文/連云港市第二人民醫(yī)院 李繇

檔案管理不但與事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展密不可分，還和人員管理、人事任免等方面掛鉤。在這種趨勢之下，將檔案管理工作落到實(shí)處不僅可以提升工作質(zhì)量，還能促進(jìn)檔案價(jià)值的最大化發(fā)揮，保障檔案信息管理的安全性與完整性。隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作經(jīng)過多個方面的完善與優(yōu)化，逐步取得一定成就，然而從客觀的角度出發(fā)來看，此項(xiàng)工作整體效率依然差強(qiáng)人意，要想達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，仍需加倍努力。

一、檔案管理中加強(qiáng)信息化建設(shè)的技術(shù)優(yōu)勢

（一）實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定保存。在沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理前，檔案資料一般都是通過紙質(zhì)的形式進(jìn)行存儲的。紙質(zhì)檔案對存儲環(huán)境有著較高的要求，如果處理不規(guī)范，極易出現(xiàn)損壞。例如，檔案室的濕度大于正常值，就容易發(fā)生受潮現(xiàn)象。而電子檔案的有效運(yùn)用可以讓上述問題得到解決，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定存儲。

（二）實(shí)現(xiàn)信息共享。當(dāng)事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化之后，僅需提供給使用人員特別的權(quán)限就可以在第一時間查詢到所需信息。并且，當(dāng)完成信息化聯(lián)網(wǎng)建設(shè)之后，就能讓信息資源達(dá)到實(shí)時共享的目的，如果有關(guān)部門需要對檔案資源進(jìn)行查詢，此時僅需要指定的證明材料就能馬上得到所需信息。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理制度缺少靈活性。規(guī)章制度通常是嚴(yán)格根據(jù)國家的相關(guān)要求加以實(shí)施的。但是事業(yè)單位的發(fā)展應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體狀況來決定。單一的管理形式無法適用每一個事業(yè)單位，檔案的管理制度需要充分結(jié)合單位性質(zhì)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。并且要在了解自身特征的基礎(chǔ)上，積極尋找滿足自身發(fā)展的管理形式，在制定管理制度期間，也應(yīng)當(dāng)確保其存在著較強(qiáng)的靈活性，切忌死板。

（二）管理設(shè)備落后。在我國科技水平持續(xù)提高的大環(huán)境下，各事業(yè)單位快速發(fā)展，檔案管理工作中對于現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用較為常見，但是還有很多部門仍未重視現(xiàn)代化技術(shù)手段的滲透，檔案管理期間缺乏相應(yīng)配套設(shè)施，很多工作任務(wù)還要依賴于人為操作方式才能得以實(shí)現(xiàn)，檔案沒有裝訂成冊在具體查找期間會毫無方向感，檔案存儲相對隨意，這樣很容易衍生出各種各樣的難題，從而對檔案管理水平產(chǎn)生不利影響。

（三）管理人員水平良莠不齊。通過對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作情況進(jìn)行分析后可知，很多單位并沒有將目光放在檔案管理工作的開展之上，對于所招聘的檔案管理專業(yè)人才所設(shè)定的薪酬待遇缺乏合理性，也沒有定期或者是不定期開展系統(tǒng)性的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致管理人員水平良莠不齊。檔案管理沒有嚴(yán)格依據(jù)統(tǒng)一的要求實(shí)施，存檔分類模糊不清，在查閱過程中既費(fèi)時又費(fèi)力，繼而導(dǎo)致工作水平大打折扣。不只是這樣，事業(yè)單位當(dāng)中的工作人員也存在著流動性強(qiáng)的特點(diǎn)，這樣就導(dǎo)致無法在第一時間做好檔案交接工作，繼而增加檔案丟失的次數(shù)。除此之外，部分單位為了招攬各種各樣的復(fù)合型人才，會將職工家屬分配到指定的崗位中，但是大部分職工家屬并不具備較高的綜合能力，也沒有參加過專業(yè)化的培訓(xùn)，所以在具體工作期間難免無法端正工作態(tài)度，繼而導(dǎo)致工作效率差強(qiáng)人意。

（四）服務(wù)觀念過于陳舊。檔案管理部門與單位其他部門并不具備較強(qiáng)的溝通能力以及協(xié)調(diào)能力，信息出現(xiàn)“孤島”的情況隨處可見，再加之一些檔案管理人員受以往理念的影響，并不具備較強(qiáng)的服務(wù)意識，長此以往，必然會導(dǎo)致此項(xiàng)工作無法順應(yīng)時代的腳步。倘若檔案管理人員并不擁有與之相匹配的應(yīng)變能力，就不能給相關(guān)工作者提供有效的幫助。

三、提高事業(yè)單位檔案管理工作水平的有效措施

現(xiàn)階段，信息化技術(shù)影響著每一個行業(yè)，檔案管理也在這種背景之下受到很大的影響。從事業(yè)單位的角度出發(fā)，其應(yīng)當(dāng)廣泛關(guān)注檔案管理方面的信息化建設(shè)，這是推動管理信息化的關(guān)鍵方式。

（一）加快檔案管理制度完善。第一，相關(guān)管理層應(yīng)當(dāng)將目光放在檔案管理信息化建設(shè)之上，并對信息的真實(shí)性以及完整性予以高度重視，盡可能在一些安全系數(shù)較高的地方建設(shè)辦公室，并確保門窗質(zhì)量達(dá)標(biāo)。與此同時，定期派一定數(shù)量的專業(yè)人士做好看管工作，在此基礎(chǔ)上加大對辦公室人員身份與權(quán)限的監(jiān)管力度，最后還要對其做好登記工作。第二，加快檔案管理制度完善，以全面提升信息化建設(shè)水平。在對相關(guān)管理制度進(jìn)行制定的過程中，應(yīng)當(dāng)確保其有較強(qiáng)的靈活性，要結(jié)合實(shí)際狀況加以制定，這樣才能為檔案管理工作的順利實(shí)施提供有效指導(dǎo)。

（二）提高管理人員素質(zhì)。要想成為一個優(yōu)秀的檔案管理人員，不單單要具備較強(qiáng)的工作精神，關(guān)注專業(yè)水平的提升，還要加大平臺的維護(hù)力度，做好檔案收集、歸檔等一系列工作。同時，還需要時刻保持謙卑的態(tài)度，不斷學(xué)習(xí)新的知識與技能，讓自身知識體系變得更加豐富，切不可安于現(xiàn)狀不思進(jìn)取，一定要積極向上，保持較強(qiáng)的進(jìn)取意識。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期或者不定期對檔案管理人員做好培訓(xùn)工作，促使他們可以用知識來武裝頭腦，以此促進(jìn)其綜合素質(zhì)的全面提升。

（三）引入電子政務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平。針對檔案管理系統(tǒng)來說，其在現(xiàn)階段每一個事業(yè)單位中均得到了大面積的使用，借助管理系統(tǒng)能夠以最快的速度實(shí)現(xiàn)檔案的登記、歸檔等，與當(dāng)前工作節(jié)奏相吻合，為檔案管理工作順利實(shí)施提供保障。從相關(guān)工作者的立場出發(fā)，其可以給紙質(zhì)檔案構(gòu)建與之相匹配的電子檔案，旨在演變成“雙套制”，繼而實(shí)現(xiàn)對信息管理網(wǎng)絡(luò)的科學(xué)優(yōu)化。電子檔案存在著較多的優(yōu)勢，比如存儲穩(wěn)定、查詢便捷等，深受各大事業(yè)單位的熱烈追捧。還有很多單位積極引入了以下幾種模式：一是大數(shù)據(jù)；二是云計(jì)算，在提升工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，還強(qiáng)化了檔案的準(zhǔn)確性與安全性。在指定的時間內(nèi)對管理系統(tǒng)做好升級工作以及維護(hù)工作，在第一時間進(jìn)行漏洞修補(bǔ)，制定出有效的應(yīng)急方案，以此來迎合檔案管理存儲的實(shí)際需求。

（四）落實(shí)檔案管理的個性化服務(wù)。因?yàn)椴煌氖聵I(yè)單位正處在不一樣的發(fā)展時期，所以，在具體建設(shè)期間需要對以下幾個方面的個性化服務(wù)予以高度重視：第一，管理平臺建設(shè)的個性化。從事業(yè)單位的角度出發(fā)，一定要對全體員工的真實(shí)需求有全面的認(rèn)識，在熟知其具體狀況的同時選擇相應(yīng)的平臺。第二，信息呈現(xiàn)個性化。為了進(jìn)一步讓檔案管理者以及工作人員的需求得到最大化的滿足，在展示檔案信息期間，倘若是常用核心信息，就要在第一時間進(jìn)行明確。第三，管理分類個性化。就不同性質(zhì)的事業(yè)單位來說，其分類標(biāo)準(zhǔn)難免有所區(qū)別。在這種背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在充分結(jié)合具體情況的基礎(chǔ)上，選擇最為合適的檔案管理方案。

（五）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理平臺。針對以往的檔案管理工作來說，其通常要經(jīng)歷以下步驟：第一步，對相關(guān)內(nèi)容以及信息做好備案工作。第二步，整理成紙質(zhì)的材料抑或是做好分類管理工作。這些檔案隨著時間的流逝難免會發(fā)生一些瑕疵等情況，在這種背景之下，信息技術(shù)的有效運(yùn)用可以給相關(guān)工作者提供應(yīng)有的方便。在具體工作期間，需要通過信息化建設(shè)加以分類管理，妥善處理信息化建設(shè)期間所產(chǎn)生的某些薄弱之處。針對那些要永久存儲的檔案來說，相關(guān)工作者應(yīng)當(dāng)對其做好特殊化歸類工作，緊接著再進(jìn)行數(shù)字化管理，旨在為日后永久存儲創(chuàng)造條件。

（六）創(chuàng)新檔案收集方式以及借閱方式。第一，創(chuàng)新檔案收集方式。以往檔案管理模式以及收集模式均需要相關(guān)存檔部門嚴(yán)格結(jié)合相關(guān)要求在指定的時間內(nèi)向檔案管理部門提交檔案，緊接著檔案管理部門要嚴(yán)格依據(jù)管理流程接收并對其做好整理以及存檔工作。顯然這種方式既費(fèi)時又費(fèi)力，還容易衍生出斷流的情況。電子檔案自動收集方式的創(chuàng)新大大緩解了相關(guān)工作者的工作壓力。對檔案自動收集技術(shù)進(jìn)行分析后可知，實(shí)際上是相關(guān)工作者借助于計(jì)算機(jī)等各種新型設(shè)備把需要存檔的檔案結(jié)合有關(guān)要求輸送至指定地方，然后對其做好相應(yīng)的存檔工作，以保證檔案信息的完善化。第二，創(chuàng)新檔案借閱方式。針對檔案借閱來說，其作為事業(yè)單位檔案管理工作中的重要組成部分，也是單位要對檔案加以管理的關(guān)鍵因素。高水平、高效率的借閱能夠讓工作水平邁入新的臺階，繼而達(dá)到節(jié)約資金的目的。我們對以往檔案借閱方式進(jìn)行分析后得知，其基本上都以人工管理為主，當(dāng)檔案被相關(guān)人員借閱之后，總是會出現(xiàn)無法按照規(guī)定時間還回來的情況，隨之導(dǎo)致檔案利用率大打折扣?，F(xiàn)階段，信息時代能夠結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建與之相匹配的內(nèi)部局域網(wǎng)，并研究出相應(yīng)的APP，結(jié)合檔案涉密等級設(shè)置不一致的查詢權(quán)限，大大提升了檔案管理的工作水平；無論針對哪種檔案資料，都能實(shí)現(xiàn)重復(fù)利用的目的，進(jìn)而促進(jìn)檔案利用率的全面提升。

四、事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展前景

首先，可以在網(wǎng)絡(luò)上為大眾提供更好的服務(wù)。從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看，很多事業(yè)單位逐漸對電子信息技術(shù)手段進(jìn)行了使用，比如構(gòu)建網(wǎng)站，為大眾提供最前沿的信息。盡管網(wǎng)絡(luò)服務(wù)還處于摸索時期，然而基于電子技術(shù)水平日益完善的趨勢下，會存在著較為廣闊的發(fā)展空間。鑒于此，相關(guān)工作者一定要強(qiáng)化終身學(xué)習(xí)的理念，用知識來武裝頭腦，將更多的時間和精力投入對各種新型信息技術(shù)的研究中，旨在為大眾提供更好的服務(wù)?？偠灾ㄟ^電子技術(shù)的深入，促使檔案管理服務(wù)可以朝著多樣化的方向前進(jìn)。其次，檔案形式發(fā)生了翻天覆地的改變。對傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行分析后可知，其通常是管理紙質(zhì)檔案，而基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷提高的趨勢下，檔案形式早已發(fā)生了質(zhì)的改變，可以是音頻也可以是電子文檔。針對實(shí)體檔案來說，可借助于拍照的形式將其快速傳遞到指定的地方加以保存等。就那些價(jià)值高的紙質(zhì)檔案而言，可通過對掃描技術(shù)的充分利用將其準(zhǔn)確無誤地掃描下來，以供相關(guān)人士使用與借鑒。綜上所述，隨著新時代的來臨，檔案形式發(fā)生了質(zhì)的變化，管理方法也趨于多元化，但無論怎樣，其核心依然是要積極利用信息技術(shù)。同時，檔案文件將會實(shí)現(xiàn)一體化。通常情況下，檔案文件一般會經(jīng)歷以下幾個環(huán)節(jié)：一是制作；二是使用；三是存儲；四是永久性存儲。從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看，針對上述這幾個環(huán)節(jié)均處于較為凌亂的狀態(tài)，倘若可以將其融為一體，那么不但可以起到節(jié)約時間的作用，還能實(shí)現(xiàn)對成本的科學(xué)把控。最后，檔案查閱面以及使用面持續(xù)擴(kuò)大?；谛畔⒒_步日益加快的趨勢下，各種新型技術(shù)大量涌出，這在很大程度上為大眾提供了更加便捷的途徑，也為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展指明了方向。譬如以往檔案應(yīng)用一般均是為了對相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行查詢與閱讀，然而基于新時代的背景下檔案應(yīng)用逐漸發(fā)生改變，在制定相關(guān)政策期間均會使用一些檔案當(dāng)作參考依據(jù)?？梢?，在面對持續(xù)化的社會需求時，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案查閱面以及使用面也將不斷擴(kuò)大。

五、結(jié)語

為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理在常規(guī)工作期間更加高效地為大眾服務(wù)，將信息化技術(shù)滲透其中不但可以為單位管理提供強(qiáng)而有力的技術(shù)保障，還能促進(jìn)其管理質(zhì)量與效率的有效提高。本文立足于實(shí)際情況，從多個方面圍繞著信息化時代事業(yè)單位檔案管理工作展開論述，并提出合理化建議，旨在加快事業(yè)單位發(fā)展的腳步。