石瑩 陜煤集團(tuán)神木紅柳林礦業(yè)有限公司

一、一流智慧化檔案館建設(shè)背景

（一）提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費(fèi)

企業(yè)為了積極響應(yīng)國(guó)家有關(guān)部門提出的檔案政策，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上加大數(shù)字化檔案室的建設(shè)和管理，隨著數(shù)字化檔案室的進(jìn)一步推進(jìn)，當(dāng)數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)相對(duì)完善后，在通過各級(jí)檔案管理人員的授權(quán)和審批，企業(yè)各個(gè)工作部門以及其他基層單位需要進(jìn)行檔案查詢的人員都能夠通過智慧化的檔案管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)直接搜集和查詢，這和以往的檔案管理工作相比，減少了中間大量性的檔案管理工作人員，并在極大程度上降低了檔案管理成本，有效避免了紙張資源、人力資源等的浪費(fèi)。

（二）能夠有效提升企業(yè)檔案管理工作效率

以往的檔案管理工作不僅需要大量的管理人員對(duì)檔案進(jìn)行整合和歸檔，而且檔案管理工作步驟比較多，過程相對(duì)麻煩，從而導(dǎo)致最終檔案管理的效率低下。在企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作中，通過系統(tǒng)集成，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中已經(jīng)處理完畢的工作形成的電子檔案能夠直接歸入檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員無須像以往一樣各部門去收集相關(guān)的檔案資料，這就在極大程度上降低了檔案工作人員的工作量，也會(huì)在一定程度上提升檔案工作人員的工作效率和工作質(zhì)量[1]。另外，企業(yè)的全體工作人員都能夠利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)相關(guān)的檔案信息資料進(jìn)行遠(yuǎn)距離的搜集和查找，這在極大程度上方便了檔案信息資料使用者，他們只需要對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行規(guī)范的操作處理就能夠立即使用，從根本上促進(jìn)了檔案信息數(shù)據(jù)的傳播效率。

（三）最大限度保證企業(yè)檔案信息資源的真實(shí)性、完整性以及可靠性

利用系統(tǒng)集成，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子檔案信息就能夠直接歸入相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)中，這樣就能夠從根本上保證企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)際記錄的就是原本的檔案信息，這能夠最大限度地保證企業(yè)檔案信息資源的真實(shí)性。比如，檔案管理系統(tǒng)能夠隨時(shí)針對(duì)庫房溫度濕度等數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的記錄，這和以往的人工管理形式相比更加準(zhǔn)確、精準(zhǔn)[2]。除此之外，還能夠有效利用各個(gè)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系，能夠在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)相關(guān)的電子檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)化智能化的收集，同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中還能夠明確看到不同電子檔案信息歷史處理記錄，從而最大限度地保證了企業(yè)檔案信息資源的可靠性。

（四）有助于積極推進(jìn)企業(yè)檔案工作的升級(jí)轉(zhuǎn)型

檔案工作由以往的將檔案實(shí)體儲(chǔ)存作為重點(diǎn)逐漸向以電子數(shù)據(jù)信息等電子文件搜集使用檔案實(shí)體數(shù)字化、智能化信息為主的能夠面向企業(yè)全體員工展開為重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變。隨著數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式逐漸替代了以往的人工管理，檔案管理工作的具體內(nèi)容也由單一化管理檔案信息逐漸向綜合化管理發(fā)展，除此之外，最重要的是，企業(yè)的檔案服務(wù)形式逐漸從分散、被動(dòng)的信息服務(wù)模式逐漸向全面、系統(tǒng)的服務(wù)形式轉(zhuǎn)變，檔案信息的使用打破孤本局限限制，最大限度地實(shí)現(xiàn)一份文件能夠?qū)崟r(shí)提供多個(gè)人共享，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程以及異地輸送，為遠(yuǎn)程查詢搜集提供了條件，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，進(jìn)一步增大了檔案信息的使用空間，有效提升了檔案信息的使用價(jià)值。

二、在信息時(shí)代下，積極推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的有效舉措

（一）打造專業(yè)化、高水平的數(shù)字化檔案管理人才團(tuán)隊(duì)

在信息時(shí)代下的數(shù)字化檔案管理工作中，具有一定程度的綜合性和系統(tǒng)性，要求相關(guān)檔案管理工作人員能夠具備一定水平的檔案管理知識(shí)和檔案管理能力，同時(shí)還要求相關(guān)檔案管理人員能夠具備良好的信息素養(yǎng)，能夠在現(xiàn)有基礎(chǔ)上熟練進(jìn)行電腦操作。

1.要從根本上加大對(duì)企業(yè)電子文件歸檔管理以及數(shù)字化檔案室建設(shè)職能部門以及分管領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，充分明確信息化部門以及電子文件產(chǎn)生部門等在現(xiàn)階段企業(yè)數(shù)字化檔案室建設(shè)中扮演的重要角色。要將以上內(nèi)容充分體現(xiàn)在相關(guān)項(xiàng)目任務(wù)書以及開發(fā)計(jì)劃等文件中。

2.企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化檔案是應(yīng)當(dāng)配備專門的管理工作人員，打造集中式數(shù)字化檔案管理室，統(tǒng)一提供各項(xiàng)存儲(chǔ)設(shè)施，統(tǒng)一各項(xiàng)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)以及安全策略，構(gòu)建統(tǒng)一性的數(shù)字化檔案管理模式。另外，當(dāng)立檔單位通過授權(quán)獲得批準(zhǔn)后，能夠在集中式數(shù)字化檔案管理體系中規(guī)范管理自身企業(yè)檔案，并獲得一定的檔案所有權(quán)。集中式數(shù)字化檔案室應(yīng)當(dāng)至少配備兩名專業(yè)的管理工作人員。

3.打造檔案部門以及信息化部門聯(lián)合工作機(jī)制。積極構(gòu)建檔案部門和信息化部門聯(lián)合工作體系，進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化當(dāng)然是建設(shè)管理。首先應(yīng)當(dāng)要求檔案管理系統(tǒng)具備歸檔接收功能特點(diǎn)，并從根本上實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)的歸檔轉(zhuǎn)變，保證信息化部門能夠參與到數(shù)字檔案室建設(shè)以及管理工作中，還要確保能夠有相關(guān)文件證明[3]。

4.企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化檔案室建設(shè)管理工作內(nèi)容歸入相關(guān)管理人員崗位責(zé)任以及崗位考核中，同時(shí)還要有企業(yè)職責(zé)，文件、考核制度等證明。

5.企業(yè)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際業(yè)務(wù)展開對(duì)相關(guān)檔案管理部門人員的管理技能以及信息技能的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)簽到、培訓(xùn)記錄以及培訓(xùn)照片等證明。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證檔案數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性

在從根本上加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時(shí)要最大限度地考慮到企業(yè)相關(guān)煤炭檔案信息的安全性以及保密性，必須選擇國(guó)產(chǎn)化、可靠性高的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。

1.機(jī)房建設(shè)。機(jī)房是數(shù)字化檔案信息集中存儲(chǔ)、運(yùn)輸以及交換等的主要場(chǎng)所，對(duì)于機(jī)房的建設(shè)以及各類基礎(chǔ)設(shè)施的制備應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)的電子信息機(jī)房規(guī)范來進(jìn)行，要符合最佳的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)最大限度地考慮到機(jī)房的安全，機(jī)房的機(jī)械設(shè)施應(yīng)當(dāng)與工作人員的辦公區(qū)域分離開，除此之外，機(jī)房的頂部以及墻體應(yīng)當(dāng)設(shè)立相關(guān)的防水、防汽設(shè)備，同時(shí)還要在機(jī)房的地面加大防水以及防靜電效果。還應(yīng)當(dāng)及時(shí)在機(jī)房?jī)?nèi)部設(shè)立響應(yīng)的防盜門以及門禁設(shè)備，包括監(jiān)控、警報(bào)設(shè)備等。機(jī)房?jī)?nèi)部的消防系統(tǒng)可以選取潔凈氣體滅火系統(tǒng)，供電系統(tǒng)則應(yīng)當(dāng)使用不間斷電源，另外，機(jī)房?jī)?nèi)部還應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的空調(diào)，嚴(yán)格控制機(jī)房?jī)?nèi)部的溫度以及濕度。

2.網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。網(wǎng)絡(luò)設(shè)施則包括路由器、防火墻以及傳輸介質(zhì)等。企業(yè)內(nèi)部不同級(jí)別、不同類型的信息檔案室應(yīng)當(dāng)從根本上根據(jù)自身企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全的等級(jí)價(jià)格以及實(shí)際的應(yīng)用系統(tǒng)需求來配置相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，要保證網(wǎng)絡(luò)的安全性以及可靠性符合要求。

3.硬件設(shè)施。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理系統(tǒng)以及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的具體需求來配置相應(yīng)的服務(wù)設(shè)施。從科學(xué)性、合理性的儲(chǔ)存?zhèn)浞萁嵌瘸霭l(fā)，配置能夠最大限度地滿足企業(yè)檔案管理工作需求的計(jì)算機(jī)設(shè)施、掃描儀器以及打印機(jī)等。

國(guó)產(chǎn)服務(wù)器。企業(yè)內(nèi)部國(guó)產(chǎn)服務(wù)器的配置通常包括網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、儲(chǔ)存服務(wù)器以及運(yùn)用服務(wù)器。網(wǎng)絡(luò)服既包括內(nèi)外網(wǎng)服，運(yùn)用服務(wù)器則包括辦公智能化服務(wù)器系統(tǒng)以及檔案管理服務(wù)及系統(tǒng)等，儲(chǔ)存服務(wù)器則包括各種不同類型檔案，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及雙機(jī)熱備服務(wù)器等。企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器的類型、質(zhì)量以及使用數(shù)量等，應(yīng)當(dāng)充分根據(jù)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)布局和企業(yè)實(shí)際的工作需要來制定；存儲(chǔ)備份設(shè)施。存儲(chǔ)備份設(shè)施主要包括存儲(chǔ)服務(wù)系統(tǒng)以及硬盤磁帶等，存儲(chǔ)服務(wù)器通常情況下都會(huì)應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)工作中，適合一些數(shù)據(jù)量比較大的單位。硬盤磁帶通常情況下適用于企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)備份工作。在現(xiàn)階段的技術(shù)發(fā)展水平下，從保管時(shí)間以及保存環(huán)境的角度來看，檔案存儲(chǔ)光盤的保管時(shí)間最長(zhǎng)，從使用方便性以及讀取效率來看，硬盤最方便讀取效率也最快，同時(shí)，硬盤的容量也比較大，適用性比較高；安全設(shè)施。企業(yè)內(nèi)部的安全設(shè)施主要包括防火墻以及各種防入侵防御系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)等。企業(yè)在建設(shè)數(shù)字化檔案，事實(shí)要嚴(yán)格根據(jù)信息安全保護(hù)的要求來進(jìn)行，要從根本上保證配備相應(yīng)的安全設(shè)施，同時(shí)還要加強(qiáng)人防以及技防等措施水平。通過防火墻以及各項(xiàng)防御系統(tǒng)來最大程度保證企業(yè)數(shù)字化檔案室重要數(shù)據(jù)信息不被非法盜取以及入侵等，除此之外，還要積極利用安全審計(jì)系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行追蹤式管理，利用雙機(jī)熱備有效增加系統(tǒng)運(yùn)行的安全性以及可靠性。

4.基礎(chǔ)軟件設(shè)施。企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身信息化發(fā)展的實(shí)際情況，在保證已經(jīng)統(tǒng)籌應(yīng)用企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的情況下，根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)數(shù)字化檔案室開發(fā)以及管理的工作需要，積極配備規(guī)范性或者已經(jīng)經(jīng)過安全規(guī)范測(cè)試、明確登記過的自主研發(fā)基礎(chǔ)軟件，比如：信息化操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及智能化字符識(shí)別軟件等。

5.數(shù)字化加工場(chǎng)所建設(shè)。數(shù)字化加工場(chǎng)所建設(shè)要求應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范進(jìn)行。企業(yè)應(yīng)當(dāng)要將數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)立在內(nèi)部檔案管理部門獨(dú)立、封閉的建筑區(qū)域內(nèi)；數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)從根本上滿足防火、防盜、防水以及防潮濕等安全管理規(guī)范，最大限度地保證數(shù)字化加工場(chǎng)所的安全性和規(guī)范性；數(shù)字化加工場(chǎng)所還應(yīng)當(dāng)積極配備一系列安全管理設(shè)備，包括監(jiān)控設(shè)施以及報(bào)警系統(tǒng)等，最大限度地保證數(shù)字化檔案暫時(shí)存儲(chǔ)區(qū)域以及數(shù)字化加工工位等區(qū)域監(jiān)控的全面性；數(shù)字化加工場(chǎng)所的監(jiān)控視頻系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)由檔案部門的專業(yè)工作人員進(jìn)行管理和把控，數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)立于檔案部門以外的，檔案部門的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)定期針對(duì)相映的視頻監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)和分析，另外，數(shù)字化服務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將監(jiān)控視頻上交到檔案部門進(jìn)行保管；對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)信息的保存應(yīng)當(dāng)不少于半年；檔案部門工作人員要定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放和管理，在進(jìn)行視頻刪除前，要確保已經(jīng)留存視頻回放安全檢查記錄。

（三）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

結(jié)合企業(yè)檔案室建設(shè)的總目標(biāo)以及總規(guī)則，在遵守現(xiàn)階段國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的條件下，積極打造一套集數(shù)字化檔案室規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)為一體的建設(shè)體系，并通過系統(tǒng)化的活動(dòng)培訓(xùn)等方式積極推進(jìn)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的貫徹和落實(shí)，從根本上保證數(shù)字化檔案室合理規(guī)劃、科學(xué)設(shè)計(jì)、規(guī)范運(yùn)行。企業(yè)在打造標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)應(yīng)當(dāng)注意：重視現(xiàn)階段相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的引用，同時(shí)注重一體化、集中式的管理模式，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)之間相互作用的重視程度[4]。

（四）網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建

企業(yè)數(shù)字化檔案是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)當(dāng)同企業(yè)局域網(wǎng)相連接，并且同企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行隔離，除此之外，管理涉密檔案的數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)也應(yīng)當(dāng)充分實(shí)現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)的隔離，也可以在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極打造企業(yè)檔案部門局域網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合電子文件收集、歸檔以及檔案管理等工作的實(shí)際需要，除此之外，網(wǎng)絡(luò)的性能特點(diǎn)也要滿足圖像、視頻等不同類型數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)囊蟆?/p>

1.局域網(wǎng)。企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)分為外網(wǎng)以及內(nèi)網(wǎng)。要確保企業(yè)內(nèi)網(wǎng)同互聯(lián)網(wǎng)之間實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的隔離。企業(yè)內(nèi)部檔案是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫平臺(tái)屬于內(nèi)網(wǎng)，需要獨(dú)立建設(shè)，要和其他應(yīng)用系統(tǒng)隔離開，并且還要有專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行封閉式管理，以此來滿足數(shù)字化檔案信息資源入庫、整理等需求。數(shù)字化還應(yīng)當(dāng)結(jié)合不同情況的需求通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫平臺(tái)提取有關(guān)檔案數(shù)據(jù)從而為其他的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供多層次、多方面的共享檔案服務(wù)工作。數(shù)字化檔案室現(xiàn)場(chǎng)查詢平臺(tái)應(yīng)當(dāng)歸屬于內(nèi)網(wǎng)，搜索頁面應(yīng)當(dāng)通過智能化搜索模式更好地為檔案查詢?nèi)藛T提供查檔服務(wù)。

2.保密網(wǎng)。企業(yè)保密網(wǎng)主要承擔(dān)數(shù)字化檔案室數(shù)據(jù)信息收集處理等工作，一切保密信息只能通過保密網(wǎng)進(jìn)行處理，另外，還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制管理使用人員，最大限度地保證有關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

3.政府網(wǎng)。政府網(wǎng)應(yīng)當(dāng)連接各個(gè)區(qū)域市政府計(jì)算機(jī)中心，最大限度保證數(shù)字化檔案室同進(jìn)館單位檔案室網(wǎng)絡(luò)相連。政府網(wǎng)是檔案系統(tǒng)廣域網(wǎng)中的重要傳輸系統(tǒng)，主要的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)造以政府網(wǎng)為具體的傳輸主線，將檔案室作為網(wǎng)絡(luò)中心，連通各進(jìn)館單位檔案室。

三、結(jié)語

隨著時(shí)代的進(jìn)步，數(shù)字化的檔案管理是現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的新趨勢(shì)，它在一定基礎(chǔ)對(duì)我國(guó)的檔案管理工作有了更高的管理要求。在信息化的發(fā)展背景下，我們應(yīng)當(dāng)從根本上充分明確現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的不足，積極認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，跟隨數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，通過不斷健全各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施和相關(guān)的管理制度，最大限度地提升檔案管理人員的數(shù)字化、信息化管理素養(yǎng)，確保數(shù)字化檔案管理工作的有效運(yùn)行。