文/陳紅超(中國醫(yī)藥健康產(chǎn)業(yè)股份有限責(zé)任公司)
財(cái)務(wù)管理作為醫(yī)藥流通企業(yè)核心管理內(nèi)容之一,對企業(yè)能否保持穩(wěn)定運(yùn)營有著決定性作用。隨著行業(yè)發(fā)展水平不斷提升,企業(yè)之間的競爭也愈發(fā)激烈。財(cái)務(wù)管理信息化體系的構(gòu)建,對醫(yī)藥流通企業(yè)而言,是提升內(nèi)部管理質(zhì)量、強(qiáng)化工作效率、保障會計(jì)信息真實(shí)性、強(qiáng)化行業(yè)競爭實(shí)力的必然選擇。醫(yī)藥流通企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進(jìn)現(xiàn)代化管理思維,正確處理財(cái)務(wù)關(guān)系,充分發(fā)揮各業(yè)務(wù)板塊協(xié)同效應(yīng),提升內(nèi)部資源配置水平,于當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)形勢下,保持健康穩(wěn)定運(yùn)營。
傳統(tǒng)管理模式下,醫(yī)藥流通企業(yè)為滿足下游客戶需求,業(yè)務(wù)線分板塊獨(dú)立運(yùn)營,缺乏應(yīng)有的協(xié)同性,與此同時,同一家客戶受產(chǎn)品細(xì)分化影響,需企業(yè)多個業(yè)務(wù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)支撐工作開展。在此背景下,各個業(yè)務(wù)體系存在數(shù)據(jù)共享不足、數(shù)據(jù)孤島狀況嚴(yán)重等問題,使得企業(yè)管理高度分權(quán),數(shù)據(jù)離散化問題嚴(yán)重,在一定程度上阻礙了企業(yè)資源配置水平提升,資產(chǎn)利用率下降。為契合醫(yī)藥行業(yè)發(fā)展需求,逐步推進(jìn)優(yōu)化區(qū)域布局、安全便利的現(xiàn)代化藥品流通運(yùn)營體系形成,強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),依托信息化管理平臺,實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)平臺數(shù)據(jù)共享,充分發(fā)揮各業(yè)務(wù)板塊協(xié)同效應(yīng)。
醫(yī)藥流通行業(yè)作為關(guān)乎民生大計(jì)的基礎(chǔ)性行業(yè),擁有較為規(guī)范成熟的監(jiān)督管理體系。同時,“兩票制”等政策的實(shí)施對醫(yī)藥流通企業(yè)影響較大,加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險控制、積極適應(yīng)政策環(huán)境已經(jīng)成了醫(yī)藥流通企業(yè)經(jīng)營管理進(jìn)程中必須關(guān)注的問題。通過財(cái)務(wù)信息化可以聯(lián)通企業(yè)內(nèi)外,及時獲取外部訊息,包括行業(yè)政策信息、供應(yīng)鏈上下游信息等,并幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的實(shí)時監(jiān)督管控,為風(fēng)險防控工作的開展奠定良好的基礎(chǔ),進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)藥企業(yè)風(fēng)險控制能力。
醫(yī)藥流通企業(yè)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算模式下存在整體供應(yīng)鏈與財(cái)務(wù)核算脫節(jié)的問題,滯后程度較高。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)記賬式財(cái)務(wù)核算已然難以滿足企業(yè)業(yè)財(cái)一體化發(fā)展需求,財(cái)務(wù)職能的轉(zhuǎn)型升級,促使其亟須實(shí)現(xiàn)技術(shù)的更新優(yōu)化。因此,醫(yī)藥流通企業(yè)亟須推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),依托于信息化系統(tǒng),推動財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)變,借助先進(jìn)的信息化技術(shù)改變財(cái)務(wù)記賬模式,推動其向全供應(yīng)鏈、全供應(yīng)鏈向全價值鏈轉(zhuǎn)型,助力醫(yī)藥流通企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級,強(qiáng)化資源整合水平,提升利用率,助力企業(yè)健康發(fā)展。
數(shù)據(jù)管理主要用于對醫(yī)藥流通企業(yè)核心業(yè)務(wù)實(shí)體進(jìn)行描述,主要包含員工、資產(chǎn)、銀行賬戶、客戶、供應(yīng)商、庫存以及公共的分類體系、編碼體系等公共屬性與基本檔案,是醫(yī)藥流通企業(yè)已存在且涉及價值鏈核算業(yè)務(wù)流程的各IT系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
為保障藥品采購的質(zhì)量以及安全性,基于GSP規(guī)范要求,醫(yī)藥流通企業(yè)需構(gòu)建完善的供應(yīng)商審計(jì)流程,并實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商管理檔案的建立健全,包含評估情況、資質(zhì)證明、質(zhì)量管理體系情況等,同時還應(yīng)當(dāng)定期開展供應(yīng)商審計(jì)評估活動。
1.供應(yīng)商資質(zhì)審批
醫(yī)藥流通企業(yè)可基于政策規(guī)定及自身管理需求,對供應(yīng)商需提供的證照類型進(jìn)行靈活維護(hù),并落實(shí)嚴(yán)格的供應(yīng)商證照效期管理,合理控制供應(yīng)商供貨范圍。在信息化系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)預(yù)警功能模塊的優(yōu)化,提供供應(yīng)商證照到期預(yù)警功能,自動提供相關(guān)用戶,及時通知供應(yīng)商更新證照,或采取其他合理措施處理到期問題。
2.供應(yīng)商評估
借助供應(yīng)商管理,能夠充分明確供應(yīng)商存貨價格、交貨情況以及交貨質(zhì)量等,同時還能開展綜合分析工作,準(zhǔn)確判斷供應(yīng)商對企業(yè)的重要性,優(yōu)先安排采購付款,幫助企業(yè)選擇價格低廉、質(zhì)量優(yōu)異、供貨及時的供應(yīng)商進(jìn)行合作。
基于醫(yī)藥流通企業(yè)銷售策略,建立符合企業(yè)運(yùn)營需要的營銷渠道體系,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對于各級銷售渠道直至三大終端的庫存、購進(jìn)以及銷售流向?qū)崿F(xiàn)全面管控,并對各級渠道與終端的銷售情況及變化趨勢進(jìn)行動態(tài)管控,實(shí)現(xiàn)營銷活動執(zhí)行效果的監(jiān)督,為企業(yè)評估及產(chǎn)品策略調(diào)整提供支撐依據(jù)。
1.價格管理
藥品價格較為復(fù)雜,同一種商品可能受客戶形態(tài)、渠道、地區(qū)等多種因素影響,導(dǎo)致定價方式不同,需針對不同客戶定價策略產(chǎn)生相應(yīng)的價格??舍槍ν划a(chǎn)品、不同客戶、不同區(qū)域等設(shè)置不同的價格,更為靈活地應(yīng)對當(dāng)前市場需求,實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品市場競爭力的有效提升,保障銷售業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。
2.信用管理
銷售信用系統(tǒng),通過維護(hù)客戶收款、信用額度、賬期等相關(guān)數(shù)據(jù),在關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程中落實(shí)信用額度及賬期檢查工作,實(shí)現(xiàn)事前有效規(guī)避信用風(fēng)險。醫(yī)藥流通企業(yè)可基于自身管理需求,設(shè)置信用控制對象、控制維度、控制層次等,實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的合理降低[1]。
3.流向管理
通過渠道流程充分反映二級經(jīng)銷商、藥店等收發(fā)存變動狀況??砂醇冧N價格、參考成本等對庫存價值進(jìn)行準(zhǔn)確反映。清晰記錄流向路徑,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)追溯,提供渠道現(xiàn)存量及可用量查詢統(tǒng)計(jì)。
現(xiàn)階段醫(yī)藥流通企業(yè)存在較為明顯的營銷能力高于物流能力的狀況,為改變物流問題阻礙企業(yè)發(fā)展的狀況,需充分借鑒發(fā)達(dá)國家較為成熟、先進(jìn)的倉儲管理經(jīng)驗(yàn),借助現(xiàn)代化物流設(shè)備以及技術(shù)、信息化管理體系等,打造現(xiàn)代化物流中心,在醫(yī)藥流通企業(yè)運(yùn)營過程中構(gòu)建高效的物流運(yùn)作體系,實(shí)現(xiàn)訂單處理速度及物流周轉(zhuǎn)效率的全面提升,盡可能降低損耗及物流成本,避免差錯,進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)市場競爭力。
隨著ERP系統(tǒng)的不斷成熟深化,B2B電子商務(wù)作為新型商務(wù)運(yùn)營模式,逐漸成為企業(yè)信息化的必然選擇,越來越多的醫(yī)藥企業(yè)在信息化時代背景下,以核心企業(yè)為主體,實(shí)現(xiàn)上游供應(yīng)商、下游經(jīng)銷商的整合,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上交易、電子支付等各類商務(wù)活動。
現(xiàn)代化電子商務(wù)模式,將關(guān)注重點(diǎn)放在企業(yè)供應(yīng)鏈管理方面的競爭,通過搭建B2B分銷等統(tǒng)一電子商務(wù)平臺,與企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)整合,幫助企業(yè)更好地整理各類銷售渠道,更好地適應(yīng)市場變化,滿足需求,降低采購成本。以電子銷售為例,電子銷售系統(tǒng)作為高效規(guī)范的B2B在線交易平臺,能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)銷商分銷網(wǎng)絡(luò)的全面管理,整合企業(yè)總部、分銷機(jī)構(gòu)、物流運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)資源,打造自動化分銷及服務(wù)管理體系,實(shí)現(xiàn)醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)鏈的整體協(xié)調(diào)。下游經(jīng)銷商、客戶可實(shí)現(xiàn)在線自助數(shù)據(jù)查詢、在線訂單交易、配送查詢等功能,切實(shí)提升客戶服務(wù)水平,有效降低運(yùn)營成本。
醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)當(dāng)基于財(cái)務(wù)核算體系重構(gòu)目標(biāo),推動業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)流程優(yōu)化改進(jìn),助力企業(yè)信息化建設(shè)水平全面提升,進(jìn)一步強(qiáng)化財(cái)務(wù)作為風(fēng)險控制關(guān)鍵部門的職責(zé)能力,在企業(yè)內(nèi)部搭建科學(xué)有效的信息化系統(tǒng)?;趦?nèi)部控制視角,保障崗位設(shè)置合理,促進(jìn)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)控制、管理、協(xié)同、監(jiān)督等優(yōu)勢充分發(fā)揮,實(shí)現(xiàn)企業(yè)風(fēng)險控制能力強(qiáng)化,為后續(xù)績效管理、決策制定工作開展提供強(qiáng)有力的支撐[2]。
基于醫(yī)藥流通企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù),實(shí)現(xiàn)醫(yī)藥板塊商品事業(yè)線內(nèi)控關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)技術(shù)控制分析工作的充分落實(shí),對醫(yī)藥流通企業(yè)運(yùn)營管理需求進(jìn)行明確,對現(xiàn)有財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)控制節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)狀況開展全方位分析,保障其滿足后期財(cái)務(wù)核算軟件控制需求。針對缺乏控制節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)的系統(tǒng),可基于企業(yè)實(shí)際工作開展需求,在后期與第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作,通過二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)節(jié)點(diǎn)控制,助力信息化系統(tǒng)價值全面發(fā)揮[3]。
與醫(yī)藥行業(yè)中具備高質(zhì)量、高信譽(yù)度的信息化系統(tǒng)服務(wù)商,維持長期良好的溝通合作機(jī)制,對產(chǎn)品功能進(jìn)行全面了解,提供滿足企業(yè)經(jīng)營需求的業(yè)財(cái)一體化解決方案,明確該路徑實(shí)施過程中的最大制約因素。對醫(yī)藥流通企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展而言,醫(yī)藥耗材、器械供應(yīng)市場等,均存在一定的限制性。通過調(diào)研分析工作的充分落實(shí),可以明確部分區(qū)域性市場政府監(jiān)管均為指定供應(yīng)渠道管理集成系統(tǒng)。在此背景之下,醫(yī)藥流通企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分考量行業(yè)軟件供應(yīng)鏈系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算決策支持系統(tǒng)的聯(lián)通與集成,重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中可能存在的風(fēng)險以及風(fēng)險的可控性。
對醫(yī)藥流通企業(yè)運(yùn)營現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析,綜合考量信息化系統(tǒng)服務(wù)商所提供的產(chǎn)品類型與企業(yè)業(yè)務(wù)形態(tài)的匹配程度。明確各產(chǎn)品類型在運(yùn)營過程中的側(cè)重點(diǎn),基于企業(yè)業(yè)務(wù)及內(nèi)部管理需求,充分考量戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型調(diào)整下企業(yè)未來發(fā)展趨勢,并結(jié)合企業(yè)成本投入因素,選擇合適的信息化產(chǎn)品。
醫(yī)藥流通企業(yè)整體ERP信息化系統(tǒng)上線前,需基于財(cái)務(wù)核算及供應(yīng)鏈對接要求,對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性進(jìn)行全面確認(rèn),保障ERP系統(tǒng)上線投入使用后數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性,為醫(yī)藥流通企業(yè)決策制定提供良好數(shù)據(jù)支撐[4]。保障部門協(xié)同性以及內(nèi)部與控制設(shè)計(jì)的有效性,企業(yè)內(nèi)部信息化系統(tǒng)的建立,需基于科學(xué)有效的內(nèi)部控制體系之上,首先應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)部門職能權(quán)限的準(zhǔn)確劃分,結(jié)合信息化系統(tǒng)運(yùn)營需求匹配相應(yīng)的崗位職能。對現(xiàn)行人力資源管理體系進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn),確保關(guān)鍵崗位員工職能劃分的合理性。在企業(yè)內(nèi)部針對財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)加大宣傳力度,幫助員工明確其積極作用。
(1)為保障信息化系統(tǒng)方案選擇的科學(xué)性與合理性,充分落實(shí)前期調(diào)研分析工作,組織相關(guān)部門成立包含財(cái)務(wù)人員、商務(wù)人員、倉庫人員在內(nèi)的臨時項(xiàng)目組,由醫(yī)藥流通企業(yè)總經(jīng)理兼任項(xiàng)目組組長,在對數(shù)據(jù)進(jìn)行全面梳理的同時,全面評估現(xiàn)有流程執(zhí)行的合理性、崗位設(shè)置的科學(xué)性等內(nèi)容,對于差異項(xiàng)落實(shí)持續(xù)跟蹤,在信息化系統(tǒng)建設(shè)工作推進(jìn)后,也需持續(xù)推進(jìn)監(jiān)督工作,保障各項(xiàng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
(2)在財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)構(gòu)建前,基于醫(yī)藥流通企業(yè)運(yùn)營現(xiàn)狀,與實(shí)施團(tuán)體開展研究討論,針對信息化系統(tǒng)內(nèi)部控制組織架構(gòu)進(jìn)行重新設(shè)計(jì),確保其滿足企業(yè)各項(xiàng)工作開展需求。
(3)合理分析員工崗位職責(zé),與企業(yè)人力資源部門進(jìn)行協(xié)同合作,實(shí)現(xiàn)醫(yī)藥流通企業(yè)內(nèi)部資源的調(diào)整優(yōu)化,為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作推進(jìn)提供良好的支撐。
(4)落實(shí)前期宣傳培訓(xùn)活動,在企業(yè)內(nèi)部借助各個平臺,宣傳財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的積極作用,實(shí)現(xiàn)企業(yè)全員在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的必要性、緊迫性、有效性方面達(dá)成共識。在實(shí)踐過程中,各部門應(yīng)當(dāng)積極開展專業(yè)化實(shí)操培訓(xùn)以及考核工作,以便更好地應(yīng)對各供應(yīng)鏈模塊上線后的工作。財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)投入使用后,還需充分落實(shí)信息化系統(tǒng)實(shí)際驗(yàn)收工作,確保信息化系統(tǒng)建設(shè)能夠按照預(yù)期目標(biāo)投入使用,發(fā)揮應(yīng)有價值,助力醫(yī)藥流通企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康穩(wěn)定發(fā)展[5]。
醫(yī)藥流通企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作的全面推進(jìn),需高素質(zhì)專業(yè)人才積極參與,才能保障系統(tǒng)建設(shè)工作的順利進(jìn)行。企業(yè)不僅應(yīng)當(dāng)樹立正確的財(cái)務(wù)管理信息化認(rèn)知,還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化自身復(fù)合型人才儲備,強(qiáng)化員工綜合素質(zhì),保障各項(xiàng)工作的有序落實(shí)。
首先,優(yōu)化企業(yè)現(xiàn)行人才引進(jìn)機(jī)制,明確招聘標(biāo)準(zhǔn),大力引進(jìn)高素質(zhì)人才,實(shí)現(xiàn)當(dāng)前工作隊(duì)伍綜合素質(zhì)優(yōu)化。
其次,針對財(cái)務(wù)人員工作落實(shí)過程中存在的不足之處,定期開展具有針對性的教育培訓(xùn)活動,合理設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容,不僅應(yīng)當(dāng)涉及財(cái)務(wù)專業(yè)知識技能,還應(yīng)當(dāng)涉及稅法、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等內(nèi)容,切實(shí)提升員工專業(yè)技能。
最后,重視財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)及考核工作的落實(shí),在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行老帶新機(jī)制,幫助員工更快適應(yīng)當(dāng)前工作模式,提升團(tuán)隊(duì)整體工作水平。此外,還應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部獎懲機(jī)制的完善優(yōu)化,充分落實(shí)績效考核工作,確??己酥笜?biāo)設(shè)置的科學(xué)性,保障考核結(jié)果的公平公正,合理利用考核結(jié)果,與員工薪酬福利體系及職位晉升相關(guān)聯(lián),一方面促進(jìn)員工工作積極性的有效提升,另一方面強(qiáng)化員工財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)認(rèn)知,確保員工思維意識及綜合素養(yǎng)滿足現(xiàn)代化醫(yī)藥流通企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要求[6]。
醫(yī)藥流通企業(yè)全員應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)思維觀念的轉(zhuǎn)變,明確財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的積極作用,培育專業(yè)人才,積極開發(fā)引進(jìn)財(cái)務(wù)軟件。在實(shí)際的工作推進(jìn)過程中,首先對醫(yī)藥流通企業(yè)現(xiàn)行管理模式及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理,明確工作落實(shí)需求,有針對性地引進(jìn)財(cái)務(wù)軟件,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理人員工作效率的全面提升。為各職能部門交流溝通提供良好平臺,進(jìn)一步強(qiáng)化部門融合度,改變傳統(tǒng)模式下各職能部門各自為政的工作狀態(tài)。其次,正確認(rèn)知信息化系統(tǒng)應(yīng)用可能導(dǎo)致的信息泄露風(fēng)險。為實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)傳輸效率及質(zhì)量的強(qiáng)化,難以避免信息數(shù)據(jù)風(fēng)險的存在,針對此問題,企業(yè)應(yīng)當(dāng)樹立高度認(rèn)知,推動財(cái)務(wù)管理人員與專業(yè)IT機(jī)構(gòu)共同協(xié)作,針對企業(yè)工作落實(shí)需求,開發(fā)改進(jìn)軟件技術(shù)。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)融合,加快企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共建共享,為企業(yè)決策制定、未來發(fā)展形勢預(yù)測等提供良好的支撐。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展,醫(yī)藥流通企業(yè)迎來了全新的發(fā)展機(jī)遇,電子商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的全面普及,使得醫(yī)藥流通企業(yè)生存環(huán)境產(chǎn)生極大的改變。在此背景之下,醫(yī)藥流通企業(yè)為更好地適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)形勢變化,需積極推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),引進(jìn)現(xiàn)代化管理思維,強(qiáng)化全員認(rèn)知,基于企業(yè)運(yùn)營管理現(xiàn)狀,搭建具備企業(yè)經(jīng)營特點(diǎn)的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)。在實(shí)際的應(yīng)用過程中,提升員工綜合素質(zhì),完善各項(xiàng)管理機(jī)制,保障工作流程的規(guī)范性,充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)優(yōu)勢,助力醫(yī)藥流通企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量強(qiáng)化,維護(hù)穩(wěn)定運(yùn)營。