文/中國(guó)空間技術(shù)研究院 張耀欣

檔案是人們從事社會(huì)活動(dòng)中形成具有保存價(jià)值的材料，國(guó)企檔案是企業(yè)的珍貴財(cái)富，信息化時(shí)代對(duì)國(guó)企檔案管理提出更高的要求。當(dāng)前國(guó)企檔案信息化管理存在許多問(wèn)題，各方面因素使得企業(yè)檔案管理工作未能高效開(kāi)展，檔案價(jià)值未能得到有效發(fā)揮。目前有關(guān)國(guó)企檔案信息化管理研究較少，研究信息化時(shí)代國(guó)企檔案管理措施具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、信息化時(shí)代國(guó)企檔案管理概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，國(guó)企在國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求推動(dòng)下進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，信息化時(shí)代是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展重要轉(zhuǎn)型機(jī)遇期。利用信息技術(shù)打通行業(yè)數(shù)據(jù)壁壘是國(guó)企實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要途徑。檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)資源，國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)非常迫切。檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃推動(dòng)檔案工作信息化管理，信息化時(shí)代國(guó)企檔案管理要加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，研究國(guó)企檔案信息化管理需要相關(guān)概念理論。

（一）國(guó)企檔案信息化管理。1978年以前，國(guó)企是政府主管部門(mén)附屬單位，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下企業(yè)人力物力財(cái)力依賴(lài)于政府行政指令。改革開(kāi)放后，國(guó)企向現(xiàn)代企業(yè)轉(zhuǎn)型。我國(guó)不同部門(mén)對(duì)國(guó)企有不同認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)改委指出，國(guó)企是國(guó)有股占比〉50%的企業(yè)；統(tǒng)計(jì)局認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)為，國(guó)有控股占比100%的非公司經(jīng)濟(jì)組織；財(cái)政部指出，國(guó)有股占比〈50%的企業(yè)根據(jù)股權(quán)結(jié)構(gòu)等方面綜合認(rèn)定，普遍認(rèn)為國(guó)企是國(guó)家控制大部分資產(chǎn)的企業(yè)。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，國(guó)企經(jīng)營(yíng)所有權(quán)分離，需要對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行改革。

國(guó)企是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要支柱，企業(yè)檔案是企業(yè)的軟實(shí)力，國(guó)企檔案具有經(jīng)濟(jì)性與封閉性的特征。隨著國(guó)企改革的不斷深入，企業(yè)檔案特征發(fā)生變化，檔案管理要求遵循精簡(jiǎn)、高效、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等原則。企業(yè)檔案信息化要求檔案管理中以信息技術(shù)為平臺(tái)，對(duì)檔案文件等信息資源分類(lèi)管理整合開(kāi)發(fā)，使信息得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。企業(yè)檔案信息化管理成為衡量企業(yè)檔案管理成功的重要標(biāo)志。

（二）國(guó)企檔案信息化管理的意義。隨著國(guó)企的不斷發(fā)展，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成很多檔案材料，因此必須做好國(guó)企檔案管理工作。信息化時(shí)代，企業(yè)檔案管理在完善市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制等方面發(fā)揮著重要參考憑證作用。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，推動(dòng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)檔案信息化是復(fù)雜的工程，要求檔案工作者強(qiáng)化信息意識(shí)，不斷提升檔案信息化管理水平，及時(shí)向企業(yè)管理者提供數(shù)字信息為形式的檔案利用服務(wù)，為企業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

國(guó)企檔案信息化管理關(guān)系到企業(yè)的健康發(fā)展，企業(yè)要重視檔案信息化管理的重要性，檔案管理是將經(jīng)營(yíng)管理中數(shù)據(jù)信息及時(shí)記錄，幫助企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理層應(yīng)對(duì)面臨風(fēng)險(xiǎn)科學(xué)評(píng)估的一項(xiàng)工作，企業(yè)有效開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)管理可以根據(jù)檔案信息準(zhǔn)確判斷企業(yè)運(yùn)行狀況，促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提升。開(kāi)展檔案信息化管理可以有效梳理企業(yè)發(fā)展過(guò)程，有利于提升員工的綜合素質(zhì)。當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在社會(huì)各方面滲透，涌現(xiàn)出大量電子文檔等形式檔案資料，反映國(guó)企經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的開(kāi)展情況，為企業(yè)在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提升實(shí)力提供充足的信息保障。

二、國(guó)企檔案信息化管理現(xiàn)狀

當(dāng)前信息化時(shí)代國(guó)企檔案信息化管理成為必然趨勢(shì)，檔案管理人員要做好充足準(zhǔn)備，檔案信息化在設(shè)備設(shè)施、管理方式等方面需要不斷提升，要求跟隨時(shí)代發(fā)展更新設(shè)施設(shè)備，根據(jù)管理信息系統(tǒng)，檔案工作人員進(jìn)行改善優(yōu)化，為信息技術(shù)提升做好準(zhǔn)備。

（一）國(guó)企檔案信息化管理的變化。近年來(lái)，大數(shù)據(jù)在各行業(yè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，檔案部門(mén)在國(guó)企改革中發(fā)揮重要作用，為跟蹤企業(yè)運(yùn)作管理提供信息數(shù)據(jù)支持。國(guó)企要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)力快速提升。企業(yè)檔案信息化管理有利于提升檔案工作效率，適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展要求。在國(guó)家深化改革推進(jìn)中，國(guó)企檔案管理發(fā)生變化，國(guó)企中集團(tuán)對(duì)二級(jí)企業(yè)上下級(jí)關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y本支撐新型關(guān)系，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理部門(mén)職能拓展。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷完善對(duì)企業(yè)發(fā)展提出更高要求，需要企業(yè)建立現(xiàn)代化管理制度。我國(guó)國(guó)企內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)類(lèi)似事業(yè)單位，現(xiàn)代化企業(yè)管理制度要求實(shí)行獨(dú)立管理，國(guó)企檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)切斷連貫不利于檔案工作開(kāi)展。國(guó)企內(nèi)部結(jié)構(gòu)具有復(fù)雜性，迫切需要打破當(dāng)前檔案管理標(biāo)準(zhǔn)組織形式，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度。隨著信息技術(shù)設(shè)備的更新，國(guó)企信息化建設(shè)不斷深入，企業(yè)信息化水平在提升中，忽視了檔案管理工作，國(guó)企在抗風(fēng)險(xiǎn)能力等方面存在很多不足，需要在企業(yè)建立檔案管理系統(tǒng)，切實(shí)提升企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)健康發(fā)展。

（二）國(guó)企檔案信息化管理中的問(wèn)題?，F(xiàn)階段物聯(lián)網(wǎng)等數(shù)字化技術(shù)浪潮沖破行業(yè)邊界，成為企業(yè)業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵利器。信息化是利用信息技術(shù)促進(jìn)知識(shí)交流共享推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過(guò)程。國(guó)企檔案數(shù)字加工提升檔案管理利用效率，但檔案利用者獲取檔案內(nèi)容無(wú)法實(shí)現(xiàn)可視化預(yù)覽等功能，隨著企業(yè)信息化建設(shè)速度的加快，企業(yè)檔案管理人員無(wú)法及時(shí)利用檔案管理數(shù)據(jù)資源，導(dǎo)致檔案資源價(jià)值未得到有效挖掘。當(dāng)前國(guó)企檔案信息化管理中存在整體管理水平落后、缺乏信息化建設(shè)規(guī)劃、檔案管理工作投資不足等問(wèn)題。

國(guó)企檔案信息化建設(shè)改變了過(guò)去檔案單一化管理模式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。檔案進(jìn)出庫(kù)可查可控，檔案信息生成電子文件，改變過(guò)去檔案管理職能，檔案管理部門(mén)工作重心落在為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)上。目前，許多國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員未認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的意義，檔案信息化建設(shè)中缺乏部門(mén)積極參與支持。國(guó)企檔案信息化建設(shè)水平不均衡，部分企業(yè)努力實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化；一些國(guó)企缺乏足夠資源能力，有的企業(yè)檔案信息化建設(shè)尚未啟動(dòng)，很多檔案管理工作依靠傳統(tǒng)手工操作，服務(wù)效率水平停留于較低層次，使得很多國(guó)企檔案管理部門(mén)資源無(wú)法共享，檔案使用查詢(xún)繁瑣。

國(guó)企檔案信息化建設(shè)需要人才支持，檔案管理人員要具有專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)知識(shí)，很多國(guó)企缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，檔案管理人員經(jīng)簡(jiǎn)單培訓(xùn)上崗，影響國(guó)企檔案信息化建設(shè)發(fā)展。國(guó)企檔案信息化建設(shè)中存在影響安全性的因素，導(dǎo)致檔案信息安全體系脆弱。威脅檔案安全性的因素包括病毒攻擊等人為惡意破壞、管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致信息泄露、硬件設(shè)備故障等，綜合作用下檔案系統(tǒng)可能受到多方面攻擊?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)達(dá)的信息技術(shù)提升了企業(yè)檔案管理的便利性，有的國(guó)企未積極開(kāi)發(fā)符合實(shí)際的服務(wù)器，檔案管理部門(mén)未借助網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息收集匯總等工作，部分企業(yè)檔案管理部門(mén)操作依舊借助紙質(zhì)文件，無(wú)法保證檔案信息的準(zhǔn)確性。

三、信息化時(shí)代國(guó)企檔案管理措施

國(guó)企檔案信息化管理方向是向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變，用數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理的過(guò)程，信息化時(shí)代國(guó)企檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型受到宏觀(guān)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境驅(qū)動(dòng)，加快企業(yè)檔案信息化管理是保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，是深化檔案服務(wù)的必然選擇。企業(yè)管理人員需要認(rèn)清國(guó)企檔案信息化管理存在的問(wèn)題，厘清企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀。目前國(guó)企檔案信息化管理面臨認(rèn)知協(xié)同與監(jiān)管等方面的困境，國(guó)企檔案信息化管理要求明確發(fā)展目標(biāo)、堅(jiān)持技術(shù)適用性、安全保密與全面統(tǒng)籌等原則；通過(guò)樹(shù)立檔案信息化觀(guān)念、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、創(chuàng)新企業(yè)管理流程等措施提升檔案信息化管理水平。

（一）企業(yè)檔案信息化管理方向。國(guó)企檔案信息化建設(shè)目的是對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，需要完成資源建設(shè)與管理改進(jìn)方面的目標(biāo)。檔案信息化是檔案管理工作的根本規(guī)范，國(guó)企檔案信息化資源建設(shè)要完成存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)換，拓寬對(duì)新檔案信息資源的獲取方式，對(duì)新歸檔檔案進(jìn)行電子文件歸檔，使國(guó)企檔案信息化資源建設(shè)得到更準(zhǔn)確的同步更新能力。檔案信息化建設(shè)的核心是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案信息資源轉(zhuǎn)換利用，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為企業(yè)檔案信息化工具，完成對(duì)企業(yè)檔案信息化技術(shù)的提升。同步處理舊有檔案信息形態(tài)轉(zhuǎn)換等問(wèn)題。

國(guó)企檔案信息化管理要遵循用戶(hù)需求引領(lǐng)、有效推進(jìn)等原則。檔案信息化建設(shè)需要從統(tǒng)領(lǐng)結(jié)構(gòu)做好規(guī)劃工作，對(duì)信息化檔案資料做好數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，劃分不同類(lèi)型檔案信息化順序。檔案信息化中要指定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，選擇管理信息系統(tǒng)，應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)中未來(lái)功能的拓展。保證對(duì)內(nèi)網(wǎng)已有文書(shū)檔案電子文檔等信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，考慮出現(xiàn)新技術(shù)避免功能增減信息轉(zhuǎn)移困難。檔案信息化建設(shè)中要對(duì)歸檔時(shí)間設(shè)置區(qū)間等易出現(xiàn)操作錯(cuò)誤的功能設(shè)置限制條件。國(guó)企檔案信息化目的是向用戶(hù)提供便捷的檔案資料，通過(guò)計(jì)算機(jī)方便獲取所需信息，有力推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，方便檔案管理人員對(duì)新系統(tǒng)的操作，使檔案管理系統(tǒng)使用者更好地適應(yīng)。

國(guó)企檔案信息化方案內(nèi)容包括檔案資料獲取方式、網(wǎng)絡(luò)保密審批、個(gè)性化檔案資料推薦等。檔案資料庫(kù)管理信息化中需要解決管理人員借還手續(xù)大量簽字登記問(wèn)題，要建立檔案管理系統(tǒng)錄入檔案資料，建議使用RFID技術(shù)對(duì)檔案資料準(zhǔn)確借還。解決用戶(hù)對(duì)往返檔案室不便的問(wèn)題，要改變信息傳遞方式，大量檔案資料可以電子文件形式通過(guò)公司網(wǎng)絡(luò)獲取，減少用戶(hù)在路途上付出的時(shí)間。用戶(hù)進(jìn)行檔案資料查詢(xún)可以使用主題字段進(jìn)行簡(jiǎn)單檢索，也可以選擇具體資料庫(kù)類(lèi)型進(jìn)行全庫(kù)搜索，檢索界面簡(jiǎn)單功能使用門(mén)檻低，有利于培養(yǎng)用戶(hù)使用檢索系統(tǒng)的積極性，推進(jìn)信息化的實(shí)際應(yīng)用。

（二）國(guó)企檔案信息化建設(shè)保障措施。為推進(jìn)國(guó)企檔案信息化建設(shè)，要從計(jì)劃組織控制等多方面作出相應(yīng)措施。各部門(mén)要明確檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，對(duì)檔案信息化項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行評(píng)估。需要樹(shù)立檔案信息化觀(guān)念，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新企業(yè)管理流程，增強(qiáng)檔案人員職業(yè)素養(yǎng)。國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視支持，將檔案管理納入企業(yè)日常管理工作，考慮檔案管理效力呈現(xiàn)需要較長(zhǎng)時(shí)間，要確保檔案管理工作的持續(xù)性。

國(guó)企高層要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，采用全新的策略進(jìn)行檔案信息化管理，積極學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理信息化內(nèi)容。國(guó)企應(yīng)與其他企業(yè)檔案數(shù)據(jù)合并形成大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)無(wú)障礙溝通。國(guó)企建立檔案管理制度可參照國(guó)外優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，立足于企業(yè)實(shí)際進(jìn)行資源整合，有利于企業(yè)日常維護(hù)工作開(kāi)展。目前我國(guó)各大高校開(kāi)設(shè)檔案管理專(zhuān)業(yè)，大多數(shù)國(guó)企對(duì)檔案管理逐漸重視。信息化時(shí)代對(duì)檔案工作人員能力提出更高的要求，需要具備高超的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。信息化時(shí)代的檔案管理人員要具有超強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，具有不斷汲取新知識(shí)的能力，更好地為企業(yè)發(fā)展出謀劃策。

四、結(jié)語(yǔ)

國(guó)企是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要部分，隨著國(guó)企改革加快，為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)新的活力。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)滲透到社會(huì)各行業(yè)，新時(shí)代對(duì)國(guó)企發(fā)展提出新的挑戰(zhàn)，迫切要求企業(yè)適應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新要求。檔案工作是企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的基礎(chǔ)，要融入信息化工作進(jìn)程中。國(guó)企檔案信息化管理是提高行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有效手段，國(guó)企要重視加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理，針對(duì)當(dāng)前國(guó)企檔案管理存在的問(wèn)題，從人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、管理制度完善等方面采取有效措施，不斷提升檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。