張德良 山東泰開電力工程有限公司

徐 麗 華通建設(shè)發(fā)展集團(tuán)有限公司

1 前言

目前，我國很多建筑工程在招投標(biāo)階段的合同管理方面都存在問題，各種問題導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)增大，還帶來了其他方面的影響，嚴(yán)重制約行業(yè)的健康發(fā)展。在這一基礎(chǔ)上，如何優(yōu)化建筑工程招投標(biāo)階段的合同管理工作，就成為一項(xiàng)值得思考的問題，有必要展開相關(guān)研究。

2 招投標(biāo)與合同管理的關(guān)系及合同管理工作的意義

2.1 招投標(biāo)與合同管理的關(guān)系

建筑工程的招投標(biāo)階段與相關(guān)合同管理之間的關(guān)系密不可分，諸如招投標(biāo)文件的基本內(nèi)容中，就包含了合同管理方面的一些基礎(chǔ)條款，同時(shí)，合同管理內(nèi)容也基本按照招投標(biāo)的項(xiàng)目實(shí)際需求來設(shè)定。這樣才能通過合同管理，保障建筑工程項(xiàng)目能夠順利落實(shí)。諸如招投標(biāo)中項(xiàng)目要求在若干時(shí)間內(nèi)竣工，在合同中就應(yīng)當(dāng)有明確的工期時(shí)間限制、工期超標(biāo)責(zé)任歸屬等內(nèi)容，管理工作將按照合同內(nèi)容展開。在這一基礎(chǔ)上，良好的合同管理，可以促進(jìn)建筑工程招投標(biāo)工作順利完成，兩者直接有相輔相成的密切關(guān)系[1]。

2.2 合同管理工作的意義

招投標(biāo)階段的合同管理工作，主要是為了保障多方按照合同條款履約。因此，如果沒有做好合同管理工作，就可能導(dǎo)致某一方在項(xiàng)目建設(shè)過程中出現(xiàn)違約的現(xiàn)象，又或者帶來一些合同陷阱，使得某一方陷入風(fēng)險(xiǎn)，故做好合同管理工作具有規(guī)避違約影響、降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重要意義。例如，在建筑工程施工組織角度上，若沒有做好合同管理工作，出資方就可能會(huì)用各種借口拖欠項(xiàng)目款項(xiàng)，導(dǎo)致組織無法得到應(yīng)有收益；同時(shí)因?yàn)楹贤嬖谌毕?，所以組織很難對(duì)出資方追責(zé)，款項(xiàng)長期拖欠會(huì)給組織造成無盡的麻煩，整體陷入巨大風(fēng)險(xiǎn)，而做好合同管理工作是避免組織陷入風(fēng)險(xiǎn)的最好方法。

3 招投標(biāo)階段合同管理工作的常見問題

3.1 招標(biāo)文件與合同管理無關(guān)聯(lián)

目前來看，一些招標(biāo)組織在招投標(biāo)階段過于注重招標(biāo)文件的質(zhì)量，忽略了合同與招標(biāo)文件之間的關(guān)系，因此，導(dǎo)致招標(biāo)文件編制時(shí)沒有涵蓋所有合同內(nèi)容，使得招標(biāo)文件與合同管理關(guān)聯(lián)性減弱，甚至存在無關(guān)聯(lián)的現(xiàn)象。這一情況下，如果建筑工程項(xiàng)目后期出現(xiàn)了問題，招標(biāo)方就很難合理追究施工方責(zé)任，原因在于招標(biāo)文件內(nèi)沒有對(duì)應(yīng)的內(nèi)容，施工方會(huì)以此為由進(jìn)行推脫。

3.2 招投標(biāo)管理機(jī)制不健全

目前，我國針對(duì)建筑工程施工主體提出了明確的合同備案規(guī)定，旨在約束招投標(biāo)階段的各種違規(guī)、不合理行為，但規(guī)定的提出沒有得到相關(guān)組織的重視，原因就在于部分組織沒有根據(jù)規(guī)定，建立健全的招投標(biāo)管理機(jī)制，諸如一些組織為了更好地達(dá)成合作，不選擇進(jìn)行合同備案，這種情況下，如果發(fā)生違規(guī)或其他不合理現(xiàn)象，無法得到有效處理，且不進(jìn)行合同備案等類似行為，容易助長行業(yè)的“歪風(fēng)邪氣”，比如具有隱瞞、欺詐等惡性競爭行為，又或者是履約法律糾紛問題頻發(fā)等[2]。

3.3 招投標(biāo)文件規(guī)范性不足

理論上為了更好地完成招投標(biāo)，招標(biāo)方與投標(biāo)方都應(yīng)當(dāng)編制足夠規(guī)范的招投標(biāo)文件。但現(xiàn)實(shí)情況來看，很多招投標(biāo)文件都存在規(guī)范性不足的問題，諸如文件內(nèi)容不夠清晰，權(quán)責(zé)邊界模糊等，這對(duì)后期展開的合同管理工作有很大的影響，即管理人員很難根據(jù)模糊的內(nèi)容來執(zhí)行管理工作，大部分情況下都無法順利解決糾紛。造成這一現(xiàn)象的主要原因在于“代理機(jī)構(gòu)”的泛濫，即現(xiàn)代很多招標(biāo)與投標(biāo)方，在編制招投標(biāo)文件方面都會(huì)選擇讓代理機(jī)構(gòu)“代寫”，之所以做出這樣的選擇，是因?yàn)榇頇C(jī)構(gòu)的介入能夠縮短自身的工作時(shí)間，也能解決組織人力資源成本，但這種方式是導(dǎo)致招投標(biāo)規(guī)范性不足的根本原因。

第一，不同代理機(jī)構(gòu)的文件編制水平存在差異。招標(biāo)方與投標(biāo)方很可能選擇了水平過低的代理機(jī)構(gòu)，因此編制的招投標(biāo)文件，難免會(huì)存在規(guī)范性不足或者其他嚴(yán)重問題。諸如，某代理機(jī)構(gòu)并不了解建筑工程項(xiàng)目招投標(biāo)的相關(guān)法律規(guī)定，只是擅長寫作而已，該機(jī)構(gòu)編制的招投標(biāo)文件普遍存在法律法規(guī)上的缺陷，具有較大的風(fēng)險(xiǎn)。

第二，無論代理機(jī)構(gòu)的文件編制水平如何，其本身對(duì)于建筑工程項(xiàng)目以及招標(biāo)方、投標(biāo)方都不夠了解，因此難以寫出深層次的內(nèi)容，也容易引發(fā)文件不規(guī)范問題。

3.4 合同簽訂太過盲目

合同簽訂是合同管理中的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)組織應(yīng)當(dāng)慎重對(duì)待，需要在簽訂之前展開一系列的調(diào)查，確認(rèn)對(duì)方是否值得信賴。但現(xiàn)實(shí)情況中，一些招投標(biāo)組織的合同簽訂太過盲目，通常只要確認(rèn)招投標(biāo)文件、合同條款沒有明顯問題就會(huì)選擇簽訂合同。這種做法明顯忽略了對(duì)方是否值得信賴的問題，即一些招投標(biāo)組織本身的履約能力較差，本身并不值得信賴，但出于各種目的參與了建筑工程項(xiàng)目招投標(biāo)活動(dòng)，如果組織在不了解這些招投標(biāo)組織履約能力的情況下，與其簽訂了合同，就會(huì)增加承受風(fēng)險(xiǎn)的概率。

例如，某施工組織與一家招標(biāo)組織簽訂了合同，過程中并未了解該組織的履約能力，因此在項(xiàng)目接近尾聲的時(shí)候，該組織突然不支付款項(xiàng)，開始以各種理由推脫，一開始施工組織為了保障自身能夠順利履約，還是選擇繼續(xù)施工，但一段時(shí)間之后款項(xiàng)依然沒有到位，這時(shí)再尋找該組織卻沒有音訊，期間該施工組織承受了巨大經(jīng)濟(jì)損失。

4 招投標(biāo)階段合同管理工作的優(yōu)化策略及注意事項(xiàng)

4.1 招投標(biāo)階段合同管理工作的優(yōu)化策略

面對(duì)建筑工程招投標(biāo)階段合同管理工作的各種問題，相關(guān)組織要予以重視，意識(shí)到這些問題造成的影響，然后采用策略著手優(yōu)化。下文將提出一些針對(duì)性的優(yōu)化策略，以供存在對(duì)應(yīng)問題的組織參考。

4.1.1 完善內(nèi)部規(guī)范，做好招標(biāo)文件審查

首先，招標(biāo)文件與合同管理無關(guān)聯(lián)的問題，說明相關(guān)組織內(nèi)部規(guī)范不完善，因此解決問題的第一步，就是完善內(nèi)部規(guī)范，即相關(guān)組織應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部提出“招標(biāo)文件必須按照合同管理基本條款編制”的相關(guān)規(guī)定，并且提出對(duì)應(yīng)的處罰制度，明確權(quán)責(zé)歸屬。例如當(dāng)招標(biāo)文件出現(xiàn)與合同管理基本條款無關(guān)聯(lián)或關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)的情況，應(yīng)當(dāng)要求工作人員予以修改，如果多次修改未果，則要給予工作人員處罰，或者在招標(biāo)文件審查過后，發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件與合同管理基本條款無關(guān)聯(lián)、表述內(nèi)容不完整的現(xiàn)象，則要對(duì)審查人員給予處罰。

其次，著眼于招標(biāo)文件審查工作，部分組織并未建立專門的審查小組，因此沒有做好該項(xiàng)工作。故為了達(dá)成優(yōu)化目的，建議相關(guān)組織建立專門的審查小組，同時(shí)要保障該小組成員的專業(yè)性、設(shè)立小組工作監(jiān)督機(jī)制，即相關(guān)組織在組建審查小組時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇有豐富經(jīng)驗(yàn)、了解組織內(nèi)部情況的人員，然后成立審查部門，所有招標(biāo)文件編制完成后，都要經(jīng)過該部門審查，同時(shí)為了保障小組工作質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)要求該小組在每次審查通過之后，編寫審查報(bào)告，報(bào)告要定期提交給組織高層，經(jīng)過高層查閱后，若無問題招標(biāo)文件才可以投入實(shí)際應(yīng)用，期間組織高層就起到了監(jiān)督作用。

4.1.2 重視招投標(biāo)前期工作，積極做好合同備案

首先，招投標(biāo)管理機(jī)制不健全的問題在短時(shí)間內(nèi)無法解決，因此為了應(yīng)對(duì)這一問題帶來的影響，建議相關(guān)組織重視招投標(biāo)的前期工作，并按照現(xiàn)行法律規(guī)定、國家政策建立具有可行性的合同管理體系。以招標(biāo)工作為例，為了防止惡性競爭現(xiàn)象發(fā)生，招標(biāo)組織應(yīng)當(dāng)要求工作人員在制作招標(biāo)文件之前，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析，了解項(xiàng)目主要特點(diǎn)，然后在提出合理的評(píng)標(biāo)方法，如果條件允許還可以選擇公眾投標(biāo)方式，這樣能夠給建筑工程招標(biāo)工作提供更加客觀的反饋，以便招標(biāo)組織在招投標(biāo)階段對(duì)眾多合同做出選擇[3]。

其次，在國家提出的合同備案規(guī)定下，許多組織或許是出于“怕麻煩”等因素而選擇不進(jìn)行合同備案，該行為是導(dǎo)致惡性競爭行為出現(xiàn)的最主要原因之一。因此，為了從根本上杜絕這些行為發(fā)生，無論是招標(biāo)組織還是投標(biāo)組織，都應(yīng)當(dāng)積極做好合同備案，多方在這一方面要達(dá)成共識(shí)，拒絕任何形式的“不備案”理由。例如，某招標(biāo)組織與投標(biāo)組織在招投標(biāo)階段洽談?dòng)淇欤p方很快在口頭上達(dá)成了合作意愿，但由于招標(biāo)組織出于個(gè)人私利，向投標(biāo)組織提出了“陰陽合同”的提議，希望能夠用一份“假合同”去備案，再按照“真合同”展開項(xiàng)目工作，而投標(biāo)方迅速做出反應(yīng)，表示這種形式的合同會(huì)導(dǎo)致合同備案規(guī)定失效，故拒絕簽訂合同，其做法是正確的，值得效仿。

4.1.3 合理優(yōu)化文件編制模式

首先，招標(biāo)方、投標(biāo)方等相關(guān)組織在自身能力有限，或者確實(shí)需要提高工作效率的情況下，可以選擇代理機(jī)構(gòu)來“代寫”文件等材料，但這里建議相關(guān)組織不要盲目相信代理機(jī)構(gòu)的水平，理應(yīng)破除直接使用代寫文件進(jìn)行招投標(biāo)合同管理的模式，轉(zhuǎn)而采用代寫后進(jìn)行審查、補(bǔ)充的模式，該模式主要是先通過代理機(jī)構(gòu)來滿足大部分文件內(nèi)容編制需求，一定程度上也能提高工作效率，而在代理機(jī)構(gòu)編制了基本文件內(nèi)容后，相關(guān)組織一定要安排專人審查文件內(nèi)容。如果在其中發(fā)現(xiàn)了漏洞，或者文件內(nèi)容深度不足的問題，就要予以補(bǔ)充，補(bǔ)充時(shí)要結(jié)合組織自身情況展開工作，這樣能夠提高文件質(zhì)量，避免文件內(nèi)容不規(guī)范的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，考慮到不同代理機(jī)構(gòu)的水平不一，相關(guān)組織如果必須選擇“代寫”，就應(yīng)當(dāng)審查代理機(jī)構(gòu)的水平，盡可能擇優(yōu)而選[4]。

其次，在條件允許的情況下相關(guān)組織應(yīng)盡可能不選擇“代寫”，原因在于：一方面，選擇“代寫”會(huì)增加一筆費(fèi)用，同時(shí)代理機(jī)構(gòu)也無法保障文件內(nèi)容完善，還需要組織專人負(fù)責(zé)審查與補(bǔ)充；另一方面，即使依靠審查與補(bǔ)充也未必能夠保障文件內(nèi)容完善，容易遺漏掉一些細(xì)節(jié)，而往往合同管理問題就體現(xiàn)在各種細(xì)節(jié)上。故只要條件允許，不建議相關(guān)組織讓代理機(jī)構(gòu)代為編制文件，轉(zhuǎn)而要在內(nèi)部建立專門的文件編制部門，同時(shí)保持各部門溝通順暢，以便文件編制部門能夠在工作當(dāng)中獲得信息支持，提高文件的規(guī)范性。

4.1.4 強(qiáng)化合同管理力度，做好信息審查工作

盲目簽訂合同，說明相關(guān)組織的合同管理力度不足，因此相關(guān)組織要強(qiáng)化合同管理力度，具體策略包括以下幾點(diǎn)。

第一，相關(guān)組織必須嚴(yán)格把控合同簽訂的合理性，要求工作人員在合同簽訂之前與對(duì)方洽談，了解對(duì)方信息，同時(shí)根據(jù)對(duì)方提供的信息在正規(guī)渠道中核實(shí)，核實(shí)后如果發(fā)現(xiàn)信息不匹配，或者存在其他不良信息，要如實(shí)告訴組織高層，由高層做出決定。但一般情況下遇到這些現(xiàn)象，都不建議與其簽訂合同，除非對(duì)方能夠予以強(qiáng)有力的保障[5]。

第二，相關(guān)組織應(yīng)當(dāng)要求工作人員在合同簽訂之前，審查合同內(nèi)容，過程中主要需確認(rèn)合同內(nèi)容是否符合招投標(biāo)文件要求、是否存在模糊不清問題、是否存在不完整或不規(guī)范現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)任意問題都應(yīng)當(dāng)與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，要求改進(jìn)合同內(nèi)容，只有在合同內(nèi)容沒有任何問題的情況下，才能簽訂合同。

除此以外，信息審查工作作為合同管理的主要工作內(nèi)容，其質(zhì)量必須得到保證，因此相關(guān)組織要針對(duì)該項(xiàng)工作提出完善的工作要求，確保工作人員能夠做好該項(xiàng)工作。

一般情況下，要求工作人員在信息審查之前，明確審查信息項(xiàng)目，以履約能力信息審查為例，主要需審查的信息項(xiàng)目有：對(duì)方歷史項(xiàng)目履約記錄、資產(chǎn)大體情況、技術(shù)水平、資質(zhì)、內(nèi)部崗位情況等。這些信息都是判斷對(duì)方是否具有良好履約能力的重要憑證，對(duì)方如果在歷史項(xiàng)目當(dāng)中有不良履約記錄，說明對(duì)方有可能在本次項(xiàng)目當(dāng)中再次違約；又或者資產(chǎn)大體情況，現(xiàn)實(shí)對(duì)方近期資產(chǎn)水平下降，代表對(duì)方有可能為了節(jié)約資產(chǎn)而選擇違約，總體而言，在信息審查工作中，工作人員必須了解所有信息，然后根據(jù)信息反饋，做出綜合評(píng)判，再由組織高層或?qū)Ｈ俗龀鰶Q策[6]。

4.2 招投標(biāo)階段合同管理工作的注意事項(xiàng)

招投標(biāo)階段的合同管理工作中，有一大事項(xiàng)是需要相關(guān)組織注意的，即責(zé)任歸屬問題，該問題的形式有很多，本文主要列舉其一：當(dāng)建筑工程項(xiàng)目在簽訂合同之后遇到了不可抗力，出現(xiàn)了質(zhì)量等方面的問題，這種情況下會(huì)產(chǎn)生一些經(jīng)濟(jì)損失，由哪一方來承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失就是一個(gè)值得思考的問題。針對(duì)這一問題，相關(guān)組織在合同管理工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)明確相關(guān)責(zé)任，否則問題又會(huì)變得無法解決。通常情況下，建議由多方共同承擔(dān)責(zé)任，比例需要多方協(xié)商確認(rèn)。

5 結(jié)束語

目前來看，建筑工程項(xiàng)目的招投標(biāo)合同管理工作較以往有很大的改善，但內(nèi)部依然存在一些亟待解決的問題。因此，相關(guān)組織要提高自身對(duì)現(xiàn)有問題的重視程度，著眼于招投標(biāo)與合同管理之間的關(guān)系展開優(yōu)化工作。通過優(yōu)化，良好的合同管理工作，能夠讓招投標(biāo)活動(dòng)順利展開，也有利于建筑工程順利完工。