文/山東省濱州市濱城區(qū)統(tǒng)計(jì)局 王玉鳳

檔案資料詳細(xì)記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷史、財(cái)務(wù)、人事、項(xiàng)目開(kāi)展等各方面信息，是寶貴的文件資料。為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，事業(yè)單位在綜合檔案管理方面應(yīng)作出創(chuàng)新。改變傳統(tǒng)的工作理念、方式方法、工作模式等，應(yīng)用最新技術(shù)，營(yíng)造良好的工作作風(fēng)，將創(chuàng)新作為重要抓手，促進(jìn)綜合檔案管理的順利進(jìn)行。

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入全新階段，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，事業(yè)單位管理工作在迎來(lái)新的機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)的應(yīng)用，以及對(duì)傳統(tǒng)技術(shù)的創(chuàng)新，都會(huì)大大提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率。事業(yè)單位的檔案資料以往多為人工管理，以紙張作為主要載體，隨著檔案事業(yè)單位業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，各類型的數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長(zhǎng)，如果依然沿用傳統(tǒng)工作方法，顯然已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展需求。因此，要將創(chuàng)新理念應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理工作中，突破工作瓶頸。事業(yè)單位利用計(jì)算機(jī)作為新的檔案管理載體，可大大節(jié)省紙質(zhì)檔案保存的占地面積，且在文件傳輸、共享、借閱等方面有著突出優(yōu)勢(shì)，提升了資源利用率。

二、事業(yè)單位綜合檔案管理的原則

（一）規(guī)范性和靈活性相統(tǒng)一。事業(yè)單位的綜合檔案管理要按照國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。同時(shí)，在實(shí)際工作中，需要考慮到不同事業(yè)單位的工作性質(zhì)、內(nèi)容等各方面的差異，制定針對(duì)性的檔案管理工作計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)規(guī)范性和靈活性的統(tǒng)一。

（二）兼顧職責(zé)權(quán)益。綜合檔案管理部門要依循職責(zé)、權(quán)益兼顧的原則，明確各崗位的責(zé)任和工作內(nèi)容，使各項(xiàng)工作嚴(yán)格按照要求執(zhí)行到位，以免出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清的問(wèn)題。

（三）制定與執(zhí)行并重。隨著我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部改革的深化推進(jìn)，綜合檔案管理機(jī)制、工作方法也要相應(yīng)地進(jìn)行創(chuàng)新。此外，還需將制度落實(shí)到位，在實(shí)踐中對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和完善，從而提升綜合檔案管理工作水平。

（四）靜態(tài)與動(dòng)態(tài)相結(jié)合。事業(yè)單位檔案管理工作并非一成不變的，而是要隨著時(shí)代的發(fā)展不斷做出調(diào)整，無(wú)論是管理理念、工作方式還是人員的綜合素質(zhì)，都要相應(yīng)發(fā)生改變?？蓪㈧o態(tài)和動(dòng)態(tài)相結(jié)合，將傳統(tǒng)管理工作和網(wǎng)絡(luò)、國(guó)際接軌，從而起到完善和創(chuàng)新檔案管理工作的作用。

三、事業(yè)單位綜合檔案管理的現(xiàn)狀

（一）綜合檔案管理的重視程度不足。事業(yè)單位的部分領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到該工作的重要性，不管是在資金還是人力方面投入都嚴(yán)重不足，導(dǎo)致該工作無(wú)法按照要求順利開(kāi)展。

（二）檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)有待提升。檔案管理人員是主要落實(shí)者，其專業(yè)水平的高低和工作質(zhì)量有著密切聯(lián)系。但是就目前情況來(lái)看，部分事業(yè)單位在人員聘用、選拔、培訓(xùn)等各方面的力度不足，人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)得不到提升，無(wú)法適應(yīng)崗位工作需求。

（三）工作模式較為落后。以往檔案管理工作以紙質(zhì)文件管理為主，效率低下，且容易出現(xiàn)失誤。在新的時(shí)代背景下，將綜合檔案管理和信息技術(shù)相結(jié)合是必然趨勢(shì)，但是部分單位的信息化建設(shè)力度不足，并未配備完善的硬件設(shè)備，也沒(méi)有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)檔案管理的信息化軟件、網(wǎng)站等，工作效率難以得到提升。事業(yè)單位檔案資料對(duì)單位的重要性不言而喻，一旦資料丟失，或是內(nèi)部管理機(jī)制沒(méi)有落實(shí)到位，將會(huì)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重影響。由于個(gè)別單位對(duì)監(jiān)督工作并不重視，沒(méi)有根據(jù)要求制定監(jiān)管機(jī)制，對(duì)歸檔、編輯、借閱、保存等各方面的管控不足，很容易出現(xiàn)資料泄露、管理不力等問(wèn)題，影響到綜合檔案管理工作成效，為單位發(fā)展帶來(lái)了較大風(fēng)險(xiǎn)。

四、事業(yè)單位綜合檔案管理中創(chuàng)新意識(shí)的運(yùn)用

（一）落實(shí)信息化基礎(chǔ)建設(shè)。當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，大力開(kāi)展信息化基礎(chǔ)建設(shè)，了解并掌握新形勢(shì)下檔案管理工作重難點(diǎn)內(nèi)容，通過(guò)科學(xué)規(guī)劃、合理建設(shè)等方式，為檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好條件。在此背景下，單位檔案管理工作將會(huì)邁入新的發(fā)展階段，在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，都會(huì)為使用者提供社會(huì)服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，有關(guān)人員要深入了解檔案信息化管理的相關(guān)知識(shí)和技術(shù)的應(yīng)用方法，具體可從以下幾方面進(jìn)行：1.事業(yè)單位的電子檔案建設(shè)，是以“互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)”為基礎(chǔ)的，能夠在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸和共享。有關(guān)部門要加大資金、人才以及技術(shù)的投入力度，完善硬件配置，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。2.要掌握互聯(lián)網(wǎng)思維，轉(zhuǎn)變思想理念。檔案的信息化建設(shè)并非為了盈利，而是要提升檔案管理工作水平和效率，切實(shí)為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展而服務(wù)。要營(yíng)造全員參與的良好工作氛圍。3.要掌握新時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理工作的正確方法，規(guī)劃好未來(lái)的發(fā)展方向，為后續(xù)工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造有利條件。4.有關(guān)人員要重視紙質(zhì)檔案和電子檔案的結(jié)合，以單位實(shí)際需求為主，針對(duì)性地打造網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。可采用分類設(shè)計(jì)的方法，突出人事檔案管理內(nèi)容、財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容、項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容等。5.在整體統(tǒng)籌和規(guī)劃的背景下，適當(dāng)?shù)貙?duì)信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，為該工作的開(kāi)展注入新的活力。

（二）創(chuàng)新工作思路。綜合檔案管理難以在短時(shí)間內(nèi)看到成效，是長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工作，由于無(wú)法為事業(yè)單位帶來(lái)直觀的效益，因此很容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。綜合檔案管理是腦力與體力并存的工作，要協(xié)調(diào)好檔案管理部門和其他各部門之間聯(lián)系，提升檔案利用率。在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位內(nèi)部可加大宣傳力度，組織檔案管理的主題活動(dòng)，例如知識(shí)競(jìng)賽、經(jīng)驗(yàn)分享交流會(huì)議等，提升從業(yè)人員責(zé)任感和使命感。領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)充分發(fā)揮模范帶頭作用，意識(shí)到該工作對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，學(xué)習(xí)借鑒其他單位的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)及方式方法，確保綜合檔案管理的系統(tǒng)化和有序性。要摒棄傳統(tǒng)的“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的思想理念，提升檔案管理工作地位，營(yíng)造人人參與、同心協(xié)力的良好工作氛圍。

（三）創(chuàng)新工作模式。在對(duì)事業(yè)單位綜合檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，可依循雙向制約的改革方向，即以職工和領(lǐng)導(dǎo)作為制約對(duì)象，推動(dòng)該工作的規(guī)范開(kāi)展。以往檔案數(shù)量少、類型并不多樣，多采用將紙質(zhì)檔案保存至庫(kù)房的方法。在新時(shí)代背景下，隨著事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，以及業(yè)務(wù)范圍的拓展，不同類型檔案的數(shù)量持續(xù)增加，如果依然沿用傳統(tǒng)工作辦法，不僅無(wú)法提升工作效率，還有可能出現(xiàn)嚴(yán)重的失誤。在工作模式創(chuàng)新過(guò)程中，可推行分卷立冊(cè)的綜合檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)分類登記管理，以免出現(xiàn)檔案資料過(guò)于分散以及管理混亂的問(wèn)題。不僅如此，當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，先進(jìn)技術(shù)在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，取得了不錯(cuò)成效。以往事業(yè)單位綜合檔案管理工作多依靠人工開(kāi)展，紙質(zhì)檔案不管是收集、儲(chǔ)存還是查詢利用方面都十分困難。人工裝訂、分類整理會(huì)造成大量的資源浪費(fèi)，耗時(shí)耗力且無(wú)法取得理想效果。為了解決這一問(wèn)題，可將綜合檔案管理和信息技術(shù)相結(jié)合，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌制的管理模式。加大資金和專業(yè)人才投入，完善硬件設(shè)施，包括掃描儀、計(jì)算機(jī)等，將相關(guān)資料掃描后錄入到系統(tǒng)的不同類目中，也便于后期查詢。在信息平臺(tái)的輔助下，各部門信息資料傳輸效率會(huì)大幅度提升，打破“信息孤島”，全面提升事業(yè)單位綜合檔案管理水平。

（四）創(chuàng)新管理制度。1.除了要轉(zhuǎn)變思想理念，創(chuàng)新工作模式外，事業(yè)單位還應(yīng)針對(duì)綜合檔案管理制度進(jìn)行完善。以單位的實(shí)際發(fā)展情況為主，推進(jìn)檔案管理體系的建設(shè)，深入分析當(dāng)前工作中存在的缺陷，制定針對(duì)性的解決對(duì)策。在新的時(shí)代背景下，要拓寬檔案資料的收集范圍，對(duì)目前體系進(jìn)行革新，使之更好的為單位發(fā)展助力。2.提升服務(wù)水平。綜合檔案資料的主要功能是給使用者提供便利和服務(wù)的，而并非將資料進(jìn)行永久保存。在管理制度建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)針對(duì)檔案服務(wù)提出明確的要求，提升資源利用率，提升檔案工作者的服務(wù)意識(shí)和能力。3.明確當(dāng)前事業(yè)單位綜合檔案管理的工作思路與方向。例如在信息時(shí)代背景下，要加強(qiáng)傳統(tǒng)工作和現(xiàn)代化技術(shù)的結(jié)合；為了激發(fā)職工積極性，可建立獎(jiǎng)懲分明的制度體系等。

（五）創(chuàng)新監(jiān)督管理。事業(yè)單位為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，都針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了深化改革，并建立了相關(guān)制度體系。但是部分單位的制度并不能按照要求落實(shí)到位，只完成了“面子工程”應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)檢查。為了解決這一問(wèn)題，加大監(jiān)督管理力度十分有必要，對(duì)制度無(wú)法落實(shí)到位的，制度本身就有缺陷的單位予以警示和處罰。檔案資料詳細(xì)記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷史、項(xiàng)目開(kāi)展、人員變動(dòng)等各方面情況，能夠?yàn)槠湮磥?lái)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。如果檔案不慎發(fā)生盜竊、丟失、隨意涂改等問(wèn)題，要第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人，嚴(yán)重的可追究刑事責(zé)任。以往檔案管理工作并不透明，監(jiān)督工作也難以按照要求落實(shí)到位。在現(xiàn)代化背景下，事業(yè)單位可創(chuàng)新工作方式，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，成立專門的綜合檔案監(jiān)督管理小組，在資料的出庫(kù)、入庫(kù)、上傳、借閱等各環(huán)節(jié)制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，包括對(duì)借閱人身份進(jìn)行登記、記錄檔案借還時(shí)間、用途，及時(shí)更新檔案信息化管理系統(tǒng)等。在紙質(zhì)檔案?jìng)}庫(kù)可增設(shè)監(jiān)控探頭、紅外線檢測(cè)儀等，從源頭上杜絕不良現(xiàn)象的發(fā)生。

（六）創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制。事業(yè)單位綜合檔案管理工作較為復(fù)雜，難度大，需要對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類、整理、編輯、入冊(cè)等，且在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景下，對(duì)檔案人員專業(yè)能力也提出了更高要求。傳統(tǒng)的人才培訓(xùn)多以集體培訓(xùn)為主，通過(guò)開(kāi)展會(huì)議和灌輸式的口頭說(shuō)教來(lái)提升人員的綜合素質(zhì)。這種方式使得檔案管理人員十分被動(dòng)，效果并不理想。為了解決這一問(wèn)題，要在原有的人才培養(yǎng)機(jī)制上進(jìn)行創(chuàng)新，推動(dòng)綜合檔案管理工作能夠順利地開(kāi)展。首先，明確人員聘用標(biāo)準(zhǔn)，采用競(jìng)聘上崗的原則，擇優(yōu)錄取工作經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)能力突出的檔案工作者，為專業(yè)團(tuán)隊(duì)注入新的活力。其次，落實(shí)崗前培訓(xùn)制度，可推行“老帶新”的一對(duì)一模式，讓新進(jìn)入崗位的職工快速了解工作內(nèi)容及流程，學(xué)習(xí)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。再次，采用差異化的培訓(xùn)形式。要深入了解不同職工在性格、工作能力等方面的差異，例如部分職工理論知識(shí)儲(chǔ)備豐富，但缺乏實(shí)踐操作，則應(yīng)該多讓其深入一線，對(duì)檔案進(jìn)行收集、編輯、分類等；部分人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用不熟練，在人才培訓(xùn)時(shí)，要更側(cè)重檔案信息化管理軟件的使用技巧。最后，創(chuàng)新培訓(xùn)方式。目前我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，在移動(dòng)設(shè)備、電腦的廣泛普及的背景下，人員培訓(xùn)也可利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、在線直播等方式進(jìn)行，或是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)課程來(lái)提升檔案人員專業(yè)能力，打破時(shí)間和空間的局限。在各類網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用下，培訓(xùn)者和檔案工作者能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)交流，培訓(xùn)效果也會(huì)更為直觀。

（七）做好保密工作。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日益復(fù)雜，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，一方面，為事業(yè)單位相關(guān)工作的開(kāi)展提供了可靠的技術(shù)支持；另一方面，在電子檔案管理和傳輸過(guò)程中，也存在著較大風(fēng)險(xiǎn)，容易造成數(shù)據(jù)丟失和遺漏，為單位發(fā)展帶來(lái)隱患。為了解決這一問(wèn)題，有關(guān)人員要?jiǎng)?chuàng)新工作理念，將保密、安全等作為檔案管理中的重點(diǎn)內(nèi)容，具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：1.在檔案借閱環(huán)節(jié)，應(yīng)對(duì)有關(guān)人員的身份進(jìn)行驗(yàn)證，對(duì)借閱檔案的時(shí)間、類型、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄，當(dāng)出現(xiàn)異常情況時(shí)，能夠及時(shí)找到負(fù)責(zé)人。2.要做好檔案的保密工作?？蓪?duì)檔案進(jìn)行備份處理，當(dāng)軟硬件設(shè)備發(fā)生損壞時(shí)，可通過(guò)賬號(hào)密碼找回丟失的資料，減少單位損失。可設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的登錄密碼，或采用分級(jí)管理方式，權(quán)限不夠的職工不可隨意查看檔案資料，避免機(jī)密文件丟失。

五、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作要適當(dāng)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，可將先進(jìn)的工作理念及技術(shù)進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)突破。要從思想理念、管理制度、工作方式、監(jiān)督管理、人員培訓(xùn)等各方面進(jìn)行創(chuàng)新，推動(dòng)綜合檔案朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，提升事業(yè)單位的檔案工作水平。