趙 玉 嫻

(廣東理工學院, 廣東 肇慶 526110)

我國早已明確提出辦公自動化的建設規(guī)劃，可是高校辦公自動化系統(tǒng)的運用比較落伍和緩慢，許多發(fā)展瓶頸逐漸突顯。在信息化基本建設中單位兩者之間的聯(lián)絡狀況，許多高校的辦公自動化系統(tǒng)功能齊全，內部結構設計方案欠缺自主創(chuàng)新，無法令教職員工真正參加到學校管理制度之中，并且單位與部門之間的信息溝通交流混亂，非常容易產生信息荒島狀況，信息與數(shù)據(jù)信息在機構中間無法高效流通，每一個單位僅僅進行自身的工作，欠缺團隊協(xié)作能力管理方法。研究當前比較先進且具有一定優(yōu)勢的架構和案例，為后期研究提供一定的參照。

一、我國高校辦公自動化發(fā)展現(xiàn)狀

高校信息化的總體發(fā)展趨勢欠缺合理的策劃與規(guī)范。信息化搭建的每一階段都要不一樣層次的輔導與整體規(guī)劃，要有一定的保障機制確立其發(fā)展規(guī)劃，而不是如何基本建設。那樣只會造成高校信息化基本建設工作中止步不前、發(fā)展趨勢不平衡。我們要的是一個基本建設的規(guī)范，一個標準的具體指導，而不是隨便進行信息化基本建設，結果不可能融入高校的建設規(guī)劃，也不能滿足現(xiàn)階段在我國信息化搭建的統(tǒng)一總體目標。

高校的管理人員相對性比公司的管理人員，公司更注重辦公自動化基本建設，伴隨著文化教育體制的改革創(chuàng)新，高校里的管理越多，內容越繁雜，高校的管理人員不轉變辦公理念，還依靠純手工制作的辦公管理制度，只會大幅度增加辦公人員的壓力，降低工作效率，與此同時，會使得工作人員的配備與業(yè)務量距離拉大，極有可能發(fā)生幾個人干同一樣工作。因此從高校管理人員的視角考慮，科學研究辦公自動化系統(tǒng)是管理方式的變化，是把高校管理方法引向一個新的高度，是推陳出新的必由之路，也是建立資源全球化的重要途徑。對高校來說，院校中間的市場競爭除開外表的科研水準、文化教育程度的市場競爭，還包括了高校內部結構的管理方案與生產效率的市場競爭。一些高校早已交付使用辦公自動化系統(tǒng)，但在簡易信息管理方法方面，欠缺對大事件的輔助管理決策適用作用，因此工作效能并沒有明顯增強。因此，研究移動終端OA系統(tǒng)是當前必然趨勢。

二、移動互聯(lián)下的辦公變革

移動互聯(lián)網(wǎng)正在深刻改變我們的生活方式，同時我們的工作方式也在發(fā)生巨大的轉變。

一是辦公方式變革，從面對面的交流與工作方式轉換到了系統(tǒng)化的交互，已經成為了必然趨勢。

二是辦公地域變革，從傳統(tǒng)的辦公地點可以擴展到了任何一個地方，只要存在網(wǎng)絡，我們就可以辦公。

三是辦公工具的變革，從原先的紙張到電腦到現(xiàn)在平板，以及手機到未來的人工智能，我們的辦公工具正在發(fā)生巨大的變革。公司中的各類文書及其工作流程均是根據(jù)OA系統(tǒng)流轉，客戶在應用全過程中，可利用電腦臺式機或是筆記本電腦電腦連接網(wǎng)絡，完成傳輸數(shù)據(jù)及其奉獻，在一定水平上完成了無紙化。據(jù)此，在辦公室流程中應用OA系統(tǒng)，與傳統(tǒng)式工作方式對比，工作效能大大的提高。

四是辦公效率的變革，通過運營制通過運營自動化移動化智能化的工具，技術在不斷增加工作量的情況下，我們的辦公效率在發(fā)生巨大的變革。

移動辦公具有極大的便捷性，但在項目實施過程中還存在一些問題，主要有以下幾個方面：第一，網(wǎng)絡基礎設施落后，很多高校網(wǎng)絡帶寬窄、傳輸數(shù)據(jù)慢；應用終端計算機老化，很多只是單機服務，充當打印的角色。第二，信息工作制度亟待健全，學校信息化工作制度缺乏；大多高校的信息工作只是落實到具體的幾個人員身上，缺乏機制保障；第三，信息系統(tǒng)建設缺規(guī)劃，信息化投入不連續(xù)性，沒有整體規(guī)劃；大多高校信息建設各院、系及科研單位沒有太多聯(lián)系；第四，信息系統(tǒng)共享程度低，各信息系統(tǒng)之間沒有數(shù)據(jù)集成，無法完成校級的數(shù)據(jù)查詢、監(jiān)控等要求。

三、高校信息化需求以及意義

1.高校信息化需求

首先，滿足全校教職工和學生的全方位的需求，可以利用各種終端實現(xiàn)賬號的登陸。教師方面可以實現(xiàn)校園的全方位的管理，實現(xiàn)綜合辦公的管理和校園教務信息的及時發(fā)布；學生方面，可以滿足學生的各方面的需求，以入校為起點，實現(xiàn)校園生活、校園交友生活、娛樂求職以及畢業(yè)的實現(xiàn)，兩點實現(xiàn)信息化的管理。實現(xiàn)一站式的服務，是針對校園內的財務、人事、教務、科研以及學生的管理應用的需求。

其次，讓辦公像微信一樣方便，實現(xiàn)實時化的信息共享，PC與移動化一體化的辦公處理，從高校的行政辦公到校園管理、學生生命周期管理一體化的平臺，支持高校結合自身特征可擴展，滿足未來需求，支持高校多系統(tǒng)間的集成，實現(xiàn)一站式的體驗，支持安全保障，維保系統(tǒng)的穩(wěn)定與安全。

2.高校信息化的意義

使現(xiàn)實的校園環(huán)境(一校多區(qū))在時間與空間上得到延伸，并克服多校區(qū)管理方面的障礙；提高高校管理效率，節(jié)約成本，實現(xiàn)學生的自主管理并提供校園文化的發(fā)展園地；可改變傳統(tǒng)資源存儲、傳遞及服務形式，進而提升整個校園的內控、教學、服務等核心競爭能力；為高校領導提供決策支持，對高校的發(fā)展具有深遠影響。

四、移動OA系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

1.系統(tǒng)架構

圖1 系統(tǒng)總體框架

一般來說，PC端具有一定容量的服務器終端，與OA系統(tǒng)相連，也可以在后期拓展新的管理系統(tǒng)和信息服務平臺的介入，根據(jù)現(xiàn)有的服務借口，實現(xiàn)對信息的收集和處理，目前來說，利用移動服務、決策、管理和應用，實現(xiàn)對高校高效管理，通常來說，含有學生事務服務中心、教師服務服務中心、領導決策分析中心以及公共信息服務中心，完成對應的功能，利用OA實現(xiàn)系統(tǒng)從主機終端拓展到智能機上，完成方便的移動終端的OA系統(tǒng)的辦公，提高高校的辦公效率以及對學生的高校管理，以增強高校的總體工作效能。系統(tǒng)總體框架見圖1。

2.高校常用信息化辦公應用

基于上述移動終端系統(tǒng)架構，以此為基礎做出針對性的高校常用信息化辦公應用，主要是包含十個方面的內容：

第一，辦公門戶，主要是建立以用戶為中心的信息聚合與推送的桌面，主要是完成的待辦任務流轉處理中心、學校統(tǒng)一的信息發(fā)布渠道、綜合辦公事項提醒窗口以及OA門戶支撐所有應用。一站式服務窗口、自助式服務內容、服務事項跟蹤及待辦提醒。

第二，流程應用，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的工作流程體系。主要是以校內管理請示以及空間場地審批流程。其中校內請示的特點在于內容嚴謹且簡潔，必填內容突出表單色調明亮(見圖)。審批流轉特點為：審批關系靈活且場景多樣性部門內權責分工不明細兼職處理的情況很多；權限要求靈活且嚴謹可控。

圖2 校內管理請示

第三，文檔應用，創(chuàng)建文檔積累與共享利用的平臺，主要是包含三個方面：一是文檔庫的建立，支持用戶在辦公中所產生的文檔資料自動歸檔入庫，支持用戶手動新建文檔資料；二是資料分享利用，可模糊查詢有權限的文檔資料可訂閱待授權的文檔資料，可按目錄及多維度查找文檔資料文檔評級體系；三是文檔安全性，.可按文檔目錄授權可按文檔資料授權，可授權具體資料處理動作全監(jiān)控文檔操作日志。

第四，組織中心，構建高校行政組織架構及黨務管理內容，其中，行政機構主要包含根據(jù)分部的隸屬關系構建、根據(jù)職能部門的隸屬關系構建以及根據(jù)職能組織關系構建；集分權處理包含校級統(tǒng)一授權監(jiān)管，可分權下級單位分配具體權限，可按部門角色具體賦操作組功能內容；黨務信息管理包括黨員信息資料庫、黨組織活動流程以及黨員信息多維度查詢。

第五，領導日程校領導日程的編排及信息共享服務，其中，領導日程創(chuàng)建主要是由領導秘書根據(jù)事項編排日，可設置共享權限；領導日程共享，主要是利用有權限的用戶可在辦公桌面查看領導日程安排，便于工作協(xié)調及統(tǒng)籌。

第六，車輛管理教務、公務用車的全生金周期管理，主要是用來管理車輛信息維護、教學保障用車規(guī)則設置、公務用車審批、教學保障用車申請、車輛使用狀態(tài)查詢以及教學保障用車費用核算。

第七，公文管理支持組織實現(xiàn)電子公文一體化運轉，主要包含兩個內容公文收發(fā)和檔案的集成。其中，公文收發(fā)包含的內容：發(fā)文處理(發(fā)文擬稿、發(fā)文審核、正文套紅、文件信息發(fā)布、發(fā)文類型及紅頭模板設置、發(fā)文庫及查詢)和收文處理(收文登記、收文資料歸檔、收文查詢)。檔案集成包含：審批件的留檔和審批涉及的附件留檔。

第八，會議管理構建高效、協(xié)同的會議管理體系，主要是包含會議室管理和通知及回復。其中，會議室管理主要是完成對會議室的維護、使用申請以及使用情況查詢；通知及回復主要是包含會議日程提醒、流程待辦推送、短信推送、出席回復及統(tǒng)計。

第九，教室和場館構建高效、協(xié)同的活動教室和高校場館應用體系，其中活動教師，主要是對教室信息維護教室課程編排、教室有償出借時間統(tǒng)計、教室使用動態(tài)跟蹤以及教室使用率分析。

第十，移動支持手機、pad的移動辦公體驗。主要是利用微信或者是企業(yè)微信實現(xiàn)對校內信息的審核、管理以及完成信息的對接等。

3.高校常用信息化辦公案例

同濟大學為建設同濟大學協(xié)同辦公平臺覆蓋所有部門及下屬院校單位，整合門戶、公文管理、綜合事務管理審批、異構系統(tǒng)整合、溝通協(xié)作、移動辦公等多個功能，實現(xiàn)一體化協(xié)同管理平臺，利用移動終端建設OA系統(tǒng)，具體包含：統(tǒng)一身份認證、人事架構同步、流程審批、通訊錄、公文管理、校領導日程、報表分析、辦事服務大廳、統(tǒng)一特辦集成、格案集成、短信集成、單點壁錄集成、移動應用。

上海外國語大學為建設上外協(xié)同辦公平臺，覆蓋所有部門，整合門戶、公文管理、公務管理管理審批、溝通協(xié)作、移動辦公、短信、郵件等多個功能，實現(xiàn)一體化協(xié)同管理平臺。利用移動終端建設OA系統(tǒng)，具體包含：流程審批、通訊錄、公文管理、會議管理、校領導日程、格黨集成、拉信集成?；顒咏淌夜芾?、報表分析、移動應用。

上海交大海外教育學院為建設辦公+教務雙平臺。覆蓋所有業(yè)務模塊，從繳費管理、教務管理、資產管理到辦公治理，實現(xiàn)雙平臺管理模式。利用移動終端建設OA系統(tǒng)，具體包含：組織管理、通訊錄、課程管理、教室管理、學員管理、教師專家?guī)?、訂單管理、財務管理、單點登錄集成、郵件集成、短信集成、移動應用。