奉永桃
(長沙市圖書館,湖南 長沙 410005)
采訪工作是圖書館的一項基礎(chǔ)工作,是圖書館館藏資源建設(shè)的重要環(huán)節(jié),它直接影響圖書館藏書的數(shù)量和質(zhì)量、讀者人數(shù)、讀者需求的滿足程度,關(guān)系到圖書館文獻(xiàn)建設(shè)的健康發(fā)展和圖書館工作的全局。在新的歷史背景下,文獻(xiàn)資源數(shù)量劇增,種類繁多,公共圖書館如何合理利用有限的文獻(xiàn)購置經(jīng)費,從浩瀚書海中遴選出符合本館發(fā)展需要的優(yōu)質(zhì)圖書,成為公共圖書館資源建設(shè)的重點和難點。
在總結(jié)前期公共圖書館采訪工作存在的問題基礎(chǔ)上,長沙市圖書館于2017年起探索新的圖書入藏采購模式,在增加館藏數(shù)量的同時,更加注重館藏質(zhì)量的提升,減少圖書采購的盲目性,保障優(yōu)質(zhì)圖書優(yōu)先入藏,以提高長沙市圖書館資源建設(shè)的質(zhì)量和效率,最大程度滿足讀者的借閱需求。
目前,我國有各種類型出版社近600家,《2019年新聞出版產(chǎn)業(yè)分析報告》顯示,2019年全國出版新版圖書22.5萬種,重印圖書28.1萬種。繁榮的文獻(xiàn)市場在給文獻(xiàn)采訪工作提供很大的選擇空間的同時,也存在著文獻(xiàn)信息重復(fù)、文獻(xiàn)內(nèi)容質(zhì)量不高、精品少的特點;出版的不規(guī)范又造成了重復(fù)出版、選題“撞車”的現(xiàn)象;某些出版機(jī)構(gòu)存在買賣書號的現(xiàn)象,一些圖書很難從正規(guī)渠道購買。
經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn),大部分圖書館主要依賴書商提供的征訂書目選購圖書,書商提供的書目內(nèi)容雜亂,一些自費出版、版本質(zhì)量較差的公版圖書均在其內(nèi),且提供的書目信息不全,采訪人員難以鑒別;質(zhì)量較高的圖書售價折扣均較高,書商出于利潤考慮,這部分書目未提供給圖書館,造成大量高質(zhì)量圖書無法入藏。
書目信息不準(zhǔn)確、圖書出版年過早、出版社缺貨、版本不同等均會導(dǎo)致部分訂單內(nèi)的圖書無法配貨。經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn),目前大部分公共圖書館圖書采購中缺少訂單到貨率考核這一流程,因無到貨率的考核,書商配貨率的高低不影響其采購經(jīng)費分配比例,書商從利潤角度出發(fā),只配送其容易配貨的圖書,一些進(jìn)貨折扣高、需要從出版社調(diào)貨或者其他途徑購買的圖書均不配貨,導(dǎo)致整批圖書到貨率低。
目前,公共圖書館書架上供讀者借閱的圖書,主要是采訪人員前期挑選好的,待圖書加工上架后,讀者前來借閱。前期的資源建設(shè),讀者參與的很少。雖然一些圖書館探索了讀者決策采購(PDA)模式,但規(guī)模不大,經(jīng)費不足。
圖書的入藏過程中,每一個流程需經(jīng)過正常的程序進(jìn)行,才能保障順利完成。如采訪書目訂單如果無法在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)入導(dǎo)出,那么在圖書到貨加工之前就無法實現(xiàn)精準(zhǔn)的驗收程序。很多公共圖書館目前還是通過手工下訂單配貨,或只將訂單導(dǎo)入系統(tǒng)并發(fā)給書商。在后期的驗收過程中,由于時間和人員有限等客觀因素的存在,無“預(yù)定驗收”(拿圖書到貨實物與預(yù)定單核對)這一步驟,無法保證配到率與到貨率[1]。
規(guī)范圖書館文獻(xiàn)采編業(yè)務(wù)流程,就是在分析采編部文獻(xiàn)入藏工作全過程的基礎(chǔ)上,找出其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),明確其工作流程與工作方法,明確各崗位人員的職責(zé)和接口,并將其工作程序文件化,編寫出相對應(yīng)崗位的工作細(xì)則,用以指導(dǎo)圖書館文獻(xiàn)采訪工作的開展[2]。長沙市圖書館圖書入藏均通過圖創(chuàng)的Interlib圖書館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實現(xiàn),主要包括以下階段。
2.1.1 選書階段。選書階段流程為:索要書目或者收集書目—查重(與現(xiàn)有館藏進(jìn)行查重,刪除重復(fù)數(shù)據(jù))—書目挑選—形成訂單—跟蹤訂單。
訂單發(fā)送后,必須及時跟蹤圖書的到貨情況。由于書商的客戶較多,且出于利益考慮,可能會落掉某些圖書的配送。
2.1.2 驗收階段。①圖書到館拆包后,驗收人員與書商拆包人員一起核對每包圖書清單與實物,對外形不符合要求的圖書進(jìn)行退貨處理;②再進(jìn)入系統(tǒng)驗收階段,驗收人員拿著每種書在系統(tǒng)中進(jìn)行驗收,核對書商送貨與預(yù)定數(shù)據(jù)是否一致,進(jìn)一步審核圖書內(nèi)容,對內(nèi)容不符合要求的圖書進(jìn)行退貨處理;③系統(tǒng)導(dǎo)出每一批圖書的到貨情況(驗收清單、未到圖書清單、退訂圖書清單、到貨率等),為后期書商考核提供數(shù)據(jù)。書商到貨率計算公式如下:
到貨率=圖書總到貨冊數(shù)/圖書總預(yù)定冊數(shù)
2.1.3 編目入藏及后期加工。在招標(biāo)文件中明確編目入藏、后期加工均由書商負(fù)責(zé),長沙市圖書館制定了《中文圖書編目工作細(xì)則》,并安排2名書目數(shù)據(jù)審校人員每周對編目入藏的圖書進(jìn)行抽查并通報抽查結(jié)果。
通過驗收入藏單進(jìn)行結(jié)賬(不可用書商的送貨單進(jìn)行結(jié)賬,存在退貨或書單搞錯的情況),保障了資金使用的安全性。
長沙市圖書館于2017年引入“優(yōu)先入藏”的采訪理念,是指在充分調(diào)研國內(nèi)中文圖書出版情況和了解本館館藏資源建設(shè)體系基礎(chǔ)上,調(diào)研確定一批出版社,該批出版社出版的文獻(xiàn)質(zhì)量相對較高,較適合公共圖書館入藏,圖書館保障這些出版社出版的圖書優(yōu)先入藏。經(jīng)過三年來的實踐證明此種采購模式可行,確保了優(yōu)質(zhì)圖書優(yōu)先入藏,保障了大部分讀者的借閱需求。
“優(yōu)先入藏”理論研究有助于我們合理配置與利用購書經(jīng)費,在增加館藏數(shù)量的同時,更加注重館藏質(zhì)量的提升,減少圖書采購的盲目性,保障優(yōu)質(zhì)圖書優(yōu)先入藏,提高圖書館資源建設(shè)的質(zhì)量和效率,最大程度滿足讀者的借閱需求。
目前,長沙市圖書館形成的“優(yōu)先入藏”出版社清單如表1所示,共含出版社119家。按圖書館采選的各個出版社或圖書公司出版的圖書學(xué)科側(cè)重類別,分成四大類:成人偏社會科學(xué)類出版社64家,成人偏自然科學(xué)類出版社22家,少兒類出版社17家,圖書公司16家。
表1 “優(yōu)先入藏”清單
為最大限度滿足市民的借閱需求,長沙市圖書館從2019年起推出了“你的book 我買單”活動項目(項目經(jīng)費100萬元~160萬元)。在全市范圍內(nèi)挑選8家~10家書店(2021年可參加活動的書店:德思勤24 h書店,止間書店,麓之風(fēng)書店,新華書店開福樂之店、天心樂之店、喜盈門國際兒童館、袁家?guī)X店、金鷹社區(qū)店),市民可憑長沙市圖書總分館讀者證(無證的市民可在線辦證),在活動書店挑選自己喜歡的圖書,只要符合圖書館的借閱規(guī)則,由長沙市圖書館替讀者買單,讀者可以免費將所選圖書借回家30天,活動圖書還書時可還在活動書店或長沙市圖書館一樓讀者服務(wù)中心。
2020年為適應(yīng)新冠肺炎疫情防控新形式,長沙市圖書館聯(lián)合京東網(wǎng)上書城、浙江新華推出了線上服務(wù),即市民可通過長沙市圖書館官方微信或官網(wǎng),進(jìn)入“你的book 我買單”服務(wù)模塊,在線下單,包郵到家。
該活動創(chuàng)新圖書采購模式,將選書的權(quán)力交給讀者,所選購的圖書的借閱率達(dá)到了100%,有效提高了政府資金使用效率。
自2015年起,為更好地滿足讀者的個性化借閱需求,長沙市圖書館推出了定期讀者薦購機(jī)制。讀者可通過長沙市圖書館官網(wǎng)或微信公眾號進(jìn)行薦購,采編部安排專人及時處理讀者薦購信息,符合館藏原則的薦購圖書將被采納,形成讀者薦購訂購。因讀者薦購圖書來源分散、部分圖書年代較久遠(yuǎn),為提高到貨率主要通過自主采購配貨。圖書經(jīng)過編目加工,上架到讀者薦購專架(上架周期一般為一個月),并在長沙市圖書館微信公眾號推出了“讀者薦購”圖書推薦專欄,定期推送已到館的薦購圖書,通知讀者自行前來借閱。
為提高館藏質(zhì)量,長沙市圖書館安排專人負(fù)責(zé)搜集精品圖書,包括最新出版的圖書、暢銷書、榜單書、國內(nèi)外獲獎圖書等,通過中國好書、文學(xué)好書榜、新浪好書榜、華文好書等權(quán)威公眾號,當(dāng)當(dāng)網(wǎng)、百道網(wǎng)、豆瓣讀書等網(wǎng)上書城銷售排行榜等,定期收集各類精品圖書,通過自主采購方式配貨,最快速度加工上架至新書專架,并通過本館官微發(fā)布上架信息。精品圖書訂單大概兩個月發(fā)送一次。
雖然上述提到的業(yè)務(wù)流程、“優(yōu)先入藏”選書模式及“你的book我買單”活動等提高圖書入藏質(zhì)量的措施目前還存在著一些問題,需在后期實踐中進(jìn)一步完善,但通過三年多的實踐證明,此種圖書入藏模式切實可行,實現(xiàn)了圖書入藏的全流程有跡可循,且打破了以往完全依賴書商提供征訂目錄進(jìn)行采選圖書的選書模式,明顯提高了長沙市圖書館圖書入藏質(zhì)量。