǒng)一性

自然界是一個(gè)統(tǒng)一的整體，而水是千變?nèi)f化的，因此水文信息復(fù)雜多樣，但是，其中是有關(guān)聯(lián)的。所以，如果僅僅依靠一個(gè)水文觀測站是無法判斷出整體的水文變化規(guī)律的。其不僅降低了水文工作者的工作效率，還阻礙了各項(xiàng)保障措施的實(shí)施。因此，為了有效地利用水文觀測站發(fā)現(xiàn)的水溫規(guī)律資料，必須做到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。換句話說，即各地區(qū)水文檔案都要按照統(tǒng)一方式進(jìn)行管理。

2.2 連續(xù)性

檔案記載的各種水文信息在一定程度上能反映出某一地區(qū)在某一時(shí)間內(nèi)的真實(shí)水文狀況，對于我國管理具有重要作用。對于水文檔案信息而言，記錄一地區(qū)的水文時(shí)間越長，間斷時(shí)間越少，水文檔案的利用價(jià)值就越高，而且能夠在非水文領(lǐng)域內(nèi)發(fā)揮重要作用[1]。然而，如果水文檔案斷斷續(xù)續(xù)，就會(huì)導(dǎo)致水文檔案數(shù)據(jù)信息不夠全面，無法為其他各項(xiàng)工作提供科學(xué)可靠的數(shù)據(jù)支持。

2.3 時(shí)間性

規(guī)律是不會(huì)以人為的意志為轉(zhuǎn)移的，換句話說，世界上的任何事物都要受到自然規(guī)律的影響，水文工作也不例外。在觀測過程中，同一地區(qū)不同時(shí)間的水文規(guī)律是不同的，其數(shù)據(jù)會(huì)存在較大的變化。例如，在汛期，水文數(shù)據(jù)變化較為頻繁，這就需要水文工作人員在觀測的過程中注意調(diào)整觀測方式，加強(qiáng)對原始資料的合理性分析，確保水文數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。

3.水文電子檔案管理工作的意義

當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展日益發(fā)達(dá)，在這個(gè)大數(shù)據(jù)社會(huì)生活的背景下，各行各業(yè)都加快了對于大數(shù)據(jù)的建設(shè)以及互聯(lián)網(wǎng)的使用。水文電子檔案是近年來水文工作者在工作過程中形成的主要成果之一，其不僅加快了水文檔案管理數(shù)字化、信息化，也使電子檔案成為水文檔案的主要形式之一。并且，通過建立水文數(shù)據(jù)庫，有效地將水文檔案與現(xiàn)實(shí)狀況相整合，為水文檔案管理信息化奠定了基礎(chǔ)，并且為工作人員對檔案進(jìn)行管理提供了便利，使水文工作者在查詢相關(guān)資料時(shí)更加便捷迅速，而且減少了時(shí)間與資源的浪費(fèi)。在對水文檔案進(jìn)行利用的過程中，并不會(huì)受到原件唯一性的限制[2]。同時(shí)，水文電子檔案信息為人們提供了更多的便利，能夠?qū)崿F(xiàn)異地利用，使其不受時(shí)間與空間的制約。水文工作者利用網(wǎng)絡(luò)即可查到自己所需要的信息，有利于對原件的保護(hù)。另外，水文電子檔案的開發(fā)，使檔案管理人員的工作難度降低，將精力放在水文檔案信息的編輯以及開發(fā)上。

4.水文電子檔案管理現(xiàn)狀

4.1 水文電子檔案管理長久性有待提高

隨著科技的高速發(fā)展，當(dāng)前普遍為自動(dòng)化辦公模式，使檔案的儲(chǔ)存和利用更加方便快捷。而水文工作者在調(diào)閱相關(guān)資料時(shí)，同樣不受時(shí)間和空間等多重限制，在任何地方都可以隨時(shí)隨地瀏覽檔案信息。而且，通過對水文水資源檔案管理部門的制約以及相關(guān)法律法規(guī)的頒布，水文檔案管理的工作步驟得到了精簡，使網(wǎng)絡(luò)對于水文水資源檔案管理工作的影響力日益增加。但是，在實(shí)際水文水資源檔案管理的過程中，一旦電子檔案系統(tǒng)受到黑客攻擊，或者由于人流量過大而導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓等客觀問題，其都會(huì)不可避免地造成信息丟失[3]。因此，為了保證檔案的持久性和安全性，仍然需要采取有效措施對其進(jìn)行妥善保管。

4.2 檔案數(shù)據(jù)庫的完整性不高

目前一些單位不是很重視檔案管理，仍然以傳統(tǒng)的手動(dòng)管理方式為主。電子檔案的管理體系還沒有構(gòu)建完善，很多紙質(zhì)檔案沒有及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子存儲(chǔ)，資料原始性、完整性存在問題，水文電子檔案數(shù)據(jù)庫不全，降低了水文電子檔案利用的便捷性，無法充分發(fā)揮檔案的綜合價(jià)值。還有一些單位，水文電子檔案只是對紙質(zhì)檔案的電子化存儲(chǔ)，保持固定不變，很少進(jìn)行更新[4]。隨著水文工作的發(fā)展，水文檔案工作人員沒有將檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、跟進(jìn)和完善，資料搜集、信息核對、數(shù)據(jù)校驗(yàn)等大量的工作沒有做到位，直接影響了水文電子檔案數(shù)據(jù)庫的完整性。

4.3 檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程

標(biāo)準(zhǔn)化是水文檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)前提和實(shí)踐基礎(chǔ)。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，則電子檔案只可能是紙質(zhì)檔案的簡單模仿，無法對檔案信息進(jìn)行共享和深度應(yīng)用。目前一些單位在開展檔案管理信息化的過程中，受人力資源、資金設(shè)備、技術(shù)應(yīng)用等約束，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后，信息編碼缺乏統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，檔案分類、處理、存儲(chǔ)等工作的隨意性大。由于沒有統(tǒng)一的運(yùn)作平臺(tái)，很多水文單位的信息系統(tǒng)存在重復(fù)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、工作規(guī)范性不足的弊病。

4.4 電子檔案的深度利用效率偏低

一方面，水文檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識(shí)存在局限性。傳統(tǒng)檔案管理遵循保密的原則，嚴(yán)重妨礙了新時(shí)期檔案信息向社會(huì)公開并提供公眾服務(wù)的模式發(fā)展。一些水文單位的電子檔案沒有劃分檔案公開的等級(jí)，給水文檔案利用的內(nèi)部人員和外部人員形成困擾，無法實(shí)現(xiàn)水文電子檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益；另一方面，由于大型檔案業(yè)務(wù)管理對于計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備和人力資源要求較高，且很多水文單位的人力財(cái)力有限，對水文檔案管理人員的信息操作水平?jīng)]有進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，再加上紙質(zhì)與電子檔案共存，電子檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息存儲(chǔ)和調(diào)取不方便，內(nèi)部運(yùn)行數(shù)據(jù)資料不能及時(shí)全面匯總，導(dǎo)致水文電子檔案的應(yīng)用程度不深。

4.5 電子檔案的信息安全問題

由于水文電子檔案所具有的開放性特點(diǎn)，實(shí)施水文電子檔案管理需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來提供保障。這樣才能保證水文電子檔案的信息安全。但是目前，水文電子檔案的信息安全仍然存在一些風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案信息的保密等級(jí)劃分、保密措施應(yīng)對沒有統(tǒng)一。部分檔案資料信息應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)中的公開發(fā)布與信息傳輸，使信息資源發(fā)揮更大的價(jià)值。部分關(guān)系到機(jī)密性的檔案資料信息，則需要采取相對應(yīng)的安全防護(hù)，確保信息不泄露[5]。一些水文單位由于計(jì)算機(jī)軟硬件的問題、信息安全防護(hù)意識(shí)的問題、人為操作方面的問題，都會(huì)引發(fā)一些電子檔案的信息安全事故，包括機(jī)密檔案被惡意竊取，網(wǎng)絡(luò)黑客對檔案信息惡意篡改與非法偽造，對水文單位的穩(wěn)定運(yùn)行形成威脅。

5.水文電子檔案管理的改進(jìn)建議

5.1 建立規(guī)范的電子檔案工作制度

研究制定一套切實(shí)可行的水文電子檔案工作制度：（1）完善水文電子檔案工作業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作規(guī)范，細(xì)化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和管理步驟。（2）制定必要的安全管理措施，以保障水文電子檔案的信息安全性與完整性。（3）制定水文電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是水文電子檔案管理發(fā)展的重要技術(shù)基礎(chǔ)。要認(rèn)真規(guī)范水文電子檔案信息形成、積累、歸檔管理的全過程，落實(shí)歸檔管理責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循[6]。制定水文電子檔案管理制度時(shí)，還應(yīng)特別注意劃清歸檔管理過程中各級(jí)工作人員的主體責(zé)任，做好水文電子檔案的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。

5.2 做好水文電子檔案的收集整理工作

針對水文電子檔案連續(xù)性、時(shí)間性、統(tǒng)一性的特點(diǎn)，要按照時(shí)間的維度將水文資料進(jìn)行收集整理，包括對于降水、蒸發(fā)、泥沙、流量、水環(huán)境監(jiān)測等多項(xiàng)內(nèi)容的整理。不僅如此，還要對地表水、地下水以及水質(zhì)這三大類別進(jìn)行詳細(xì)的整理、繪制成冊。在具體操作上，要以檔案室、各部門的檔案員為中心，建立全方位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并將各類型的檔案資料及時(shí)整理分類和加密。對于一些已經(jīng)損壞的電子信息檔案，可以讓專業(yè)技術(shù)人員嘗試對其進(jìn)行修復(fù)，并將原始資料進(jìn)行清點(diǎn)，從而保證水文檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性[7]。

5.3 提高工作人員技術(shù)水平

隨著水文檔案信息化體系建設(shè)的進(jìn)程推進(jìn)，現(xiàn)代水文檔案管理向?qū)I(yè)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。水文檔案管理工作人員必須提高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，增強(qiáng)信息專業(yè)知識(shí)。水文單位可以定期組織開展水文電子檔案管理的培訓(xùn)，對水文檔案管理人員進(jìn)行水文檔案業(yè)務(wù)和管理技術(shù)的再教育，幫助他們及時(shí)更新檔案的軟硬件操作技能，使其能夠熟練操作和嚴(yán)格管理。隨著水文電子檔案的格式越來越復(fù)雜，檔案管理部門可定期對部門人員進(jìn)行工作指導(dǎo)，使其熟練使用數(shù)字化設(shè)備，具備良好的文字功底和科學(xué)技術(shù)水平，在日常的水文檔案管理工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足，分析問題并提出解決對策。

5.4 加強(qiáng)水文電子檔案的安全防護(hù)

針對當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，水文單位的檔案管理部門也要提高警惕，盡快完善網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)備份和信息恢復(fù)管理系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)或者其他網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)生安全事故時(shí)，能夠?qū)﹃P(guān)鍵信息和重要信息及時(shí)有效恢復(fù)。切實(shí)加強(qiáng)電信網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過密碼驗(yàn)證獲取用戶注冊信息、輸入密碼調(diào)閱用戶口令和密碼限制用戶訪問權(quán)限。安裝先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)防毒軟件，建立安全防火墻來有效防止勒索病毒和惡意黑客對檔案信息的攻擊破壞和非法篡改。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修補(bǔ)系統(tǒng)管理軟件的安全漏洞，對系統(tǒng)防火墻和防病毒管理軟件進(jìn)行全天候自動(dòng)維護(hù)升級(jí)，提高系統(tǒng)檔案實(shí)時(shí)上傳、下載時(shí)的安全級(jí)別和檔案訪問安全權(quán)限。在網(wǎng)絡(luò)硬件安全管理中，及時(shí)更新升級(jí)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、云主機(jī)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的相關(guān)硬件設(shè)施，加強(qiáng)自我安全保護(hù)和對設(shè)施的定期改善與日常維護(hù)。

5.5 依據(jù)紙質(zhì)檔案做好電子檔案的管理

目前，水文單位在將水文電子檔案歸檔時(shí)仍然無法徹底脫離紙質(zhì)檔案。所以，在今后一段時(shí)間內(nèi)，水文單位仍然會(huì)使用雙套管理方式，為水文檔案的真實(shí)性提供保障。因此，在當(dāng)前對水文檔案進(jìn)行管理時(shí)，要依據(jù)紙質(zhì)檔案進(jìn)行立卷，與專業(yè)技術(shù)人員合作建立完善的電子檔案歸檔制度，對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案歸檔工作，并且對于檔案信息系統(tǒng)熟練操作。然而，電子文件歸檔工作并不是由一個(gè)部門獨(dú)立完成的，而是多個(gè)部門共同努力的結(jié)果。并且，文書人員、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員以及水文檔案管理人員要協(xié)調(diào)配合，以此來提升水文檔案管理的質(zhì)量。

6.結(jié)語

水文電子檔案管理是水文工作者根據(jù)水文活動(dòng)的真實(shí)情況，對水文數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)的采樣記錄，其不僅保證了準(zhǔn)確性，而且更具有真實(shí)性。因此，為了更好地實(shí)現(xiàn)水文電子檔案的利用，一定要實(shí)事求是，根據(jù)水文電子檔案管理的特點(diǎn)制定可行的優(yōu)化措施，提升檔案的管理水平，使其繼續(xù)為我國戰(zhàn)勝水文自然災(zāi)害中發(fā)揮巨大作用。