趙 峰

（法庫(kù)縣社會(huì)事務(wù)服務(wù)與行政執(zhí)法中心，遼寧 沈陽(yáng) 110400）

大學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)、各類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，全面地反映了學(xué)生德、智、體、美等各方面的表現(xiàn)，它作為畢業(yè)生、用人單位與學(xué)校之間的可靠橋梁，在當(dāng)今就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行雙向選擇的條件下，為用人單位了解畢業(yè)生，選拔合適人才提供了重要依據(jù)，為促進(jìn)校企合作辦學(xué)，改善學(xué)校就業(yè)服務(wù)提供了有效參考。

一、大學(xué)生檔案在就業(yè)工作中的作用

1.大學(xué)生檔案是大學(xué)生就業(yè)的重要憑證

大學(xué)生檔案綜合記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)、課外活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等方面的內(nèi)容，集中系統(tǒng)地反映了大學(xué)生在校期間的個(gè)人成長(zhǎng)狀況，在學(xué)生就業(yè)工作中的定崗、定職、晉升、出國(guó)深造、工資待遇、工作調(diào)動(dòng)、勞動(dòng)保障等方面具有重要憑證作用，是學(xué)生各種手續(xù)辦理不可或缺的證明材料，很多工作如考研、自主創(chuàng)業(yè)、領(lǐng)取養(yǎng)老金、結(jié)婚生育等都需要到學(xué)生所屬人才市場(chǎng)開(kāi)具證明，如果沒(méi)有檔案就無(wú)法辦理各種相關(guān)證明。總之，真實(shí)完整的學(xué)生檔案對(duì)畢業(yè)生就業(yè)起到非常重要的作用，對(duì)于保障畢業(yè)生就業(yè)后的個(gè)人合法權(quán)益也具有重要意義。

2.學(xué)生檔案是用人單位選拔人才的重要依據(jù)

大學(xué)生檔案作為檔案門(mén)類(lèi)中的其中一種，其真實(shí)有效的信息資源，成為用人單位招聘、選拔人才的重要參考依據(jù)之一。隨著大學(xué)生就業(yè)趨勢(shì)的不斷變化、就業(yè)制度的不斷改革，用人單位對(duì)大學(xué)生檔案的要求也不斷提高，大批的畢業(yè)生將進(jìn)入人才市場(chǎng)，經(jīng)受市場(chǎng)的考驗(yàn)，在雙向選擇就業(yè)時(shí)，用人單位除了查看畢業(yè)生簡(jiǎn)歷、筆試、面試成績(jī)外，還會(huì)要求查閱學(xué)生檔案，以此全面了解學(xué)生綜合素質(zhì)，如果學(xué)生檔案不夠全面完整，將會(huì)極大地影響學(xué)生的錄用情況。因此，是否能為用人單位選拔、任用、考核畢業(yè)生提供翔實(shí)可靠的檔案材料，將直接關(guān)系到學(xué)生能否順利就業(yè)、關(guān)系到學(xué)生的切身利益[1]。

3.學(xué)生檔案是學(xué)校改善就業(yè)服務(wù)的有效參考

高校對(duì)學(xué)生檔案的管理，是根據(jù)人才市場(chǎng)和用人單位對(duì)畢業(yè)生的需求，合理化地規(guī)劃與配置學(xué)生的檔案內(nèi)容，使其能更好地為企業(yè)用人和院校專業(yè)人才培養(yǎng)提供有效參考。畢業(yè)生離校后，高校就業(yè)指導(dǎo)中心通過(guò)畢業(yè)生前后學(xué)生檔案資料的有效銜接，實(shí)時(shí)追蹤學(xué)生的就業(yè)渠道、就業(yè)去向等就業(yè)信息，不但有利于學(xué)校了解畢業(yè)生的工作情況和表現(xiàn)，以此加強(qiáng)高校與企業(yè)之間的交流和溝通，促進(jìn)校企合作辦學(xué)，并為高校開(kāi)設(shè)就業(yè)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)課程提供案例，還有利于高校迅速掌握社會(huì)對(duì)人才的需求導(dǎo)向，從而為學(xué)校改善就業(yè)服務(wù)，優(yōu)化招生方案，改革人才培養(yǎng)計(jì)劃提供依據(jù)。

二、大學(xué)生就業(yè)過(guò)程中檔案的利用特點(diǎn)

1.大學(xué)生檔案利用主體明確

不同的利用主體對(duì)學(xué)生檔案的利用需求也有所不同，因此若想獲得學(xué)生檔案最佳利用效果，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案利用的最大化，就必須掌握利用主體相關(guān)內(nèi)容；學(xué)生檔案利用主體主要有個(gè)體用戶和集體用戶，在校內(nèi)，個(gè)體用戶主要是在校生、在校職工及其他個(gè)體用戶，校外個(gè)體用戶主要是高校畢業(yè)生；校內(nèi)集體用戶主要是分管學(xué)生檔案的各個(gè)部門(mén)，例如教務(wù)部、學(xué)生處、就業(yè)指導(dǎo)中心等，校外集體用戶主要是企事業(yè)等各用人單位；學(xué)生是學(xué)校的主體，無(wú)論是在校生還是畢業(yè)生因?yàn)樯龑W(xué)、面試、學(xué)籍認(rèn)證、補(bǔ)辦證明等很大程度上都會(huì)用到學(xué)生檔案；學(xué)生檔案管理部門(mén)多，管理分散，學(xué)校各部門(mén)在平時(shí)工作中相互協(xié)調(diào)合作，也會(huì)不同程度需要用到相應(yīng)的學(xué)生檔案為就業(yè)單位開(kāi)具證明、向就業(yè)單位推薦優(yōu)秀畢業(yè)生等；各企事業(yè)單位在招生過(guò)程中，為選拔合適人才，最直接有效的方式是利用學(xué)生檔案作參考、借鑒[2]。

2.大學(xué)生檔案利用內(nèi)容豐富

大學(xué)生檔案利用內(nèi)容是由檔案利用主體決定的。大學(xué)生就業(yè)過(guò)程中主要是學(xué)生、學(xué)校、用人單位三方面對(duì)學(xué)生檔案的利用，不同的利用主體對(duì)大學(xué)生檔案的利用需求各不相同，其中學(xué)生個(gè)人和就業(yè)單位的利用率相比學(xué)校普遍較大，學(xué)生利用最多的是畢業(yè)證學(xué)位證，用人單位對(duì)大學(xué)生檔案利用的內(nèi)容主要有招生錄取名冊(cè)、畢業(yè)證及學(xué)位證證明材料、成績(jī)單、入黨證明材料、體檢表等，原因是不同的檔案材料更能反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，更能為單位選拔人才提供有效參考，有些特殊崗位需要學(xué)生提供四、六級(jí)、計(jì)算機(jī)二級(jí)等級(jí)證書(shū)、相關(guān)的專業(yè)資格證書(shū)等。優(yōu)秀班干、優(yōu)秀團(tuán)干、各類(lèi)獎(jiǎng)學(xué)金的證書(shū)、各類(lèi)競(jìng)賽優(yōu)秀名次證書(shū)等是學(xué)校利用大學(xué)生檔案的主要內(nèi)容，因?yàn)檫@些內(nèi)容是學(xué)校評(píng)優(yōu)評(píng)先活動(dòng)主要依據(jù)。

3.學(xué)生檔案利用方式便捷

利用方式則主要是通過(guò)到館利用，包括本人到館以及委托他人到館、信函利用等方式實(shí)現(xiàn)。到館利用是目前各檔案利用主體采用最多的利用方式，其中，學(xué)生用戶本人到館利用是最直接、最便捷的方式，除學(xué)生本人到館利用外，也有部分用戶采用委托他人到館利用的方式實(shí)現(xiàn)利用，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是利用主體由于時(shí)間和空間的限制而造成不便；信函利用這種利用方式相對(duì)較少，主要是用人單位通過(guò)信函的方式咨詢檔案服務(wù)，其他利用主體均利用較少；總之，大學(xué)生檔案的利用方式主要為到館利用和信函利用，并以到館利用為主，信函利用為輔。

三、大學(xué)生檔案在就業(yè)過(guò)程中綜合利用的對(duì)策

1.查擺大學(xué)生檔案在就業(yè)利用中存在的問(wèn)題

1.1 大學(xué)生檔案內(nèi)容不盡完善。用人單位對(duì)大學(xué)生檔案的一般要求是最全面地體現(xiàn)出學(xué)生在校期間德、智、體、美等方面的基本狀況，更多地希望是從中了解學(xué)生的個(gè)人素質(zhì)、成就、能力、誠(chéng)信等方面的材料，然而，原有的學(xué)生檔案內(nèi)容單一、不全面，同時(shí)，隨著教育體制的改革，也出現(xiàn)了一些新的檔案材料，如學(xué)生心理素質(zhì)，身體素質(zhì)、動(dòng)手能力、科研能力和實(shí)踐能力等方面材料，而傳統(tǒng)的檔案材料中往往缺少這些內(nèi)容。

1.2 大學(xué)生檔案提供利用不及時(shí)。大部分高校的學(xué)生檔案材料，平時(shí)實(shí)行分散管理：教務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)成績(jī)，學(xué)生處負(fù)責(zé)操行評(píng)語(yǔ)、獎(jiǎng)懲等，就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)檔案材料的歸檔等日常管理工作。在校期間產(chǎn)生的檔案材料散放在各系辦公室乃至個(gè)人手中，這樣雜亂無(wú)序的管理必然導(dǎo)致學(xué)生檔案的利用效率。比如，用人單位同時(shí)需要學(xué)生成績(jī)單和英語(yǔ)四級(jí)等級(jí)證書(shū)，但由于像四、六級(jí)這樣的等級(jí)證書(shū)都在學(xué)生個(gè)人手中，由本人保管，在向單位提供證明時(shí)卻到處難尋蹤跡，嚴(yán)重影響了學(xué)生檔案利用效率。

1.3 學(xué)生檔案缺乏共享數(shù)據(jù)平臺(tái)。在就業(yè)過(guò)程中，檔案信息利用者希望能夠像網(wǎng)上購(gòu)物那樣足不出戶就能獲取自己需要的檔案信息，無(wú)論是保存在檔案館的大學(xué)生檔案還是保存在個(gè)人手中的學(xué)生個(gè)人檔案，均能通過(guò)檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)“一鍵式”查詢。目前，雖然部分高校檔案館已建立了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理系統(tǒng)等數(shù)據(jù)平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案信息資源共享，使得檔案信息利用者超越了時(shí)間、空間的限制獲得所需檔案信息資源，但大部分高校還處于起步階段，任重而道遠(yuǎn)。

2.明確大學(xué)生檔案在就業(yè)過(guò)程中的必要性

2.1 適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要。隨著當(dāng)前我國(guó)高校工作信息化程度不斷的提升，不少的高校都建立起了數(shù)字化檔案館、檔案資源共享平臺(tái)等，使校內(nèi)檔案管理信息化水平得到了很大提高。通過(guò)建立大學(xué)生檔案信息化管理平臺(tái)等手段，使得傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案內(nèi)容與學(xué)生個(gè)人檔案內(nèi)容有效結(jié)合，是反映高校數(shù)據(jù)化應(yīng)用能力的最直接的體現(xiàn)，是適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要。因此，做好大學(xué)生檔案資源綜合利用工作，提升學(xué)生檔案利用的便捷性、經(jīng)濟(jì)性、全面性，為后續(xù)就業(yè)提供支持，是不可阻擋的，是具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的信息化戰(zhàn)略意義的，更是信息化社會(huì)發(fā)展所帶來(lái)的必然結(jié)果。

2.2 滿足用人單位的個(gè)性化利用需求。近年來(lái)，檔案利用者因補(bǔ)辦證件、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、學(xué)籍證明、出國(guó)深造等原因?qū)W(xué)生檔案材料的需求越來(lái)越多，對(duì)檔案材料的內(nèi)容也提出了更高的要求。而大學(xué)生檔案也應(yīng)隨著學(xué)生就業(yè)工作的需要，豐富學(xué)生檔案和學(xué)生個(gè)人檔案內(nèi)容，并調(diào)整、規(guī)范學(xué)生檔案管理工作。一方面，應(yīng)將學(xué)生的各類(lèi)信息全面收集及整合，如反映學(xué)生的專業(yè)技能、管理能力、實(shí)踐能力、思想素質(zhì)、身體素質(zhì)，甚至科研能力的檔案，以及體現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣與個(gè)性的檔案材料，這樣不僅能豐富完善大學(xué)生檔案內(nèi)容，學(xué)生個(gè)人檔案內(nèi)容也得以完善；另一方面，檔案管理部門(mén)要革新檔案管理手段，加快學(xué)生檔案的信息化建設(shè)步伐，使得學(xué)生檔案能快速、及時(shí)地為用人單位提供利用，最大限度地滿足用人單位的個(gè)性化利用需求。

2.3加大大學(xué)生檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理力度。隨著大學(xué)生數(shù)量的不斷增加，學(xué)生檔案的存量也不斷增多，但由于學(xué)生檔案管理部門(mén)分散，導(dǎo)致學(xué)生檔案分散的保存在學(xué)校各部門(mén)，例如一些學(xué)生檔案保存在學(xué)校檔案館，一些保存在學(xué)生就業(yè)處，還有一些保存在各二級(jí)院系甚至學(xué)生個(gè)人手中，并且很多檔案仍然采用手工管理、紙質(zhì)管理的方式，這樣復(fù)雜又繁瑣的管理模式，使得檔案管理人員承受著巨大的工作壓力?；趯W(xué)生檔案管理部門(mén)分散、管理模式落后等問(wèn)題，將學(xué)生檔案信息資源進(jìn)行有效整合，能夠規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理工作體系，節(jié)省人力、節(jié)省時(shí)間，提高學(xué)生檔案管理效率及利用效率，更方便、快捷地為大學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

3.創(chuàng)新學(xué)生檔案資源綜合利用的途徑

3.1 完善學(xué)生檔案內(nèi)容。為滿足用人單位個(gè)性化的檔案利用需求，學(xué)生檔案內(nèi)容必須逐漸豐富、齊全，包括學(xué)生在校期間產(chǎn)生的反映學(xué)生綜合素質(zhì)的各種各類(lèi)檔案資料，這是學(xué)生檔案有能效提供利用的前提和基礎(chǔ)。通過(guò)完善學(xué)生檔案內(nèi)容，可以在檔案材料齊全完整的基礎(chǔ)上為用人單位選拔人才提供有效參考、借鑒，以此提高學(xué)生在就業(yè)市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，除了要收集傳統(tǒng)的學(xué)生登記表、成績(jī)單、體檢表、政治面貌材料等，學(xué)生檔案還應(yīng)以就業(yè)需求為導(dǎo)向不斷補(bǔ)充、擴(kuò)大歸檔范圍，例如反映學(xué)生誠(chéng)信、助人為樂(lè)、道德作風(fēng)、考試有無(wú)違紀(jì)行為等道德水平方面的社會(huì)評(píng)價(jià)材料；學(xué)生參加各種社團(tuán)活動(dòng)、學(xué)校舉辦的各種大型活動(dòng)、班干部、校級(jí)、院級(jí)學(xué)生會(huì)干部工作情況、青年志愿社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、專業(yè)實(shí)習(xí)方面的情況材料，這些材料，能客觀反映出學(xué)生專業(yè)知識(shí)及跨專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)的應(yīng)用能力和實(shí)踐能力。而要把學(xué)生的各級(jí)各類(lèi)信息收集全面，要在傳統(tǒng)學(xué)生檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，一要定及時(shí)記錄學(xué)生在校的各類(lèi)表現(xiàn)，如學(xué)生的學(xué)術(shù)水平、管理能力、說(shuō)話能力、思想素質(zhì)，甚至科研能力等都要全面而完整地記錄在檔案中。二是積極收集學(xué)生在校期間的綜合信息，如學(xué)生學(xué)習(xí)興趣與個(gè)性，學(xué)生在各級(jí)各類(lèi)中的獎(jiǎng)懲情況，參加較大實(shí)踐活動(dòng)以及在各級(jí)各類(lèi)的考試情況方面的檔案材料[3]。

3.2 規(guī)范學(xué)生檔案管理部門(mén)。2008年教育部、國(guó)家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，將學(xué)生檔案納入高校檔案管理范疇，對(duì)于學(xué)生檔案管理部門(mén)多元化，且檔案管理的各個(gè)部門(mén)工作銜接不完善問(wèn)題，各高校務(wù)必要建立健全學(xué)生檔案管理體制，規(guī)范學(xué)生檔案管理部門(mén)。首先，各高校應(yīng)結(jié)合自身特色，建立一所綜合檔案館，實(shí)行分級(jí)、分專業(yè)管理，將所有檔案全部納入其中，學(xué)生檔案作為其中一部分，檔案館對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管。將學(xué)生檔案由學(xué)校綜合檔案館的一個(gè)分室管理，并由檔案館制定具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行統(tǒng)一業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案分室在檔案館的分管下自主管理學(xué)生檔案[1]。其次，需要各部門(mén)協(xié)調(diào)合作，共同完善學(xué)生檔案管理工作。各高校內(nèi)部應(yīng)該建立多渠道的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，緊密聯(lián)系學(xué)生檔案管理部門(mén)與教務(wù)、心理咨詢、資助、學(xué)籍、網(wǎng)絡(luò)中心等相關(guān)管理部門(mén)，力求全方位掌握和把控大學(xué)生群體的情況與發(fā)展變化，使學(xué)生檔案的利用更方便、快捷，從而為學(xué)生就業(yè)過(guò)程中各方檔案用戶提供及時(shí)、有效、全面的檔案信息資源[4]。

3.3 建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以其檢索速度快、查找便捷、存儲(chǔ)量大、使用壽命長(zhǎng)、管理成本低等優(yōu)勢(shì)在現(xiàn)代學(xué)生檔案管理中顯示出強(qiáng)大的生命力，各大學(xué)生檔案管理部門(mén)也應(yīng)積極推進(jìn)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，利用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行集中控制和管理，數(shù)據(jù)庫(kù)中不僅錄入學(xué)籍類(lèi)、政治表現(xiàn)類(lèi)、身體狀況類(lèi)大學(xué)生檔案信息內(nèi)容，像獲獎(jiǎng)證書(shū)類(lèi)、成果作品類(lèi)、信函類(lèi)、聲像類(lèi)等學(xué)生個(gè)人檔案材料也一并錄入，這樣一來(lái)，大學(xué)生個(gè)人檔案與學(xué)生檔案正好相互補(bǔ)充，進(jìn)一步充實(shí)、豐富了檔案資源，為用人單位提供了快速、便捷的查詢和瀏覽功能，使用人單位能通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)所需個(gè)人的詳細(xì)材料一目了然。例如，按照自己對(duì)人才的需要條件，快速查詢，快速檢索，快速尋找到自己所需人才，這便大大地提高了檔案信息的利用效率；數(shù)據(jù)庫(kù)中信息內(nèi)容也會(huì)隨著學(xué)生檔案材料內(nèi)容的增加而增加，動(dòng)態(tài)的追蹤學(xué)生發(fā)展過(guò)程，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容實(shí)時(shí)更新、修改，以呈現(xiàn)學(xué)生最完整、可靠的信息數(shù)據(jù)。