文/泰安市城市管理綜合服務(wù)中心 馬麗

城市管理檔案的歸檔整理工作在城市發(fā)展等方面起著重要的作用。在城市管理的過程中，檔案管理非常重要，城市檔案工作的實施效果直接關(guān)系到城市管理的水平，加強對檔案資料的應(yīng)用，能進一步推動城市建設(shè)發(fā)展，便于做出正確的決策。但是就當前城市管理檔案歸檔整理工作的情況來看，有些方面還需要加以完善，所以這就需要工作人員提高對城市管理檔案歸檔整理工作的重視度，同時采取有效的措施實施這項工作，加強對檔案管理系統(tǒng)的建立，進而保障城市管理檔案歸檔整理工作順利的實施，不斷提高工作水平。

一、城市管理檔案歸檔整理工作的重要性

城市管理檔案就是在城市管理中形成的文件檔案，此檔案以文字和圖片以及視頻的形式為主，其中文件主要是城市規(guī)劃建設(shè)和城市管理內(nèi)容。對于城市管理檔案進行分析，其實是一種客觀資料，還應(yīng)從城市資源入手全面分析，并做好整理工作。與此同時，城市檔案針對以后的工作起著非常重要的作用，同時也說明了城市管理檔案歸檔整理的重要性，其中具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）給城市管理執(zhí)法帶來參考依據(jù)。在當今社會，隨著經(jīng)濟水平的不斷提高，加快了城市化進程，轉(zhuǎn)換了人們的思想觀念，給城市管理帶來一定變化。城市管理人員在實際工作的過程中必須嚴格按照相關(guān)要求。城市管理人員應(yīng)尊重公民權(quán)益，并落實責(zé)任，根據(jù)工作的實際情況提供最真實可靠的資料，如果出現(xiàn)問題能夠提供做相應(yīng)的憑證。城市管理檔案歸檔整理工作記錄的及時性和準確性直接關(guān)系到工作實施的水平，并將相應(yīng)的依據(jù)提供給執(zhí)法部門，相關(guān)部門投入相應(yīng)的人力或是物力上的支持，進而形成新的城市管理執(zhí)法模式，通過實施檔案歸檔管理，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

（二）指出城市規(guī)劃的未來發(fā)展方向。通過合理規(guī)劃促使業(yè)務(wù)有效實施，而且規(guī)劃落實程度無法直接關(guān)系到城市的發(fā)展，為了使其得到解決，必須要投入大量的人力和物力。對于城市規(guī)劃工作進行分析所涉及的內(nèi)容比較多，實施起來較為繁瑣，相關(guān)方面需要考慮周到。以往在實際規(guī)劃過程中，只是從宏觀方面進行，進而致使所規(guī)劃不符合具體業(yè)務(wù)。通過有效實施城市管理工作，使得此問題得到完善。在城市管理中，加強檔案歸檔管理，增強對城市相關(guān)情況的了解，進一步提升質(zhì)量和設(shè)計水平。基于此，檔案工作人員必須要高度重視檔案歸檔整理工作并將其落實，從而提高業(yè)務(wù)水平。

（三）促進城市管理水平的提高。當前一些城市管理人員在實際工作的過程中，態(tài)度不夠端正，再加上從業(yè)人員沒有進一步強化業(yè)務(wù)能力，進而在整體發(fā)展的過程中還應(yīng)加以完善?；诖耍瑸榱吮Ｕ铣鞘泄芾淼墓ぷ黜樌M行，還應(yīng)讓工作人員的綜合素質(zhì)不斷提高。通過檔案的歸檔管理，實施城管工作并緊密結(jié)合發(fā)展的實際情況，進而促進業(yè)務(wù)模式改革，這離不開工作人員的參與，還應(yīng)不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。有效實施城市管理檔案的歸檔工作，能夠進一步推動城市的發(fā)展。

二、城市管理檔案歸檔整理存在的問題

（一）對檔案管理工作重視程度不夠。檔案管理部門與其他部門進行比較，最主要的區(qū)別是難以使得自身的價值得以展現(xiàn)。在經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，個別領(lǐng)導(dǎo)只是盲目讓業(yè)務(wù)部門早日地實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化，所以對檔案部門缺少足夠認識。由于沒有意識到檔案歸檔整理工作的重要性，一定程度上直接影響到檔案管理人員工作的積極性，再加上監(jiān)督管理力度不夠，給檔案管理歸檔工作帶來一定影響，難以提高工作水平，無法提高檔案數(shù)據(jù)信息的準確性。

（二）文書檔案管理工作缺少保密性。機關(guān)單位文書檔案管理工作保密性做得還不夠，要想加快文書檔案管理工作信息化的進程，不斷提高建設(shè)的水平，必須要實現(xiàn)檔案電子化，將以往紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換掉，但是在具體實施的過程中，信息很容易發(fā)生被修改的情況。與此同時，還會影響到電子數(shù)據(jù)的存在形式。在修改等層面上進行分析，電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比前者更容易被修改，所以紙質(zhì)電子數(shù)據(jù)可靠性不高。此外，文書檔案包含著各個部門的信息，如果工作人員沒有及時收集好各個部門的檔案信息，將會影響到檔案的保密性。

（三）管理檔案信息收集渠道不豐富。收集的信息如果沒能提高其準確性，會給城市檔案管理工作帶來不利的影響，無法獲得良好的管理效果。在當今社會，隨著經(jīng)濟水平的不斷提高，也使得科學(xué)技術(shù)得到發(fā)展，并逐漸滲透在城市管理檔案歸檔工作中，促使城市管理檔案管理工作順利實施，城市管理檔案資源等方面會呈現(xiàn)出一定的問題，其中最主要的問題就是資源不夠，還有就是不能滿足城市管理檔案的實際需求，進而會影響到城市管理檔案管理工作實施水平。就當前城市管理的情況來看，城市管理檔案基本上都是以紙質(zhì)的形式呈現(xiàn)，并沒有實現(xiàn)電子化，但是這種情況很容易受相關(guān)因素的影響，致使檔案發(fā)生破壞，尤其是自然災(zāi)害和人為因素的影響，無形中給城市管理檔案帶來困難。

（四）管理的軟件不夠透明。在信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，使得互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到發(fā)展并逐漸滲透在各個行業(yè)中。但是就當前的情況來看，文書檔案管理工作在有些方面還需要加以完善。比如：雖然將一些軟件滲透在文書檔案管理中，但是不如發(fā)達國家軟件先進，最重要的一點就是難以適應(yīng)現(xiàn)代化的要求，軟件透明度不高，文書檔案管理工作在有些方面還應(yīng)不斷改進，而且以上的情況還會影響到檔案管理事業(yè)的發(fā)展。所以對于文書檔案管理人員而言，還應(yīng)強化自身各方面能力，加強對文化檔案管理軟件的研究，為此保障檔案管理工作的有效實施。

（五）工作人員綜合素質(zhì)不高。城市管理檔案整理工作的實施必須要有優(yōu)秀的人才，但是就當前情況來看，還存在一系列的問題，其中最主要的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1.城市檔案管理人員比例的問題。在城市檔案歸檔管理的過程中，工作人員的綜合素質(zhì)不高，學(xué)習(xí)積極性低，現(xiàn)有的知識不符合檔案專業(yè)信息化。而且在信息化時代背景下，對檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求，要求在掌握相關(guān)知識的同時，還應(yīng)熟練地應(yīng)用計算機，進而落實好檔案一系列工作。但是當前檔案管理人員比例存在失調(diào)的現(xiàn)象，這種情況直接關(guān)系到新時代城市管理檔案歸檔整理工作實施的水平；2.工作人員綜合素質(zhì)存在差異性。就現(xiàn)有的城市管理檔案整理人員進行分析，其來源基本上都是其他機構(gòu)分流的富余人員，還沒有熟練掌握相關(guān)知識，各方面能力不強，難以勝任城市管理檔案歸檔整理工作。再加上對城市管理檔案整理工作認識程度不夠、綜合素質(zhì)不高，進而致使城市管理檔案歸檔整理工作存在漏洞。

三、城市檔案歸檔整理方法

城市檔案需要全面及時地收集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，在具體進行過程中，保障將這項收集工作落實，同時，針對收集工作還應(yīng)防止盲目實施的現(xiàn)象發(fā)生。1.由相關(guān)單位在加強對城市文件整理的基礎(chǔ)之上，落實好相應(yīng)的管理工作；2.當項目順利完成之后，與主管領(lǐng)導(dǎo)進行聯(lián)系并及時上交，由上級領(lǐng)導(dǎo)來審核，進而檔案管理部門落實管理工作；還應(yīng)確定檔案文檔資料的各個方面，尤其是線條和圖像等，在具體書寫的過程中一方面要注重紙張的問題，另一方面應(yīng)注重筆的運用；3.在歸檔這一環(huán)節(jié)，應(yīng)從城市文件資料入手，并按照相關(guān)的要求進行相應(yīng)的規(guī)范，同時加強對歸檔目錄的編制并落實好這項工作。

四、城市管理檔案歸檔整理問題的解決對策

（一）提高檔案管理意識。在信息時代背景下，已經(jīng)出現(xiàn)靠機器的代碼型載體，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)被知識管理模式替代。同時，還需要進一步的完善管理流程。對于城市檔案部門而言，在實際工作的過程中，需要摒棄以往的理念，運用最佳的方法提高并向工作人員強調(diào)城市管理檔案歸檔整理工作的重要性，從而增強他們這方面的意識。1.提高城市領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案歸檔管理工作的認識程度，促使他們給予高度重視，并運用合理的宣傳方式向城市領(lǐng)導(dǎo)積極宣傳，讓檔案歸檔整理工作成為工作的重要部分；2.加強對輿論模式的應(yīng)用，進而促進檔案部門領(lǐng)導(dǎo)更快熟悉檔案工作的具體內(nèi)涵，針對檔案歸檔管理工作，提供資金上的支持，進一步推動檔案歸檔整理工作的實施。

（二）規(guī)范文書檔案管理工作。為了保障檔案管理工作的順利進行，必須要落實規(guī)劃實施這項工作。但是在具體工作的過程中，還應(yīng)加強對管理制度的完善，確保此制度更加完善，在實際完善時還應(yīng)充分考慮好當前檔案管理工作實施情況，并將檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容滲透在此制度中，進而使其獲得良好的管理效果。同時，從檔案管理信息化平臺等方面進行分析，還應(yīng)提出規(guī)范化管理的相關(guān)要求，進而在進行檔案管理時，充分展現(xiàn)出應(yīng)用信息化管理平臺的價值，促使各項工作規(guī)范化實施，不斷提高檔案管理工作水平。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。城市管理檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到工作實施的水平，所以在新時代背景下，還應(yīng)不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，并加大培訓(xùn)力度，開展各種培訓(xùn)活動，以定期或者不定期的方式來培訓(xùn)檔案管理人員，可將檔案歸檔整理相關(guān)知識和技能作為培訓(xùn)內(nèi)容，促使檔案管理人員全面掌握，熟練應(yīng)用信息技術(shù)，讓檔案管理人員綜合素質(zhì)不斷提高。除此之外，還應(yīng)加強對獎懲措施的制定，適當激勵工作人員，進而促進他們主動參與到工作中，保障城市管理檔案歸檔整理工作的順利開展。

（四）打造多元信息渠道。在城市管理檔案歸檔整理工作的過程中，還應(yīng)注重信息化，加強對多種信息渠道的應(yīng)用，不斷提高城市管理檔案歸檔整理工作的實施水平。在具體工作的過程中，還需要與各個部門保持密切聯(lián)系，出現(xiàn)問題，及時解決，明確好業(yè)務(wù)流程。除此之外，還應(yīng)加大宣傳力度，將城市管理檔案歸檔整理工作作為宣傳內(nèi)容，進而增強對社會各界的認知。在城市管理檔案歸檔整理工作的過程中，加強對媒體技術(shù)的應(yīng)用并展現(xiàn)出技術(shù)的使用價值，積極收集相應(yīng)的信息并全面進行整理，從而有助于城市管理檔案整理體系的建立。

五、結(jié)語

總而言之，城市化進程不斷發(fā)展，要想進一步推動城市的建設(shè)，應(yīng)意識到城市管理檔案歸檔整理工作的重要性，并給予高度重視。清楚當前這項工作存在的問題并采取有效措施加以完善，加快信息化的建設(shè)進程，不斷提高信息化建設(shè)的水平，充分展現(xiàn)出檔案的應(yīng)用價值。除此之外，還應(yīng)強化檔案管理人員各方面能力，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促使城市管理檔案歸檔工作的實施更加規(guī)范化。