中國國家博物館 幸建廷
全球信息革命不斷深化,信息技術(shù)改變了現(xiàn)代社會,大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能移動(dòng)智能終端、5G等先進(jìn)的信息技術(shù)使得“互聯(lián)網(wǎng)+”的各類應(yīng)用在各行各業(yè)中迅速發(fā)展。事業(yè)單位加大了財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)了預(yù)算指標(biāo)、線上報(bào)銷、銀政直連、財(cái)務(wù)核算、采購管理等多個(gè)模塊一體化的工作流程。文章以現(xiàn)階段國家博物館財(cái)務(wù)信息一體化系統(tǒng)為例,通過對財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀進(jìn)行分析,列出問題,并針對問題對財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行了升級改造。
深入貫徹國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略部署,緊緊圍繞內(nèi)部管理改革發(fā)展目標(biāo),進(jìn)一步提高事業(yè)單位管理信息化水平,提升財(cái)務(wù)信息綜合決策能力,加快財(cái)務(wù)服務(wù)現(xiàn)代化步伐,財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)作為電子政務(wù)建設(shè)關(guān)鍵組成部分,是根據(jù)宏觀環(huán)境、行業(yè)特點(diǎn)及管理發(fā)展方向,而推進(jìn)的一項(xiàng)重大信息化工程。它能夠進(jìn)一步提事業(yè)單位財(cái)政資金使用管理的安全性、規(guī)范性和有效性,有利于保障和推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)內(nèi)部管理制度的施行,建立統(tǒng)一、完整、規(guī)范的預(yù)算和支出管理體系;有利于加強(qiáng)內(nèi)部管理,促進(jìn)依法行政和依法理財(cái);有利于審計(jì)部門依法實(shí)施監(jiān)督。
以國家博物館為例,針對信息化現(xiàn)狀以及內(nèi)部管理業(yè)務(wù)特點(diǎn)和要求,升級改造財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)具有以下重要意義及必要性:
(1)強(qiáng)化單位財(cái)務(wù)內(nèi)控問題。落實(shí)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》有關(guān)要求,特別是財(cái)政部在2017年2月17日發(fā)布的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度(試行)》的通知(財(cái)會[2017]1號),文件明確要求單位有必要通過建設(shè)一套建立在統(tǒng)一應(yīng)用支撐平臺基礎(chǔ)上的現(xiàn)代內(nèi)部管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)內(nèi)控要求的各項(xiàng)控制領(lǐng)域信息化管理,與業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫集成,實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的持續(xù)監(jiān)督和監(jiān)控。
(2)預(yù)算管理問題。為了實(shí)現(xiàn)合理編制全館內(nèi)部預(yù)算,有效使用和節(jié)約資金的前提下,保障資金能夠滿足全館各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展、全館各業(yè)務(wù)部門的正常使用,須建設(shè)一套承載預(yù)算管理改革落實(shí)要求的信息系統(tǒng),以便詳細(xì)記錄及真實(shí)反映財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行及收支情況。
(3)政府會計(jì)制度改革問題。建立完善的內(nèi)部會計(jì)制度,盡快統(tǒng)一執(zhí)行新的會計(jì)制度,同時(shí)滿足項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理要求,保證各部門的會計(jì)工作都能夠有序的進(jìn)行,作為財(cái)務(wù)會計(jì)核算必要的系統(tǒng)實(shí)施基礎(chǔ)環(huán)境,實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)聯(lián)接,滿足可靠的信息服務(wù),承載政府會計(jì)制度要求的會計(jì)管理信息,進(jìn)行系統(tǒng)升級改造是必要的。
(4)財(cái)務(wù)報(bào)銷問題。對全館預(yù)算資金支出和使用的所有業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行控制和規(guī)范,從費(fèi)用設(shè)置、崗位設(shè)置、報(bào)銷流程、費(fèi)用借款、單據(jù)報(bào)銷、單據(jù)編報(bào)、會計(jì)審核、出納審核、會計(jì)記賬等多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行流程的規(guī)范管理,并通過建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警模型,對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測,及時(shí)了解單位內(nèi)部管理中存在的各類問題,并予以矯正,從而實(shí)現(xiàn)全館的內(nèi)部控制體系的規(guī)范建設(shè)。
(5)專項(xiàng)資金管理問題。國博存在著大量的項(xiàng)目和資金,為了使用好、有計(jì)劃、有秩序、有跟蹤、有監(jiān)督的做好專項(xiàng)資金管理,本著精細(xì)化項(xiàng)目管理的原則,提高工作效率,實(shí)時(shí)控制資金執(zhí)行進(jìn)度且保證實(shí)效性,降低資金運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn),在整個(gè)管理工作流程中全館各部門要做到及時(shí)溝通,互相協(xié)作并做好工作部署[1]。及時(shí)了解和掌握主要項(xiàng)目的預(yù)、決算情況和部門預(yù)算情況等,保證重點(diǎn)資金及時(shí)落實(shí)到位,這些工作必須及時(shí)地了解到各個(gè)職能部門的工作情況和每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況、資金管理狀況,需要建立一套專項(xiàng)資金信息管理體系。
(6)監(jiān)督監(jiān)管問題。伴隨著財(cái)務(wù)信息的公開、透明、服務(wù)要求的提升,如何做好資金整個(gè)運(yùn)行過程的監(jiān)督、做好財(cái)務(wù)監(jiān)管工作,落實(shí)財(cái)政監(jiān)督及審計(jì)信息處理,需要一套信息體系。
(7)數(shù)據(jù)分析利用問題。加強(qiáng)單位財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的開發(fā)與綜合利用,將分散存儲的數(shù)據(jù)、紙質(zhì)上的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整合,按階段分步建成一個(gè)信息量完備的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)總庫[2];實(shí)現(xiàn)可控范圍的數(shù)據(jù)共享,建立預(yù)算支出數(shù)據(jù)庫及動(dòng)態(tài)管理機(jī)制,實(shí)時(shí)掌握預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度情況、收支情況、單位基本情況、財(cái)政撥款情況、重點(diǎn)項(xiàng)目情況等;推進(jìn)基于數(shù)據(jù)的監(jiān)測分析體系,加強(qiáng)有關(guān)模型的研制開發(fā),為預(yù)算編制和支付、決策和監(jiān)督提供信息依據(jù)。
(8)統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程、提升管理手段。缺少從部門預(yù)算、預(yù)算執(zhí)行整體高度來考慮內(nèi)部管理問題,單位財(cái)務(wù)缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺,預(yù)算資金、固定資產(chǎn)等系統(tǒng)之間不能實(shí)現(xiàn)全程追蹤與控制,為全面預(yù)算控制和財(cái)務(wù)監(jiān)管留下隱患。對一些實(shí)質(zhì)性問題,如資金事前指標(biāo)控制、過程監(jiān)督、費(fèi)用開支范圍標(biāo)準(zhǔn)等方面的分析卻難以開展,這樣就難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)活動(dòng)中的不足和問題,造成財(cái)務(wù)控制不力,內(nèi)部審計(jì)難度大,影響了內(nèi)部管理水平的提高,管理手段需要提升。
通過以上意見充分認(rèn)識到內(nèi)部管理工作的重要目標(biāo)之一就是為單位人員的科研工作提供更便捷的財(cái)務(wù)信息服務(wù),創(chuàng)新服務(wù)方式,提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平。
目前在用的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)較為分散,財(cái)政統(tǒng)配和國博自建同時(shí)存在,且各業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政,數(shù)據(jù)不聯(lián)動(dòng),業(yè)務(wù)不暢通,財(cái)務(wù)管理工作需要在多個(gè)系統(tǒng)間切換,易造成效率降低。系統(tǒng)內(nèi)控管理力度較薄弱,無法進(jìn)行事前預(yù)防,且審批流程未能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化與智能化。大部分流程由線上審核加線下簽字完成,同時(shí)目前主要通過手工方式進(jìn)行單據(jù)填報(bào),存在填寫不規(guī)范與信息不完整的情況。當(dāng)前業(yè)務(wù)系統(tǒng)較分散,難以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與圖形化展示。
(1)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不聯(lián)動(dòng)、業(yè)務(wù)不暢通、信息孤島化嚴(yán)重,比如無法實(shí)現(xiàn)實(shí)施方案的系統(tǒng)化、流程化管理,預(yù)算與報(bào)銷、合同管理系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián),存在支出超預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)。
(2)系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄,報(bào)銷申請和事前申請分屬兩個(gè)系統(tǒng)、合同管理和報(bào)銷管理分屬兩個(gè)系統(tǒng)、工資數(shù)據(jù)需要多個(gè)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總等,財(cái)務(wù)管理工作需要在多個(gè)系統(tǒng)間切換,易造成效率降低。
(3)系統(tǒng)內(nèi)控管理力度較薄弱,無法進(jìn)行事前預(yù)防,比如報(bào)銷單據(jù)沒有標(biāo)準(zhǔn)控制,沒有在系統(tǒng)中嵌入審核要點(diǎn),主要由財(cái)務(wù)人員人工審核,工作量較大且單據(jù)經(jīng)常退回,導(dǎo)致溝通成本較高,業(yè)務(wù)人員也感覺報(bào)銷繁瑣。
(4)審批流程未實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化與智能化,審批流程需要人為指定,容易導(dǎo)致漏審、錯(cuò)審情況發(fā)生;且大部分流程由線上審核加線下簽字完成,導(dǎo)致審核不透明、流程割裂不易跟蹤。
(5)目前沒有針對電子發(fā)票的管理系統(tǒng),無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的驗(yàn)真查重,人為管理的方式導(dǎo)致工作量大,且電子發(fā)票的相關(guān)管理政策層出不窮,亟需按照政策要求建設(shè)相應(yīng)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范管理和結(jié)構(gòu)化歸檔。
(6)目前主要通過手工方式進(jìn)行單據(jù)填報(bào),存在填寫不規(guī)范與信息不完整的情況,導(dǎo)致在費(fèi)用支付環(huán)節(jié)需要對支付信息進(jìn)行逐筆核對,工作量較大且支付失敗情況較多。
(7)當(dāng)前業(yè)務(wù)系統(tǒng)較分散,數(shù)據(jù)填寫不夠規(guī)范、不夠完整,缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)口徑,另外當(dāng)前報(bào)表功能不夠靈活,無法自定義報(bào)表并對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),進(jìn)而進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與圖形化展示。
(8)財(cái)務(wù)管理工具存在缺口,比如未實(shí)現(xiàn)收入的系統(tǒng)化管理,導(dǎo)致收入確認(rèn)效率低,無法對收入的后期執(zhí)行進(jìn)行有效監(jiān)控;缺少績效監(jiān)控、預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控等對于事中執(zhí)行監(jiān)控的有力工具;工資、報(bào)銷等無法自動(dòng)生成憑證等。
(1)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,全面覆蓋財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作,要求信息資源全域共享、業(yè)務(wù)活動(dòng)協(xié)同有序,打通業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)之間的壁壘,避免數(shù)出多源、實(shí)效不同步、口徑不統(tǒng)一。利用標(biāo)準(zhǔn)化這一手段,規(guī)范信息資源采集、加工、處理、交換、共享、服務(wù)和應(yīng)用七大環(huán)節(jié),促進(jìn)不同業(yè)務(wù)的協(xié)同合作,信息共享,增強(qiáng)決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性[3]。
(2)信息化項(xiàng)目信息互聯(lián)互通。信息化項(xiàng)目要求覆蓋多業(yè)務(wù)的信息交換。為使信息化的各個(gè)環(huán)節(jié)有序運(yùn)行,一定要建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),以整合的系統(tǒng)。
(3)信息化項(xiàng)目安全可靠。確保項(xiàng)目安全可靠,系統(tǒng)開發(fā)遵循國博內(nèi)部管理信息系統(tǒng)的建設(shè)思路,統(tǒng)籌核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系,采取標(biāo)準(zhǔn)化手段,規(guī)范相關(guān)管理制度的建設(shè),規(guī)范所需基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),規(guī)范數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)活動(dòng)的安全等級要求,統(tǒng)一安全技術(shù)措施,確保業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和系統(tǒng)的安全可靠,以及系統(tǒng)之間信息交換的安全等[4],達(dá)到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)“一體化”的目標(biāo)。
(4)項(xiàng)目總體設(shè)計(jì)和可持續(xù)發(fā)展。在設(shè)計(jì)上必須考慮建成的系統(tǒng)具有適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的能力,如能夠適應(yīng)用戶數(shù)量及業(yè)務(wù)量的增長、增加新的部門、增加新的審批業(yè)務(wù)、規(guī)則或代碼的變化、其他業(yè)務(wù)的變更、業(yè)務(wù)流程重組等,盡可能地保證業(yè)務(wù)變化造成的影響局部化。系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)分階段、循序漸進(jìn)、不斷升級擴(kuò)展的過程,因此,本項(xiàng)目建設(shè)要具有一定的前瞻性和計(jì)劃性,從業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)展和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)調(diào)整等多個(gè)角度為后期規(guī)劃預(yù)留可擴(kuò)展空間。
在建設(shè)過程中盡可能保持系統(tǒng)建設(shè)的連續(xù)性、穩(wěn)定性,也盡可能地減少其建設(shè)成本,保證系統(tǒng)的生命力,走出“系統(tǒng)建成之日就是落后之時(shí)”的怪圈。
(1)技術(shù)先進(jìn):應(yīng)采用基于S現(xiàn)有綜合工作平臺體系的架構(gòu),符合J2EE規(guī)范,在系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí),全部采用面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)技術(shù),組件化開發(fā)技術(shù),采用MVC,ORM,Web Service、XML等比較成熟而又有發(fā)展前途的先進(jìn)技術(shù),持多層次分布式體系架構(gòu),能夠跨操作系統(tǒng)[5]。
(2)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)合理:信息化系統(tǒng)的開發(fā)都需要較長的周期,且完善需要一定過程,采用平臺化技術(shù),基于元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)的模式、靈活、利于擴(kuò)展能夠自描述。系統(tǒng)開發(fā)堅(jiān)決貫徹和執(zhí)行“全館一盤棋”建設(shè)的指導(dǎo)思想,遵循內(nèi)部管理信息系統(tǒng)規(guī)范性、共享性、開放性、安全性、擴(kuò)展性、可維護(hù)性、一體化的建設(shè)思路。
系統(tǒng)的安全性是關(guān)系系統(tǒng)生命力的決定性要素,也是保證系統(tǒng)實(shí)用性的基礎(chǔ)。根據(jù)等級保護(hù)相關(guān)管理文件,信息系統(tǒng)的安全保護(hù)等級分為五級,國家博物館財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件建設(shè)參照國家二級等保相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)。
(1)物理安全。主要針對物理實(shí)體和硬件系統(tǒng)的安全要求,是保障整個(gè)系統(tǒng)安全的前提。保護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施以及其他媒體免遭地震、水災(zāi)、火災(zāi)等環(huán)境事故以及人為操作失誤導(dǎo)致的破壞。
(2)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)級安全措施。包括:安全分區(qū)的構(gòu)架、防火墻、端到端VPN、安全審計(jì)系統(tǒng)、入侵檢測、網(wǎng)絡(luò)漏洞掃描、網(wǎng)絡(luò)性能分析。應(yīng)用級安全解決方案,包括:用戶授權(quán)管理機(jī)制、數(shù)據(jù)安全備份機(jī)制、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名以及數(shù)字證書CA認(rèn)證中心、操作日志、痕跡跟蹤、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全機(jī)制等。
(3)加強(qiáng)安全管理體系建設(shè)。1)建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)的安全管理組織體系;2)完善安全管理制度,包括網(wǎng)絡(luò)安全管理、軟件管理、信息管理、敏感信息介質(zhì)管理、密碼管理、人員安全管理制度、操作安全管理制度、場地與設(shè)施安全管理制度、設(shè)備使用安全管理制度、運(yùn)行日志安全管理、備份安全管理、應(yīng)急管理制度、運(yùn)行維護(hù)安全規(guī)定等;3)規(guī)范安全服務(wù)體系,包括安全評估、安全運(yùn)維、應(yīng)急響應(yīng)等。
(1)系統(tǒng)建成后仍需要不斷的修正和完成[6]:采用耦合分層的設(shè)計(jì)思想,根據(jù)需要修改模塊,增加新的功能以及重組系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)以達(dá)到程序可重用的目的;支撐國博全面應(yīng)用和未來擴(kuò)展,客戶化定制,滿足發(fā)展過程中的組織擴(kuò)張、管理變革、制度重建、流程重組等管理變化。
(2)提供7×24小時(shí)免費(fèi)的熱線電話支持或遠(yuǎn)程在線服務(wù)。及時(shí)、準(zhǔn)確、全面了解系統(tǒng)運(yùn)行狀況,快速地排除故障,解決問題。
(3)提供駐場服務(wù),包括駐客戶現(xiàn)場電話/遠(yuǎn)程、現(xiàn)場支持服務(wù)、需求管理、系統(tǒng)變更、后臺數(shù)據(jù)變更、系統(tǒng)故障、需求變更等。遇到重大技術(shù)問題,及時(shí)組織有關(guān)技術(shù)專家進(jìn)行會診,通過備品備件庫或者提供滿足相應(yīng)功能的替換設(shè)備,保證用戶整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
(4)安排高級軟、硬件技術(shù)人員不定期的現(xiàn)場走訪,進(jìn)行預(yù)防性的系統(tǒng)檢查和提供軟、硬件的升級服務(wù)。
要求在改造升級中為國博專門開發(fā)的功能模塊;在履行系統(tǒng)維護(hù)和技術(shù)服務(wù)的過程中,利用國博提供的相關(guān)資料和工作條件完成的新技術(shù)成果的所有權(quán)益;國博利用建設(shè)方提供的工作成果完成的新技術(shù)成果的所有權(quán)益,包括但不限于知識產(chǎn)權(quán)及所有權(quán),屬于國博所有。
為保證系統(tǒng)正常運(yùn)行,建設(shè)方必須派出具有相關(guān)專業(yè)資格和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的教師及輔導(dǎo)人員對系統(tǒng)維護(hù)和使用人員進(jìn)行全方位、多層次的技術(shù)培訓(xùn)。
培訓(xùn)內(nèi)容:針對不同類別的培訓(xùn)對象,制定相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容,例如針對技術(shù)管理及維護(hù)人員,除需要針對應(yīng)用系統(tǒng)的使用、技術(shù)架構(gòu)、常見故障排除等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)外,還應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫、中間件等支撐軟件平臺的運(yùn)行維護(hù)培訓(xùn),務(wù)必使技術(shù)人員掌握系統(tǒng)所提供的各項(xiàng)管理維護(hù)工具,了解一些底層調(diào)試及操作知識[7]。此外,所有人員均須強(qiáng)制接受信息安全培訓(xùn),熟悉安全管理方針、制度及預(yù)案;還需進(jìn)行以系統(tǒng)應(yīng)用操作為主要內(nèi)容的培訓(xùn)。編寫用戶手冊、制作培訓(xùn)Flash,對沒有參加現(xiàn)場培訓(xùn)的統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行操作培訓(xùn)。
通過現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),打通系統(tǒng)壁壘,按照政府計(jì)劃財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理流程構(gòu)造一體布局,以行政事業(yè)單位內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)評估和控制方法為基礎(chǔ),以單位層面內(nèi)部控制為核心,以業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制為重點(diǎn),以預(yù)算、執(zhí)行、核算、決算全過程管理為主線,以單位內(nèi)部以及財(cái)政管理部門組成的評價(jià)監(jiān)督體系為輔助手段,全面反映包含預(yù)算業(yè)務(wù)控制、收支業(yè)務(wù)控制、政府采購業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)控制、建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)控制以及合同控制在內(nèi)的“行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)動(dòng)態(tài)管理信息系統(tǒng)”。