阿麗亞艾孜子

（新疆大學(xué)）

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為未來發(fā)展的必然趨勢，其屬于檔案行業(yè)的重要分支，不僅可以提高檔案服務(wù)質(zhì)量和檔案利用效率，而且還肩負(fù)著為高校師生提供信息服務(wù)的歷史重任。當(dāng)前，高校檔案信息化建設(shè)雖然取得了一定的成效，然而發(fā)展空間巨大，下文將會對高校檔案信息化建設(shè)的意義給予介紹，并重點闡述了高校檔案信息化建設(shè)影響因素及對策。

一、高校檔案信息化建設(shè)的意義

（一）符合時代發(fā)展需求

網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展使得人們能夠更加快速、準(zhǔn)確、全面地接收各種信息，不僅加大了檔案管理工作量，而且傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介的檔案管理開始慢慢被取代，極大地推動了高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。在高校檔案管理工作中，電子檔案符合時代發(fā)展需求，具有速度化、智能化、科技化的特點，不僅可以提高檔案管理效率，而且還可以達(dá)到節(jié)約成本的目的。

（二）加強(qiáng)對檔案的保護(hù)

如今，大多數(shù)高校檔案庫房面積不夠，條件相對比較簡陋，加之常年失修，缺乏必要的防火、防潮、防高溫等保護(hù)措施。同時，紙質(zhì)檔案比較脆弱，在對其進(jìn)行反復(fù)翻查復(fù)印時，將會不同程度上對檔案造成損害。而網(wǎng)絡(luò)時代下發(fā)展起來的電子檔案不僅可以避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的現(xiàn)實問題，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)異地查閱、存取，擺脫了時間和空間的限制，進(jìn)而提高了檔案的保護(hù)效果。

（三）便于檔案利用和管理

以往人工操作下所開展的檔案整理工作，存在明顯的不確定性，工作人員自身能力和綜合素質(zhì)水平的高低將會直接決定檔案管理水平的高低，極易對檔案本身的使用產(chǎn)生不利影響?；诰W(wǎng)絡(luò)時代下，借助互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案管理，不僅可以實現(xiàn)對計算機(jī)的全程操控，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案交換與處理的整體效率，進(jìn)而擺脫了時間和空間的約束。同時，借助網(wǎng)絡(luò)，檔案管理人員能夠完成文件收發(fā)工作，并通過成熟的電子系統(tǒng)來整理、錄入和檢查檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)而有效提高檔案利用和管理水平。

（四）保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，提高科研水平

在高校檔案管理中，數(shù)字檔案成為未來發(fā)展的必然趨勢，以高校科技檔案為例，其對高?？茖W(xué)技術(shù)創(chuàng)新活動的開展給予了詳細(xì)記錄，是高校加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和科研技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如今，隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各大高校是我國科技創(chuàng)新檔案體系中比較關(guān)鍵的科研力量，通過檔案信息化建設(shè)，不僅可以實現(xiàn)對高校知識產(chǎn)權(quán)的有效保護(hù)，而且還可以提高各大高校的科研水平。

二、高校檔案信息化建設(shè)的影響因素

（一）技術(shù)因素

在進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)階段，核心要素是技術(shù)。在信息技術(shù)不斷推廣過程中，包括照片、圖像、錄像等檔案信息開始朝著數(shù)字化檔案的方向發(fā)展，即便是以往的紙質(zhì)檔案，也會借助微縮、掃描等手段轉(zhuǎn)化為電子檔案。然而，目前大多數(shù)人還在繼續(xù)依賴人工語言進(jìn)行檔案信息的檢索，雖然操作簡單，但是效果不理想?；诰W(wǎng)絡(luò)時代下的高校檔案管理，雖然長期性得以保障，然而大部分管理系統(tǒng)存在技術(shù)漏洞，導(dǎo)致信息丟失、失真或無法識別等問題不能得到有效解決。除信息化外，服務(wù)化也屬于高校檔案管理中比較關(guān)鍵的一項工作，雖然各大高校配置了智能搜索引擎，然而受高校局域網(wǎng)技術(shù)限制，導(dǎo)致搜索效率偏低，在一定程度上阻礙了高校檔案信息化建設(shè)步伐，無法更好地發(fā)揮高校檔案管理作用。

（二）環(huán)境因素

雖然高校擁有足夠資金來使檔案管理中存在的技術(shù)問題得到有效解決，然而信息化建設(shè)還會受到制度、政策、人員等各方面因素影響，從而導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)效率偏低。網(wǎng)絡(luò)時代背景下，在高校檔案管理過程中，由教育發(fā)展而來的科研技術(shù)和產(chǎn)生的文化信息在一定程度上推動了高校的發(fā)展。然而，由于我國尚未形成一套系統(tǒng)、完善的信息化責(zé)任機(jī)制，從而導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)普遍存在建設(shè)不協(xié)調(diào)、管理不統(tǒng)一的現(xiàn)象，導(dǎo)致信息化建設(shè)無法順利進(jìn)行，甚至滋生出比較嚴(yán)重的社會矛盾。

（三）資金因素

如今，各個地區(qū)的高校所具有的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在一定的差異性，部分高校在進(jìn)行檔案管理數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中，采用了比較先進(jìn)的技術(shù)。然而，也有一些地區(qū)的高校由于資金有限而只配備了少量的計算機(jī)和打印機(jī)，只可以對一般資源進(jìn)行處理，無法真正實現(xiàn)高校檔案信息化。此時，為了推動各地高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，則需要相關(guān)部門加大資金投入力度。

三、網(wǎng)絡(luò)時代高校檔案信息化建設(shè)常見問題

（一）管理制度不健全

目前，各大高校普遍存在檔案管理制度不健全的問題，此時為了更好地滿足網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展要求，則需要國家出臺一套系統(tǒng)、完善的管理制度，以實現(xiàn)對高校檔案信息化建設(shè)給予宏觀規(guī)定，然而在檔案信息化建設(shè)過程中，高校仍然存在如下問題：（1）電子文檔歸檔責(zé)任化未有效落實。面對浩如煙海的檔案內(nèi)容和資源，并未按照要求給予明確分工，未嚴(yán)格按照管理制度來開展工作，從而導(dǎo)致電子文檔歸檔責(zé)任化未得到有效落實；（2）目前各部門、各高校間所采用的電子檔案管理制度千差萬別，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且在收集、整理、錄入、歸檔電子檔案信息時，所采用的標(biāo)準(zhǔn)也缺乏統(tǒng)一性，增加了后續(xù)集成處理和資源共享的難度；（3）從校內(nèi)使用者層面來看，檔案管理部門所提供的檔案信息普遍存在“不夠及時”的現(xiàn)象，導(dǎo)致其時效性無法滿足使用者需求。

（二）數(shù)字化程度低

我國大多數(shù)高校所進(jìn)行的數(shù)字化建設(shè)仍處于起步階段，大部分還在繼續(xù)沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，從而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)會遭到保守觀念、人力、財力以及物力的限制。同時，現(xiàn)有紙質(zhì)檔案數(shù)量多、規(guī)模大，信息種類龐雜，在轉(zhuǎn)換成電子檔案時會投入巨大的工作量。由于數(shù)字化之前大多數(shù)信息并未得到及時處理，也會遺留很多問題數(shù)據(jù)，增加了電子檔案建設(shè)難度。雖然，目前高校辦公自動化系統(tǒng)擁有文件歸檔作用，然而文件自動歸檔難度大，無法與電子檔案系統(tǒng)目錄對接，也會出現(xiàn)信息接收偏差或信息不對稱等問題，影響了檔案信息化建設(shè)效率。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施投入薄弱

在進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)過程中，完善的硬件與軟件設(shè)備必不可少，然而大多數(shù)高校更多的看重學(xué)校的教學(xué)與科研，并未對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)給予重視，從而導(dǎo)致高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入薄弱，在一定程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)步伐。在檔案信息化建設(shè)階段，掃描儀、數(shù)字拍攝機(jī)、防磁柜、溫恒濕控制設(shè)備等是比較常見的硬件設(shè)備，更為先進(jìn)的紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字化一體工作站、工程圖紙縮微數(shù)字一體化設(shè)備、縮微數(shù)字掃描儀等由于購置成本和后期維護(hù)費用高，各大高校并未給予購置，從而導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)舉步維艱，無法達(dá)到預(yù)期效果。而從軟件層面來看，大多數(shù)檔案管理軟件使用標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，也會導(dǎo)致高校檔案信息資源的整合與共享效果不理想。

（四）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)有待完善

網(wǎng)絡(luò)時代背景下，檔案信息化建設(shè)屬于一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工程，需要統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行指導(dǎo)。而高校檔案管理主要是為師生群體提供服務(wù)，檔案服務(wù)內(nèi)容多、涉及范圍廣，具有“高校特點”。因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，要時刻遵循相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，并對高校檔案工作特點給予綜合考慮，在此基礎(chǔ)上開發(fā)出符合高校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系。然而，如今大部分高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致建設(shè)進(jìn)程存在周期長、速度慢、效率低等弱點，亟需采取有效措施給予解決。

（五）專業(yè)管理人才缺乏

通常情況下，檔案信息化屬于高新技術(shù)范疇，這樣就對檔案管理人員的專業(yè)知識、技能和綜合素質(zhì)提出了較高要求。為了實現(xiàn)電子檔案的快速、高效建立，人才是關(guān)鍵，尤其是專業(yè)知識過硬、工作經(jīng)驗豐富的復(fù)合型人才?，F(xiàn)有高校檔案信息化建設(shè)中，專業(yè)管理人才數(shù)量有限，且地方高校檔案館一般是處以下建制，普遍存在教師兼職現(xiàn)象，甚至還成為高校解決校內(nèi)人才家屬的敲門磚，也會使專業(yè)管理人才缺乏問題嚴(yán)重化。同時，大多數(shù)檔案信息化建設(shè)人員年齡偏大， 不能熟練掌握網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、計算機(jī)等方面的知識，加之接受信息能力稍弱，無法更好地推動檔案信息化建設(shè)步伐。

四、網(wǎng)絡(luò)時代提高高校檔案信息化建設(shè)的對策

（一）提升檔案信息化水平

網(wǎng)絡(luò)時代下，檔案信息化建設(shè)是高校整體規(guī)劃、長足發(fā)展的一部分，這樣就需要提升檔案信息化水平，具體做好以下幾個方面的工作：（1）培養(yǎng)檔案意識。作為高校管理者要能夠意識到在學(xué)校各項工作開展過程中，檔案信息化建設(shè)的重要性，這樣就需要檔案部門提升自身的服務(wù)意識，力求用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來提升檔案信息化水平；（2）注重平衡發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)最好結(jié)合學(xué)校實際情況來有步驟、有計劃地開展信息化建設(shè)，進(jìn)而有效提升檔案信息化水平；（3）應(yīng)加大投入。對于高校檔案信息化建設(shè)而言，其前期建設(shè)與后期服務(wù)所需資金比較大，這樣就需要高校加大經(jīng)費投入力度，為檔案信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

（二）加快完善數(shù)字化檔案

在檔案信息化建設(shè)過程中，信息資源建設(shè)是核心和基礎(chǔ)。在構(gòu)建成數(shù)字化檔案硬件架構(gòu)后，需要結(jié)合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，通過掃描、加工和處理等方式，來把原有館藏傳統(tǒng)載體檔案給予數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以期形成一套系列化、規(guī)范化的聲像、文字等檔案數(shù)據(jù)，并及時存入資源庫，以期實現(xiàn)檔案數(shù)字化。同時，對后續(xù)產(chǎn)生的新檔案，則需要按照一定格式和要求保存為數(shù)字格式，存入數(shù)據(jù)庫。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)階段，要建設(shè)相匹配的館藏檔案機(jī)讀目錄，以便于提高檔案管理和應(yīng)用效率。高校師生可以利用所需檔案的關(guān)鍵詞來檢索和調(diào)用相關(guān)檔案，這樣不僅可以節(jié)約時間和精力，而且還可以有效提高檔案管理和信息化建設(shè)水平。

（三）建立規(guī)范化的資源庫

網(wǎng)絡(luò)時代，人們對檔案信息的價值和作用給予了高度重視，這樣就需要檔案管理人員根據(jù)數(shù)據(jù)的價值來給予歸類、匯總，建立規(guī)范化的資源庫，以便師生及相關(guān)人員查詢，進(jìn)而有效提高檔案信息化建設(shè)效率。在規(guī)范化資源庫建立過程中，還需要對各數(shù)據(jù)產(chǎn)品的特性給予全面了解和認(rèn)知，并結(jié)合學(xué)校的實際情況來做好產(chǎn)品的選擇和管理工作，進(jìn)而有效提高檔案信息化建設(shè)水平。在建立規(guī)范化的資源庫過程中，需要做好以下幾個方面的工作：（1）優(yōu)化檔案信息設(shè)施，在對其進(jìn)行購買時，要對高校建設(shè)需求給予綜合考慮了，以此來使設(shè)備自身的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮；（2）提高檔案網(wǎng)站建設(shè)水平，以確保人們通過對網(wǎng)站的訪問來獲取自身所需信息，以此來推動檔案信息化建設(shè)朝著開放性、共享性和多元性的方向發(fā)展；（3）從用戶角度出發(fā)來開展檔案信息化建設(shè)，以確保用戶可以對檔案資料進(jìn)行網(wǎng)上查詢、在線預(yù)覽，同時可以通過在線求助的方式來使不懂的問題得到有效解決，這樣不僅可以實現(xiàn)對高校檔案信息化的充分挖掘，而且還可以為高校師生提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（四）健全高校檔案安全系統(tǒng)

在高校檔案信息化建設(shè)時，為了確保檔案的安全，則需要健全高校檔案安全系統(tǒng)，為管理人員授予權(quán)限，對一些機(jī)密性檔案給予加密處理，以此來避免出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。除了做好上述工作外，要完善檔案借閱制度，以確保檔案存入和借出不出現(xiàn)漏洞。同時，為了確保高校檔案的安全性，要做好計算機(jī)硬件和軟件的更新和管理工作，如果設(shè)備運行階段發(fā)生問題時，要及時向技術(shù)人員上報，以期得到有效解決，進(jìn)而有效提高高校檔案信息化建設(shè)水平。

（五）強(qiáng)化檔案信息化隊伍建設(shè)

（1）完善人才錄用機(jī)制。在進(jìn)行人才招聘過程中，要做好人才專業(yè)背景調(diào)查工作，加大對專業(yè)技術(shù)人員的引進(jìn)。同時，根據(jù)人才的專業(yè)背景進(jìn)行科學(xué)、合理分工，以期確保高校檔案信息化建設(shè)工作的有序開展；（2）建立人才培養(yǎng)機(jī)制。做好高校檔案信息化建設(shè)與管理人員的教育和培訓(xùn)工作，如邀請該領(lǐng)域?qū)I(yè)的、優(yōu)秀的人員進(jìn)行現(xiàn)場講座和解答，多途徑提高相關(guān)人員綜合能力和素質(zhì)水平；（3）健全人才考核機(jī)制。結(jié)合實際情況制定科學(xué)、合理的崗位目標(biāo)責(zé)任制，以此來激發(fā)工作人員的工作熱情和積極性，進(jìn)而提高檔案信息化建設(shè)效率。

五、結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)涉及多個學(xué)科、多個領(lǐng)域的知識，既要科學(xué)分析，統(tǒng)籌規(guī)劃，又要設(shè)定明確的步驟、計劃，進(jìn)而確保高校檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。同時，還需要對高校檔案信息化建設(shè)階段所存在的問題給予全面、系統(tǒng)的分析，在此基礎(chǔ)上制定相關(guān)對策，以此來提高檔案信息化建設(shè)水平。