李春強(qiáng)

（菏澤市教育事業(yè)發(fā)展中心，山東 菏澤 274000）

檔案管理對(duì)履行社會(huì)職能以及組織發(fā)展規(guī)劃都很重要，現(xiàn)在生活在快速發(fā)展的環(huán)境中，社會(huì)正在發(fā)生重大變化，不同的生活領(lǐng)域也在進(jìn)行深刻的改革。時(shí)代的發(fā)展也催生了各種數(shù)據(jù)。目前信息量不斷增加，給單位檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。越來(lái)越多的文件使檔案管理復(fù)雜化，使歸檔過(guò)程復(fù)雜化。今天，必須在社會(huì)發(fā)展的背景下進(jìn)行創(chuàng)新，更好地適應(yīng)社會(huì)[1]。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理體系有待進(jìn)一步完善

檔案管理工作具有時(shí)代性，檔案管理工作的管理方法和管理體系與現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀以及當(dāng)今社會(huì)中檔案管理技術(shù)息息相關(guān)。首先，部分事業(yè)單位檔案管理工作都有自身的檔案管理體系。但是隨著時(shí)代的變遷、檔案管理內(nèi)容和管理技術(shù)也發(fā)生了一定的變化。由于部分事業(yè)單位對(duì)社會(huì)檔案管理的技術(shù)和手段的變化信息不夠敏感，所以沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行更新和完善。其次，事業(yè)單位作為公共事業(yè)單位，檔案管理工作尤為重要。但是由于部分事業(yè)單位，在開(kāi)展事業(yè)單位管理工作中，沒(méi)有將檔案管理工作放到首要地位，因此就導(dǎo)致檔案管理體系相對(duì)落后，檔案管理技術(shù)有待進(jìn)一步革新。最后，部分事業(yè)單位的檔案管理體系，能夠基本滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的開(kāi)展，因此部分事業(yè)單位的檔案管理人員也沒(méi)有主動(dòng)對(duì)檔案管理體系和技術(shù)做出進(jìn)一步的革新。

2.缺乏創(chuàng)新的檔案管理工具

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技水平的提高，我國(guó)一些企業(yè)雖然加強(qiáng)了檔案管理，但缺乏現(xiàn)代科學(xué)的檔案管理理念和科技手段，也缺乏相應(yīng)的檔案管理方法。例如，一些單位繼續(xù)采用手工管理檔案的做法，大大降低了檔案管理的效率，對(duì)提高檔案管理水平造成了嚴(yán)重障礙。生產(chǎn)單位的檔案管理方法已經(jīng)過(guò)時(shí)，現(xiàn)代信息技術(shù)在管理過(guò)程中的應(yīng)用相對(duì)較少。部分單位的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，嚴(yán)重影響管理水平和效益[2]。管理信息量大、工作量大的檔案，會(huì)增加錯(cuò)誤量，增加工作時(shí)間，降低檔案管理的效率。

3.檔案信息利用率較低

經(jīng)濟(jì)組織檔案是社會(huì)的寶貴財(cái)富，公共機(jī)構(gòu)不能直接將檔案轉(zhuǎn)化為公共領(lǐng)域，可能會(huì)影響國(guó)家的發(fā)展。因此，檔案管理是本組織活動(dòng)的核心。但是，在具體的檔案管理過(guò)程中，一些管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案的利用也不夠充分。這大大降低了檔案的價(jià)值，降低了可用性。企業(yè)檔案管理的作用和價(jià)值非常高，可以為社會(huì)發(fā)展提供有效的信息來(lái)源。

4.管理人員的素質(zhì)不高

檔案管理專業(yè)人員不足，單位整體工作質(zhì)量不高，使其無(wú)法在檔案管理中發(fā)揮重要作用。在一些單位，管理人員對(duì)檔案管理不夠重視，檔案管理薄弱，管理不力，這關(guān)系到管理人員的工作質(zhì)量。一些單位領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的資歷及運(yùn)作能力偏低，對(duì)政策內(nèi)容缺乏指導(dǎo)和指導(dǎo)，對(duì)專業(yè)技術(shù)工作的需求更大，檔案管理工作內(nèi)容和工作技術(shù)是不斷變化的，原有的檔案管理知識(shí)和技術(shù)已經(jīng)無(wú)法完全滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的需求。這也就需要檔案管理人員在工作過(guò)程中需要更新提升自身的檔案管理能力。但是在實(shí)際工作中，由于部分檔案管理人員缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，或者日常工作較為繁忙，缺少學(xué)習(xí)的時(shí)間，所以導(dǎo)致檔案管理人員的技能一直無(wú)法得到更新。再加上部分事業(yè)單位沒(méi)有為檔案管理人員設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)通道，因此導(dǎo)致檔案管理人員現(xiàn)有的工作素質(zhì)難以滿足現(xiàn)階段檔案管理的工作需要。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的意義

檔案管理也是企業(yè)工作的重要內(nèi)容，隨著資料量的增加，檔案的管制必須加強(qiáng)。首先，檔案管理不僅要規(guī)范，而且要有足夠的靈活性。根據(jù)手冊(cè)的有關(guān)規(guī)定并考慮到生產(chǎn)單位的具體情況對(duì)檔案材料進(jìn)行更靈活的管理。其次，單位檔案管理不僅要注意檔案管理的職責(zé)，還要注意檔案管理可能產(chǎn)生的權(quán)利及其相互關(guān)系。如果工作過(guò)程中出現(xiàn)需要及時(shí)解決的問(wèn)題，所有人都有責(zé)任解決這些問(wèn)題。再次，根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，組織應(yīng)當(dāng)制定制度，不得盲目復(fù)制其他單位的檔案管理制度。只有建立一套切合實(shí)際需要的管理制度，才能對(duì)檔案進(jìn)行更科學(xué)的管理。最后，事業(yè)單位的檔案管理工作要具有時(shí)代性和創(chuàng)新性，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新。在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法和制度已不能滿足現(xiàn)階段檔案管理的需要，只有提高檔案管理水平，才能滿足創(chuàng)新管理的實(shí)際需要。通過(guò)培訓(xùn)和提供更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，結(jié)合新的多媒體技術(shù)，提高檔案質(zhì)量，將有助于提高檔案管理水平，發(fā)現(xiàn)檔案管理中長(zhǎng)期存在的問(wèn)題，制定解決方案，促進(jìn)可持續(xù)職業(yè)發(fā)展。

采用先進(jìn)的資訊科技，在檔案管理方面作出適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，以數(shù)碼資訊科技保護(hù)檔案為核心，不但可以提高工作效率，還可以使檔案資料的私隱得到保障。檔案管理是通過(guò)信息管理方法進(jìn)行的，這種方法比以前更加多樣化，在公眾選擇的形式方面也更加多樣化。最終，能夠更好地讓事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)揮效用，為相關(guān)人員查閱檔案信息提供便利。同時(shí)，文件管理的優(yōu)化也將為硬盤(pán)的開(kāi)發(fā)提供參考信息。這種創(chuàng)新不僅方便了人們，而且在一定程度上提高了安全性能，使驅(qū)動(dòng)器的內(nèi)部文件管理更加可靠[3]。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

1.加強(qiáng)有針對(duì)性的檔案管理

目標(biāo)文件管理模式、成果管理模式和成果管理模式。MBO有兩種外部形式。首先，采用混合管理，制定初步目標(biāo)，確定最終目標(biāo)，并評(píng)估工作的有效性。這就要求管理者注重“目標(biāo)導(dǎo)向”，通過(guò)設(shè)定最終目標(biāo)來(lái)確保有效管理，并強(qiáng)調(diào)目標(biāo)的作用和意義。其次，文件驅(qū)動(dòng)模式具有顯著的激勵(lì)效應(yīng)。目標(biāo)任務(wù)管理作為一種現(xiàn)代管理手段，被廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)單位的檔案管理中，這是第二種管理模式，強(qiáng)調(diào)獎(jiǎng)勵(lì)在任務(wù)執(zhí)行中的作用。建立檔案管理激勵(lì)機(jī)制的特點(diǎn)是從被動(dòng)責(zé)任向主動(dòng)責(zé)任轉(zhuǎn)變，也是檔案發(fā)展朝著既定目標(biāo)不斷前進(jìn)的動(dòng)力。要想對(duì)檔案進(jìn)行有針對(duì)性的管理，需要檔案管理人員從實(shí)際檔案管理工作出發(fā)。首先，檔案管理人員要明確目前檔案管理的范圍、檔案管理的目的、檔案管理工作目前存在的難點(diǎn)有哪些。只有充分了解目前檔案工作管理現(xiàn)狀，才能夠針對(duì)性地更新檔案管理方式，完善檔案管理質(zhì)量。其次，檔案管理人員要有針對(duì)性地進(jìn)行自我提升，事業(yè)單位也要為檔案管理人員提供培訓(xùn)的平臺(tái)。事業(yè)單位要充分了解現(xiàn)階段檔案管理的新思想、新技術(shù)，然后結(jié)合目前的檔案管理情況，選擇相應(yīng)的檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)水平

檔案管理涉及辦公室的健康發(fā)展，有些檔案甚至涉及保密，所以檔案管理員應(yīng)該有良好的目的感和責(zé)任感。企業(yè)要注重人才引進(jìn)，結(jié)合自身發(fā)展需要，吸引具有檔案管理專業(yè)知識(shí)的專業(yè)技術(shù)人才，確保檔案管理有新鮮血液，確保管理機(jī)構(gòu)的檔案工作與時(shí)代發(fā)展同步。要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助員工掌握現(xiàn)代檔案管理方法，加快傳統(tǒng)檔案向現(xiàn)代檔案的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)真正的智能化，積極營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境，為檔案管理理論、現(xiàn)代技術(shù)、數(shù)字化設(shè)備等檔案管理人員創(chuàng)造良好的理論學(xué)習(xí)條件[4-6]。結(jié)合組織的實(shí)際發(fā)展，除了提供先進(jìn)的檔案管理設(shè)備外，還要切實(shí)提高檔案管理的效率。要加強(qiáng)對(duì)各單位檔案管理人員的溝通、交流和培訓(xùn)，真正向最優(yōu)秀的檔案管理人員和科研檔案管理單位學(xué)習(xí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己在培訓(xùn)過(guò)程中存在的問(wèn)題和不足，真正做到及時(shí)分發(fā)和糾正，使各部門(mén)檔案柜能夠提高自身質(zhì)量，充分融入新的檔案管理工作。

3.建立檔案管理責(zé)任機(jī)制，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)

意識(shí)能夠引導(dǎo)行為，檔案管理工作質(zhì)量的好壞，與檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)息息相關(guān)。首先，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓檔案管理人員明確檔案管理工作的重要性，讓檔案管理人員自覺(jué)承擔(dān)起檔案管理工作職責(zé)。其次，要建立檔案管理責(zé)任機(jī)制，將檔案管理工作內(nèi)容落實(shí)到個(gè)人，一旦檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，要對(duì)相對(duì)應(yīng)的人員進(jìn)行追責(zé)。同時(shí)，也要設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案管理消極的工作人員給予相應(yīng)的處罰。通過(guò)制度去提升檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，約束檔案管理工作人員的行為。

4.檔案服務(wù)的新形式

首先，在數(shù)據(jù)背景下，單個(gè)驅(qū)動(dòng)器的文件無(wú)法滿足當(dāng)前文件收集和處理階段的需要，因此，為了讓不同驅(qū)動(dòng)器通過(guò)合作、共享文件資源和加強(qiáng)相互合作來(lái)獲得共同利益，要從根本上改變文獻(xiàn)管理服務(wù)模式，有效利用資源，擴(kuò)大檔案利用。其次，必須建立一個(gè)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在較長(zhǎng)的數(shù)據(jù)周期內(nèi)，電子檔案的利用率遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，因此可以用于將文件轉(zhuǎn)換為電子文件、下載和管理此類檔案，這將大大減少文件管理員的工作時(shí)間，避免限制文件訪問(wèn)的時(shí)間和空間，從而提高文件的價(jià)值。最后，可以為文件建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)并將其放入其中。如有必要，可以恢復(fù)和移動(dòng)網(wǎng)站上的文件，并在短時(shí)間內(nèi)完成恢復(fù)工作，以提高文件管理的效率。

5.注重人文思想的體現(xiàn)

首先，必須注意新時(shí)期經(jīng)濟(jì)組織檔案管理中人文主義的表現(xiàn)。為了有更廣闊的發(fā)展空間，有必要優(yōu)化和改善檔案管理，提高檔案管理部門(mén)員工的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作的目的一方面是為了歸檔重要的文件內(nèi)容；另一方面是為了讓相應(yīng)的人員便于查閱。因此，在檔案管理過(guò)程中需要體現(xiàn)人文思想。因此，作為一名合格的檔案管理員，必須改變過(guò)去的工作態(tài)度，加強(qiáng)專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，在履行職能上下功夫，提高檔案管理的綜合素質(zhì)和效益。此外，要明確職責(zé)，使檔案管理成為專業(yè)性的工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)促進(jìn)生產(chǎn)單位發(fā)展的重要性。檔案管理人員要提高服務(wù)水平，采取有效措施，提高檔案管理效率。此外，事業(yè)單位還可以通過(guò)宣傳教育的方式，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性。同時(shí)，事業(yè)單位也要積極鼓勵(lì)其他部門(mén)對(duì)檔案管理工作獻(xiàn)言獻(xiàn)策，為提升檔案管理工作成效獻(xiàn)言獻(xiàn)策。

6.提高管理能力和整合信息技術(shù)

檔案管理中最重要的內(nèi)容是詳細(xì)程度和完成效率。檔案管理工作涉及的工作內(nèi)容相對(duì)較多，工作流程相對(duì)復(fù)雜，因此單純地依靠一個(gè)人的力量，難以勝任整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作。因此，事業(yè)單位需要通過(guò)培訓(xùn)等方式打造專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提升檔案管理能力。首先，事業(yè)單位要根據(jù)當(dāng)下檔案管理現(xiàn)狀設(shè)置相應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理人員既要有年齡較大、經(jīng)驗(yàn)較為豐富的檔案管理者，也要有年齡較小、但是思想豐富的事業(yè)單位檔案管理人員。此外，事業(yè)單位要將全部的檔案管理工作進(jìn)行拆解，讓每個(gè)檔案管理人員都承擔(dān)相應(yīng)的檔案管理工作。一旦所管轄的內(nèi)容出現(xiàn)問(wèn)題，要對(duì)其進(jìn)行追責(zé)。其次，事業(yè)單位要對(duì)相應(yīng)的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在培訓(xùn)過(guò)程中一方面是要強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)；另一方面是要提升檔案管理人員的管理能力，讓事業(yè)單位的檔案管理工作能夠更加有序化、高效化。

四、事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理將得到完善，檔案將更加計(jì)算機(jī)化、實(shí)用化、信息化。組織檔案管理需要整合信息技術(shù)，加強(qiáng)與各部廳的有效溝通，通過(guò)建立信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)組織檔案電子化管理，要求檔案管理人員將數(shù)據(jù)數(shù)字化，存儲(chǔ)在系統(tǒng)平臺(tái)上，通過(guò)專用系統(tǒng)平臺(tái)完成統(tǒng)一控制，此外，生產(chǎn)單位檔案管理的電腦化將充分體現(xiàn)電子掃描技術(shù)、圖像和紙張材料轉(zhuǎn)化為電子信息的優(yōu)勢(shì)，盡量降低生產(chǎn)單位的行政成本，提高檔案管理的整體質(zhì)量。新時(shí)期，業(yè)務(wù)單位發(fā)展空間更廣，檔案管理也具有較大的實(shí)用價(jià)值。信息系統(tǒng)平臺(tái)將對(duì)檔案管理進(jìn)行深入分析、總結(jié)和分類，確保準(zhǔn)確掌握檔案中所包含的各種數(shù)據(jù)，根據(jù)需要制作相關(guān)圖表，并將其應(yīng)用于決策和實(shí)際工作中，以提高業(yè)務(wù)單位檔案管理的實(shí)用性。未來(lái)隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的提高，網(wǎng)絡(luò)化會(huì)逐漸成為檔案管理的主流，因此在進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)研究的投入，不斷提高檔案管理的信息化程度，這樣才可以在未來(lái)的發(fā)展之中真正為事業(yè)單位的健康發(fā)展起到重要的作用。

結(jié)語(yǔ)

總之，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的內(nèi)部管理改革，必須適應(yīng)科學(xué)發(fā)展的需要，面向現(xiàn)代變革。檔案管理對(duì)管理部門(mén)來(lái)說(shuō)是重要的，需要給予足夠的重視。在時(shí)代發(fā)展的條件下，加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新既是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的必然途徑，也是組織改革的重要內(nèi)容。通過(guò)提高服務(wù)意識(shí)，完善工作制度，提高企業(yè)檔案管理能力，最大限度地提高檔案工作效率，為社會(huì)進(jìn)步提供數(shù)據(jù)。這樣才能夠不斷提升事業(yè)單位的工作能力，為我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)。