文/中鐵十五局集團第一工程有限公司 殷婷

黨的十八大以來，黨中央始終將黨的作風建設(shè)作為一項重點工作，深入開展黨要管黨、從嚴治黨的工作，中組部于2014年6月12日、8月27日分別下發(fā)《關(guān)于進一步從嚴管理干部檔案的通知》《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》，明確提出在全國范圍內(nèi)開展干部人事檔案專項審核工作。干部人事檔案是全面了解干部的重要信息源，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展有著重大的意義。干部人事檔案專項審核就是將檔案中記載的各方面信息按照規(guī)定整理成書面材料，是人事工作的一項基礎(chǔ)性工作，是做好干部工作的基礎(chǔ)和前提。通過開展專項審核工作，確保其歸檔材料的準確性、真實性、完整性，對了解干部、考察干部以及合理選用干部具有十分重要的參考價值，對保證企業(yè)、社會、國家的健康發(fā)展具有長遠的意義。

一、干部人事檔案專項審核的意義

（一）提高干部管理體系的準確性。一定時期內(nèi)，企業(yè)的員工總數(shù)是相對有限的，企業(yè)的發(fā)展需求是持續(xù)的。如何挖掘每一個員工的潛力，做到知人善用、選賢舉能，發(fā)揮他們在所擅長的崗位上的效能，對于任何一個企業(yè)來講，不僅是管理學研究的重點，也是人力資源檔案管理追求的目標。在人事檔案的重要記錄內(nèi)容中，包括了員工從初中、高中到大學的學籍資料、家庭成員情況以及入職以來在企業(yè)里的每一次的崗位調(diào)整、待遇提升、工作經(jīng)歷、考核鑒定、政審情況、政治面貌、培訓(xùn)記錄及獎懲情況等。干部人事檔案專項審核對檔案記載有一個標準的、規(guī)范的判斷，對于提高干部管理體系的準確性具有重要意義。只有保證干部檔案的精確與完整，才能準確展現(xiàn)出干部的真正實力，以此為基礎(chǔ)，從而提升人力資源檔案工作的時效性，提升人力資源價值，進而促進施工企業(yè)內(nèi)部人才與崗位合理化配置。

（二）反映干部檔案真實性的依據(jù)。黨的十八大以來，習近平總書記在系列重要講話中都著重強調(diào)了黨要管黨、從嚴治黨和嚴懲腐敗的決心和信心。從嚴治黨從源頭抓起，從選人用人開始，中央組織部結(jié)合習近平總書記的重要講話精神，在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作，堅決整治干部人事檔案涂改造假問題，堅持政策面前人人平等、一視同仁，不讓造假者得利，更不能重復(fù)得利，確保干部人事檔案真實、準確、完整、規(guī)范，維護干部人事檔案的嚴肅性和公信力。

（三）干部選拔任用的重要基礎(chǔ)。組織人事部門在提拔任免干部時的一個重要環(huán)節(jié)就是查閱干部人事檔案，人事檔案主要負責記錄員工的基本信息及在企業(yè)中的每一次進步和教訓(xùn)，能確保記錄的客觀、真實與全面，為企業(yè)選拔和培訓(xùn)人才起到非常重要的、關(guān)鍵的資料參考作用。干部人事檔案工作應(yīng)堅持“凡提必審”“凡進必審”，干部管理權(quán)限發(fā)生變化的“凡轉(zhuǎn)必審”，以此對干部的基本情況、工作表現(xiàn)、黨風廉政建設(shè)等做出綜合判斷。

二、干部人事檔案專項審核中存在的問題

（一）檔案中資料缺乏準確性、完整性、真實性。1.缺乏準確性。在干部人事檔案專項審核過程中發(fā)現(xiàn)，檔案資料記載的信息出現(xiàn)多重化，由于干部填寫需要歸入人事檔案的資料時意識淡薄，未意識到資料的重要性、嚴謹性，填寫表格時隨心所欲、前后不一、字跡潦草、隨意涂改，不注重資料的質(zhì)量及準確性，檔案質(zhì)量參差不齊，比如出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷、工作履歷等信息會出現(xiàn)多個版本，人事部門歷年在收集檔案資料時，未對資料進行審核，在進行專項審核時發(fā)現(xiàn)問題查缺補漏時間周期非常長，不能及時、準確反映當事人的具體情況。2.缺乏完整性。人事檔案資料缺失或更新不及時，部分人事檔案中存在資料缺失嚴重。比如有的檔案里資料記載后取學歷，但檔案中沒有后取學歷學籍資料；有的檔案中入黨資料不完整，檔案中有入黨志愿書，但是沒有入黨申請書及入黨轉(zhuǎn)正申請書，甚至有的檔案沒有任何入黨相關(guān)資料但其他資料記錄是黨員；有的檔案中有職稱聘任文件但無職稱評審表；有的干部本人實際任職過多個項目，但檔案中無任何能體現(xiàn)其履歷的材料；由于時間久遠，出現(xiàn)斷檔，查找起來非常困難，尤其是外部調(diào)入人員的檔案，有的會出現(xiàn)原單位已經(jīng)不存在及相關(guān)資料無法查補的現(xiàn)象，反映不出這部分時間的工作履歷、獎懲等情況。3.缺乏真實性。少數(shù)人事檔案中會出現(xiàn)假年齡、假學歷、假履歷等，比如為了上學、入伍、招工等其他原因，在填寫資料時將出生日期進行改變，有的檔案最早記載出生日期資料涉及涂改無法認定的，有的檔案中還出現(xiàn)假學籍資料，還有為了豐富自己履歷而隨意填寫不屬于自己的履歷等各種問題，極大阻礙檔案審核的進度，加大檔案管理的難度，影響檔案本身的真實性，降低檔案整體的質(zhì)量。

（二）檔案管理隊伍有待加強。干部人事檔案管理看似簡單，但對檔案管理人員的專業(yè)性和技術(shù)性要求極高，而且檔案管理工作十分繁瑣。檔案管理人員首先要清楚了解國家、企業(yè)對干部人事檔案工作的相關(guān)政策和規(guī)定，掌握干部人事的檔案專項審核的規(guī)范和標準，熟知干部人事檔案的分類整理、查缺補漏、審核認定等業(yè)務(wù)流程和工作內(nèi)容，對檔案中每一份資料的信息能及時作出準確的判斷，對缺失的材料能及時發(fā)現(xiàn)并記錄在冊，按照要求進行查補，這就要求人事部門必須配備專職且素質(zhì)強、能力強、有耐心、有責任心的人員負責檔案管理工作。但目前部分國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視程度還不夠，配備檔案管理人員多數(shù)以兼職為主，且檔案管理人員上升空間狹窄，加上缺乏長效的考核制度，在工作中也逐漸失去上進心及耐心，專業(yè)素養(yǎng)逐步落后，檔案管理人員更換頻率，造成檔案管理工作十分被動，檔案管理人員培養(yǎng)處于階段性停滯狀態(tài)，人力資源的利用水平也得不到提升。

（三）檔案管理方式落后。2016年8月，國資委企干二局下發(fā)了《關(guān)于加快推進干部檔案數(shù)字化工作的通知》，干部人事數(shù)字檔案是按照國家相關(guān)技術(shù)標準（GB/T33870-2017），利用掃描等技術(shù)手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。但是目前部分國有企業(yè)的人事檔案管理工作還未建立信息化管理方式，錄入檔案信息、目錄、檢索和查閱工作依舊由檔案管理人員手動操作完成，紙質(zhì)化的檔案管理方式廣泛的存在，這不僅影響檔案管理的效率，還不利于檔案的保存和管理。檔案管理手段的落后，導(dǎo)致人事檔案信息化程度較低，檔案管理工作效率很難提升。

三、應(yīng)對策略

（一）強化檔案意識，嚴格規(guī)范收集檔案資料。1.從根源上杜絕不規(guī)范資料，控制檔案資料質(zhì)量。干部人事檔案工作是一項政治性、政策性、保密性、服務(wù)性很強的工作，要充分認識做好干部人事檔案工作的重要性。在干部填寫將來需放入人事檔案的相關(guān)資料時，比如：1999版干部履歷表、入黨志愿書、職稱評審表、大學生轉(zhuǎn)正、評優(yōu)評先申報表等，將重要性、嚴肅性宣貫到干部本人，并在接收資料時嚴格審核，沒有問題且符合檔案要求的方可歸入人事檔案。2.從過程中及時查補缺失資料，完善檔案。在審核檔案過程中，發(fā)現(xiàn)存在缺少資料的情況要及時反饋到干部本人，限期查找相關(guān)缺失資料，在補充來相關(guān)缺少資料時，必須要核對資料是否符合檔案審核要求，是否經(jīng)相關(guān)證明人及相關(guān)組織單位簽章，是否真實后方可歸入人事檔案；對于需要人事部門配合查詢補充的資料，檔案管理人員應(yīng)及時查找臺賬，多方調(diào)查，在確保有依據(jù)的前提下出具相關(guān)資料的說明并簽章。在日常工作中要定期和各部門溝通，在各部門移交、傳遞需要歸入人事檔案資料時，要按干部人事檔案要求進行規(guī)范審核、及時歸檔，防止因人為操作導(dǎo)致檔案資料丟失、檔案資料舞弊等情況發(fā)生。3.嚴格審核，堅持原則，還原檔案真實性。在審核干部的“三齡二歷一身份”等信息時，嚴格按照2015年2月4日中共中央組織部《組工通訊》2764號《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》進行審核，對存在疑義的信息要積極查找相關(guān)資料進行印證，堅決杜絕主觀臆斷、歪曲事實的做法，要堅持原則，還原檔案真實性，在初審?fù)旰蠼挥蓹n案經(jīng)驗豐富的人員進行復(fù)審把關(guān)，對兩次審核結(jié)果不一致的檔案，要共同研討確定，確保審核出來的信息真實無誤，為選人用人提供真實可靠的參考，確保檔案審核工作順利進行，為企業(yè)的發(fā)展提供必要支持。

（二）加強干部人事檔案管理隊伍建設(shè)。干部人事檔案管理是一項極為繁雜的工作，要求管理人員需要熟悉相關(guān)政策，具備相應(yīng)的專業(yè)、技術(shù)能力。檔案管理人員主導(dǎo)著整個檔案的審核過程，如分類整理、查缺補漏、審核認定等，對檔案管理者的工作能力、素質(zhì)、耐心、態(tài)度等都有較高的要求。一是在人員配備上，應(yīng)選擇政治可靠、作風正派、責任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的黨員干部從事檔案管理工作，不能把干部人事檔案工作崗位作為安置性崗位，從源頭上保障干部人事檔案工作人員的素質(zhì)和水平。二是對檔案管理人員定期開展黨性教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。新時期形成的干部人事檔案材料種類多樣，分類經(jīng)常出現(xiàn)不統(tǒng)一現(xiàn)象，要結(jié)合新時代企業(yè)對檔案管理的實際要求，加大對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，優(yōu)化培訓(xùn)方式和內(nèi)容，加強檔案人員的技能水平，提高工作效率，并在管理的過程中不斷優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，使他們在檔案管理工作中不斷改進管理的技術(shù)和方法，特別是對新調(diào)整的人員，必須先進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)后才可上崗，從而保證檔案管理工作正常運轉(zhuǎn)。三是建立考核機制，從嚴管理，加強激勵保障，提高檔案管理人員的重視程度與主動性，對考核成績達到一定程度人員給予一定獎勵，并注重培養(yǎng)使用，適當拓寬檔案管理人員晉升通道，借此來正面引導(dǎo)檔案管理人員工作的主動性、積極性，加強檔案管理人員對檔案管理工作的認同感，從而避免檔案管理隊伍人員的流失。

（三）加快干部人事檔案信息化建設(shè)。干部人事檔案要緊跟時代發(fā)展腳步，要敢于打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，結(jié)合企業(yè)實際需要，建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，堅持紙質(zhì)化和數(shù)字化緊密結(jié)合的檔案管理方式，在不改變傳統(tǒng)紙張檔案形式的前提下，使用文字、圖文、聲像存儲使用和讀取數(shù)據(jù)，采用掃描、電子存檔等模式進行資料整合，嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致，實現(xiàn)資源共享，健全檔案預(yù)警機制、完善檔案認知流程。培養(yǎng)創(chuàng)新意識，不斷為檔案審核管理工作注入新的血液，將新方法運用在干部人事檔案審核中，伴隨著現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展，不斷完善人事檔案審核管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率，為人事決策提供強有力的支持，促使企業(yè)穩(wěn)步、健康發(fā)展。在推動干部人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還要注重人事檔案管理信息安全問題，建立人事檔案信息安全管理制度、加大制度落實力度、確保人事檔案信息安全，同時對檔案人員進行安全教育、提升檔案管理人員的安全意識、落實好安全措施和責任。

四、結(jié)語

干部人事檔案管理是一項長期、復(fù)雜、艱巨的任務(wù)，尤其是對國有企業(yè)而言，干部的提拔考察、崗位調(diào)動、退休等都是以干部人事檔案為依據(jù)。國有企業(yè)檔案管理需要有健全的管理制度，嚴格的審查制度，完善的管理機構(gòu)，來推動數(shù)字化建設(shè)，方能不斷提高干部人事檔案管理工作的水平。要以干部人事檔案專項審核工作為契機，高度重視，不斷在實踐中總結(jié)經(jīng)驗，探索新思路、新方法，全面提高干部人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學化水平，為人力資源發(fā)展做好基礎(chǔ)服務(wù)工作。