黃秋平

（巨野縣行政審批踏勘評(píng)審中心，山東 菏澤 274900）

在信息化時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位管理需要有效地利用資源保證檔案管理信息化建設(shè)的順利展開(kāi)。期間為了更好地提升檔案管理信息化水平，將需要積極增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層與所有員工對(duì)檔案管理的重視力度，深入挖掘檔案管理建設(shè)的高效、便捷價(jià)值，注重人才的培養(yǎng)，注重資源的節(jié)約性運(yùn)用。相關(guān)的行政事業(yè)單位都應(yīng)認(rèn)識(shí)到在形勢(shì)下做好檔案管理創(chuàng)新性建設(shè)的重要性，通過(guò)建設(shè)信息化與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，促使行政事業(yè)單位檔案管理效果的不斷提升，為其健康發(fā)展提供有力的檔案數(shù)據(jù)分析保障。

一、新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理信息化的必然性

首先，行政事業(yè)單位檔案信息化管理必須具備一定的軟硬件基礎(chǔ)，各單位要做好相應(yīng)的硬件配置，才能滿(mǎn)足檔案信息化管理的需要。當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理人員整體素質(zhì)和能力均有較大提高，同時(shí)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平也有所提高，能夠熟練運(yùn)用各種軟硬件進(jìn)行檔案信息收集和錄入，為加強(qiáng)檔案資源的利用打下良好的基礎(chǔ)。行政事業(yè)單位軟件設(shè)施建設(shè)也是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。

其次，傳統(tǒng)的行政單位檔案管理模式存在著信息資源丟失、內(nèi)容保存不完善等問(wèn)題，同時(shí)檔案管理人員更替過(guò)程中產(chǎn)生了不同的歸檔方式，影響了檔案信息的后續(xù)檢索和利用。而行政事業(yè)單位檔案信息化的實(shí)施，能有效解決紙質(zhì)資料資源向電子資源轉(zhuǎn)化、延長(zhǎng)檔案存檔時(shí)間、防止檔案內(nèi)容丟失等問(wèn)題，提高檔案利用的可行性。

最后，傳統(tǒng)的檔案管理信息化會(huì)占用大量的空間，而且整理起來(lái)非常麻煩，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅可以節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，還可以節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間。行政事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理，減輕行政事業(yè)單位工作人員工作量，簡(jiǎn)化檔案維護(hù)工作[1]。

二、新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新轉(zhuǎn)變

1.由繁瑣轉(zhuǎn)向高效化工作

傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位檔案管理主要靠人力來(lái)管理，比較麻煩，而且都是紙質(zhì)文件，更偏向于實(shí)體管理。在信息化時(shí)代，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主導(dǎo)的信息化管理已占據(jù)主導(dǎo)地位，行政事業(yè)單位檔案管理堅(jiān)持以人為本的理念，在人力資源管理中發(fā)揮著重要作用。隨著信息化程度的提高，檔案管理與建立用戶(hù)能夠更有效地進(jìn)行信息更新，在減少工作繁瑣的同時(shí)，也保證了信息的準(zhǔn)確性和效率。

2.由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向了媒體化管理

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，以往的管理模式逐漸不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，管理起來(lái)也比較麻煩，需要合理地管理檔案信息。從過(guò)去單一的傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷?zhuān)業(yè)媒體管理。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，增加硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

3.從區(qū)域性管理轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化管理

行政事業(yè)單位檔案館收藏了大量原始檔案，并以紙質(zhì)檔案為主，以收集內(nèi)容、上門(mén)提供資料等服務(wù)為主，服務(wù)內(nèi)容單一，服務(wù)方式不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，更新緩慢。新媒體依托于網(wǎng)絡(luò)通信和計(jì)算機(jī)數(shù)字技術(shù)，構(gòu)建了多元化、多元化的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)資源豐富、傳播面廣、傳播速度快，能夠?qū)⒆钚碌男畔鞑ソo社會(huì)。

三、新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.缺乏完善的管理制度

從當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實(shí)際情況可以看出，我國(guó)相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理制度的建設(shè)并不重視對(duì)于檔案制度的建設(shè)，使得行政事業(yè)單位的檔案管理工作十分混亂，不僅會(huì)出現(xiàn)應(yīng)入檔案室的檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，也會(huì)出現(xiàn)存放到檔案室的檔案隨意堆放，使得檔案管理部門(mén)根本無(wú)法及時(shí)找到行政事業(yè)單位所需的檔案資料等各種問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案的使用效果。如果相關(guān)部門(mén)和事業(yè)單位不能有效地解決檔案制度建設(shè)中存在的問(wèn)題，那么檔案管理工作就會(huì)失去意義，無(wú)法提供相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)分析使用，這會(huì)嚴(yán)重影響行政事業(yè)單位的健康發(fā)展[2-3]。

2.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化水平有待提升

在新形勢(shì)下，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化程度低是當(dāng)前檔案管理工作面臨的重要問(wèn)題。由于部分行政事業(yè)單位檔案管理人員多為兼職人員，其綜合素質(zhì)與能力均達(dá)不到國(guó)家的要求，加之檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)，無(wú)法有效地運(yùn)用信息化系統(tǒng)管理檔案，導(dǎo)致檔案管理效果越來(lái)越差。同時(shí)，行政事業(yè)單位也沒(méi)有把檔案管理納入年度目標(biāo)考核之中，因此，使得當(dāng)前檔案管理工作十分混亂，不利于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展，所以，行政事業(yè)單位應(yīng)積極地加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的選拔、培訓(xùn)和考核，以保障其能真正肩負(fù)起做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)的責(zé)任，保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)效果。

3.檔案電子化處理率低

各行政事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中，通過(guò)不斷地發(fā)展已經(jīng)擁有了規(guī)模不等的數(shù)據(jù)庫(kù)。部分行政事業(yè)單位在對(duì)檔案管理的過(guò)程中是各自為戰(zhàn)的方式，使得一些行政事業(yè)單位在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，會(huì)有急功近利的想法，產(chǎn)生浮躁的心理，這些數(shù)據(jù)庫(kù)滯后的表現(xiàn)主要在以下這些方面。首先，沒(méi)有一個(gè)整體性。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，更多的是自給自足，同時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)也僅僅局限于單個(gè)行政事業(yè)單位，規(guī)模相對(duì)來(lái)說(shuō)較小。其次，標(biāo)準(zhǔn)化程度無(wú)法與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化相比，類(lèi)型不多，部分行政事業(yè)單位還出現(xiàn)在建設(shè)方面的重復(fù)性，造成資源的浪費(fèi)。最后，在數(shù)據(jù)控制上沒(méi)有規(guī)范，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行商業(yè)發(fā)展。這些數(shù)據(jù)如果只限于單個(gè)行政事業(yè)單位使用的話，就會(huì)大大下降數(shù)據(jù)的利用率，影響數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值利用。此外，部分行政事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，僅僅是進(jìn)行條目數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)，很難在具體的數(shù)據(jù)信息上有具體的表現(xiàn)，對(duì)用戶(hù)的具體要求就無(wú)法得到滿(mǎn)足，有些行政事業(yè)單位雖然進(jìn)行了聯(lián)網(wǎng)，但是僅僅是提供了對(duì)主頁(yè)的訪問(wèn)，并不能進(jìn)行資源共享。

4.行政事業(yè)單位管理經(jīng)費(fèi)投入較低

在行政事業(yè)單位管理當(dāng)中，硬件設(shè)施正在不斷地得到提高，但是在軟件的建設(shè)上還沒(méi)有跟上現(xiàn)代化建設(shè)的水平，然而無(wú)論是檔案管理的硬件建設(shè)還是軟件使用都需要進(jìn)行資金的投入，然而，經(jīng)過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，部分行政事業(yè)單位在對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過(guò)程中投入的資金相對(duì)有限，同時(shí)也沒(méi)有更多的資金去購(gòu)置更好的硬件來(lái)達(dá)到高起點(diǎn)的檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)設(shè)備的更新不及時(shí)，發(fā)生這類(lèi)現(xiàn)象的主要原因是因?yàn)榻?jīng)費(fèi)投入低，阻礙了行政事業(yè)單位管理現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。

四、新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路

1.加強(qiáng)檔案法規(guī)制度建設(shè)

對(duì)于行政事業(yè)單位并未建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度的問(wèn)題，我國(guó)相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于《中華人民共和國(guó)檔案法》修訂，制定出行政事業(yè)單位所需遵守的檔案管理制度，使得行政事業(yè)單位能不斷地增強(qiáng)檔案管理的工作意識(shí)，對(duì)檔案法律法規(guī)制度進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)，提高自身的檔案管理意識(shí)和能力，并使其能?chē)?yán)格地按照政府部門(mén)對(duì)于檔案管理的要求，以及行政事業(yè)單位的實(shí)際檔案管理情況，以及新形勢(shì)下行政事業(yè)單位的檔案管理所需，制定出科學(xué)合理的行政事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度，明確制定出檔案管理部門(mén)的工作職責(zé)和要求，根據(jù)國(guó)家對(duì)于檔案管理法規(guī)的要求，進(jìn)行對(duì)檔案管理制度的及時(shí)更新，以加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度落實(shí)效果的保證[4]。同時(shí)，相關(guān)的行政事業(yè)單位還需加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的監(jiān)督和考核，保障檔案管理人員能?chē)?yán)格地按照標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理要求執(zhí)行檔案管理工作，隨之不斷地提高檔案管理的工作效果，使得行政事業(yè)單位能獲得更好的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。除此之外，為進(jìn)一步保障新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的效果，相關(guān)的行政事業(yè)單位還需加強(qiáng)檔案管理保障水平，將檔案管理工作納入本地區(qū)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃之中，因?yàn)楫?dāng)檔案能得到有效的管理，才能為本地區(qū)的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)資料支持。

2.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

針對(duì)行政事業(yè)單位中檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化水平低下的問(wèn)題，相關(guān)的行政事業(yè)單位應(yīng)積極地加強(qiáng)對(duì)于檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，選拔檔案管理專(zhuān)業(yè)的優(yōu)秀人才，并通過(guò)開(kāi)展上崗培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)和專(zhuān)題培訓(xùn)等方式，不斷地提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與工作能力，使其能夠樹(shù)立正確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和工作認(rèn)識(shí)，使其能高效地執(zhí)行檔案管理工作，為行政事業(yè)單位提供有力的檔案管理服務(wù)。同時(shí)，行政事業(yè)單位還可以通過(guò)加強(qiáng)與高校的合作，使高校能為行政事業(yè)單位補(bǔ)充優(yōu)秀的檔案管理人才，如檔案資政服務(wù)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、檔案搶救保護(hù)等方面的人才，通過(guò)與技術(shù)行政事業(yè)單位進(jìn)行有效的合作，使其能對(duì)檔案管理系統(tǒng)和信息化管理技術(shù)進(jìn)行深度研發(fā)，供給行政事業(yè)單位進(jìn)行有效的運(yùn)用，在不斷提高檔案人才隊(duì)伍建設(shè)效果的同時(shí)，也使得行政事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和信息化建設(shè)的效果能得到有效的提升，使得行政事業(yè)單位的檔案管理工作能得到更加高效的開(kāi)展。

3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

為了解決檔案電子化處理率低、查詢(xún)使用率低的問(wèn)題，相關(guān)事業(yè)單位要積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，制作符合行政事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)所需的，信息化的檔案管理系統(tǒng)，以信息化檔案管理系統(tǒng)取代人工，最大程度地降低檔案管理所需的人力、物力和財(cái)力，并通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使得檔案管理工作能更加符合新形勢(shì)下行政事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的需要，促使檔案電子化處理效率和查詢(xún)使用率的不斷提升。同時(shí)，全面推行檔案數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，有效防止因紙質(zhì)檔案資料遭到破壞而造成檔案無(wú)法有效利用的不良現(xiàn)象。同時(shí)，相關(guān)行政事業(yè)單位也可以加強(qiáng)電子檔案的歸檔管理，使檔案存放規(guī)范化、規(guī)范化，使相關(guān)檔案管理人員能夠更有效地查詢(xún)和利用檔案資料，建立規(guī)范的管理制度和技術(shù)保障措施，有效地保護(hù)檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理人員合理利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案收集、分析、管理和利用，有效地提高新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和運(yùn)用的效果。同時(shí)，為了面對(duì)檔案管理需求新形勢(shì)，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)更新、優(yōu)化檔案資源，并對(duì)單位信息檔案進(jìn)行集成、分類(lèi)儲(chǔ)存，以方便有需求的人員隨時(shí)調(diào)取、查閱，保障為客戶(hù)提供的信息在規(guī)范、完整、有效的基本要求上更加精確、及時(shí)，制定出一套符合要求的個(gè)人定制化服務(wù)內(nèi)容，為客戶(hù)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)工作，提升客戶(hù)的服務(wù)體驗(yàn)感。方便行政事業(yè)單位人員在對(duì)已有檔案整合分析的基礎(chǔ)上挖掘出單位的潛在用戶(hù)，將檔案轉(zhuǎn)化為有效的工作資源，實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新性應(yīng)用。

4.加大資金投入完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

對(duì)于行政事業(yè)單位未設(shè)立檔案管理專(zhuān)職人員、投入不足、分類(lèi)建檔不足、移交保管不足的問(wèn)題，相關(guān)的行政事業(yè)單位應(yīng)正確地認(rèn)識(shí)到，在新形勢(shì)下進(jìn)行對(duì)信息化與標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展至關(guān)重要，應(yīng)及時(shí)地改善傳統(tǒng)的檔案管理思想，應(yīng)重視檔案管理工作，加大對(duì)于檔案管理工作的資金投入，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，設(shè)置專(zhuān)職的檔案部門(mén)，以及檔案管理人員，使其能進(jìn)行檔案管理工作，并配套好檔案管理所需的設(shè)備、光盤(pán)、磁盤(pán)等，做好檔案館庫(kù)的新建或改擴(kuò)建，使得相關(guān)的檔案管理專(zhuān)職人員，能夠在檔案管理的崗位上，運(yùn)用這些基礎(chǔ)設(shè)施做好標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，并嚴(yán)格地按照國(guó)家對(duì)于防盜、防光、防高溫、防火等“十防”措施的檔案安全管理要求，進(jìn)行相應(yīng)的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以加強(qiáng)對(duì)于新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)效果的保證，使得行政事業(yè)單位的檔案管理工作能真正得到安全和標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)展。在經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用上保持節(jié)約型管理，避免鋪張浪費(fèi)[5-6]。以實(shí)用性為主，避免過(guò)高標(biāo)準(zhǔn)而不適合實(shí)際所需。此外，信息化技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛化的使用，以及新媒體、云算法、數(shù)據(jù)加密以及電子簽名之類(lèi)的信息技術(shù)的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲(chǔ)、搜索能夠有堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。而行政事業(yè)單位要做的便是活用這些高新的信息技術(shù)，以構(gòu)建更加靈活可靠的信息化電子檔案管理系統(tǒng)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能再滿(mǎn)足當(dāng)下社會(huì)事業(yè)管理的需求，面對(duì)信息膨脹的現(xiàn)狀、人們對(duì)檔案調(diào)取便捷性等需求，建立一套新型的數(shù)字化檔案管理模式是新時(shí)代的必然要求。行政事業(yè)單位要正確深刻地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到單位的發(fā)展，需要樹(shù)立正確的檔案管理觀念，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的資金投入，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)，健全與完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，制定信息化的檔案管理系統(tǒng)，等等，全面地開(kāi)展檔案管理工作，從而促使行政事業(yè)單位檔案管理效果的不斷提升，使得檔案能更好地服務(wù)于社會(huì)與國(guó)家。