王 玨，丘仕能

(廣西大藤峽水利樞紐開發(fā)有限責(zé)任公司,廣西 桂平 537200)

隨著信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案管理信息化逐漸受到關(guān)注。加快檔案信息化建設(shè)，適應(yīng)當(dāng)下社會信息化快速發(fā)展，為單位創(chuàng)造全新的檔案管理模式已成為企事業(yè)單位管理的新模式。大藤峽水利樞紐工程數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對多種來源電子文件和傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行捕獲、管理、利用和處置，全面提升了各種數(shù)字檔案資源管理利用的信息化水平[1]，充分體現(xiàn)電子檔案資源信息化整合的共享理念，融合當(dāng)前國內(nèi)外的先進(jìn)技術(shù)，以電子檔案信息資源為核心、輔以數(shù)字檔案的永久存儲和高效利用為目標(biāo)。通過信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了對各種數(shù)字檔案類型文件、檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理和充分利用，搭建了一套符合大藤峽水利樞紐工程檔案工作要求的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化[2]。近年來，國內(nèi)不少學(xué)者對檔案管理信息化有了深入研究。邱立[3]在2018年闡述了國內(nèi)數(shù)字檔案的發(fā)展歷史，通過電子檔案管理流程進(jìn)行分析，明確了數(shù)字檔案的應(yīng)用價值進(jìn)行評價；曾念等[4]2018年對檔案管理在工作中的應(yīng)用進(jìn)行分析，實現(xiàn)檔案管理在單位內(nèi)部統(tǒng)一平臺上共享，提高了系統(tǒng)應(yīng)用價值和檔案資料的安全存儲；邵景輝[5]于2021年指出電子檔案的數(shù)字化資源的數(shù)據(jù)存儲，以數(shù)據(jù)記錄檔案資源信息，通過數(shù)字檔案形式存儲檔案資料。在國外，檔案資料數(shù)字化建設(shè)研究較早[6]，從1990年開始，國外檔案管理單位便對檔案管理信息化進(jìn)行了探索，發(fā)表了大量檔案資源信息化建設(shè)的研究成果。20世紀(jì)60年代，圖書檔案管理信息保存便成為國外著名圖書館研究部門重點鉆研的方向，美國學(xué)者Shelby Sannet、Brian Lavoie等學(xué)者對檔案管理進(jìn)行了大量研究，通過對圖書檔案資料的保存對象進(jìn)行擴展，規(guī)范檔案管理流程，建立了檔案資料的長期保存機制。最終，通過規(guī)范了檔案資源信息化管理的操作流程，節(jié)約了檔案管理工作的成本[7-9]。

1 項目背景

大藤峽水利樞紐工程位于珠江水系西江流域黔江干流大藤峽出口處弩灘上，是以防洪、發(fā)電、航運、補水壓咸、灌溉等綜合社會性利用的大型水利樞紐工程[10]。國家和水利部黨組對大藤峽水利樞紐工程提出了很高的要求并給予了極高的期望，力爭把大藤峽工程建成國家重大基礎(chǔ)設(shè)施的精品工程、陽光工程、廉潔工程和水利行業(yè)的標(biāo)志性工程。水利工程建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，順應(yīng)國家信息化發(fā)展的潮流，運用現(xiàn)代科學(xué)理論和新興技術(shù)，對水利工程檔案科學(xué)管理，從而提高水利工程檔案管理和運行的信息化水平。

2 系統(tǒng)架構(gòu)

大藤峽水利樞紐工程數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是基于J2EE平臺開發(fā)建設(shè)的，系統(tǒng)的開發(fā)語言主要使用JAVA。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫主要采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，以O(shè)RACLE作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)配置主要采用XML可擴展標(biāo)記語言技術(shù)[11]。系統(tǒng)技術(shù)構(gòu)架見圖1。

圖1 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

通過圖1可知，整個系統(tǒng)主要劃分成5個邏輯層，分別為數(shù)據(jù)層、信息包引擎、服務(wù)層、應(yīng)用層、展現(xiàn)層。①數(shù)據(jù)層，是存放系統(tǒng)應(yīng)用數(shù)據(jù)的邏輯層，是存放原始的數(shù)據(jù)源；②信息包引擎是進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的底層架構(gòu)，它將邏輯包與物理存儲包進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換，從而將信息報數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到數(shù)據(jù)庫、文件系統(tǒng)、外部數(shù)據(jù)源進(jìn)行存儲，并提供訪問接口；③服務(wù)層是整個系統(tǒng)的中樞，作為系統(tǒng)服務(wù)的總線，為系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)提供面向服務(wù)對象的開發(fā)工具包，從而把基礎(chǔ)功能合并到開發(fā)工具包中為應(yīng)用層提供API接口調(diào)用；④應(yīng)用層是體現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的邏輯層，用工作流引擎貫穿檔案管理系統(tǒng)的各個功能及業(yè)務(wù)流程，從而把系統(tǒng)相對獨立和有先后順序的功能有效結(jié)合起來，以接口的形式，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)互相交換；⑤展現(xiàn)層是展現(xiàn)給系統(tǒng)所有用戶的圖形界面，以MVC架構(gòu)開發(fā)，使系統(tǒng)無需更改核心功能便可展示多種圖形界面。

3 建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)硬件是采用專用服務(wù)器和磁盤陣列柜組成；在飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)平臺作為基礎(chǔ)前提下進(jìn)行二次開發(fā)，集成全文檢索、GIS軟件等相關(guān)方案行成高度集成的數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)[12-13]。

按照“人員屬地管理、業(yè)務(wù)垂直領(lǐng)導(dǎo)”的管理架構(gòu)，廣西大藤峽公司檔案館及各參建單位檔案室檔案業(yè)務(wù)管理納入一體化管理，在大藤峽公司范圍內(nèi)同意建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，并在公司各職能部門、水電八局、葛洲壩等參建單位逐步實施應(yīng)用。

整個檔案管理系統(tǒng)分為3個階段實現(xiàn)：第一階段的目標(biāo)已于 2016 年 8 月實現(xiàn)，即在 2016年底之前實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺建設(shè)，采集錄入部分檔案數(shù)據(jù)，并在廣西大藤峽公司職能部門、水電八局、葛洲壩等單位實施。 2016年12月項目一期工作通過了廣西大藤峽公司信息中心(檔案館)的驗收。 第二階段的目標(biāo)是在 2017 年實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的各信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，完成自動歸檔和檔案業(yè)務(wù)流程自動化的要求，在總公司下屬各單位開展實施和應(yīng)用。 第三階段的目標(biāo)是在 2018 年對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和改進(jìn)，提升檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性、 可靠性、安全性，重點考慮存儲備份和檔案數(shù)據(jù)再利用的問題。

圖2 ES-OAIS數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能模型

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是由接收中心、管理中心、利用中心、安全中心及門戶構(gòu)成的，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)從信息的采集、管理、保存、利用的全過程管理。SIP為提交信息包，AIP為檔案信息包，DIP為分發(fā)信息包，立檔單位或個人是信息生產(chǎn)者，通過在線形式將信息包遠(yuǎn)程傳輸至安全防護層的INGEST攝取層，從而產(chǎn)生適合標(biāo)準(zhǔn)及保存的檔案信息包。提交信息包以加密和壓縮狀態(tài)來傳輸，在信息報轉(zhuǎn)為檔案信息包過程中是通過用戶自定義的工作流的形式管理，從而完成信息提交、攝取、歸檔、利用審批等業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)管理員可在線實時監(jiān)控信息包的流程進(jìn)度，安全保護層包括數(shù)字傳輸加密、電子文件加密。

4 項目特點

建立大藤峽水利樞紐工程檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)符合國家頒布的相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

a)純B/S結(jié)構(gòu)要求。用戶工作頁面使用瀏覽器(Browser)訪問，全部事務(wù)邏輯在服務(wù)器端(Server)實現(xiàn)，用戶操作方式簡單直觀、維護和升級方式簡單。

b)業(yè)務(wù)管理功能。系統(tǒng)要求涵蓋檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、檢索、編研、審批等檔案管理的全部業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實現(xiàn)文書、科技、財務(wù)、音像、實物等各類檔案的管理。

c)系統(tǒng)管理功能。系統(tǒng)提供檔號定義、分類維護、表結(jié)構(gòu)維護、界面維護、模板維護、提示項維護等自定義維護功能，保證用戶可以根據(jù)自己的需要自定義提示項、檔號等，同時滿足不同門類所要求的界面、模板及表結(jié)構(gòu)的差異。

d)較強的檢索功能。系統(tǒng)不僅提供高效的目錄信息檢索功能，還支持多流行的格式文檔(DOC、RTF、HTML)和版式文件(PDF、CEB等)進(jìn)行智能文本提取，包括對數(shù)字化加工完成的圖像文件進(jìn)行文字自動?xùn)|識別和提取，利用完善的全文檢索技術(shù)提供滿足各種要求的檔案信息檢索服務(wù)，基于優(yōu)化的檢索策略保障檢索的查準(zhǔn)率和查全率。

e)豐富的開放式接口。系統(tǒng)采用開放性體系，提供完善的業(yè)務(wù)服務(wù)接口，滿足OA系統(tǒng)對有歸檔價值的電子文件進(jìn)行自動歸檔,提供數(shù)據(jù)服務(wù)滿足各類外部應(yīng)用系統(tǒng)對檔案信息的利用，并可以作為檔案管理子系統(tǒng)向上級數(shù)字檔案館進(jìn)行在線或者離線移交電子檔案。

具備檔案數(shù)據(jù)的定期和不定期的在線分及導(dǎo)入導(dǎo)出功能，具備完善備份機制。

5 建設(shè)成果

a)大藤峽數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)了大藤峽工程整個檔案業(yè)務(wù)流程的全面自動化。建立業(yè)務(wù)流程一體化，實現(xiàn)電子文件業(yè)務(wù)檔案及時歸檔，可能使檔案收集程序提前完成。檔案管理系統(tǒng)的接口與其他系統(tǒng)的無縫銜接，實現(xiàn)了對各參建單位電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控、跟蹤管理、實時接收，用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對檔案業(yè)務(wù)流程實操進(jìn)行管理，使電子檔案信息存儲更為齊全、完整、準(zhǔn)確，從而真正意義上實現(xiàn)了檔案文檔一體化。

b)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建成的各類數(shù)字信息資源庫，對數(shù)字資源進(jìn)行充分利用與挖掘從而為大藤峽水利樞紐工程生產(chǎn)、管理、決策提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的信息庫涵蓋了電子文件材料，且還有語音、視頻、圖形等多種媒體檔案信息，通過計算機網(wǎng)絡(luò)將檔案信息庫連接成超大規(guī)模信息庫[14]。通過檔案信息庫資源任意組織編輯專題材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、技術(shù)、管理提供更加豐富的信息服務(wù)。

c)通過先進(jìn)工作流和消息系統(tǒng)等技術(shù)手段，讓大藤峽公司內(nèi)部職員或參建單位相關(guān)人員通過公司內(nèi)網(wǎng)或者移動互聯(lián)網(wǎng)在任何時刻、任何地點按權(quán)限享有大藤峽數(shù)字檔案信息利用服務(wù)[15]。

6 結(jié)語

對大藤峽工程檔案管理中電子檔案信息資源管理利用、數(shù)據(jù)檢索等進(jìn)行了分析，運用了XML技術(shù)的元數(shù)據(jù)、OAIS模型及先進(jìn)工作流及消息系統(tǒng)技術(shù)，搭建了一套符合大藤峽工程狀況的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了大藤峽工程檔案業(yè)務(wù)全面自動化，建立了各類數(shù)字信息資源庫，為大藤峽水利樞紐工程生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的服務(wù)。