邵紅春

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，數(shù)字化、信息化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。會(huì)計(jì)檔案作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要記錄者，正朝著數(shù)字化、電子化、信息化的方向發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案電子化管理改變了財(cái)務(wù)工作環(huán)境，提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理，對(duì)提高基層單位檔案室財(cái)務(wù)管理水平具有重要意義。基于此，本文從會(huì)計(jì)檔案電子化的角度，簡(jiǎn)要分析了當(dāng)前基層單位檔案室會(huì)計(jì)檔案電子化管理中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案電子化;問(wèn)題;優(yōu)化措施

一、會(huì)計(jì)檔案電子化的特點(diǎn)

（1）由于電子會(huì)計(jì)檔案中使用的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)是金屬磁介質(zhì)系統(tǒng)或電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，會(huì)計(jì)檔案資料的一般物理性質(zhì)發(fā)生了很大變化。與目前傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電子檔案相比，它具有信息查詢(xún)和傳輸速度快、檢索和利用能力強(qiáng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠全面、更好地反映會(huì)計(jì)信息。（2）隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的日益網(wǎng)絡(luò)化和高速流通，會(huì)計(jì)檔案信息電子化將具有更加廣泛而深刻的思想內(nèi)涵。由于其原始業(yè)務(wù)憑證、資金實(shí)物流量、賬簿、報(bào)表匯總等復(fù)雜的金融和商業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程屬性，對(duì)金融電子銀行的會(huì)計(jì)檔案和管理應(yīng)用提出了更高的數(shù)字保密要求和相對(duì)更高的安全性。（3）電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)需要附加或嵌套一些功能獨(dú)特的財(cái)務(wù)應(yīng)用管理軟件系統(tǒng)，這些系統(tǒng)不能準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的正常管理和運(yùn)行，更容易受到其他軟件和載體功能的干擾。財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)使用的系統(tǒng)版本越多，補(bǔ)丁和升級(jí)越頻繁，就越要重視企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案信息的有效科學(xué)管理。

二、會(huì)計(jì)檔案電子化存在的問(wèn)題

2.1 會(huì)計(jì)檔案的完整性不夠

雖然到目前為止，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)逐步認(rèn)識(shí)到電子信息處理在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理中的一些重要社會(huì)作用，會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)信息系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)化管理已經(jīng)更加成熟和普遍，但是，許多基層會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的具體概念、原理以及各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用的實(shí)際內(nèi)容了解還比較少，在相關(guān)實(shí)踐應(yīng)用方面的寶貴經(jīng)驗(yàn)非常缺乏，這就導(dǎo)致了在一些實(shí)際項(xiàng)目運(yùn)作的實(shí)際過(guò)程管理中出現(xiàn)這種錯(cuò)誤。

2.2 管理制度不完善

目前，我國(guó)各類(lèi)電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品一般都是由專(zhuān)門(mén)從事財(cái)務(wù)軟件的軟件管理部門(mén)人員進(jìn)行登記和保管，但實(shí)際上，這些專(zhuān)業(yè)人員大多不是專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)檔案管理人員。在我國(guó)計(jì)算機(jī)電子檔案的具體管理操作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人員和管理人員不到位等特殊情況。在會(huì)計(jì)電子檔案業(yè)務(wù)具體管理和應(yīng)用過(guò)程的實(shí)踐中，也因?yàn)槲覀儧](méi)有制定完善、科學(xué)的管理流程體系，工作經(jīng)理崗位職責(zé)分工不明確，管理上沒(méi)有規(guī)范、完整的制度流程，這在很大程度上具有管理操作的隨機(jī)性。

2.3 電子檔案的安全問(wèn)題

電子檔案信息傳輸普遍存在網(wǎng)絡(luò)傳輸安全等問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)科技的快速有序發(fā)展，將使大量電子檔案內(nèi)容在互聯(lián)網(wǎng)上得到更大程度的共享，檔案信息的快速傳輸將更加快捷方便。然而，網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和計(jì)算機(jī)病毒的感染也增加了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)密碼管理泄露的新風(fēng)險(xiǎn)。一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)和加密措施沒(méi)有得到正確實(shí)施，電子檔案很容易被人為刪除和修改，密碼信息泄露和密碼文件信息丟失、被盜的問(wèn)題將逐漸出現(xiàn)。

三、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)化措施

3.1 完善硬件設(shè)施建設(shè)

在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案這種傳統(tǒng)的電子化管理模式的過(guò)程中，會(huì)計(jì)人員如果真的想方便以后查詢(xún)公司的歷史會(huì)計(jì)信息或當(dāng)前相關(guān)會(huì)計(jì)信息，首先需要在會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)上自動(dòng)獲取企業(yè)會(huì)計(jì)憑證號(hào)，然后使用該憑證號(hào)自動(dòng)查詢(xún)其他相關(guān)企業(yè)信息，而且，目前獲取企業(yè)憑證號(hào)數(shù)據(jù)的起始地點(diǎn)通常與信息查詢(xún)的起始地點(diǎn)和結(jié)束地點(diǎn)不同，這將在很大程度上直接影響企業(yè)審計(jì)系統(tǒng)未來(lái)的效率。為了簡(jiǎn)化檔案館信息查詢(xún)歸檔的生產(chǎn)流程，檔案館有必要逐步建立比較完善的查詢(xún)歸檔系統(tǒng)設(shè)備，利用大型計(jì)算機(jī)硬盤(pán)等較新的現(xiàn)代化硬件設(shè)施，對(duì)重要會(huì)計(jì)信息文件進(jìn)行整理存儲(chǔ)，并盡快建立一套專(zhuān)門(mén)功能的檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)設(shè)備。

3.2建立完善的存檔制度

與以往傳統(tǒng)管理的手工檔案查詢(xún)方式相比，電子化管理的傳統(tǒng)管理查詢(xún)方式往往更容易對(duì)原始檔案信息源的會(huì)計(jì)真實(shí)性構(gòu)成一定程度的欺詐威脅，而當(dāng)檔案信息容易被惡意篡改和偽造時(shí)，管理者一般很難發(fā)現(xiàn)，這就必然要求企業(yè)檔案室人員積極建立和完善科學(xué)的手工歸檔制度，以確保所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的計(jì)算過(guò)程正確、合理、有效，完整且正確，用于歸檔的數(shù)據(jù)和程序應(yīng)完整。會(huì)計(jì)人員在開(kāi)始檢查記賬信息記錄的信息存儲(chǔ)時(shí)，必須首先進(jìn)行仔細(xì)的記賬計(jì)算，并反復(fù)檢查記錄信息數(shù)據(jù)的合法性和真實(shí)性。報(bào)表記錄及相關(guān)原始記賬和報(bào)銷(xiāo)明細(xì)也必須由財(cái)務(wù)部相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人正式簽字、審核、簽字和蓋章，以確保會(huì)計(jì)檔案體系建立的完整性和合法性。

3.3 加強(qiáng)電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范工作

無(wú)論是長(zhǎng)期紙質(zhì)文件還是臨時(shí)電子文件，都必須記住要注意加強(qiáng)紙質(zhì)文件信息數(shù)據(jù)的安全、加密和保護(hù)。通常，各種電子檔案都存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部的硬盤(pán)服務(wù)器或軟磁頭庫(kù)中。這些紙質(zhì)文件和存儲(chǔ)文件或存儲(chǔ)載體文件還應(yīng)統(tǒng)一提供清晰的加密標(biāo)簽和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的加密代碼。存放在通風(fēng)、干燥、陰暗、防盜等安全條件良好的辦公場(chǎng)所。目前，一些用戶(hù)無(wú)法直接在互聯(lián)網(wǎng)上下載或上傳文件。直接上傳導(dǎo)出的文件數(shù)據(jù)只能臨時(shí)存儲(chǔ)在用戶(hù)計(jì)算機(jī)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器主機(jī)硬盤(pán)中。我們需要結(jié)合其他一些軟件和應(yīng)用程序來(lái)共同存儲(chǔ)、使用和維護(hù)系統(tǒng)文件。

結(jié)語(yǔ)：

總之，我國(guó)基層單位會(huì)計(jì)檔案電子化工作開(kāi)展較晚，各方面的工作要求和管理標(biāo)準(zhǔn)有待細(xì)化?；鶎訂挝粰n案的開(kāi)發(fā)、推廣和應(yīng)用還存在一些問(wèn)題，需要在實(shí)際工作中加以分析、提煉、總結(jié)和完善，以適應(yīng)信息時(shí)代的需要，開(kāi)創(chuàng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的新局面。

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