文/來賓市興賓區(qū)城北街道退役軍人服務站 譚偉勛

退役軍人人事檔案事關(guān)退役軍人就業(yè)安置、待遇核定等切身利益，事關(guān)做好退役軍人服務保障、安全保密、幫扶援助等具體工作。國家高度重視退役軍人檔案管理工作，2021年，退役軍人事務部、教育部、財政部、人力資源社會保障部、國家檔案局、中央軍委政治工作部、中央軍委國防動員部7部門聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強和改進退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》，對推動形成權(quán)責清晰、管理規(guī)范、服務優(yōu)質(zhì)、運轉(zhuǎn)高效、安全可靠的退役軍人人事檔案工作制定機制，更好地維護退役軍人合法權(quán)益，為服務國防、軍隊建設、服務經(jīng)濟社會發(fā)展具有積極作用。本文基于現(xiàn)代化檔案管理視角，通過分析退役軍人檔案管理存在的問題，提出建議及解決措施。

一、退役軍人檔案管理現(xiàn)狀

從“十五”到“十四五”，全國檔案事業(yè)得到了一定的發(fā)展，主要體現(xiàn)在：1.檔案管理模式從“管理”向“治理”轉(zhuǎn)型。如“十五”到“十二五”規(guī)劃的提法是“堅持依法管理檔案事業(yè)”“提高依法管理檔案事業(yè)的水平”；“十三五”規(guī)劃的提法“加快完善檔案治理體系，提升檔案治理能力”，此時檔案管理模式已從“管理”向“治理”轉(zhuǎn)型；“十四五”規(guī)劃的提法為“全面推進檔案治理體系建設，提升檔案治理效能”，可見檔案管理的“治理”轉(zhuǎn)型已經(jīng)上升到重要地位。2.檔案資源從“傳統(tǒng)檔案”向“數(shù)字資源”“數(shù)據(jù)資源”轉(zhuǎn)型。3.檔案共享服務從分散到集成。4.服務形式從利用服務向知識服務轉(zhuǎn)型。而對比退役軍人檔案管理工作，至今的提法依然是“管理”，檔案資源仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，檔案服務相對分散。我國于2019年成立退役軍人事務部門，得以重視檔案管理工作，但由于起步時間短、基礎(chǔ)弱，難免出現(xiàn)多部門同時管理、保管利用不規(guī)范、信息化程度不高、缺件補件難等問題。為了讓退役軍人能及時享受更多優(yōu)惠政策，在現(xiàn)有的工作崗位上更安心地工作，退役軍人事務部門要找準問題突破口、探索相應的解決措施。

二、退役軍人檔案管理存在的問題

（一）存在多部門同時管理的現(xiàn)象。目前退役軍人檔案有些存放在民政部門，有些存放在組織部門，還有些存放在退役安置單位，有些戶口在農(nóng)村的退役軍人檔案甚至存放在個人手中。管理主體不明確容易導致檔案信息不全，查閱、借閱檔案無頭緒，辦事難，直接影響退役軍人及時享受到優(yōu)撫待遇政策。

（二）檔案管理標準不一致。軍人在服役期間可能待在不同的部隊、不同省份，軍種、兵齡也不一致，導致檔案管理標準不一。退役時這些檔案歸屬地不一致，在分類保管、查閱、借閱時極不方便，降低了工作效率。

（三）管理不善導致檔案內(nèi)容。軍人退役會有不同的選擇，如轉(zhuǎn)業(yè)、復員、自主就業(yè)等，檔案的保管方式也就隨之不同。得到及時安置的軍人，檔案會得到妥善的保管，有效保障了退役軍人檔案的完整性和安全性。但是部分軍人退役后回鄉(xiāng)務農(nóng)或自主創(chuàng)業(yè)，檔案轉(zhuǎn)交到當?shù)孛裾块T后沒有接收單位，由于沒有專人保管，相關(guān)經(jīng)歷得不到及時補充、完善，導致檔案出現(xiàn)缺失、損毀等。

（四）信息化程度不高。目前很多地方檔案管理部門沒有檔案庫房，也就沒有辦法安裝檔案管理系統(tǒng)，檔案管理繼續(xù)沿用人工管理、紙質(zhì)保存等方法，很容易造成退役軍人檔案缺失、損毀、信息不完全等情況，導致查閱不方便。

三、退役軍人檔案管理工作應遵循的原則

（一）加強統(tǒng)籌設計。各級檔案管理部門，應樹立全局觀念，筑牢檔案管理服務意識，明確各部門職責，建立健全檔案管理、服務、利用機制，提升新時代我國退役軍人檔案管理服務水平。

（二）堅持問題導向。針對目前退役軍人檔案管理主體不明確、管理標準不一致、檔案缺失、損毀補辦手續(xù)繁雜、缺少完善的檔案庫房、檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設施不齊全等問題，應統(tǒng)籌施策，逐步解決。

（三）注重改革創(chuàng)新?，F(xiàn)代化檔案管理視角下退役軍人檔案管理工作要緊跟時代的步伐，緊密結(jié)合國家制定的退役軍人優(yōu)撫安置新政策，通過村、鎮(zhèn)、社區(qū)、街道退役服務站等基層服務體系，充分了解退役軍人的需求，創(chuàng)新改革，讓退役軍人檔案管理工作形式多樣化，水平再上新臺階。

（四）強化協(xié)同配合。退役軍人檔案管理工作以退役軍人事務部門為主體，軍隊、地方各級部門協(xié)同配合，各安置地退役軍人服務中心具體實施，村、鎮(zhèn)、社區(qū)、街道退役軍人服務站充分了解退役軍人的信息、需求，協(xié)同合作提高工作效率及服務質(zhì)量。

四、退役軍人檔案管理現(xiàn)代化水平的提升措施

（一）建立健全退役軍人人事檔案管理制度?！蛾P(guān)于加強和改進退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》中明確了退役軍人檔案管理各級相關(guān)部門的職責，這些部門包括退役軍人事務部、地方各級退役軍人事務部門、各級退役軍人服務中心、軍休服務管理機構(gòu)、教育、財政、人力資源社會保障以及軍隊相關(guān)部門。在實際檔案管理工作中，各部門要建立健全相應的檔案管理制度，如檔案安全管理制度、檔案管理人員工作責任制、檔案借閱審批制度等。由于退役軍人群體的特殊性，檔案中涉及很多國家秘密，因此要實行專人負責進行管理，在嚴格落實檔案管理各項規(guī)章制度的前提下，開展檔案管理工作，在確保檔案安全的同時又能提高工作效率。

（二）規(guī)范檔案交接。退役軍人根據(jù)安置方式的不同，檔案接收單位也不一致，但是都需要通過機要交通或?qū)Ｈ巳∷?，退役軍人本人不得自行攜帶、保管檔案。由于退役軍人檔案中包含了一定的國家、軍事秘密，軍隊在移交檔案、安置地在接收檔案時都要按照相關(guān)的規(guī)定執(zhí)行，確保檔案交接無紕漏、無泄密。

（三）嚴格審核檔案。退役軍人的檔案從入伍時開始形成，因此，從軍隊到軍人退役后的檔案接收部門都要嚴格審核檔案，相關(guān)單位及個人應該實事求是，不得弄虛作假。軍隊要確保軍人檔案的真實、齊全、完整、字跡清晰沒有涂改，同時進行檔案的數(shù)字備份，方便日后進行查閱、補件。地方各級檔案接收及管理部門在接收檔案后要按規(guī)定進行審核，有相關(guān)材料缺失的，應及時跟軍隊進行溝通，共同解決問題，為退役軍人排憂解難。

（四）檔案實行分類管理?？h級以上退役軍人事務部門、退役軍人服務中心、學校、軍休服務管理機構(gòu)、優(yōu)撫醫(yī)院等部門作為退役軍人檔案管理接收單位，應落實專人負責，分類管理退役軍人檔案。明確了檔案管理主體及各自的工作職責后，可以讓檔案管理工作有序開展，遇到問題時能從源頭化解，有效提升工作效率。

（五）提升退役軍人檔案管理人員業(yè)務水平。在整理退役軍人檔案時，檔案管理人員既要熟練掌握檔案管理的相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識，又要了解退役軍人的群體特殊性，提高檔案管理工作水平。作者認為，在服役期間從事過文書工作的軍人，既熟悉這一群體，又對檔案工作相對熟悉，經(jīng)過相關(guān)專業(yè)的培訓后，在退役后從事退役軍人檔案管理工作更容易上手。對檔案管理人員的培訓，既要包括檔案管理技術(shù)、檔案相關(guān)政策法規(guī)、檔案管理的設備使用及信息技術(shù)方面的培訓，又要包括國家面向退役軍人制定的優(yōu)待政策及法規(guī)的培訓，如安置、就業(yè)、補貼領(lǐng)取、職稱評定等，同時還要培養(yǎng)檔案管理人員的工作熱情。在檔案管理或者檔案借閱、查檔過程中難免遇到檔案缺失、損毀等現(xiàn)象，檔案管理人員應保持足夠的耐心、細致，積極主動查找原因，聯(lián)系相關(guān)部門，讓問題得到妥善解決。

（六）完善退役軍人檔案管理信息系統(tǒng)。1.完善基礎(chǔ)設施。基礎(chǔ)設施是檔案管理的前提，有了相應的場地及設備，檔案管理工作才能得以開展。根據(jù)《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25-2010）等的相關(guān)規(guī)定，各級檔案管理部門應結(jié)合實際加快檔案庫房建設，分別設置辦公、整理、閱覽和檔案庫房等，配備必要的檔案裝具以及溫濕度檢測調(diào)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、安防系統(tǒng)等設施設備，夯實硬件基礎(chǔ)，不斷提高現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化建設水平。庫房實行專人管理，進出庫房需有完整的簽到記錄，非相關(guān)人員不得進出，確保檔案的安全。檔案管理人員需要熟悉檔案管理設備，在設備出現(xiàn)故障時能及時排查問題并解決。遇到火災、水災、盜竊等緊急情況時，要反應迅速，確保檔案資料的安全。在日常工作中，需要注意庫房溫濕度變化，除塵、防蟲、防暴曬，從細節(jié)上開展工作。建立檔案借閱臺賬，準確記錄檔案借閱時間、地點、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱用途等，完善的流程記錄既可保障檔案的安全，又可在遇到問題時進行溯源，將問題落實到責任人，有效提升工作效率。2.建立數(shù)字檔案。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，退役軍人檔案工作也應該通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)構(gòu)建檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，提升退役軍人檔案管理服務水平。各級檔案管理部門要嚴格按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999），《中華人民共和國行業(yè)標準（DA/T31-2017）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）等相關(guān)技術(shù)標準，對退役軍人人事檔案進行著錄加工及數(shù)字化，嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等環(huán)節(jié)。在檔案資料數(shù)字化的基礎(chǔ)上，將檔案管理提升到數(shù)據(jù)化的服務水平，不斷完善信息服務板塊，如增加政策咨詢、就業(yè)信息、創(chuàng)業(yè)補貼、職稱評定等模塊的設置，讓退役軍人不僅能及時了解國家的新政策，切實享受相關(guān)的福利待遇，還能根據(jù)自身的特長，在工作上得到個人能力的提升及發(fā)展，在退役后也能為國家做出自己的貢獻。檔案的數(shù)字化的基礎(chǔ)是要有退役軍人準確的檔案信息，因此，需要采集退役軍人多方面的信息，如家庭環(huán)境、特長愛好、繼續(xù)再教育水平等，通過大數(shù)據(jù)平臺的網(wǎng)絡分析，為退役軍人在就業(yè)、創(chuàng)業(yè)、職稱評審等方面提供參考，讓檔案服務真正做到生活化。

（七）開展退役軍人檔案宣傳工作。國家歷來重視對退役軍人的優(yōu)撫，而檔案是退役軍人享受對應優(yōu)撫政策的依據(jù)，軍人在服役期間很少用到檔案，對檔案的用處及檔案管理辦法等了解相對較少，退役后往往不能及時通過檔案享受自己的福利待遇。因此，需要加大對退役軍人檔案的宣傳力度，如檔案管理部門、檔案存放地點、檔案借閱辦法等。應充分發(fā)揮村、鎮(zhèn)、社區(qū)、街道退役服務站等服務體系的作用，通過專職聯(lián)絡員召集轄區(qū)內(nèi)退役軍人，通過網(wǎng)絡或者現(xiàn)場學習的方式讓退役軍人及時了解新的安撫政策及檔案管理、借閱辦法等。通過服務站采集并核對退役軍人信息、及時了解退役軍人需求，反饋或者及時解決問題，增進退役軍人之間的交流，讓他們在退役之后也能找到歸屬感，感受到國家的關(guān)懷，提升退役軍人的榮譽感。

五、結(jié)語

綜上所述，退役軍人檔案管理過程中還存在很多問題，如退役軍人檔案管理主體不明確、檔案管理標準不一致，不方便保管查閱及利用、信息化程度不夠高、檔案管理宣傳工作不到位等。檔案管理相關(guān)部門要堅持加強統(tǒng)籌設計、堅持問題導向、主動改革創(chuàng)新、強化協(xié)同配合的原則，建立健全退役軍人人事檔案管理制度，提升退役軍人檔案管理人員業(yè)務水平。通過完善退役軍人檔案管理信息系統(tǒng)，規(guī)范檔案交接，嚴格檔案審核，明確檔案管理主體，實行檔案分類管理，大力開展退役軍人檔案宣傳工作，制定具體實施細則，規(guī)范工作流程等措施，讓退役軍人檔案工作在現(xiàn)代化管理視角下具有時代性及創(chuàng)新性，服務水平再上新臺階，讓退役軍人在享受國家福利待遇的同時，在工作崗位上繼續(xù)發(fā)揮不怕吃苦、勇于創(chuàng)新的軍人本色，繼續(xù)貢獻自己的力量。