趙 躍 陳 香 陳水湖

（1．四川大學公共管理學院，成都，610065；2．中國船舶集團有限公司，上海，200011）

在探索檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的“中國實踐”中，單軌制和單套制是兩個非常重要的術語，其中，單軌制是指文件完全在數(shù)字環(huán)境中運行，即全程無紙化的管理模式，反映了數(shù)字轉(zhuǎn)型的本質(zhì)要求，成為電子文件管理發(fā)展的必由之路。［1］檔案人員在推進電子文件單軌制實踐中扮演著非常重要的角色。當前，已有研究關注到電子文件單軌制推進過程中的檔案人員能力問題，例如：馮惠玲［2］、張寧［3］等人認為，專業(yè)能力的不足、人才的缺失成為很多機構(gòu)單軌制推進緩慢的直接原因；邢變變［4］、劉芳琳［5］、王佑祥［6］等人則表示，面向單軌制，需要培養(yǎng)既懂理論又懂技術、具備綜合性知識結(jié)構(gòu)的復合型檔案人才隊伍。但對于檔案人員電子文件管理專業(yè)能力的內(nèi)涵與框架，以及框架中各項能力的重要程度等問題，還未形成清晰認識。為此，本文將綜合運用文獻分析、邏輯演繹、專家咨詢與問卷調(diào)查等方法，來探究上述兩個問題以及可能的教育回應。

1 面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業(yè)能力內(nèi)涵與擬議框架

1.1 概念闡釋

在研究檔案人員從業(yè)水平或工作績效時，學者們往往采用技能［7-8］、素質(zhì)［9］、素養(yǎng)［10］等與能力［11］相似的表述。一般而言，廣義的能力（compеtеncе）包括知識（knowlеdgе）、技能（skill）和才干（ability），且相較于素質(zhì)、素養(yǎng)等概念，其更強調(diào)在實踐活動中可能達到的成就水平，常用在“任職能力”［12］、“就業(yè)能力”［13-14］等語境中。

與任職、就業(yè)等語境不同的是，專業(yè)能力更強調(diào)專業(yè)情景下的個人綜合條件，包括特定工作情景下的行為方式和潛在影響工作績效的個人特質(zhì)。因此，本文認為，面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業(yè)能力（下文簡稱“電子文件管理專業(yè)能力”），是指檔案人員在電子文件單軌制管理中展現(xiàn)出的知識、技能、方法和個人特質(zhì)等條件的總和。

1.2 電子文件管理專業(yè)能力擬議框架構(gòu)建

當前，檔案界對于專業(yè)能力框架并未形成較為一致的認識，英國檔案與文件協(xié)會發(fā)布的《能力框架》（Compеtеncy Framеwork）［15］從組織管理、業(yè)務工作和客戶三個維度提出了文件與檔案管理人員所需的39項專業(yè)能力；美國檔案工作者協(xié)會發(fā)布的《檔案學研究 生 課 程 指 南》（Guidеlinеs for a Graduatе Program in Archival Studiеs）［16］、《SAA核心價值觀聲明和道德準則》（SAA Corе Valuеs Statеmеnt and Codе of Ethics）［17］， 從專業(yè)知識、道德觀念等方面形成專業(yè)能力與倫理體系；澳大利亞檔案工作者協(xié)會發(fā)布的《ASA專業(yè)能力矩 陣》（ASA Profеssional Capabilitiеs Matrix）［18］則從知識、技能、組織、個人精神等方面對檔案人員的專業(yè)能力提出要求。綜合英美澳三國的電子文件專業(yè)能力體系與框架，其可歸納為三個方面，一是面向個人，如知識、精神或觀念，二是面向工作情景，如業(yè)務管理與技能，三是面向組織，包括戰(zhàn)略思維、服務意識等。

國內(nèi)對于電子文件管理工作的規(guī)范與要求，強調(diào)了電子文件管理系統(tǒng)建設，以及組織機構(gòu)與人員開展工作的行為準則。如：《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》指出，檔案部門的職責包含制定管理制度，負責管理系統(tǒng)的建設與培訓以及保管、統(tǒng)計等；《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》中明確了對管理機制的要求，包括協(xié)調(diào)機構(gòu)、管理職責和制度；《電子檔案單套管理一般要求》也提出關于制度建設、系統(tǒng)建設、資源建設與管理的要求。

綜上，本文將電子文件專業(yè)能力框架劃分為六個維度：面向個人的專業(yè)知識、個人特質(zhì)，面向工作情境的業(yè)務管理、系統(tǒng)實施，以及面向組織的組織規(guī)劃、制度管理。同時，在文獻分析與邏輯演繹的基礎上，分別擬定各維度的能力指標，設計出調(diào)查問卷。為確保該框架的科學性與適用性，筆者向承擔電子文件管理課程教學與學術研究的專家、電子文件歸檔與電子檔案管理試點單位檔案人員等進行了咨詢（訪談提綱如表1所示）。

表1 專家咨詢訪談提綱

專家咨詢部分反饋意見包括：一是作為各維度下設的能力指標，在數(shù)量與層次上應做到相對平衡，體現(xiàn)立足全局、宏觀概括。二是結(jié)合實踐經(jīng)驗，可以從技術知識的掌握、相關方案設計中體現(xiàn)檔案部門在系統(tǒng)建設方面的參與度。

綜合專家意見，調(diào)整后得到擬議電子文件管理專業(yè)能力框架（如表2所示）。

表2 單軌制背景下檔案人員電子文件管理專業(yè)能力擬議框架

2 電子文件管理專業(yè)能力調(diào)查與分析

2.1 調(diào)查設計

自2016年來，國家檔案局已經(jīng)先后開展了三個批次的企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作，相比于機關、事業(yè)單位，企業(yè)在電子文件單軌制模式的探索當中表現(xiàn)得更加積極。因此，本文選擇企業(yè)專職檔案人員為問卷調(diào)查對象。

問卷分為三部分，一是受訪者及其所屬單位特征，包括受訪者單位電子文件管理的機構(gòu)設置、人員職能；二是各專業(yè)能力的重要程度，主要圍繞上述框架展開，并通過李克特五級量表來統(tǒng)計各項能力在受訪者工作經(jīng)驗與需求期望中的重要程度；三是開放性問題，以收集受訪者對于專業(yè)能力框架的意見與補充。

2.2 問卷發(fā)放與數(shù)據(jù)描述

本研究以問卷星為平臺，通過E-mail、微信、QQ等網(wǎng)絡媒介發(fā)放問卷，調(diào)查時間為2022年6月23日至7月9日，共回收問卷126份。除港澳臺外，樣本來源主要分布在四川、河南、上海等地，具有一定代表性。

從受訪者所屬單位組織架構(gòu)來看，有100家單位設置了相關部門負責電子文件管理工作。其中，設有專門負責電子文件管理科室的單位共47個。內(nèi)設電子文件管理專職人員的單位有49個，占比38.89%，可見檔案人員在電子文件管理中參與程度較高。

有16個受訪者單位正在推進或已經(jīng)實現(xiàn)電子文件全流程一體化管理，占比12.7%；有68個單位正在推進或已經(jīng)實現(xiàn)部分業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，占比53.97%；有42個單位還未實施電子文件單軌制，占比33.33%。為了準確獲得實踐部門對于單軌制背景下專業(yè)能力及其重要程度的意見，在剔除所屬單位未開始單軌制進程的受訪者后，獲得84份有效問卷。

2.3 信度與效度檢驗

問卷的信度分析采用社會研究最常使用的信度指標克隆巴赫α系數(shù)，其值在0和1之間，α系數(shù)越大，則信度越高。利用SPSS25.0統(tǒng)計軟件進行數(shù)據(jù)處理，結(jié)果如表3所示，克隆巴赫α系數(shù)為0.923，高于0.8；且“刪除項后的克隆巴赫系數(shù)”均在0.923左右波動，說明量表選項設置較為合理，數(shù)據(jù)真實可靠。

表3 信度檢驗統(tǒng)計結(jié)果

效度分析采用KMO和巴特利特球形檢驗，結(jié)果如表4所示，KMO值為0.844，大于0.8；P值為0.000，小于0.05，可知變量之間具有較強的相關性。

表4 效度檢驗統(tǒng)計結(jié)果

綜上，問卷的信度與效度較好。

2.4 調(diào)查統(tǒng)計與數(shù)據(jù)分析

關于受訪者電子文件專業(yè)能力認知調(diào)查，通過對結(jié)果進行賦分統(tǒng)計，得出各能力維度和指標的重要程度均值（如表5所示）。假設受訪者的工作情境（單軌制推進狀態(tài)）對于其電子文件專業(yè)能力認知有影響，并將其分為“正在推進或已經(jīng)實現(xiàn)部分業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接”和“正在推進或已經(jīng)實現(xiàn)電子文件全流程一體化管理”兩種情境，比較各能力指標在“非常重要”“重要”（下文簡稱為“前兩項”）所獲頻次占比之和（如圖1所示）。經(jīng)方差分析可知，盡管在統(tǒng)計學意義上兩類情境下的受訪者對于專業(yè)能力認知并未表現(xiàn)出顯著差異性，但在個別能力維度、指標上表現(xiàn)出一定的偏好差異。

圖1 受訪者偏好差異對比圖

表5 電子文件管理專業(yè)能力調(diào)查結(jié)果（N=84）

（1）專業(yè)知識

大部分受訪者認為，儲備專業(yè)知識能力“非常重要”。受訪者普遍認為，掌握電子文件管理的業(yè)務知識是單軌制背景下檔案人員最迫切需要的能力，其重要程度均值達4.70（標準差0.53）；掌握電子文件管理的基礎理論知識的重要程度次之，均值為4.63（標準差0.57）；而技術環(huán)境和管理系統(tǒng)相關知識對于檔案人員的重要程度排在第三位，均值4.48（標準差0.72）。

（2）個人特質(zhì)

大部分受訪者認為，個人特質(zhì)對于管理水平、個人績效有一定影響，在電子文件專業(yè)能力中“相對重要”。其中，對電子文件管理理論知識和業(yè)務知識的持續(xù)學習能力被認為最為重要，重要程度均值4.55（標準差0.59）；具備電子文件管理戰(zhàn)略意識的重要程度次之，均值為4.5（標準差0.61）；而參與或承擔電子文件管理學術研究能力的重要程度均值僅4.19（標準差0.79）。

（3）業(yè)務管理

如圖1所示，盡管受訪者對于各能力維度重要程度的認知態(tài)度大致趨同，但業(yè)務管理在單軌制發(fā)展中具有基礎、核心地位，且在“歸檔”工作環(huán)節(jié)尤甚。其中，指導業(yè)務部門及時高質(zhì)量完成歸檔工作被認為是最重要的能力，重要程度均值4.73（標準差0.45）；其次是開展具體業(yè)務環(huán)節(jié)的能力，均值為4.68（標準差0.49）；最后是參與、甚至主導電子文件管理相關方案設計的能力，重要程度均值為4.65（標準差0.48）。

（4）系統(tǒng)實施

電子文件對于技術環(huán)境和管理系統(tǒng)通常具有依賴性，但調(diào)查結(jié)果顯示，系統(tǒng)實施能力并未得到受訪者的重視，且越高層次的能力指標重要程度均值越低：電子文件管理系統(tǒng)使用能力的重要程度均值最高，為4.38（標準差0.75）；系統(tǒng)運維能力重要程度次之，均值為4.24（標準差0.73）；系統(tǒng)規(guī)劃設計能力的重要程度均值為4.13（標準差0.83），低于前兩者。

（5）組織規(guī)劃

大部分受訪者認為，組織規(guī)劃能力對于檔案人員“較為重要”。其中，規(guī)劃本單位信息化發(fā)展和電子文件管理的能力最為重要，重要程度均值4.61（標準差0.56）；而了解單位的組織架構(gòu)，結(jié)合具體業(yè)務場景設計電子文件管理組織架構(gòu)的能力次之，重要程度均值4.54（標準差0.42）；認識和提高電子文件管理的職能水平位列第三，重要程度均值4.32（標準差0.66）。

如圖1所示，相較于“正在或已經(jīng)對接部分業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)”情境下的受訪者，所屬單位單軌制推進狀態(tài)較快的受訪者在重要程度的選擇上相對較為保守，其選擇重要程度前兩項的頻次占比之和普遍低于另一方，但在組織規(guī)劃這一能力維度卻表現(xiàn)出相反的特征。這一偏好差異，與其所置身的工作情境不無關聯(lián)。隨著單軌制模式的推廣，檔案人員要跨出所在部門，拓寬專業(yè)視野，主動定位角色，成為組織內(nèi)信息化的設計者與指導者。

（6）制度管理

受訪者普遍認為制度管理能力“非常重要”，且各能力指標重要程度較為均衡：能夠知曉、宣貫和執(zhí)行國家、行業(yè)與地方電子文件管理法規(guī)標準，重要程度均值為4.63（標準差0.57）；能夠結(jié)合單位需要，規(guī)劃、制訂/修訂并實施精細化條款，重要程度均值為4.61（標準差0.57）；能夠通過宣傳培訓等方式提高制度執(zhí)行力，重要程度均值4.62（標準差0.55）。

3 研究結(jié)論與建議

3.1 研究結(jié)論

經(jīng)過調(diào)查和統(tǒng)計分析，所有擬議能力指標重要程度所得均值都在4分以上，可見受訪者對于面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業(yè)能力內(nèi)涵及框架持認可的態(tài)度，明確了專業(yè)知識、個人特質(zhì)、業(yè)務管理、系統(tǒng)實施、組織規(guī)劃和制度管理作為專業(yè)能力框架六個維度的適用性；而其中的得分差異也表現(xiàn)出了專業(yè)能力的特征與偏重，具體表現(xiàn)在以下三個方面：

（1）注重實踐把控，凸顯業(yè)務導向

一方面，在六個能力維度中，業(yè)務管理得到各類受訪者的一致重視，重要程度最高均值14.06；另一方面，與業(yè)務相關的能力指標重要程度均值也均在前列：掌握業(yè)務知識的重要程度在專業(yè)知識中均值最高，對業(yè)務部門歸檔工作的指導能力重要程度均值在18項指標中最高。

調(diào)查結(jié)果顯示，多數(shù)單位在業(yè)務流程重構(gòu)、元數(shù)據(jù)方案設計等實踐問題上有著迫切需求。檔案人員加強實踐把控能力，既是機構(gòu)對其履行職能、發(fā)揮專業(yè)作用的要求，也是檔案人員職業(yè)發(fā)展、檔案事業(yè)開拓的基礎。因此，專業(yè)能力建設需要以業(yè)務為導向，實踐把控能力是單軌制背景下檔案人員電子文件管理專業(yè)能力中的必要能力。

（2）重視理論基礎，強調(diào)制度管理

專業(yè)知識、制度管理的重要程度均值分別為13.81、13.86，在六個能力維度中僅次于業(yè)務管理能力。一方面，為適應單軌制的管理模式、應對實踐工作中的挑戰(zhàn)，檔案人員需要夯實理論基礎作為其行動指導，需掌握先進的理論、了解新興的技術以驅(qū)動能力水平提高。另一方面，除理論基礎的支持外，實踐開展也需要制度的規(guī)范。正如張寧［19］、畢建新［20］等人提出完善制度體系是推動電子文件單軌制的重要條件。對于電子文件管理制度體系的知曉、規(guī)劃、設計與執(zhí)行，是檔案人員專業(yè)背景的重要組成部分，也是檔案人員專業(yè)能力的物化表征和延伸。

（3）側(cè)重規(guī)劃設計，體現(xiàn)技術依賴

在各能力指標中，電子文件管理的中長期發(fā)展規(guī)劃、實施計劃，以及制度條款的精細化制訂/修訂等，重要程度均值在各選項均值中位數(shù)4.58以上，體現(xiàn)出受訪者對于規(guī)劃設計能力的側(cè)重。并且，不同推進情境下的受訪者對這一能力維度的偏好差異，表現(xiàn)出單軌制模式要求檔案人員應具有立足電子文件全生命周期的宏觀視野，融入檔案化管理的專業(yè)思維，能夠?qū)⑴c電子文件管理工作的部門、人員進行指導。

在各能力指標中，系統(tǒng)實施能力重要程度均值最低，為12.75，且各能力指標所獲均值，如前所述與能力層次負相關。可見，受訪者認為在電子文件管理發(fā)展過程中，檔案人員的技術能力并非迫切需要，相應表現(xiàn)出了檔案人員在電子文件單軌制中對外部技術支持的依賴性。

3.2 建議

（1）務求專業(yè)實效，業(yè)務導向下全局把控

單軌制背景下，電子文件管理進一步融合了機構(gòu)內(nèi)各部門、各系統(tǒng)，創(chuàng)新了管理流程、內(nèi)容、要求等。因此，檔案人員要加強理論學習與實踐工作的聯(lián)系，將理論轉(zhuǎn)化為管理手段并靈活運用于實踐；在基礎理論、前沿研究的學習之外，還要重點關注開展電子文件管理所需要的業(yè)務知識，掌握各項工作的內(nèi)容、要求和實現(xiàn)途徑。

（2）筑牢專業(yè)基礎，多層次建設培養(yǎng)體系

電子文件管理走向單軌制，不僅是管理方法和手段等的革新，更需要提高檔案人員在觀念、知識、技能等個人專業(yè)基礎方面的能力，以適應發(fā)展新要求。因此，檔案人員專業(yè)能力建設需要筑牢專業(yè)基礎，以專業(yè)知識、制度管理為重點內(nèi)容，綜合知識結(jié)構(gòu)與應用場景，從微觀到宏觀、從外在技能鍛煉到內(nèi)在思維訓練，多層次構(gòu)建專業(yè)培養(yǎng)體系；同時，面對實踐轉(zhuǎn)型的迫切需求，教育培養(yǎng)應考慮從業(yè)者的現(xiàn)實需要，通過在職人員培訓、進修等方式，滿足檔案人員在不同時期不斷更新的能力鍛煉需求。

（3）拓寬專業(yè)視野，積極擁抱發(fā)展轉(zhuǎn)型期

技術環(huán)境和管理系統(tǒng)是電子文件單軌制不可回避的要素，因此，檔案人員需要拓寬電子文件管理的專業(yè)視野，將技術應用、系統(tǒng)實施納入專業(yè)能力建設中，在綜合能力的基礎上把握管理與技術的融匯，以積極擁抱發(fā)展轉(zhuǎn)型期。

4 結(jié) 語

加強單軌制背景下的電子文件管理專業(yè)能力建設，是檔案人員不可或缺的行動基石和驅(qū)動力。本文討論了面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業(yè)能力內(nèi)涵、搭建了專業(yè)能力框架，并調(diào)查了我國部分企業(yè)專職檔案人員對該能力框架的態(tài)度和認知。但由于演繹歸納存在一定主觀性、調(diào)查樣本存在一定局限性，未來還需在單軌制實踐推進中進一步檢視并優(yōu)化檔案人員電子文件管理專業(yè)能力。