文/福建省泉州市鯉城區(qū)江南街道辦事處 莊麗卿

辦公室行政事務(wù)管理指的是通過(guò)建立相應(yīng)的行政事務(wù)組織，并根據(jù)單位的當(dāng)下運(yùn)營(yíng)規(guī)劃以及發(fā)展目標(biāo)，以相應(yīng)的法律法規(guī)為依據(jù)，通過(guò)健全相應(yīng)管理機(jī)制，創(chuàng)新管理工作的開(kāi)展方式，協(xié)調(diào)各部門(mén)有效開(kāi)展相應(yīng)的管理工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)代化建設(shè)，充分提升單位內(nèi)部的工作效率，進(jìn)而有效提升機(jī)關(guān)單位的服務(wù)質(zhì)量。但是當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理工作依舊存在不足，管理效率相對(duì)較低，導(dǎo)致單位的高效發(fā)展受到影響。

一、做好辦公室行政事務(wù)管理的重要意義

辦公室是一個(gè)綜合辦事議事的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，其職能主要是“參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)”三大功能。這三大功能的發(fā)揮，直接關(guān)系到各級(jí)部門(mén)的精準(zhǔn)決策、關(guān)系到各級(jí)政府重大決策和重要工作能否落實(shí)落細(xì)、關(guān)系到各級(jí)部門(mén)能否步調(diào)一致，齊心協(xié)力地確保政令暢通。具體如下：

（一）提升單位各部門(mén)之間的凝聚力。辦公室行政事務(wù)管理是國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位日常工作中的重要組成部分，該項(xiàng)工作的高效與否直接關(guān)系到各個(gè)部門(mén)的工作效率。辦公室行政事務(wù)管理部門(mén)通過(guò)搭建各部門(mén)之間溝通協(xié)作的橋梁，有效協(xié)調(diào)各部門(mén)目標(biāo)一致開(kāi)展相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)總體行政目標(biāo)。由此可見(jiàn)，做好辦公室行政事務(wù)管理工作對(duì)于提升國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位各部門(mén)之間的凝聚力，促進(jìn)整個(gè)單位的服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)水平的提升具有十分重要的意義。

（二）打造良好的單位形象。辦公室的重要工作內(nèi)容就是對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位的行政事務(wù)進(jìn)行有效的處理以及管理，進(jìn)而有效促進(jìn)國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。通過(guò)上傳下達(dá)，將單位領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作任務(wù)有效完成并加以總結(jié)，充分發(fā)揮“參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)”的作用，進(jìn)而促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)更加科學(xué)、合理地制訂單位發(fā)展策略，指明單位的發(fā)展方向。對(duì)于行政管理人員來(lái)說(shuō)，行政管理也可以有效對(duì)其需求進(jìn)行了解，進(jìn)而將其需求及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)部門(mén)，保證其可以更高效地開(kāi)展相關(guān)工作，有效提高相關(guān)工作人員的管理水平以及服務(wù)質(zhì)量，保證相應(yīng)的工作內(nèi)容可以有序開(kāi)展。因此，做好辦公室行政事務(wù)管理工作可以進(jìn)一步發(fā)揮其服務(wù)職能，高質(zhì)高效完成相關(guān)工作任務(wù)，并可以樹(shù)立科學(xué)、積極、健康的單位形象，對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位的未來(lái)發(fā)展有著促進(jìn)作用。

（三）完善國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位的工作體系。健全各項(xiàng)管理制度、明確國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位的工作內(nèi)容、加強(qiáng)單位文檔管理、完善國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位工作體系、有效對(duì)單位內(nèi)部的每一項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行規(guī)范，是辦公室行政事務(wù)管理主要工作。針對(duì)不同的工作人員制定相應(yīng)的工作目標(biāo)，從而幫助其明確所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，保證每名工作人員的權(quán)責(zé)統(tǒng)一，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位整個(gè)工作體系的優(yōu)化。另外，因?yàn)閲?guó)家行政機(jī)關(guān)單位的工作內(nèi)容具有細(xì)節(jié)較多并且相對(duì)復(fù)雜的特征，因此，有效完善國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位的工作體系對(duì)于保證相關(guān)工作內(nèi)容的規(guī)范開(kāi)展有著非常積極的作用。

（四）強(qiáng)化單位工作人員職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)。辦公室行政事務(wù)管理工作并不僅僅是對(duì)單位的相關(guān)部門(mén)以及工作內(nèi)容進(jìn)行有效管理，其管理職能還可以有效應(yīng)用到國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位人力資源的建設(shè)方面，對(duì)單位行政事務(wù)管理人員進(jìn)行約束，實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作人員職業(yè)素養(yǎng)的增強(qiáng)以及工作效率的提升。通過(guò)辦公室行政事務(wù)管理可保證工作人員不斷對(duì)先進(jìn)的服務(wù)手段進(jìn)行學(xué)習(xí)，有效提升行政管理人員的實(shí)際工作水平。并且在該過(guò)程中可以有效培養(yǎng)工作人員的工作熱情，調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員的工作積極性，使其無(wú)論是在情感方面還是思想層面都可以更加熱愛(ài)自己的本職工作，進(jìn)而有效提升工作質(zhì)量，促進(jìn)國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位整體工作水平進(jìn)一步提升。

二、當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

在實(shí)際開(kāi)展行政管理工作過(guò)程中，依舊存在很多不可忽視的問(wèn)題。下文將對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題進(jìn)行闡述，旨在探尋出有效的解決對(duì)策，進(jìn)而做好辦公室行政管理事務(wù)。

（一）辦公室行政事務(wù)管理體系不夠完善。行政事務(wù)管理體系不夠完善是導(dǎo)致辦公室工作人員無(wú)法高效開(kāi)展相關(guān)工作的最重要原因，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)制度無(wú)法發(fā)揮其實(shí)效性，單位運(yùn)行的過(guò)程中相關(guān)制度無(wú)法有效對(duì)其進(jìn)行約束以及規(guī)范，工作效率以及質(zhì)量相對(duì)較低。辦公室行政事務(wù)管理體系沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，過(guò)于僵化老舊，導(dǎo)致其無(wú)法有效滿足當(dāng)前單位運(yùn)行的實(shí)際需求，進(jìn)而導(dǎo)致部分國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位的管理工作停于表面化，無(wú)法真正發(fā)揮其作用，行政事務(wù)管理工作也無(wú)法取得預(yù)期的效果。因此，建設(shè)完善的辦公室行政事務(wù)管理體系至關(guān)重要。

（二）辦公室行政事務(wù)管理結(jié)構(gòu)不夠合理。國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位下屬部門(mén)過(guò)多，已經(jīng)成為其運(yùn)行過(guò)程中所面臨的主要問(wèn)題，容易導(dǎo)致部門(mén)職位分配不均，管理結(jié)構(gòu)不夠合理，甚至過(guò)度臃腫的情況。使得辦公室內(nèi)部出現(xiàn)職位重復(fù)、職權(quán)混亂等問(wèn)題，相關(guān)工作無(wú)法規(guī)范、有序開(kāi)展，嚴(yán)重影響辦公室行政事務(wù)管理發(fā)揮其實(shí)際作用。除此之外，辦公室行政事務(wù)管理還存在職權(quán)過(guò)于集中的問(wèn)題，由于相應(yīng)的職權(quán)都集中在領(lǐng)導(dǎo)階層，監(jiān)督機(jī)制以及監(jiān)管機(jī)構(gòu)發(fā)揮作用不足，可能在國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)部形成嚴(yán)重的官僚作風(fēng)，嚴(yán)重影響辦公室行政事務(wù)管理的民主性、公平性，對(duì)單位發(fā)展方向以及服務(wù)質(zhì)量的提高產(chǎn)生不良影響，進(jìn)而阻礙國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（三）部分辦公室行政事務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平較低。工作人員業(yè)務(wù)水平的高低對(duì)工作質(zhì)量的影響是最直接的，辦公室行政事務(wù)管理人員沒(méi)有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)技能以及對(duì)工作內(nèi)容了解不全面、不準(zhǔn)確都是無(wú)法做好行政事務(wù)管理工作的重要原因。由于以上原因，工作人員無(wú)法有效結(jié)合單位的實(shí)際發(fā)展情況以及當(dāng)下的戰(zhàn)略目標(biāo)對(duì)目前所應(yīng)用的管理模式進(jìn)行調(diào)整，無(wú)法充分協(xié)調(diào)國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位各部門(mén)開(kāi)展相應(yīng)的工作，進(jìn)而導(dǎo)致國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位無(wú)法按時(shí)完成相應(yīng)的工作目標(biāo)，嚴(yán)重降低單位的行政管理效能和服務(wù)效率。

三、做好辦公室行政事務(wù)管理的有效途徑

（一）完善辦公室行政事務(wù)管理體系。在創(chuàng)新行政事務(wù)管理模式的過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)將管理手段改革作為出發(fā)點(diǎn)，改變傳統(tǒng)的多層次、小幅度的管理模式，積極應(yīng)用現(xiàn)代化扁平式行政管理模式，有效擴(kuò)大管理幅度，促進(jìn)管理工作更高效開(kāi)展，進(jìn)一步提升信息在各部門(mén)之間的傳遞效率，更高效地協(xié)調(diào)各部門(mén)開(kāi)展相關(guān)工作。扁平式行政管理模式的應(yīng)用可以有效提高單位領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，使領(lǐng)導(dǎo)可以更直觀地對(duì)基層的發(fā)展進(jìn)行了解，進(jìn)而將基層的實(shí)際情況作為決策依據(jù)，從而有效提升單位運(yùn)行策略制定的科學(xué)性、合理性。此外，為了加強(qiáng)對(duì)辦公室行政事務(wù)管理的監(jiān)督，可把效能監(jiān)察和內(nèi)控小組直接引入行政事務(wù)管理體系內(nèi)，進(jìn)而有效對(duì)行政事務(wù)管理進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)察，保證工作可以高效、協(xié)調(diào)開(kāi)展，保證國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)行。

（二）優(yōu)化辦公室行政事務(wù)管理結(jié)構(gòu)。針對(duì)辦公室行政事務(wù)管理結(jié)構(gòu)過(guò)于臃腫的問(wèn)題，行政管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化、精簡(jiǎn)，積極發(fā)揮各部門(mén)的優(yōu)勢(shì)作用，有效提升其行政事務(wù)管理效率。首先，在開(kāi)展結(jié)構(gòu)優(yōu)化工作的過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)保證工作人員各司其職，每項(xiàng)工作任務(wù)都可以有效落實(shí)。其次，管理人員應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展職位清掃工作，避免職位掛空、重復(fù)以及職權(quán)混亂的情況出現(xiàn)，防止工作難度增加，工作效率降低。除此之外，針對(duì)辦公室行政事務(wù)管理權(quán)力過(guò)分集中的問(wèn)題，可根據(jù)職權(quán)的大小合理地分配給基層、中層以及高層人員，保證單位各層級(jí)人員充分參與行政事務(wù)，合理維護(hù)各層級(jí)工作人員的合法利益，防止相關(guān)管理制度缺乏科學(xué)性、合理性。該項(xiàng)舉措對(duì)于激發(fā)工作人員的工作熱情以及調(diào)動(dòng)其工作積極性有非常重要的實(shí)際意義，對(duì)于促進(jìn)國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位管理民主化、決策合理化有著非常積極的作用，有利于進(jìn)一步提升國(guó)家機(jī)關(guān)的行政活力。

（三）強(qiáng)化辦公室行政事務(wù)管理人才的培養(yǎng)。一方面，應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展業(yè)務(wù)理論培訓(xùn)，提高行政事務(wù)管理人員的政治意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、保密意識(shí)和大局觀念，保證其可以將相關(guān)知識(shí)充分應(yīng)用到管理工作當(dāng)中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)行政事務(wù)的有效管理；另一方面，應(yīng)當(dāng)通過(guò)開(kāi)展技能競(jìng)賽，工作滿意度問(wèn)卷調(diào)查，輪崗交流等方式，促使辦公室人員在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)、提高素質(zhì)、增長(zhǎng)才干，提高解決實(shí)際問(wèn)題的能力。此外，還應(yīng)健全考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等，通過(guò)適度的競(jìng)爭(zhēng)有效發(fā)揮單位工作人員的主觀能動(dòng)性，自覺(jué)提升自身的綜合素養(yǎng)。改變工作人員消極、懶散的工作作風(fēng)，提高辦事效率。當(dāng)前，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位編制核定的情況下，各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍采用了編外用人這一方式來(lái)解決人力資源供求之間的矛盾，對(duì)于這部分人員的使用、管理、保障和監(jiān)督勢(shì)在必行，否則將大大影響隊(duì)伍的形象和素質(zhì)。

（四）提高辦公室行政事務(wù)管理工作效率。當(dāng)下，行政服務(wù)工作的內(nèi)涵已由傳統(tǒng)的被動(dòng)生硬服務(wù)向主動(dòng)積極服務(wù)轉(zhuǎn)變。行政人員必須具有創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)、中心意識(shí)、實(shí)效意識(shí)、紀(jì)律意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、開(kāi)放意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。行政事務(wù)管理要建立數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、網(wǎng)格化、菜單式的大辦公室工作機(jī)制，通過(guò)無(wú)紙化辦公、視頻會(huì)議、微信群、ESPACE等等加強(qiáng)人與人之間的溝通，在當(dāng)下，不見(jiàn)面式辦公逐漸被辦公室人群接受并廣為應(yīng)用，大大提升了工作效率。行政事務(wù)管理人員要以更加高遠(yuǎn)的視野，立體化、寬領(lǐng)域、多維度地審視思考工作的方方面面，拓展思路，落實(shí)落細(xì)工作職責(zé)，確保工作高效完成并有效突破。行政事務(wù)管理人員要有較強(qiáng)的溝通領(lǐng)悟能力，能夠準(zhǔn)確迅速領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和思路，善于提出建設(shè)性意見(jiàn)供領(lǐng)導(dǎo)參考；要有速記的能力或熟練使用現(xiàn)代錄音錄像設(shè)備的技能，確保工作留痕可追溯；跟蹤督辦要注重成果應(yīng)用和跟蹤問(wèn)效，改變傳統(tǒng)的單純奉命行事的方法，做到“件件有落實(shí)，事事有回音”，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和實(shí)效性等。要站在統(tǒng)籌全局、協(xié)調(diào)八方的立場(chǎng)和高度對(duì)上下部門(mén)、內(nèi)外單位進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)、科學(xué)的應(yīng)對(duì)，帶動(dòng)各項(xiàng)工作的開(kāi)展；要擅于搜集大數(shù)據(jù)信息，耳聰目明、審時(shí)度勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的管理信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，供其多角度分析判斷問(wèn)題，迅速做出決策。同時(shí)，要具備深厚的政治業(yè)務(wù)理論等方面的素質(zhì)和腳踏實(shí)地的調(diào)研精神，撰寫(xiě)的文章客觀全面、有前瞻性、有參考意義，能為領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策提供服務(wù)。

（五）加強(qiáng)辦公室行政事務(wù)的內(nèi)控管理。開(kāi)展內(nèi)控工作是提升工作質(zhì)量的主要手段，也是行政管理行為的延伸和必要補(bǔ)充。要不斷完善行政事務(wù)內(nèi)控工作機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行過(guò)程控制和評(píng)估反饋，促使相關(guān)部門(mén)更加協(xié)調(diào)和諧。在權(quán)責(zé)分明、協(xié)調(diào)一致的基礎(chǔ)上，提高工作效率，減少推諉責(zé)任的情況出現(xiàn)。在過(guò)程控制實(shí)施中，要注意科學(xué)性和聯(lián)動(dòng)性，抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，提高決策的精準(zhǔn)靶向，實(shí)現(xiàn)對(duì)行政事務(wù)的現(xiàn)代化管理。另處，還需要以制度、機(jī)制建設(shè)為基礎(chǔ)，明晰部門(mén)間的權(quán)責(zé)，解決部門(mén)間糾紛問(wèn)題，合理優(yōu)化行政辦公環(huán)境，營(yíng)造公平公正氛圍，及時(shí)解決基層各部門(mén)的難點(diǎn)、痛點(diǎn)、堵點(diǎn)，踐行“我為群眾辦實(shí)事”。完善行政部門(mén)內(nèi)控制度，平時(shí)要認(rèn)真梳理各崗位關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和責(zé)任清單，及時(shí)建立臺(tái)賬，機(jī)動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部各崗位監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題建立整改臺(tái)賬，定期銷(xiāo)號(hào)清零。要通過(guò)“不發(fā)通知、不打招呼、不聽(tīng)匯報(bào)、不用陪同接待、直奔科室、直奔崗位”的模式不定期對(duì)基層行政管理部門(mén)相關(guān)崗位進(jìn)行檢查，提高各崗位常規(guī)化做好工作，壓實(shí)主崗主責(zé)。建立常態(tài)化監(jiān)督檢查機(jī)制，定期、不定期采取視頻+實(shí)地的檢查形式，提升監(jiān)督檢查水平。此外，還要積極營(yíng)造寬嚴(yán)相濟(jì)、和諧進(jìn)取氛圍，不斷激發(fā)干部職工干事創(chuàng)業(yè)熱情，大力激發(fā)職工工作潛力，讓員工和企業(yè)發(fā)展同步，共同為偉大中國(guó)夢(mèng)而奮斗。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文主要對(duì)辦公室行政事務(wù)管理工作的重要意義以及管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，并對(duì)如何做好辦公室行政事務(wù)管理工作提出相應(yīng)對(duì)策，從而有效提升機(jī)關(guān)單位辦公室行政事務(wù)管理水平以及管理質(zhì)量，對(duì)協(xié)調(diào)單位各部門(mén)合理開(kāi)展相關(guān)工作以及幫助領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展戰(zhàn)略都有著非常積極的作用，對(duì)提升機(jī)關(guān)單位行政管理人員的綜合素養(yǎng)以及加強(qiáng)單位內(nèi)部的凝聚力也有著非常重要的意義。希望通過(guò)文中對(duì)策，在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)可以有效提升辦公室行政事務(wù)管理工作的質(zhì)量。