呂梁市規(guī)劃和自然資源局 成博

一、數(shù)字化檔案的基本概念

數(shù)字化檔案就是應(yīng)用數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，對企業(yè)、機(jī)關(guān)單位的檔案進(jìn)行管理、應(yīng)用、存儲。數(shù)字化檔案在應(yīng)用的過程中會綜合應(yīng)用多種不同的技術(shù)種類，包括計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、多媒體技術(shù)等。而在實(shí)際的應(yīng)用中，對于檔案的數(shù)字化處理和管理應(yīng)用，一方面需要應(yīng)用掃描技術(shù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的掃描，實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案內(nèi)容的數(shù)字化錄入，另一方面也可以通過人工錄入和處理的方式，直接建立數(shù)字化檔案。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為我國重要的行政單位和社會服務(wù)機(jī)關(guān)，其各項工作對于社會治理、人民服務(wù)、活動開展都有深遠(yuǎn)影響，因此做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身的水平建設(shè)，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位具備更高的工作效率十分重要，而數(shù)字化檔案管理作為當(dāng)下社會發(fā)展中重要的事業(yè)單位應(yīng)用技術(shù)，能夠在應(yīng)用的過程中對機(jī)關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生重要的現(xiàn)實(shí)價值和意義。

（一）降低機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理成本

我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作中需要涉及很多檔案信息，包括專業(yè)技術(shù)檔案、人事檔案、黨政資料、辦公文檔等，這些檔案在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，通常需要使用人力進(jìn)行檔案收集、整理、應(yīng)用，總體管控水平和效果十分低下，并且很容易因為管理過程中人力增加以及管理不當(dāng)造成檔案管理成本提升。對于這一情況，本文認(rèn)為數(shù)字化檔案管理就可以起到很好的效果，數(shù)字化檔案管理能夠降低機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理成本，主要是因為在數(shù)字化檔案管理技術(shù)的支持下，傳統(tǒng)管理模式中繁雜的紙質(zhì)檔案管理手段和工作將被更高效率的計算機(jī)技術(shù)取代，不但可以節(jié)省很大的檔案存儲空間，減少檔案管理成本維護(hù)費(fèi)用，更可以減少人力成本支出，最大限度地降低機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作成本，實(shí)現(xiàn)開源節(jié)流。

（二）促進(jìn)機(jī)關(guān)企業(yè)單位工作資源共享

我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位有教育、科學(xué)、文化、衛(wèi)生等多個領(lǐng)域不同的類型，雖然這些事業(yè)單位種類較多且領(lǐng)域不同，但在實(shí)際工作中并非獨(dú)立的，很多單位在日常工作中需要與其他事業(yè)單位合作共事，并且需要接受國家黨政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督，因此在各部門協(xié)同工作的過程中，避免不了信息的傳遞和互換。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，對于信息傳遞多以人力傳輸、傳真機(jī)傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行，不但效率低且錯誤率較高，因此在當(dāng)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化檔案技術(shù)十分必要。數(shù)字化檔案技術(shù)本身具備數(shù)據(jù)傳輸?shù)淖饔?，只要能夠?qū)崿F(xiàn)各單位之間網(wǎng)絡(luò)互連，就可以實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)檔案的遠(yuǎn)程傳輸，不但便利性得到極大的提升，在數(shù)據(jù)保真和遠(yuǎn)程溝通上也能起到很好的保障作用。

（三）優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理隊伍

數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說還具備管理隊伍優(yōu)化發(fā)展的作用。之所以能夠起到如此作用，主要因為數(shù)字化檔案技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)有很大差別，需要檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)和著重實(shí)踐才可以實(shí)現(xiàn)技術(shù)的落實(shí)，因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中推廣應(yīng)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對各種技術(shù)設(shè)備及技術(shù)手段的應(yīng)用，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理隊伍水平提升。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐問題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的落實(shí)和技術(shù)應(yīng)用具有重要意義，但現(xiàn)實(shí)中很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在自身數(shù)字化檔案管理工作的落實(shí)發(fā)展中并沒有做到完全落實(shí)，在很多工作層面還存在實(shí)踐問題，因此也就無法發(fā)揮其價值，本文總結(jié)出了較為主要的實(shí)踐問題。

（一）數(shù)字化檔案管理設(shè)備問題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的推行首先面臨設(shè)備問題，主要凸顯在設(shè)備更新、設(shè)備管理、設(shè)備應(yīng)用上。設(shè)備更新問題表現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖然裝配了相應(yīng)數(shù)字化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化升級，但由于對技術(shù)革新不重視以及設(shè)備資金不充裕，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作長期應(yīng)用老舊設(shè)備，這些老舊設(shè)備在處理普通檔案管理事務(wù)時可堪一用，但一旦涉及大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理和檔案調(diào)用，就很容易因為設(shè)備陳舊、配置低端而出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓情況，極大的影響了檔案管理效率。設(shè)備管理問題則是部分事業(yè)單位對于各種設(shè)備只顧平時使用而不管用后管理，包括設(shè)備清理、維護(hù)、檢查等都沒有落實(shí)到位，這就容易導(dǎo)致設(shè)備在日常工作中損毀概率增加，影響正常的檔案管理工作。設(shè)備應(yīng)用問題則是管理人員在設(shè)備應(yīng)用過程中存在不良習(xí)慣，例如設(shè)備長期運(yùn)行、設(shè)備硬關(guān)機(jī)等，都很容易對設(shè)備的使用壽命造成影響，此外，非專業(yè)人士對專業(yè)設(shè)備的任意操作也是導(dǎo)致問題發(fā)生的重要原因。

（二）數(shù)字化檔案管理人員問題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在落實(shí)檔案管理過程中，管理人員自身技術(shù)水平不高導(dǎo)致設(shè)備應(yīng)用和管理手段存在問題，繼而導(dǎo)致檔案管理工作時有問題發(fā)生。技術(shù)水平不高，簡單來說就是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員不具備合格數(shù)字化檔案技術(shù)應(yīng)用能力，在設(shè)備應(yīng)用、數(shù)字化管理上存在知識盲區(qū)和技術(shù)謬誤，而出現(xiàn)這一問題的主要因素是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員大多長期應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理手段，對傳統(tǒng)手段的長期應(yīng)用和經(jīng)驗積累以及對新技術(shù)新手段的認(rèn)知不足很容易導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理中的技術(shù)應(yīng)用問題。此外，管理人員非專業(yè)化也是一個主要問題，傳統(tǒng)檔案管理模式下，很多單位對于人員選拔并沒有太多技術(shù)要求，對人才也不夠重視，因此對于檔案管理人員的選擇大多持隨意態(tài)度，部分單位還存在不同崗位人員兼職檔案管理的非專業(yè)情況，這也是導(dǎo)致管理問題發(fā)生的一大重要因素。

（三）數(shù)字化檔案管理安全問題

雖然數(shù)字化檔案管理為當(dāng)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提供了很多便利，但也在安全問題上表現(xiàn)出新的發(fā)展態(tài)勢。數(shù)字化檔案管理工作中，安全問題主要體現(xiàn)為檔案信息容易外泄這一問題，問題的發(fā)生主要是因為數(shù)字化檔案管理技術(shù)的根基是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)之上的，數(shù)字化檔案管理之所以具備多方面的應(yīng)用價值，主要是因為該技術(shù)能夠通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫支持、數(shù)據(jù)云傳輸、數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程發(fā)送等功能，雖然極大地方便了數(shù)據(jù)的管理應(yīng)用，但也更容易遭到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，造成檔案信息外泄。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐對策

基于上文研究，我們可以明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理工作中存在的管理問題，對于這些問題的處理必須要盡快且得當(dāng)，以保障數(shù)字化檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位能發(fā)揮良好的應(yīng)用價值，對于上述問題的處理和數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，本文認(rèn)為主要需要注意以下幾點(diǎn)：

（一）完善檔案管理設(shè)備應(yīng)用

鑒于檔案管理設(shè)備在數(shù)字化檔案管理工作中的重要性，以及數(shù)字化管理過程中當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位存在的問題，本文認(rèn)為應(yīng)當(dāng)首先從檔案管理設(shè)備入手，進(jìn)行設(shè)備應(yīng)用的完善。對于設(shè)備應(yīng)用的完善主要做好如下三點(diǎn)：

首先，及時更新管理設(shè)備。數(shù)字化檔案管理工作的進(jìn)行很大程度上依賴設(shè)備，因此，為提升數(shù)字化檔案管理的效率，提升數(shù)字化管理效果，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好管理設(shè)備的更新，一方面是更新檔案管理主體設(shè)備，包括計算機(jī)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等都需要保持較為革新和符合時代需求的狀態(tài)。另一方面則是要做好對各種輔助保障設(shè)備的革新，這些設(shè)備主要包括消防設(shè)備、防火感知設(shè)備、溫度控制設(shè)備等，對于安全要求較高的機(jī)關(guān)事業(yè)單位也需要配備單獨(dú)的數(shù)據(jù)處理庫房，并配備專門的門禁系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的安全管控。

其次，建立專業(yè)的設(shè)備管理制度。數(shù)字化檔案管理中設(shè)備的管理工作極為重要，良好的設(shè)備管理是避免設(shè)備損毀和延長設(shè)備使用壽命的重要基礎(chǔ)，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位需結(jié)合自身情況建立專業(yè)的設(shè)備管理制度，對于制度的建立本文認(rèn)為應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：其一，檔案設(shè)備的使用需明確設(shè)備直接使用人，并在設(shè)備交付的過程中，明確對設(shè)備的管理、清潔、維護(hù)職責(zé)，并通過制度明確除直接使用人以外其他人員不得在未經(jīng)許可的情況下擅自使用；其二，設(shè)備的使用要注意對定期報表的填寫，包括設(shè)備使用目的、時間、結(jié)果以及設(shè)備在這一過程中的應(yīng)用狀況等；其三，建立定期的設(shè)備運(yùn)維和保養(yǎng)制度，一般來說，對于管理設(shè)備每周一小檢、每月一大檢即可保障設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；其四，建立規(guī)范化的檔案管理制度，在該制度的要求下，檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作人員需嚴(yán)格落實(shí)自身工作職責(zé)，并明確自身工作權(quán)限，在不越權(quán)越職的基礎(chǔ)上保證工作準(zhǔn)確無誤。

最后，規(guī)范化設(shè)備應(yīng)用。對于設(shè)備的應(yīng)用也需要著重關(guān)注并管理明確，建立規(guī)范化的設(shè)備應(yīng)用制度和體系，避免設(shè)備的隨意應(yīng)用。設(shè)備應(yīng)用規(guī)范化除了上文論述的設(shè)備專人專用以外，還需要注意設(shè)備應(yīng)用過程中建立保密、歸檔、保管、查閱、移交等各項制度，并且對于特殊性質(zhì)和有重要價值的檔案，其調(diào)用查閱等工作都需要做好對上級的請示匯報，在得到明確批示后方可進(jìn)行下一步應(yīng)用。

（二）提升檔案管理人員水平

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，提升檔案管理人員的水平也是極為重要的，因為數(shù)字化檔案管理技術(shù)無論如何先進(jìn)，都需要人進(jìn)行底層操控，因此提升人員水平至關(guān)重要。對于人員水平的提升，一方面需要做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人才引入工作，在事業(yè)單位擴(kuò)編引入人才的過程中，事業(yè)單位可以通過檔案管理工作經(jīng)驗、檔案管理專業(yè)篩選等方式，在崗位招聘之初就引入具備專業(yè)水平的檔案管理人員。另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要重視對當(dāng)下檔案管理人員水平的提升，對于現(xiàn)有檔案管理人員水平的提升，其一要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好與社會企業(yè)的合作，因為社會企業(yè)在數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用和人員培訓(xùn)方面有更為先進(jìn)的經(jīng)驗，因此事業(yè)單位可以通過企業(yè)合作的形式，對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳、檔案管理、數(shù)字化處理等技術(shù)培訓(xùn)，以此實(shí)現(xiàn)人員水平的提升。其二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部也需要做好人員的意識理念培訓(xùn)，因為數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用必然會帶來很多不同的工作內(nèi)容和工作要求，做好工作理念的培訓(xùn)就十分重要。對于理念的培訓(xùn)，本文認(rèn)為主要做好管理人員的保密意識培訓(xùn)，因為機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身會涉及很多與政府治理和黨政工作有關(guān)的重要文件，這些文件的保密性十分重要，因此，強(qiáng)化人員保密意識，促使數(shù)字化檔案管理的更加安全具有更為重要的價值。

（三）強(qiáng)化檔案管理數(shù)字安全

強(qiáng)化檔案管理數(shù)字安全也是數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，對于數(shù)字安全的強(qiáng)化，主要目的在于減少數(shù)據(jù)外泄風(fēng)險，提升檔案管理的整體安全性。而對于檔案管理數(shù)字安全的強(qiáng)化，本文認(rèn)為主要做好如下工作：

首先，設(shè)備層的安全管理。這一層次的管理主要是對設(shè)備的物理安全防范。一方面，建立防火防災(zāi)體系，通過對電源、設(shè)備等的物理監(jiān)督和防火防災(zāi)設(shè)備，減少火災(zāi)漏電等事故的發(fā)生。另一方面，強(qiáng)化存儲安全管理，建立不低于三套的脫機(jī)光盤保存體系、異地存儲保護(hù)系統(tǒng)以及安全技術(shù)方案，以此實(shí)現(xiàn)對設(shè)備層的安全防控。

其次，網(wǎng)絡(luò)層的安全管理。網(wǎng)絡(luò)層的安全管理主要是嚴(yán)防木馬病毒的侵入，提升數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用中網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的安全性，對于網(wǎng)絡(luò)層的安全管理，主要是通過防火墻、入侵防御系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)對木馬病毒的防護(hù)，此外，提升設(shè)備應(yīng)用人員的設(shè)備應(yīng)用習(xí)慣也是重要的安全防護(hù)手段，通過人員行為的規(guī)范，減少不規(guī)范用網(wǎng)情況，實(shí)現(xiàn)對木馬病毒的防護(hù)。

最后，應(yīng)用層的安全管理。應(yīng)用層的安全主要是通過使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與恢復(fù)技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行掃描、實(shí)時監(jiān)控、權(quán)限控制、自動報警，并對計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。

五、結(jié)語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為承載重要社會公益和民眾服務(wù)職責(zé)的國家單位，自身檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要價值，而基于當(dāng)下數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展以及機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)實(shí)管理需求，對事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型需以技術(shù)發(fā)展為基礎(chǔ)，以制度建設(shè)為保障，以人員提升和設(shè)備完善為途徑，以安全保障為責(zé)任進(jìn)行全面的檔案管理工作升級。