成東南，寸常興，楊 薈

1.普洱學(xué)院，云南 普洱 665000；2.保山學(xué)院，云南 保山 678000

地方院校檔案管理工作是反映每個地州院校發(fā)展歷史、辦學(xué)水平的基礎(chǔ)工作，是衡量每個地州院校管理水平的一個重要標(biāo)志。地方院校的檔案管理體制機構(gòu)是指院校檔案管理體制機構(gòu)（行政管理、事業(yè)管理）的設(shè)置、隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍等組織制度。檔案管理體制機構(gòu)的設(shè)置是否合理科學(xué)，將直接影響地方高等院校檔案管理工作的創(chuàng)新和資源整合以及信息開發(fā)等。

1 地方高校檔案管理體制機構(gòu)現(xiàn)狀

隨著我國高等教育的快速發(fā)展，面對種類繁多數(shù)量龐大的各類載體文件材料，作為地方院?；A(chǔ)管理中組成部分之一的檔案管理工作，也因此迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)。

1.1 依附于黨委辦公室、校長辦公室、黨政辦公室的檔案科室

建校至升本以來，有的地方院校檔案管理工作，一直沒什么變化。所設(shè)檔案室是黨委辦公室、校長辦公室、黨政辦公室的一個附屬科室，有的地方院校配備專職檔案員1 人；有的地方院校配備專職檔案員2 人，并將文書處理機要員劃入到檔案管理工作行列；還有的地方院校檔案管理工作只是黨委辦公室、校長辦公室、黨政辦公室其他崗位的工作人員兼任；還有的地方院校專職檔案員1 人身兼多職，既要管理學(xué)校辦公室各類公章，還要做文書處理工作，有時也會被安排幫忙校對、審核文件等其他工作。由于實行的是傳統(tǒng)檔案管理模式（由檔案室統(tǒng)一立卷歸檔制度），常常是自己的檔案工作沒有時間去做，只能利用晚上時間加班加點整理檔案，每年檔案管理經(jīng)費靠臨時撥付，有時不撥付。檔案管理工作中歸檔最多的是文書、教學(xué)、財會這三大類檔案，但還存有一些各職能部門的各類檔案等。許多高校的檔案管理業(yè)務(wù)工作一直沒有行政行使權(quán)，常常處于信息不靈和被動狀況。

1.2 隸屬學(xué)校黨委辦公室、校長辦公室、黨政辦公室檔案管理體制機構(gòu)

建校至升本以來，有的地方院校檔案管理體制機構(gòu)做了適當(dāng)調(diào)整，但調(diào)整不到位。雖然設(shè)置檔案館、綜合檔案室、檔案科，但還是將檔案管理體制機構(gòu)隸屬學(xué)校黨委辦公室、校長辦公室、黨政辦公室，檔案管理體制機構(gòu)設(shè)置雖然屬于行政管理單位，但一般都是學(xué)校黨委辦公室、校長辦公室、黨政辦公室副職兼任；有的地方院校檔案管理模式已經(jīng)轉(zhuǎn)型，實行各部門立卷歸檔制度；有的地方院校檔案管理模式一直延續(xù)實行傳統(tǒng)檔案管理模式（由檔案部門統(tǒng)一立卷歸檔制度）。實行各部門立卷歸檔制度的現(xiàn)有情況是：要求各職能部門歸檔時常常受到影響，有的職能部門找借口拖延歸檔時間，還有各職能歸檔部門兼職檔案員調(diào)換很平凡，有的剛剛學(xué)會做檔案工作，就換崗，故收集、整理和歸檔工作因此受到影響。實行傳統(tǒng)檔案管理模式現(xiàn)有情況是：在收集中，有的地方院校的職能部門不按照歸檔范圍規(guī)定的要求，將屬于該收集文件材料和不需要收集文件材料一塊交進來，增加專職檔案員的鑒定工作量；還有的地方院校的職能部門找借口拖延收集移交時間，造成檔案文件收集不齊全、不完整，直接影響文件資料整理工作，造成檔案上架排列一再拖延的現(xiàn)象。

1.3 隸屬圖書館的檔案管理體制機構(gòu)

建校至升本以來，有的地方院校檔案管理體制機構(gòu)隸屬圖書館，屬于圖書館下的一個科、館。檔案管理體制機構(gòu)采用管理模式有兩種: 一種是傳統(tǒng)檔案管理模式（由檔案科、檔案館統(tǒng)一立卷歸檔制度）；另一種是檔案管理模式實行各職能部門立卷歸檔制度。但由于各地方院校圖書館都是教輔單位，檔案科、檔案館沒有行政管理權(quán)，在開展各種檔案事務(wù)和業(yè)務(wù)工作中常常是阻礙重重。

在經(jīng)費劃撥上，檔案管理體制機構(gòu)處于相當(dāng)尷尬地位。教育部2004 年2 月明文規(guī)定高等學(xué)校圖書館館藏量是作為普通高等學(xué)校辦學(xué)基本條件之一[1]，全國各高等院校為保證辦學(xué)質(zhì)量，每年都為圖書館設(shè)有專門專項管理經(jīng)費，地方院校圖書館也這樣。但作為反映每個地州院校發(fā)展歷史，辦學(xué)水平的基礎(chǔ)性、支撐性的檔案管理工作，就沒有這么好機遇。每年各地方院校只有在保證圖書館圖書經(jīng)費夠用的情況下，剩余經(jīng)費才給檔案管理體制機構(gòu)（檔案科、檔案館），檔案管理工作常處于邊緣化和被遺忘角落。

2 解決地方高校檔案管理體制機構(gòu)的建議

各地方院校應(yīng)結(jié)合學(xué)校檔案工作發(fā)展需要，分析新情況，解決新問題，準(zhǔn)確把握新時代賦予檔案工作新使命，不斷推動地方院校檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.1 采取的具體措施方法

應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及《全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十二五” 規(guī)劃》《全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十三五” 規(guī)劃》等內(nèi)容[2-6]，結(jié)合地方院校辦學(xué)發(fā)展規(guī)模的實際情況，抓緊時間，摸清檔案管理的家底，搞好調(diào)研工作，專門設(shè)置地方院校檔案館，主要負責(zé)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、永久保存、提供利用和檔案信息開發(fā)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時，專門成立檔案工作委員會和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)委員會，充分發(fā)揮檔案工作委員會和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)委員會的牽頭抓的作用。配備一定比例的專兼職檔案員，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，完善地方院校檔案規(guī)章制度和檔案管理工作應(yīng)用手冊。在檔案管理工作中，以制度建設(shè)為保障，嚴(yán)格實行部門立卷歸檔制度，嚴(yán)格執(zhí)行 “三納入” “四同步” “四參加” 的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行行政處罰辦法，實行以績效掛鉤形式，將地方院校檔案管理工作融入到各職能部門工作職責(zé)范圍；地方院校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該按照 “一崗雙責(zé)” 和 “誰主管，誰負責(zé)” 的要求，認真執(zhí)行檔案管理工作責(zé)任制，努力構(gòu)建權(quán)責(zé)明晰，逐級負責(zé)、層層落實的檔案管理工作責(zé)任體系。確立把 “檔案管理工作責(zé)任制” 作為抓手，構(gòu)建檔案管理的工作思路和工作目標(biāo)。每年年底，由各地方院校領(lǐng)導(dǎo)帶隊，深入到院校屬各單位，以聽匯報、檢查檔案整理為主，總結(jié)評議等方式，對簽訂責(zé)任書的院校基層各單位進行了檔案檢查考核，成績較好部門給予表彰獎勵。各高校只有深化管理體制改革，積極主動接受上級主管的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，才能順利保證檔案工作的正常有序的開展。

2.2 創(chuàng)新教育方式

結(jié)合各地方院校檔案工作實際情況，強調(diào)檔案管理工作是一項嚴(yán)肅的政治工作，要求專兼職檔案員必須具有較高的政治思想素質(zhì)。應(yīng)當(dāng)將專兼職檔案員的教育列入重要的議事日程，制訂周密的學(xué)習(xí)計劃，編寫地方院校檔案基礎(chǔ)知識講座的培訓(xùn)課件、地方檔案管理工作指南講座的培訓(xùn)課件、地方檔案管理軟件操作指南的培訓(xùn)課件，組織對地方院校專兼職檔案員進行培訓(xùn)。列舉并現(xiàn)場操作需要歸檔文件材料的裝訂方法，掃描方法、錄入檔案管理系統(tǒng)著錄方法等內(nèi)容，加深專兼職檔案員從理性認識到感性認識的程度[7]。盡可能創(chuàng)造一些機會，給予專兼職檔案員多參加不同類型和不同層次的學(xué)習(xí)班、研討班，多提供參與參觀、交流的機會，要求檔案管理人員增強自身政治學(xué)習(xí)和國家檔案法律法規(guī)及業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備的操作技能，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識，不斷拓寬知識面，提高自身業(yè)務(wù)能力。地方院校還應(yīng)該運用各種傳播媒體、各種會議、各類展覽、校史館等廣泛開展檔案宣傳教育活動，讓各級領(lǐng)導(dǎo)和教職工及學(xué)生充分認識檔案對國家、單位、個人的重要性，增強各級領(lǐng)導(dǎo)、教職工、學(xué)生的檔案意識。

2.3 完善管理手段

2.3.1 加大檔案經(jīng)費投入，完善檔案管理設(shè)備設(shè)施

合理選擇檔案庫址，做到檔案管理辦公地點的辦公室、查閱室、庫房三分開；逐年增加經(jīng)費投入，每年由檔案館列出做好檔案管理工作急需檔案管理經(jīng)費的預(yù)算，詳細說明需要購買的檔案管理專用設(shè)備設(shè)施、檔案用品和其它管理費用，請示分管校領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)開會討論決定，審核批復(fù)后并納入財務(wù)預(yù)算。配置檔案管理設(shè)備設(shè)施，如計算機、密集架、防磁柜、溫濕計、打印機、復(fù)印機、刻錄機、掃描儀、數(shù)碼照相機等設(shè)備；配置防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體等必要設(shè)施。

結(jié)合各地方院校發(fā)展規(guī)模的實際情況，選購適合的檔案管理系統(tǒng)軟件。通過使用該軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)地方院校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、利用、編研各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)檔案管理工作自動化。

2.3.2 重視專兼職檔案員的待遇

對長期接觸有毒有害物質(zhì)的專兼職檔案員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護措施，防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并按照有關(guān)規(guī)定予補助。同時，還應(yīng)積極做好專兼檔案員職務(wù)職稱的評聘工作，為他們提供良好的工作氛圍和條件，提高他們對檔案工作積極性。

2.3.3 加強檔案工作的信息化管理

建立資源數(shù)據(jù)庫管理是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)。首先，應(yīng)優(yōu)化各地方院校檔案庫房館藏，將各地方院校各類館藏重要檔案，按照年代、紙質(zhì)載體、檔案破損情況等從近至遠進行修補，應(yīng)用復(fù)印機、數(shù)碼相機、掃描儀、錄音設(shè)備等方法進行復(fù)印、拍照、掃描、錄音；應(yīng)用檔案管理軟件系統(tǒng)錄入（著錄）電子條目，上傳電子文件，建立各類檔案數(shù)據(jù)庫。其次，通過接收各職能部門歸檔電子文件和電子檔案，將其轉(zhuǎn)化PDF、JPG 等格式，上傳轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)庫。再次，結(jié)合和利用校園數(shù)字化平臺開展檔案信息化建設(shè)。依托校園網(wǎng)將檔案管理系統(tǒng)與各職能部門系統(tǒng)（如OA 系統(tǒng)、財會管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等）進行無縫連接，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，不斷開發(fā)整合檔案資源，實現(xiàn)檔案資源共享的目的。

3 結(jié)語

總之，各地方院校應(yīng)該借此東風(fēng)，對檔案管理體制機構(gòu)提出合理化的改進措施，加快完成檔案管理各項基礎(chǔ)工作，傳承學(xué)校建設(shè)、發(fā)展、辦學(xué)過程的歷史，為檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化奠定堅實的基礎(chǔ)。