鄧 茜

（中鐵廣州工程局集團有限公司，廣州 511459）

引 言

企業(yè)的快速發(fā)展往往需要以人力資源作為支撐，因此，相關(guān)管理工作就顯得尤為重要，而人力檔案管理工作是其中最重要的版塊。其全面記錄了單位員工的家庭情況、任職經(jīng)歷、薪資待遇、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等真實情況，這些全面且詳細的記錄可以作為部門用人的考評參考，會直接影響員工的升職、崗位調(diào)整等。本文在了解具體工作情況的情況下，對具體問題做具體分析，結(jié)合現(xiàn)狀給出可落實的具體方法。

一、性質(zhì)和特點

（一）真實性

企業(yè)人事檔案管理不同于一般工作，這主要是因為相關(guān)內(nèi)容記錄的通常都是人員在入職后的詳細資料，因此可以直接作為企業(yè)在相關(guān)人事調(diào)整過程當中選人、用人、崗位調(diào)整這幾個重要內(nèi)容的真實參考依據(jù)，而真實性則是其重要標志之一。因此在對于檔案的資料記錄過程當中必須做到記載內(nèi)容詳細且真實可靠，嚴禁使用任何方法去修改、篡改甚至是虛假記錄。如果人事檔案無法確保真實性，就直接違背了人力資源管理工作的工作性質(zhì)，同時也會直接影響企業(yè)的人員管理工作，甚至是企業(yè)接下來的發(fā)展趨勢。

（二）涉密性

由于人事檔案的內(nèi)容記載往往會會涉及諸多員工的個人信息、隱私等重要信息和數(shù)據(jù)，所以根據(jù)這一特點可以分析出檔案是具有極強的秘密性質(zhì)的，原則上只能由人事部管理封存，只有相關(guān)工作人員可以看到且要做好保密工作，任何人都不得以任何借口和緣由去隨意泄露他人的隱私，更不能私自保存他人信息。

（三）全面性

人事檔案必須做到如實且全面地記錄員工的全部情況，包括員工具體的家庭情況、入職經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工資待遇、崗位晉升、榮譽獎勵等，這代表了員工在企業(yè)的全部個人成長歷程。

（四）動態(tài)性

人事檔案要及時更新，確保人事檔案的歷程和員工在公司的實際歷程做到一致，員工的離職、調(diào)離、晉升等都要及時更新，其中會涉及工資待遇、員工履歷等內(nèi)容，如果做不到員工在職期間的檔案更新，人事檔案工作就直接喪失了自身的作用和價值。

（五）服務(wù)性

人事檔案管理工作要為人力資源的開發(fā)管理工作服務(wù)，也要為企業(yè)的用人、選人提供重要的參考，不斷為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，幫助企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展并緊跟時代的發(fā)展步伐。

二、國企人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著當前經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)逐漸跟不上時代的發(fā)展需求。管理人員的管理理念過于落后，相關(guān)人員不重視人事檔案管理工作，沒有意識到人事檔案工作的重要性，因此逐漸出現(xiàn)很多問題，具體分析如下。

（一）重視程度不足

思維決定行為。當前，部分管理者對于人事檔案管理工作的重視度不高，認為人事檔案工作就是一項沒有任何技術(shù)含量的工作，只是簡單地保存記錄，沒有什么要求和標準。由于對相關(guān)工作內(nèi)容的重要性和其內(nèi)容存在不正確的認知，缺乏足夠的重視，并且在實際工作當中對其投入時間過少。另外，企業(yè)選擇的管理人員也比較隨意，同時對管理的方式方面也存在著嚴重的重視程度不足現(xiàn)象。

還有部分管理者認為這項工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟價值，所以本著經(jīng)濟效益最大化的理念，不重視人事檔案管理工作，很多管理方式過于形式化。在進行人事記載的工作中容易忽視員工信息的全面性，對許多內(nèi)容用三兩句語言簡單概括，如工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等，嚴重影響了員工人事檔案記載的真實性和全面性，也影響了企業(yè)在用人、選人中的參考依據(jù)，更影響了員工個人今后的晉升甚至是退休等人生重要環(huán)節(jié)，對各個方面都產(chǎn)生了較大的負面影響，威脅長遠發(fā)展。

（二）人員水平參差不齊

部分管理者對該項工作的不重視，導(dǎo)致管理基礎(chǔ)比較薄弱，且未嚴格按照相關(guān)的標準去執(zhí)行，而且很多內(nèi)部的相關(guān)管理人員，其實并不是專職人員的現(xiàn)象，他們可能身兼數(shù)職，在工作中并不能全身心的投入相關(guān)工作當中，有時甚至一個人負責上千人的人事檔案管理，這會導(dǎo)致因個人管理精力有限，在人事檔案中不能做到及時記載、及時更新等情況，無法為企業(yè)提供服務(wù)。

同樣，人事檔案管理工作還是一項政治性、專業(yè)性，以及對于思想覺悟等要求都比較強的工作，很多人員并不具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平。再加上當下的企業(yè)管理人員流動性強、崗位調(diào)動頻繁等，企業(yè)在用人中并沒有做系統(tǒng)的培訓(xùn)，會加劇人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高的情況，從而產(chǎn)生一定的負面影響：一是對個人的工作職責認識不清楚，只是簡單地認為檔案不丟失就可以；二是缺乏個人工作的系統(tǒng)培訓(xùn)，導(dǎo)致個人對人事檔案管理工作的專業(yè)知識一無所知。因此，這些問題都會導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理工作一直停留在原地，無法充分發(fā)揮其在企業(yè)中的價值。

（三）企業(yè)人事檔案利用方式單一

人事檔案是為企業(yè)和個人服務(wù)的。在人事檔案管理工作中，對人事檔案的保護、詳細記載、資料整理、記載更新等工作都是為企業(yè)用人服務(wù)的，其可以為企業(yè)提供需要的員工信息。

結(jié)合目前企業(yè)的實際使用情況來看，大部分企業(yè)對于人事檔案的利用方式過于單一，受傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念和管理方式的影響較大，只有在以下情況才會去使用人事檔案做參考：一是員工晉級晉升的時候，部門組織人事工作人員對員工的檔案信息進行查閱參考，核查員工的工作經(jīng)歷、員工入職信息等來看是否符合任職條件；二是在工作中辦理具體事務(wù)需要確認某一項信息時，才會查閱員工的人事檔案。

（四）管理方式落后

企業(yè)跟隨時代的發(fā)展在不斷前進，對企業(yè)各部門的工作提出了更高的要求，因此人力資源管理的方式也在進行大變革，對人事檔案信息建設(shè)的要求也在逐漸提高。但是，目前大部分企業(yè)的實際工作中經(jīng)常存在相關(guān)信息化程度比較低，還沒有完全建立專業(yè)的信息化理念，且工作過程依然停留在使用紙質(zhì)版、人工化的方式來記錄的階段，人事檔案管理人員對人事檔案進行手動翻閱，對紙質(zhì)版檔案進行整理保存，并沒有配備電子信息化管理的軟件，也沒有建立電子化的檔案，不僅加重了管理人員的工作量，浪費其工作精力，更降低了企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量。

采用人工化的方式去做人事檔案管理工作，雖然紙質(zhì)版的檔案資料可以對信息存根進行更好的保存，有利于保證人事檔案的真實性和安全性，但是在實際操作中會出現(xiàn)很多問題，如查閱不方便、維護成本比較高等，而且這種人工化的方式無法滿足企業(yè)對人事檔案管理的發(fā)展需求，不僅造成人事檔案價值低下，也導(dǎo)致企業(yè)人力資源部門工作的資源浪費，極大地降低了部門工作效率和工作質(zhì)量。

三、優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理的路徑

因為傳統(tǒng)的管理理念和方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)需求和時代要求，所以國有企業(yè)應(yīng)該在時代發(fā)展下快速改變企業(yè)管理觀念，及時更新工作管理方式，不斷優(yōu)化人事檔案管理工作的路徑，來不斷滿足企業(yè)對人事檔案工作的需求，使企業(yè)更好發(fā)展，以適應(yīng)時代發(fā)展的趨勢。

（一）增強管理意識

在進行相關(guān)工作時，需要加強對該工作的重視程度，要充分發(fā)揮帶頭作用，主動引導(dǎo)人員去學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識，同時積極跟隨時代和企業(yè)的發(fā)展需求，幫助相關(guān)人員充分認識到這項工作在企業(yè)未來的發(fā)展當中存在的重要作用，從而幫助管理人員增強人事檔案管理的意識，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案工作的理念和工作方式，并在管理中尋求創(chuàng)新，全力爭取在企業(yè)中將人事檔案管理工作的效用發(fā)揮到最大值。

同時，員工的人事檔案與自身的利益息息相關(guān)，所以對員工自身來說非常重要。因此，在人力檔案管理工作中需要讓員工重視個人檔案信息的填寫，并及時將填寫后的信息交于管理人員手中，要用認真負責的態(tài)度積極配合人事檔案管理人員，讓人事檔案在員工的個人成長歷程中充分發(fā)揮真正的作用和價值。

（二）提高人員專業(yè)素質(zhì)

首先，管理者應(yīng)該設(shè)置高標準、嚴要求的用人標準，在用人、選人方面有清晰的條件要求，并且嚴格按照國家對于人事檔案部門的人員配置要求和標準去執(zhí)行。比如，人事檔案管理人員必須是中共黨員就是一大硬性條件。制定人事檔案管理的數(shù)量標準，如人事檔案冊數(shù)在1000冊以上時必須專人專崗專管，管理人員還需要具備專業(yè)的檔案管理水平，為工作效率的提高和達成預(yù)期的工作目標做好鋪墊。

其次，人事檔案管理人員的工作責任心也是重中之重。要提升人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)水平，真正認識到這項工作對于員工個人的未來規(guī)劃，以及企業(yè)的決策所具備的重要價值，因此，對于該崗位員工一定要重視培養(yǎng)其對檔案工作嚴肅性和紀律性的正確認識。嚴格要求員工將人事檔案管理工作看成一項政治工作，一定要秉承安全原則及保密原則。企業(yè)還要加強對員工的人事檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度，不斷組織人員進行交流學(xué)習(xí)，不斷強化其專業(yè)能力，提高其專業(yè)水平，從而增強員工的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)。

最后，要加強管理工作的開展力度，不斷完善專業(yè)制度，扎實做好基礎(chǔ)工作內(nèi)容，為人力資源管理工作做好基礎(chǔ)服務(wù)。在日常工作中嚴格按照管理制度去落實各項工作，如日常的翻閱檢查，借閱時落實審批手續(xù)和簽字手續(xù)，及時歸回各檔案，保持檔案的真實性和完整性，等等。

（三）豐富人事檔案的利用方式

人事檔案對企業(yè)的發(fā)展有著必不可少的作用，也對人力資源的開發(fā)管理有著巨大的意義，所以應(yīng)該打破當下被動式利用且利用率極其低下的情況。要在保證人事檔案真實性的前提下，盡可能豐富其利用方式。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案的建立需要將人事檔案的信息作為基礎(chǔ)，使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)將人事檔案信息電子化，為企業(yè)人力資源管理的相關(guān)抉擇提供重要的參考依據(jù)。例如，企業(yè)為了發(fā)展需要不斷建立人才培養(yǎng)體系，人才培養(yǎng)體系的建立就需要人才核心信息的記載和信息保存，為企業(yè)的人才培養(yǎng)提供可參考的重要信息，在人事檔案信息里詳細記錄員工的年齡、學(xué)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、性格特點、擅長點等，不僅可以為企業(yè)的人才培養(yǎng)提供參考，也可以為企業(yè)的招聘提供方向。

（四）加強人事檔案電子化

企業(yè)應(yīng)及時跟上時代的發(fā)展需求，使用電子化信息技術(shù)將企業(yè)的人事檔案電子化，對紙質(zhì)版的檔案信息做電子化掃描，將紙質(zhì)版信息中的圖像都轉(zhuǎn)化成數(shù)字文本和圖像。電子化檔案信息的優(yōu)勢就是無法被篡改，不僅可以節(jié)省成本，并且進一步保證了檔案信息的完整性，也極大程度地提高了工作效率。

只有不斷地加強信息化的應(yīng)用力度，最終才能夠使得人事檔案真正為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。一是建立信息化管理系統(tǒng)，通過有效、專業(yè)的系統(tǒng)作為支持，使用當下的信息化技術(shù)建立融采集、導(dǎo)入、分類、整合為一體的系統(tǒng)，為管理工作者來搭建一個動態(tài)、全面且安全的信息平臺，實現(xiàn)企業(yè)的人事檔案電子化。二是不斷優(yōu)化信息管理系統(tǒng)，保證其可以及時跟上時代的發(fā)展步伐，要安排專業(yè)的技術(shù)操作人員定期對信息管理系統(tǒng)進行維護，防止系統(tǒng)崩潰及被黑客攻擊的現(xiàn)象發(fā)生，從而導(dǎo)致信息丟失或者機密信息泄露。三是加強信息化系統(tǒng)的安全管理，保證信息化系統(tǒng)的安全使用。一方面防止被黑客攻擊或者系統(tǒng)無法正常運行產(chǎn)生損失，另一方面要規(guī)范管理人員的操作，各級別對于信息的獲取都要有限制，保護信息安全，全面確保員工信息的私密性。

結(jié) 語

綜上所述，人事檔案管理工作對人力資源管理的開發(fā)具有重大意義，也對企業(yè)的飛速發(fā)展有重要的作用。本文主要對人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了逐一分析，并從企業(yè)自身實際情況出發(fā)，提出了切實可行的措施：一是加強人事檔案管理工作的意識，不斷提升員工對檔案管理工作的重視度；二是不斷提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)；三是不斷豐富人事檔案的利用方式來發(fā)揮其最大價值；四是建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，不斷加強人事檔案信息電子化。只有不斷加強人事檔案管理工作，才能使其不斷為企業(yè)服務(wù)，使企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展并緊跟時代的發(fā)展趨勢和需求。