王文君,胡美琴,付慶玖,劉洪顏,焦麗媛
(山東大學(xué)資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理部,山東 濟(jì)南250100)
儀器設(shè)備資源是高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和服務(wù)社會(huì)的重要戰(zhàn)略資源,在高?!半p一流”建設(shè)中起到重要的條件保障支撐作用。隨著國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的組織實(shí)施和高?!半p一流”建設(shè)的深入推進(jìn),高校儀器設(shè)備的種類(lèi)、數(shù)量和質(zhì)量均有所提高,儀器設(shè)備資產(chǎn)的快速增長(zhǎng),對(duì)儀器設(shè)備的管理提出了更高的要求。近年來(lái),在云計(jì)算、虛擬化和大數(shù)據(jù)等新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的大背景下,現(xiàn)行儀器設(shè)備管理手段和方式已無(wú)法充分發(fā)揮儀器設(shè)備資源在“雙一流”建設(shè)中的支撐效能。經(jīng)調(diào)研,目前大部分高校在儀器設(shè)備管理工作中主要存在以下問(wèn)題[1-2]:①資產(chǎn)配置方面存在資產(chǎn)存量與預(yù)算管理脫節(jié),預(yù)算科學(xué)性、合理性差;預(yù)算執(zhí)行與采購(gòu)計(jì)劃脫節(jié),經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度不易控制;采購(gòu)結(jié)果與合同簽訂脫節(jié),人工審核容易導(dǎo)致采購(gòu)結(jié)論與合同內(nèi)容不一致;采購(gòu)結(jié)果與資產(chǎn)建賬脫節(jié),容易導(dǎo)致賬實(shí)不符。②資產(chǎn)使用方面存在資產(chǎn)管理成本高,例如盤(pán)點(diǎn)環(huán)節(jié)主要靠人工完成,建賬和財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)復(fù)雜;資源共享共用程度差,如大型設(shè)備開(kāi)放率低,供需信息不對(duì)稱(chēng);資產(chǎn)使用績(jī)效評(píng)價(jià)難,如缺少基礎(chǔ)數(shù)據(jù),統(tǒng)計(jì)填報(bào)和評(píng)價(jià)過(guò)程煩瑣。③資產(chǎn)調(diào)劑和處置方面存在信息化程度低,調(diào)劑供需信息不暢通,報(bào)廢資產(chǎn)處置透明度不夠,存在流失風(fēng)險(xiǎn)。
山東大學(xué)聚焦儀器設(shè)備全生命周期管理中的共性問(wèn)題,借助“互聯(lián)網(wǎng)+”和移動(dòng)終端技術(shù),從儀器設(shè)備的合理配置、陽(yáng)光采購(gòu)、精細(xì)管理、效益提升和規(guī)范處置的角度出發(fā),對(duì)儀器設(shè)備由“入口”到“出口”的全生命周期管理模式進(jìn)行探索,打通校區(qū)和部門(mén)間的業(yè)務(wù)渠道,打破信息壁壘,有效解決信息碎片化、應(yīng)用條塊化和服務(wù)割裂化等問(wèn)題,通過(guò)建設(shè)先進(jìn)、高效的設(shè)備全生命周期管理信息化平臺(tái)建設(shè),助力形成支撐世界一流大學(xué)的儀器設(shè)備管理工作新格局。
系統(tǒng)開(kāi)發(fā)論證期和開(kāi)發(fā)過(guò)程中多次與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì),溝通梳理全生命周期視域下儀器設(shè)備管理的可行性和實(shí)施方案以及業(yè)務(wù)流程在政策和操作上的變化點(diǎn),明確了統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn),并在深入貫徹和嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家相關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度基礎(chǔ)上,對(duì)設(shè)備管理上下游相關(guān)制度文件進(jìn)行了修訂,主要包括學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理辦法、固定資產(chǎn)管理辦法、設(shè)備家具管理辦法、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理辦法等。通過(guò)加強(qiáng)論證、深入研判、制度修訂和業(yè)務(wù)梳理等一系列工作的推進(jìn)和實(shí)施,保障了全生命周期視域下儀器設(shè)備管理平臺(tái)建設(shè)的順利開(kāi)展。
儀器設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程,需要學(xué)校各部門(mén)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、高效合作。建設(shè)過(guò)程采用BPM(業(yè)務(wù)流程管理)的思想,從全局視角出發(fā),以理念一致、功能協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、資源共享、接口標(biāo)準(zhǔn)化等系統(tǒng)論的方法,對(duì)系統(tǒng)涉及的各部門(mén)業(yè)務(wù)的各層次、各要素進(jìn)行統(tǒng)籌考慮,研究了儀器設(shè)備全生命周期管理模式。部門(mén)間相互協(xié)調(diào)的程度決定著儀器設(shè)備管理的水平和效果,資實(shí)部通過(guò)與信息辦、人事部、財(cái)務(wù)部、后勤保障部等多個(gè)部門(mén)通力合作、密切配合,建立了有效的協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制,實(shí)現(xiàn)了部門(mén)間和要素間的良性互動(dòng)。在此基礎(chǔ)上,系統(tǒng)建設(shè)借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)打破“信息孤島”,將各部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接,建立起了多維度、統(tǒng)一管理的信息平臺(tái),真正實(shí)現(xiàn)了信息互通共享。
為深入貫徹落實(shí)“放管服”精神,學(xué)校以用戶(hù)需求作為系統(tǒng)研發(fā)路標(biāo),聚焦問(wèn)題,再造流程,對(duì)儀器設(shè)備全流程業(yè)務(wù)程序進(jìn)行了優(yōu)化和簡(jiǎn)化,形成了系統(tǒng)功能框架及系統(tǒng)建設(shè)方案。系統(tǒng)將設(shè)備管理全生命周期所涉及的各業(yè)務(wù)鏈打通,通過(guò)數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享機(jī)制,避免信息重復(fù)填報(bào),節(jié)省人力;借助電子簽名和簽章形式,推動(dòng)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化,節(jié)省物資;對(duì)接財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng),推動(dòng)實(shí)現(xiàn)建賬報(bào)銷(xiāo)一體化管理;個(gè)性化定制效益考評(píng)模塊,推動(dòng)實(shí)現(xiàn)教育部和學(xué)校大型儀器設(shè)備使用效益數(shù)據(jù)線(xiàn)上填報(bào)、自動(dòng)評(píng)分;創(chuàng)新自研自制儀器設(shè)備管理模式,設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)“在建項(xiàng)目”功能模塊,加強(qiáng)自制設(shè)備內(nèi)控管理、動(dòng)態(tài)監(jiān)控;設(shè)計(jì)構(gòu)建電腦端網(wǎng)頁(yè)系統(tǒng)與手機(jī)端微信公眾號(hào)“資采通”實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)的儀器設(shè)備管理共享平臺(tái),推動(dòng)實(shí)現(xiàn)端到端、優(yōu)質(zhì)、快捷和有效管理。
儀器設(shè)備全周期管理平臺(tái)的建設(shè)核心是落實(shí)儀器設(shè)備管理責(zé)任,做到“一校三地八校區(qū)”儀器設(shè)備一體化管理,并實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備管理“業(yè)財(cái)融合”和數(shù)據(jù)便捷匯總上報(bào)。首先,為落實(shí)儀器設(shè)備管理責(zé)任,設(shè)計(jì)“資產(chǎn)領(lǐng)用人—資產(chǎn)領(lǐng)用單位—資產(chǎn)歸口管理部門(mén)—國(guó)有資產(chǎn)管理委員會(huì)”的四級(jí)立體管理體系,在儀器設(shè)備建賬時(shí)明確儀器設(shè)備的領(lǐng)用人、存放地,推動(dòng)實(shí)現(xiàn)設(shè)備、存放地、領(lǐng)用人的“三位一體”管理。其次,采用多歸屬、多賬套的方式,在屬地化、特色化、定制化建設(shè)的基礎(chǔ)上,明確資產(chǎn)歸屬校區(qū),對(duì)濟(jì)南、威海、青島三地的8個(gè)校區(qū)的儀器設(shè)備進(jìn)行區(qū)分,由主管部門(mén)統(tǒng)籌管理,推進(jìn)實(shí)現(xiàn)“一校三地八校區(qū)”國(guó)有資產(chǎn)的“一體化”管理和服務(wù)。再次,將儀器設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)深度融合,在驗(yàn)收建賬、使用變動(dòng)、處置下賬等環(huán)節(jié)推動(dòng)實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的銜接,推動(dòng)實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,確保“賬賬相符”[3]。
采用BPM(業(yè)務(wù)流程管理)的思想,研究?jī)x器設(shè)備全生命周期管理模式,對(duì)儀器設(shè)備預(yù)算管理、配置論證、計(jì)劃管理、采購(gòu)執(zhí)行、合同管理、進(jìn)口外貿(mào)、驗(yàn)收建賬、使用變動(dòng)、維修維護(hù)、開(kāi)放共享、下賬處置等儀器設(shè)備全生命周期系列業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化提煉,實(shí)現(xiàn)從“入口”到“出口”的信息共享和全過(guò)程動(dòng)態(tài)監(jiān)管,并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)在多角色、多部門(mén)間自動(dòng)流轉(zhuǎn)及跨部門(mén)的銜接協(xié)作[4]。通過(guò)全生命周期管理模式自動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地反映資產(chǎn)管理過(guò)程中的業(yè)務(wù)及異動(dòng)信息,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)重要指標(biāo)監(jiān)控預(yù)警功能,促進(jìn)資產(chǎn)的規(guī)范管理和使用效益提升。
強(qiáng)化信息公開(kāi)和內(nèi)控監(jiān)督,通過(guò)構(gòu)建設(shè)備家具采購(gòu)信息發(fā)布平臺(tái)、網(wǎng)上競(jìng)購(gòu)公示平臺(tái)和自購(gòu)公示平臺(tái),將設(shè)備家具采購(gòu)需求和采購(gòu)結(jié)果信息公開(kāi),推動(dòng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、透明、可追溯,全程留痕留底;通過(guò)構(gòu)建全校資產(chǎn)公開(kāi)查詢(xún)平臺(tái),將存量設(shè)備信息在全網(wǎng)公開(kāi),實(shí)現(xiàn)每位教職工全部設(shè)備信息在線(xiàn)可查、可打印、可導(dǎo)出,拓寬資源共享渠道,破解信息不對(duì)稱(chēng)瓶頸,為設(shè)備論證提供有力的數(shù)據(jù)支撐,避免資源重復(fù)建設(shè)[5-6];通過(guò)構(gòu)建資產(chǎn)處置公示平臺(tái),對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行全校公示,增加處置透明度,支持申請(qǐng)報(bào)廢設(shè)備有利用價(jià)值部件的再利用,提高資源利用率;設(shè)計(jì)構(gòu)建公物倉(cāng)閑置資產(chǎn)調(diào)劑平臺(tái),深入貫徹落實(shí)黨中央“過(guò)緊日子”決策部署,對(duì)閑置或超標(biāo)配置的可重復(fù)利用行政辦公設(shè)備家具,及低效運(yùn)轉(zhuǎn)的大型儀器設(shè)備統(tǒng)一納入公物倉(cāng)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái),推進(jìn)資源共享共用,實(shí)現(xiàn)資源經(jīng)濟(jì)節(jié)約、集中共享,提高資產(chǎn)使用效益。
設(shè)計(jì)構(gòu)建“以服務(wù)為導(dǎo)向”的儀器設(shè)備服務(wù)大廳,服務(wù)大廳面向全校教職工統(tǒng)一登錄入口辦理各類(lèi)業(yè)務(wù),可提供“一站式”的儀器設(shè)備管理“一網(wǎng)、一門(mén)、一次”的服務(wù),為師生提供儀器設(shè)備全流程業(yè)務(wù)辦理、業(yè)務(wù)審批、業(yè)務(wù)查詢(xún)平臺(tái)。每位教職工均可清晰地管理自己名下領(lǐng)用的儀器設(shè)備,方便在線(xiàn)辦理相關(guān)業(yè)務(wù),查詢(xún)進(jìn)展,無(wú)需跑路,無(wú)需到職能部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)辦理;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)可以在網(wǎng)上實(shí)時(shí)查看經(jīng)費(fèi)使用情況,了解執(zhí)行進(jìn)度;業(yè)務(wù)審批者可實(shí)時(shí)網(wǎng)上審批,以提高辦事效率,提升教職工滿(mǎn)意度。
山東大學(xué)以?xún)x器設(shè)備實(shí)際管理需求為基礎(chǔ),堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向,聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié),創(chuàng)新管理模式與管理機(jī)制,優(yōu)化管理流程,創(chuàng)新服務(wù)模式。通過(guò)文獻(xiàn)研究、深度調(diào)研、會(huì)議研討、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方法,引入BMP和實(shí)名制管理思想,借勢(shì)“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù),以山東大學(xué)資產(chǎn)管理平臺(tái)為基礎(chǔ),對(duì)儀器設(shè)備全生命周期業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化、重塑、再造,初步完成了儀器設(shè)備全生命周期管理信息化平臺(tái)的開(kāi)發(fā)建設(shè)工作,主要建設(shè)成效如下。
基于儀器設(shè)備全生命周期平臺(tái)構(gòu)建了“一站式”的儀器設(shè)備服務(wù)大廳,整合了設(shè)備全生命周期管理的業(yè)務(wù)功能,主要包含采購(gòu)申請(qǐng)審批、采購(gòu)立項(xiàng)管理、采購(gòu)執(zhí)行、合同管理、驗(yàn)收建賬、使用變動(dòng)、處置下賬、折舊攤銷(xiāo)、清查盤(pán)點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)上報(bào)等功能,將其在一個(gè)界面上呈現(xiàn),方便業(yè)務(wù)查詢(xún)、辦理。實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人可直接查看管理所負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室名下的儀器設(shè)備,教職工可直接查看管理名下的儀器設(shè)備,快速、方便在線(xiàn)發(fā)起辦理相關(guān)業(yè)務(wù),并可實(shí)時(shí)追蹤查看業(yè)務(wù)進(jìn)度,最大限度地為教職醫(yī)務(wù)員工松綁減負(fù),有效提升了用戶(hù)滿(mǎn)意度和服務(wù)效能。
儀器設(shè)備管理平臺(tái)以“資產(chǎn)合理配置、采購(gòu)過(guò)程陽(yáng)光高效”為目標(biāo),與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)模塊對(duì)接,全面實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)立項(xiàng)、采購(gòu)執(zhí)行等環(huán)節(jié)全流程線(xiàn)上辦理。除支持常規(guī)采購(gòu)模式外,平臺(tái)還構(gòu)建了豐富的“互聯(lián)網(wǎng)+采購(gòu)模式”的采購(gòu)方式,包含了網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、網(wǎng)上比選、商城直采等多元化采購(gòu)模式,通過(guò)采購(gòu)全流程線(xiàn)上辦理,大幅提升采購(gòu)效率,顯著降低采購(gòu)成本。
平臺(tái)建設(shè)根據(jù)《電子簽名法》等法律法規(guī)相關(guān)要求,利用數(shù)字認(rèn)證技術(shù)在儀器設(shè)備管理平臺(tái)開(kāi)發(fā)了合同電子化和電子簽約平臺(tái)。該平臺(tái)采用模板引擎技術(shù),根據(jù)采購(gòu)和維修結(jié)果發(fā)起待擬定的合同,基于采購(gòu)數(shù)據(jù)和合同模板自動(dòng)生成內(nèi)容規(guī)范、要素完整、形式合規(guī)的采購(gòu)合同,線(xiàn)上審批完成后利用數(shù)字加密技術(shù)保護(hù)合同文本防篡改偽造,通過(guò)CA數(shù)字認(rèn)證和電子簽名技術(shù)進(jìn)行線(xiàn)上簽署,系統(tǒng)備案歸檔,有效打破了時(shí)間和空間壁壘,節(jié)省了人力和物資,實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備采購(gòu)全程不見(jiàn)面,高效助力疫情防控。
平臺(tái)開(kāi)發(fā)了自研自制儀器設(shè)備管理模塊,包含自研自制儀器設(shè)備立項(xiàng)、建賬、轉(zhuǎn)固環(huán)節(jié)。自研自制儀器設(shè)備按照“研制期間計(jì)在建工程,研制成功轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)”的方式進(jìn)行資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)管理。此模式將自研自制儀器設(shè)備支出所涉及的設(shè)備、配件、材料等實(shí)物資產(chǎn)購(gòu)置費(fèi)用,及加工改造、試驗(yàn)測(cè)試、專(zhuān)家咨詢(xún)等研制所需其他必要費(fèi)用統(tǒng)一納入管理,相關(guān)單據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)歸檔,有效防止了國(guó)有資產(chǎn)流失。
初步建立的全生命周期資產(chǎn)管理服務(wù)信息平臺(tái),打通了校區(qū)和部門(mén)間的業(yè)務(wù)渠道,打破了信息壁壘,有效解決了信息碎片化、應(yīng)用條塊化和服務(wù)割裂化等問(wèn)題。管理平臺(tái)的構(gòu)建推動(dòng)形成了以效益為核心的儀器設(shè)備全生命周期一體化管理機(jī)制,使設(shè)備論證、配置、建賬、報(bào)銷(xiāo)、使用、維修、報(bào)廢、評(píng)價(jià)等各環(huán)節(jié)深入耦合,促進(jìn)資源合理配置和高效使用,方便申請(qǐng)人實(shí)時(shí)了解各審批節(jié)點(diǎn)處理結(jié)果,實(shí)現(xiàn)了設(shè)備建賬報(bào)銷(xiāo)一體化及全生命周期管理業(yè)務(wù)程序的公開(kāi)、透明、可追溯。
基于儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)建立了全校資產(chǎn)公開(kāi)查詢(xún)平臺(tái),設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了按實(shí)驗(yàn)室、領(lǐng)用人、設(shè)備原值、使用方向、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行檢索的高級(jí)查詢(xún)模式,構(gòu)建了實(shí)驗(yàn)室設(shè)備共享管理機(jī)制,打破傳統(tǒng)的孤島式管理和信息不對(duì)稱(chēng)壁壘,將全校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備信息全網(wǎng)公開(kāi),推動(dòng)形成新形勢(shì)下實(shí)驗(yàn)室設(shè)備開(kāi)放共享模式,助力實(shí)驗(yàn)室設(shè)備使用效益的提升以及學(xué)科交叉融合、協(xié)同創(chuàng)新。此外,在學(xué)?,F(xiàn)有調(diào)劑機(jī)制的基礎(chǔ)上完成了校級(jí)公物倉(cāng)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的初步構(gòu)建,構(gòu)建了閑置和低效資產(chǎn)共享共用新機(jī)制,基于學(xué)校年度大型儀器設(shè)備考核結(jié)果,主管部門(mén)可將平臺(tái)內(nèi)大儀考評(píng)連續(xù)3年不合格或連續(xù)2年綜合評(píng)分低于20分的儀器設(shè)備統(tǒng)一納入公物倉(cāng)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái),進(jìn)行全校范圍內(nèi)的統(tǒng)一調(diào)配使用;資產(chǎn)領(lǐng)用人也可通過(guò)系統(tǒng)將名下閑置資產(chǎn)和超標(biāo)配置資產(chǎn)自主發(fā)起調(diào)劑申請(qǐng),全校統(tǒng)一調(diào)劑,最大限度地提高資源利用率和使用效益。
設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)通過(guò)分層、分類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)體系的交互運(yùn)作實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備全周期基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)跟蹤和集中監(jiān)控管理,使上下游業(yè)務(wù)緊密銜接、環(huán)環(huán)相扣。雖然全生命周期視域下的儀器設(shè)備管理平臺(tái)建設(shè)已初步建成,建設(shè)成效顯著,但儀器設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,還需在實(shí)踐中不斷優(yōu)化和完善,進(jìn)一步對(duì)標(biāo)國(guó)家政策、結(jié)合學(xué)校實(shí)際對(duì)系統(tǒng)業(yè)務(wù)程序進(jìn)行深度優(yōu)化,最大限度地解放人力資源,讓技術(shù)賦能業(yè)務(wù)全流程。新一輪“雙一流”建設(shè)的大背景下,學(xué)校將進(jìn)一步借勢(shì)信息化手段創(chuàng)新管理模式、提升服務(wù)品質(zhì),協(xié)同上下游相關(guān)部門(mén)進(jìn)一步解放思想,進(jìn)一步凝心聚力,進(jìn)一步協(xié)同創(chuàng)新,更好地為教學(xué)、科研和行政服務(wù),努力開(kāi)創(chuàng)支撐世界一流大學(xué)的儀器設(shè)備管理工作新格局。