文/中陜核工業(yè)集團(tuán)二二四大隊有限公司 寧曉艷

干部人事檔案主要是企業(yè)對干部個人的學(xué)習(xí)情況、工作情況以及思想作風(fēng)等進(jìn)行真實記錄的工作。對干部人事檔案材料進(jìn)行收集與整理是干部人事檔案管理工作中的重點內(nèi)容，也是其檔案管理工作有效開展的前提。因此，在收集與整理過程中，應(yīng)考慮到材料是否全面、整理方式是否符合其實際發(fā)展情況、能否直接體現(xiàn)出企業(yè)干部工作人員的工作情況、是否能對干部人事檔案管理工作起到積極的影響作用。

一、人事檔案的收集與整理

（一）人事檔案的收集。個別檔案收集工作人員存在工作責(zé)任意識淡薄、材料管理意識不足等問題；個別工作人員在收集資料后，不能及時對資料進(jìn)行整理，或者不能及時將收集到的檔案移交到檔案管理部門。導(dǎo)致檔案材料信息被破壞或者缺失，影響檔案管理效果。為此檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注人事檔案材料中產(chǎn)生的信息，并主動與各個部門工作人員相互配合，防止產(chǎn)生被動等待材料上交等情況。同時，還應(yīng)及時建立檔案材料上交制度，防止材料上交前等待時間過長或者由于不能及時收集材料，導(dǎo)致檔案材料丟失。

根據(jù)檔案的不同類型，能將其分為履歷檔案、自傳材料、考核材料、學(xué)歷材料、政歷材料、黨團(tuán)組織材料等。檔案管理人員按照不同材料的分類情況，對其進(jìn)行收集與整理，防止材料散落在不同部門工作人員手中，影響檔案收集的完整性。

檔案管理人員最應(yīng)該注重的是個人基本信息材料的收集工作，在工作中應(yīng)及時掌握企業(yè)干部人員的變化情況，提升其工作效率。對待新入職的企業(yè)干部，應(yīng)認(rèn)真對其基本檔案進(jìn)行核實處理，一旦發(fā)現(xiàn)其檔案材料存在缺失情況，應(yīng)及時與相關(guān)工作人員取得聯(lián)系，并對缺少的資料進(jìn)行及時補錄，防止產(chǎn)生材料缺失或者材料無法正常歸檔等問題。

（二）人事檔案的整理。檔案整理工作開展的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)是將歸檔的材料進(jìn)行鑒定，保證材料格式以及內(nèi)容的規(guī)范性，確保材料是真實有效的。對于需要歸檔的材料，應(yīng)先確定材料上有公司、組織或者個人的簽字或者蓋章。對于經(jīng)過核實發(fā)現(xiàn)材料內(nèi)容不真實、材料中字跡潦草，無法準(zhǔn)確辨認(rèn)或者不能對干部的工作生活經(jīng)歷進(jìn)行全面反映，沒有相關(guān)干部工作情況的檔案材料，不能讓其進(jìn)行歸檔。對于不是屬于歸檔材料范疇內(nèi)的材料，應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)定或相關(guān)政策，對其進(jìn)行銷毀處理。對于故意上報虛假信息，應(yīng)堅持拒收其檔案材料，以確保檔案的準(zhǔn)確性以及真實性。

在確定檔案真實性以及規(guī)范性后，應(yīng)對檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理。對于不符檔案規(guī)格的材料，應(yīng)對其進(jìn)行加工，通過包邊等方式對其進(jìn)行整齊劃一，并在其左側(cè)留出裝訂線，裝訂后的材料，其上下左右包邊后應(yīng)與其他材料規(guī)格一致。通過上述整理方式，能讓每卷檔案盡量保持完整，提升檔案資料的精簡性，能對歸檔工作的開展奠定基礎(chǔ)，之后逐步進(jìn)行檔案整理以及登記歸檔工作。對于不屬于檔案的材料，應(yīng)根據(jù)不同情況，對其進(jìn)行特殊處理。對于應(yīng)銷毀的材料，應(yīng)將銷毀情況進(jìn)行嚴(yán)格記錄，并保留記錄，由專業(yè)負(fù)責(zé)銷毀檔案的工作人員進(jìn)行審核與簽字，并對其進(jìn)行統(tǒng)一銷毀處理，任何單位或者個人均不能以任何理由進(jìn)行檔案的擅自銷毀工作，防止產(chǎn)生材料丟失等問題。

材料整理完成后，應(yīng)對其進(jìn)行錄入工作，錄入應(yīng)及時有效，并根據(jù)其錄入情況制定目錄。檔案目錄應(yīng)根據(jù)其整理情況進(jìn)行定期更新，保證檔案的目錄與檔案內(nèi)容相符合。并且檔案管理過程中不能單純地進(jìn)行紙質(zhì)檔案的歸類，更應(yīng)將其錄入到電腦中。對于常規(guī)檔案材料，例如干部工作人員的績效考核情況等，應(yīng)將其進(jìn)行統(tǒng)一整理。對于檔案中不定期產(chǎn)生的資料，應(yīng)及時進(jìn)行處理，并盡快進(jìn)行裝訂入冊，防止產(chǎn)生材料丟失以及材料完整性缺損等情況。

二、企業(yè)干部人事檔案收集與整理過程中存在的問題

（一）干部人員檔案管理意識薄弱。人事檔案管理工作貫穿于企業(yè)工作的全過程，是對企業(yè)運行過程中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行全程管理。人事檔案在形成過程中，企業(yè)工作人員一般不會接觸到本人的檔案資料，因此，可能會出現(xiàn)檔案管理責(zé)任意識不足等情況，認(rèn)為檔案管理應(yīng)由專業(yè)部門的工作人員全權(quán)負(fù)責(zé)。因此，企業(yè)員工在工作中就不會注重檔案管理工作，對于檔案管理的流程以及檔案管理工作的范圍不清楚，不能根據(jù)檔案管理人員的職責(zé)及時地對其工作情況進(jìn)行配合。在這一思想影響下，部分工作人員存在學(xué)歷材料、獎懲材料等由個人保存，不能及時上交給檔案管理部門的情況，導(dǎo)致企業(yè)干部人事檔案收集工作不到位，影響檔案完整性。一份檔案的殘缺會導(dǎo)致對企業(yè)干部綜合素質(zhì)反應(yīng)不全面、對干部人員綜合素質(zhì)評價不到位等問題。

（二）材料收集困難。企業(yè)干部人事檔案材料涵蓋的范圍較為廣泛，在企業(yè)運行的各個部門中都會產(chǎn)生與人事檔案有關(guān)的材料。例如：企業(yè)人力資源提供的薪資材料、職稱材料，企業(yè)黨群部門提供的各種獎懲材料，企業(yè)研發(fā)部門提供的科研成果等，均能構(gòu)成企業(yè)干部的人事材料。當(dāng)前社會發(fā)展速度越來越快，企業(yè)為適應(yīng)社會發(fā)展的需求，對其內(nèi)部員工的需求也逐漸提升，企業(yè)干部在工作中能實現(xiàn)對不同部門的整合，其參與的活動以及工作也較多。因此，在進(jìn)行材料收集與整理的過程中，應(yīng)從不同部門的運行情況入手，對發(fā)現(xiàn)的材料進(jìn)行歸納與匯總。人事檔案材料在企業(yè)的這一發(fā)展背景下，會更加分散，也具有多樣性。因此，也加大了企業(yè)干部人事檔案收集難度。

（三）材料真實性喪失。材料真實性是人事檔案收集與整理工作運行過程中應(yīng)遵守的基本特征，但是在企業(yè)干部人事檔案材料收集過程中，可能會存在部分干部工作人員故意修改檔案材料，或者惡意篡改個人檔案信息的情況。尤其是工作人員在不同時期檔案材料填寫的過程中，可能會產(chǎn)生前后不一致等問題。例如：企業(yè)干部在填寫出生日期以及工作時間時，會產(chǎn)生前者越填越晚的情況，后者會產(chǎn)生越填越早的情況。還有部分干部工作人員在填寫學(xué)歷的時候，存在越填越高的情況。很多企業(yè)員工在進(jìn)行材料考核的時候，多采用官方套話的方式進(jìn)行檔案材料填寫，導(dǎo)致其材料內(nèi)容千篇一律，影響企業(yè)員工個性化的體現(xiàn)，對于企業(yè)人才選拔工作的順利開展產(chǎn)生的影響是消極性的。以上現(xiàn)象均會在一定程度上影響人事檔案的真實性，也導(dǎo)致檔案資料無法發(fā)揮其根本作用，不利于檔案對企業(yè)干部人員的管理。

（四）材料缺失情況。材料采集與整理工作開展的過程中，最應(yīng)該注重的是材料的完整性，需要通過材料的整理，從整體上體現(xiàn)出企業(yè)干部工作人員的綜合素質(zhì)。但是，在部分檔案管理工作運行過程中，存在檔案材料不全等問題。人事工作人員在整理檔案的過程中，常常會發(fā)現(xiàn)員工的黨員材料存在殘缺等問題，有的檔案材料缺少入黨申請書、入黨志愿書等資料。部分企業(yè)干部人員在填寫檔案的時候，缺少專業(yè)部門工作人員審核批準(zhǔn)的公章以及簽字等。甚至部分工作人員的人事檔案存在成套缺失的情況，包括學(xué)歷材料、獎懲材料等的缺失，或者部分干部工作人員檔案種類齊全，但是成套的材料中有部分缺失。產(chǎn)生該現(xiàn)象的主要原因是檔案管理工作人員工作任務(wù)較重，在整理材料的過程中，不能對員工以及工作人員進(jìn)行催促，工作人員還存在不熟悉檔案管理流程以及檔案收集所需具體材料等問題，導(dǎo)致檔案收集工作不及時，影響材料完整性。最終，部分干部人事檔案管理人員不能進(jìn)行有效匯總，導(dǎo)致檔案卷宗管理效果低下。

三、企業(yè)干部人事檔案收集與整理的對策

（一）提升檔案管理工作信息化水平。先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不僅會對社會發(fā)展產(chǎn)生積極的推進(jìn)作用，更對企業(yè)的運行產(chǎn)生引導(dǎo)作用。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案收集與整理工作也應(yīng)積極予以利用，確保企業(yè)檔案管理工作符合社會發(fā)展需求，能更快、更加準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案的收集與整理。因此，檔案管理人員應(yīng)針對企業(yè)檔案管理工作的開展現(xiàn)狀，對其管理目標(biāo)進(jìn)行及時地調(diào)整。在管理過程中，應(yīng)立足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，從長遠(yuǎn)的角度入手，促使企業(yè)立足當(dāng)前社會，認(rèn)真完成檔案管理信息化建設(shè)，積極使用信息化技術(shù)，解決檔案管理過程中產(chǎn)生的問題。

（二）加大宣傳力度。檔案管理宣傳工作的有效進(jìn)行是對企業(yè)員工以及企業(yè)干部思想意識進(jìn)行引導(dǎo)的重要方式，在宣傳過程中，企業(yè)工作人員以及企業(yè)干部的檔案管理意識得以提升。第一，企業(yè)應(yīng)通過班報、座談會、專家講座等方式宣傳檔案管理工作的重要性，并通過網(wǎng)絡(luò)宣傳的方式向企業(yè)工作人員以及干部宣傳有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)。在宣傳教育過程中，企業(yè)應(yīng)主動告知員工自身利益與檔案管理情況之間的關(guān)系，并在此基礎(chǔ)上提升企業(yè)員工與企業(yè)干部的檔案管理意識，讓他們意識到其在檔案材料收集與整理過程中的作用，積極參與到該工作中，并能輔助企業(yè)檔案管理工作人員，進(jìn)行檔案材料的收集與整理。第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作的意識尤為重要，應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)管理人員的意識引導(dǎo)，讓其從根本上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。只有這樣，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員才能更加關(guān)注檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量。

（三）建全檔案管理制度。檔案材料收集與整理工作并不是被動接受就能完成的工作，檔案管理人員必須注重進(jìn)行檔案材料的收集工作，在收集與整理過程中保證檔案質(zhì)量。第一，企業(yè)應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，通過信息化技術(shù)進(jìn)行信息獲取，并將企業(yè)各個部門之間進(jìn)行聯(lián)系，積極利用各種制度，對其進(jìn)行約束，讓企業(yè)員工與干部人員均能積極參與到檔案管理工作中，保證材料的完整性。第二，企業(yè)應(yīng)建設(shè)完整的檔案接收制度，企業(yè)員工與干部提交材料時，應(yīng)對材料的各種信息進(jìn)行及時登錄與提交。第三，建立完善的檔案材料鑒定技術(shù)，從材料收集的起初，對檔案的真實性進(jìn)行核實，防止錯誤、不規(guī)范材料的收集，并且對于特殊材料如專業(yè)技術(shù)考核成果等材料，需要為其制定專業(yè)的管理制度，保證相關(guān)管理部門工作人員能及時進(jìn)行提交。對于由于個人原因?qū)е碌牟牧襄e誤情況，應(yīng)積極發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，督促各個部門工作人員與領(lǐng)導(dǎo)人員提交有價值的檔案資料。

（四）提升檔案管理隊伍素質(zhì)。檔案管理工作人員的管理隊伍建設(shè)情況是對檔案管理情況產(chǎn)生影響的關(guān)鍵性因素。企業(yè)在運行過程中，需要挑選綜合素質(zhì)過硬的工作人員參與到檔案的收集與管理工作中。第一，檔案管理人員需要有較強(qiáng)的責(zé)任感，能以端正的態(tài)度參與到材料收集整理中。第二，檔案管理人員需要有較為專業(yè)的檔案管理技能，能實現(xiàn)在最短的時間內(nèi)對檔案資料進(jìn)行整理，也能合理使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案歸類。第三，檔案管理人員還應(yīng)嚴(yán)格保證檔案管理工作的延續(xù)性。同時，企業(yè)工作人員應(yīng)注重對于檔案管理人員的培訓(xùn)，構(gòu)建較為優(yōu)秀的檔案管理隊伍，讓其積極配合，提升檔案管理能力，熟練掌握檔案管理知識，提升檔案材料收集與整理的效果。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案收集與整理是一項較為復(fù)雜的工作，需要工作人員具有專業(yè)的素質(zhì)，并能實現(xiàn)對企業(yè)各個部門之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。企業(yè)的每一個員工以及干部人員均能對檔案管理工作的運行情況產(chǎn)生影響，因此應(yīng)積極配合檔案管理工作。企業(yè)也應(yīng)在內(nèi)部對工作人員進(jìn)行積極引導(dǎo)，提升其使命感與責(zé)任感，為檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)人才，保證檔案材料的真實性、完整性。