欒蘭

摘? 要：為有效地解決環(huán)境監(jiān)測檔案管理中存在的一些問題，本文首先簡要介紹了生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測檔案的重要作用，其次深入分析環(huán)境監(jiān)測檔案管理存在問題，最后提出相關(guān)對策，以供借鑒與參考。

關(guān)鍵字：生態(tài)環(huán)境保護;環(huán)境監(jiān)測;檔案管理

1 引言

環(huán)境監(jiān)測檔案是聯(lián)系昨天、今天和明天的橋梁。檔案，可以讓歷史留住記憶的根，讓未來找到回家的路。沒有檔案或檔案不全，就會遺失那段歷史。環(huán)境監(jiān)測檔案詳實且完整地記載了歷史上的環(huán)境質(zhì)量狀況以及有關(guān)的保護環(huán)境經(jīng)驗與做法，可為以后的科學(xué)研究、環(huán)境管理等提供可靠的決策依據(jù)。然而，當前環(huán)境監(jiān)測部門的檔案管理員并不是很重視環(huán)境監(jiān)測檔案管理，管理體系的規(guī)范程度不夠高，歸檔材料的收集、整理與甄別水平不夠?qū)I(yè)，易造成歸檔材料不完整等問題出現(xiàn)，也為日后資料數(shù)據(jù)的查詢帶來許多不便。因此，需要探究優(yōu)化環(huán)境監(jiān)測檔案管理的有效途徑，努力做到“收齊、管好、用活”環(huán)境監(jiān)測檔案。

2 生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測檔案的重要作用

環(huán)境監(jiān)測檔案中詳實地記載不同階段監(jiān)測環(huán)境的相關(guān)技術(shù)數(shù)據(jù)與環(huán)境治理的成效，不僅能體現(xiàn)當時的監(jiān)測水平，還能夠再現(xiàn)當時的環(huán)境狀況。通過不同歷史時期環(huán)境質(zhì)量狀況的對比，了解環(huán)境狀況的變化，剖析環(huán)境質(zhì)量的演變過程，深入探尋影響環(huán)境的因素，預(yù)測環(huán)境變化趨勢，為當前的環(huán)境管理提供決策依據(jù)，也是制定環(huán)境規(guī)劃和標準的重要依據(jù)，進而提高生態(tài)環(huán)境保護的工作效率。另外，環(huán)境監(jiān)測檔案中還記錄了技術(shù)人員的相關(guān)經(jīng)驗與做法、專項治理成效及相關(guān)環(huán)境保護工作的開展過程，為開展生態(tài)環(huán)境保護研究提供了必要的條件。

3 生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測檔案管理存在問題

3.1 組織機制不完善

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理隊伍不穩(wěn)定，部分監(jiān)測機構(gòu)的檔案管理員更換頻繁，兼職過多，影響檔案工作正常開展。由于在生態(tài)環(huán)境監(jiān)測的工作當中，不同的環(huán)境監(jiān)測任務(wù)對個人能力的提高有著十分大的差異，因而監(jiān)測人員基本上把絕大多數(shù)的時間和精力放在開展監(jiān)測工作與提高監(jiān)測能力方面，但是對環(huán)境監(jiān)測檔案管理方面的工作重視程度不高。另外，環(huán)境監(jiān)測檔案涉及整個監(jiān)測機構(gòu)運作的各個環(huán)節(jié)，檔案管理人員對整個機構(gòu)的運作流程不熟悉，不了解質(zhì)量管理體系，檔案管理專業(yè)素質(zhì)不高，就會存在環(huán)境監(jiān)測檔案中的一些關(guān)鍵性文件丟失的風險。除此之外，在環(huán)境監(jiān)測檔案管理方面組織機制不完善，也在很大程度上影響著環(huán)境監(jiān)測檔案開發(fā)運用工作的順利進行。

3.2 分類管理規(guī)范性不高

目前部分檔案管理員在歸檔時，僅僅根據(jù)前任的歸檔目錄，按部就班的將環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、監(jiān)測報告、原始記錄、儀器設(shè)備材料等按照經(jīng)驗歸檔，但是環(huán)境監(jiān)測過程中需要歸檔的材料還有很多，比如生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作計劃、監(jiān)測方案、工作總結(jié)、質(zhì)量保證的計劃和要求、考核情況、突發(fā)事件監(jiān)測文件材料、各類專項監(jiān)測和咨詢服務(wù)監(jiān)測等文件材料，檔案管理員不知道這些材料需要歸檔，即使知道需要歸檔，又不知道怎么分類，保存期限是多久，另外有時還會把非環(huán)境監(jiān)測類的文書類的材料放在環(huán)境監(jiān)測檔案中一起歸檔，因此迫切需要建立有效的環(huán)境監(jiān)測檔案分類管理體系，收齊、管好環(huán)境監(jiān)測檔案。

3.3利用效率較低

當前部分檔案管理員在編制檔案目錄時沒有嚴格按照檔案管理的著錄要求編制，部分監(jiān)測機構(gòu)使用的檔案管理系統(tǒng)陳舊，未及時更新，在開發(fā)利用先進的檔案設(shè)備方面缺少一定的積極性與主動性，造成查找困難，這在很大程度上直接影響著環(huán)境監(jiān)測檔案綜合開發(fā)利用效率，進而制約著環(huán)境監(jiān)測檔案實際價值的發(fā)揮。

4 生態(tài)環(huán)境保護工作中環(huán)境監(jiān)測檔案管理對策

4.1 建立完備的環(huán)境監(jiān)測檔案管理組織機制

監(jiān)測機構(gòu)應(yīng)建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的檔案管理機制，對機構(gòu)內(nèi)各門類和載體的檔案實體及信息集中統(tǒng)一管理，對各部門的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

[1]明確檔案管理思路。在檔案管理中圍繞“以用為本”和為環(huán)境管理服務(wù)的宗旨，以能用、實用、好用為目標，以全面、真實、準確為原則，以檔案支撐、環(huán)境管理為目的，做到事前有準備、事中有收集、事后有整理，保證檔案的完整性。

[2]建立檔案管理程序。根據(jù)環(huán)境監(jiān)測的實際情況，建立符合檔案法、檔案管理規(guī)范的檔案管理程序，明確檔案管理的適用范圍、科室職責、管理規(guī)范等。

[3]提高檔案管理員工作責任意識。監(jiān)測檔案管理工作任務(wù)繁重，千頭萬緒，檔案材料經(jīng)常備外借，流動性打，檔案管理員一定要認真負責，嚴格按照檔案管理程序開展各項工作。如果發(fā)現(xiàn)新的問題，應(yīng)積極主動尋求部門領(lǐng)導(dǎo)的幫助，必要時邀請有關(guān)檔案管理部門在工作上給予一定的指導(dǎo)，參加各種形式的檔案管理培訓(xùn)和繼續(xù)教育，用新知識、新技術(shù)武裝檔案人員，拓寬知識面，提高檔案管理員的綜合管理素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作能力，樹立主動服務(wù)意識，掌握檔案業(yè)務(wù)的工作方法和規(guī)律，努力從規(guī)范環(huán)境監(jiān)測檔案管理的角度出發(fā)，把標準化與制度化的管理標準當作建立健全環(huán)境監(jiān)測檔案管理組織機制的參考，不斷強化環(huán)境監(jiān)測檔案有關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，持續(xù)完善并優(yōu)化環(huán)境監(jiān)測檔案管理組織機制。

[4]建設(shè)一支精通業(yè)務(wù)的高素質(zhì)檔案管理隊伍。將環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的重要實施人員組織起來，建立一個環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作隊伍，該支隊伍既要包括專業(yè)檔案管理員，還要包括設(shè)備管理人員、辦公人員、質(zhì)量管理員等，把各個崗位的工作者凝聚在一起，集中調(diào)度，密切協(xié)調(diào)配合，建立既有檔案專業(yè)知識又具有環(huán)保專業(yè)知識、能運用現(xiàn)代化管理手段的檔案干部隊伍，共同助力環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的質(zhì)量提高。

[5]建立持續(xù)更新的檔案管理體系。通訊技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展，目前已經(jīng)有了一些比較成熟的計算機檔案管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要功能的自動化管理，大大提高了檔案管理質(zhì)量和工作效率。目前絕大數(shù)監(jiān)測機構(gòu)均具有計算機檔案管理系統(tǒng)，但隨著生態(tài)環(huán)境工作不斷的推進，舊版的生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范被新版的規(guī)范替代，原有的計算機檔案管理系統(tǒng)部分內(nèi)容不能滿足新規(guī)范的要求，需要持續(xù)更新檔案管理體系，不斷滿足規(guī)范的要求。其次，檔案管理員需注意利用檔案信息材料的反饋，不斷探索檔案管理的規(guī)律，提高檔案管理水平。

4.2 深入細化環(huán)境監(jiān)測檔案文件的分類規(guī)范

在保護生態(tài)環(huán)境的全部工作體系當中，環(huán)境監(jiān)測部門有著一定的特殊性，這一部門工作的進行既要從整體上掌握某一個地區(qū)的生態(tài)環(huán)境，也要依照這一區(qū)域內(nèi)不同生態(tài)環(huán)境污染因子開展監(jiān)測工作進而剖析較為精準的數(shù)據(jù)，將此作為保護生態(tài)環(huán)境工作順利進行的相關(guān)舉措制定參考。因而，應(yīng)當保證在很多種類的環(huán)境監(jiān)測項目中可以快速準確地找到工作開展要用到的信息，在整理檔案的過程中檔案管理員根據(jù)檔案規(guī)范，聯(lián)系實際工作開展情況，詳細的劃分歸檔類型和保存期限。

第一，建立歸檔目錄明細。根據(jù)《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測》（HJ 8.2-2020），結(jié)合生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作實際，檔案管理員按照“誰承辦，誰負責”的原則，細化各部門需歸檔的文件材料的范圍和保存期限，建立歸檔目錄明細，形成材料的承辦部門（承辦人）可按照歸檔目錄明細，積累、整理歸檔材料。檔案管理員應(yīng)參與生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作和活動，了解生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作職能和文件材料的形成過程，從真實性、準確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面督促、指導(dǎo)、檢查承辦部門（承辦人）做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

第二，做好平時歸檔工作。文件材料歸檔工作一般應(yīng)在次年3月底前完成，大量的材料集中在一段時間內(nèi)完成，工作量大，容易遺漏，為防止散失堆積，平時需加強歸檔材料的日常管理，承辦部門（承辦人）按照歸檔目錄明細，為每一個目錄準備一個檔案盒，以便隨時歸入和查找文件。承辦部門（承辦人）將工作中辦理完畢的、屬于歸檔范圍的文件材料，及時歸入檔案盒，對于已經(jīng)歸檔的材料，應(yīng)該定期檢查，隨時調(diào)整不符合歸檔要求的材料。

第三，優(yōu)化歸檔材料?！渡鷳B(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測》（HJ 8.2-2020）附錄A（規(guī)范性附錄）詳細地列出了生態(tài)環(huán)境監(jiān)測文件材料歸檔的范圍，為了方便以后的查詢，可以將同一個歸檔范圍內(nèi)的內(nèi)容進一步細化。比如地表水例行監(jiān)測及相關(guān)數(shù)據(jù)，可根據(jù)實際監(jiān)測情況進一步分類，可細分為國考斷面監(jiān)測、省考斷面監(jiān)測、市控斷面監(jiān)測、部分斷面的專項監(jiān)測等;涉及分包方的監(jiān)測報告及相關(guān)數(shù)據(jù)，歸檔時可根據(jù)監(jiān)測內(nèi)容分別歸檔到相應(yīng)的版塊，如果都屬于同一類監(jiān)測范圍涉及多個分包方，可將同一個分包方放在一起歸檔。監(jiān)測儀器設(shè)備的分類別管理也是一項十分關(guān)鍵的工作，歸檔時依據(jù)儀器設(shè)備的生產(chǎn)源頭作為類型來劃分，可劃分成國外進口與國內(nèi)生產(chǎn)兩個類型;其次可依照設(shè)備占用面積，把其劃分成三個類型，分別是大型、中型以及小型;另外應(yīng)當依照設(shè)備的安裝視頻與保修卡片、說明書有關(guān)要求編制儀器設(shè)備編號，為每臺儀器設(shè)備建立檔案。

4.3 強化環(huán)境監(jiān)測檔案資料開發(fā)利用

充分利用檔案的科技成果，依靠科技進步，提升環(huán)境監(jiān)測檔案信息化開發(fā)利用的速度，這是新時代不斷發(fā)展的必然要求，也是環(huán)境監(jiān)測檔案未來的發(fā)展趨勢，因此，在開展環(huán)境監(jiān)測檔案管理時，可借助先進的管理設(shè)備，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案全文存儲檢索，方便歸檔材料的查閱，提升環(huán)境監(jiān)測檔案的管理效率。

5 結(jié)語

綜上所述，在生態(tài)環(huán)境保護的全部工作當中，環(huán)境監(jiān)測檔案管理是一個非常關(guān)鍵的組成部分。環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的順利進行不僅可以直接地提高有關(guān)工作的效率，還可以為日后環(huán)境保護工作順利開展和深入研究提供具有準確性的科學(xué)參考依據(jù)。因而，檔案管理員在工作的時候，要增強檔案管理意識，按照規(guī)范做好歸檔、分類及拓寬保存介質(zhì)等一系列工作，并且把環(huán)境監(jiān)測工作和檔案管理工作密切地結(jié)合在一起，促進環(huán)境保護工作能夠快速發(fā)展。

參考文獻：

[1]楊燕.簡析生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測檔案管理[J].科學(xué)與財富，2018，000（016）：54.

[2]陳興美.生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測檔案管理[J].低碳世界，2021，11（11）：2.

[3]馬榮生.生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測檔案管理[J].現(xiàn)代企業(yè)，2019（11）：2.

[4]蔡學(xué)佳.簡析生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測及管理[J].生態(tài)環(huán)境與保護，2020，3（2）：1.

[5]黃小燕.新形勢下環(huán)境保護電子檔案管理研究[J].資源節(jié)約與環(huán)保，2016（6）：1.

[6]林靜.新形勢下環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作問題及對策分[J].視界觀，2020（10）：1.

[7]馮淇.生態(tài)環(huán)境保護中環(huán)境監(jiān)測管理分析[J].清洗世界，2021，37（9）：2.

[8]鄭仕清.基層單位環(huán)境保護檔案管理工作要點探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（11）：1.

[9]任維翠.環(huán)境監(jiān)測檔案管理存在問題及應(yīng)對策略分析[J].中國新通信，2019（14）：1.

[10]劉培杰.新時期環(huán)境監(jiān)測檔案管理現(xiàn)狀與管理措施[J].中國科技縱橫，2017， （11）